個人事業主の水道光熱費は経費になる? 計上できる経費や注意点

2024/11/28更新

個人事業主は、事業で必要な支出を経費計上することで節税対策が可能です。ただし、自宅で仕事をしている場合など、仕事の支出なのかプライベートの支出なのか判断が難しい場面も多いでしょう。

そこで、個人事業主が水道光熱費を経費計上するために知っておきたい基本知識を解説します。経理上の水道光熱費の扱い、家事按分の方法や計算例、そして経費計上できる支出の種類など、わかりやすく解説するのでぜひ参考にしてください。

目次: 個人事業主の水道光熱費は経費になる?; 家事按分できる水道光熱費の種類と計算方法; 家事按分で経費計上するときの注意点; 個人事業主が経費計上できない費用の例; 個人事業主の水道光熱費は経費としての計上が可能！; 確定申告ソフトなら、簿記や会計の知識がなくても確定申告が可能

個人事業主の水道光熱費は経費になる?

個人事業主は、原則的に事業活動で生じた支出を確定申告で経費計上できます。そのため、事業に必要であれば、電気代やガス代といった水道光熱費も経費にすることが可能です。これは、事業用にお店や事務所を借りている場合だけでなく、自宅を事業所として兼用している場合でも変わりません。

ただし、自宅を事業所として利用している場合、水道光熱費を全額経費にすることはできません。この場合は仕事とプライベートそれぞれで使用する割合を計算（家事按分）し、仕事分のみを経費計上する必要があります。

水道光熱費とは?

電気や水道などの利用料金は、経理の仕訳において「水道光熱費」という勘定科目で処理します。具体的に、以下のような支出を含めることが可能です。

水道料金
下水道料金
電気代
ガス料金
灯油代
冷暖房費（空調費）
電灯費　など

事業用の事務所や店舗で仕事をしているのであれば、その仕事場で発生する水道光熱費は、すべて事業に必要なものとして経費にできます。一方、自宅を事業所として利用している場合は、プライベートで使用する分を除き、事業で使用している分だけを経費にすることが可能です。水道光熱費は毎月発生する固定費なので、経費計上することで堅実な節税効果を見込めます。

なお、経費計上するにはその支出が生じた事実を証明できる資料を保存しておくことが必要です。請求書や領収書が出ない場合でも、支払った事実を証明できる資料があれば経費に計上できます。例えば、光熱費の引き落としに使っているクレジットカードの利用明細や銀行の預金通帳などです。これは家賃やインターネット料金など、領収書が出ないその他の経費についても同様です。

家事按分とは?

原則として、経費に計上してよいのは事業で直接的に必要になった支出のみです。しかし、自宅で業務を行っている個人事業主の場合、家賃や水道光熱費などの費用はそのままだと、プライベートで使用している分も含まれてしまいます。そこで必要になるのが「家事按分」という経理処理です。

家事按分では、該当の支出について、事業用の支出分とプライベート用の支出分の割合を計算し、事業用の支出分のみを経費として計上します。按分の割合やその計算方法について、特に法的な指定や制限はありません。

ただし、不自然に事業用の割合を高くしていると、税務調査が入り、どのような仕方で計算したのか説明を求められる場合があります。そのため、家事按分に際しては、税務署を納得させられるように合理的な根拠や基準を自分なりに考えて計算しましょう。もしも不安な場合は、税理士のような専門家に相談してみることもおすすめします。

家事按分についてさらに詳しく知りたい方は、以下の関連記事もご覧ください。

按分とは？自宅兼事務所の事業者が確定申告で使える家事按分の方法を解説

家事按分できる水道光熱費の種類と計算方法

個人事業主が家事按分できる代表的な支出としては以下が挙げられます。

家賃
電気料金
ガス・水道費
通信費
自動車関連費

家事按分に際しては、まず事業用とプライベート用の使用分を明確にし、その割合に応じて経費の計算をすることが必要です。ここでは参考のために、上記の経費の一般的な計算方法について具体例を出しながら解説します。ただし、あくまでも一例であるため、諸事情に合った内容で申請し、計算方法についてご自身が合理性を説明できることが重要です。

家賃

事業所の家賃は「地代家賃」という勘定科目で経費計上できます。ただし、自宅を事業所として兼用している場合は家全体を事業で使用しているわけではないため、家事按分が必要です。その際の基準としては、床面積の割合が特に用いられます。

例えば、家賃が10万円で、居住スペースが60㎡、そのうち、事業使用分が15㎡の場合の計算の一例を紹介します。

【計算例】: 家事按分の割合：15㎡÷60㎡＝0.25（25%）
経費計上できる額：家賃10万円×25%＝2万5,000円

※あくまでも一例です。

上記の通り、まずは事業で使用しているスペースの割合を算出し、その割合を家賃にあてはめます。25%使用しているなら家賃の25%、40%使用しているなら家賃の40%を経費計上するといった方法です。家の広さは、賃貸契約の際に受け取る間取り図で確認しましょう。

電気料金

電気料金は「水道光熱費」という勘定科目で経費計上することが可能です。電気料金の家事按分には、使用している利用時間に基づいて計算する方法があります。

計算方法の一例は以下のとおりです。

業務で使った時間で計算する方法

この方法では、労働時間を基準に家事按分をします。例えば、週の稼働日数が6日で、1日の稼働時間が7時間、月の電気代が1万円だと仮定しましょう。

この場合、次のような計算の例が考えられます。

【計算例】: 家事按分の割合：
7時間（1日の稼働時間）×6日（週の稼働日数）＝42時間（週の総稼働時間）
実稼働時間24時間-睡眠時間8時間＝16時間
16時間×7日＝112時間（週の総時間）
42時間÷112時間＝ 0.375（38%）
経費計上できる額：電気代 1万円×38%＝ 3,800円

※あくまでも一例です。

ガス・水道費

ガスや水道に関しても、事業で使用している分は水道光熱費として経費計上できます。ガス・水道費は一般的に、労働時間を基準に家事按分します。

例えば、週の稼働日数が6日、1日の稼働時間が7時間で、月のガス・水道代が1万円の場合、次のように按分の計算例が考えられます。

【計算例】: 家事按分の割合：
7時間（1日の稼働時間）×6日（週の稼働日数）＝42時間（週の総稼働時間）
実稼働時間24時間-睡眠時間8時間＝16時間
16時間×7日＝112時間（週の総時間）
42時間÷112時間＝ 0.375（38%）
経費計上できる額：ガス・水道費 1万円×38%＝ 3,800円

※あくまでも一例です。

ただし、業務でガス・水道の使用が必須の事業は一般的に限られています。例えばライターやWebエンジニアのような職種だと、ガス・水道費を経費計上しても税務署に認められないかもしれません。逆に飲食店や美容院のように、大量にガスや水道を使うことが想定される事業主の場合、しっかりと根拠を用意すれば、上記の計算例の割合より多く経費計上できる可能性があります。

通信費

携帯電話料金やインターネット使用料は「通信費」として経費計上できます。通信費の家事按分に際しては、使用日数や使用時間を基準にするのが一般的です。私用との区別が難しい場合は、仕事専用の携帯電話を使用することも検討しましょう。仕事でしか使わないなら、家事按分の必要もなく全額を経費計上できます。

業務で使った日数で計算する方法

この方法では、1週間のうち業務で使用した日数に基づいて按分します。例えば、1週間のうち6日間携帯電話やインターネットを事業で使用しており、月々の通信費が1万円かかると仮定しましょう。

この場合の計算例は以下のとおりです。

【計算例】: 家事按分の割合： 6日÷7日＝0.85（85%）
経費計上できる額：通信費1万円×85%＝8,500円
※あくまでも一例です。

※あくまでも一例です。

業務で使った時間で計算する方法

こちらの方法では、業務で使用した時間に基づいて按分します。

例えば、1日7時間、週に6日間使用し、月の通信費が1万円の場合、次のような計算例が考えられます。

【計算例】: 家事按分の割合：
7時間（1日の稼働時間）×6日（週の稼働日数）＝42時間（週の総稼働時間）
実稼働時間24時間-睡眠時間8時間＝16時間
16時間×7日＝112時間（週の総時間）
42時間÷112時間＝ 0.375（約38%）
経費計上できる額：通信費1万円×38%=3,800円

※あくまでも一例です。

自動車関連費

自動車を所有し、事業で使用している場合は、その維持運用に要する関連費用を経費にできます。具体的には、ガソリン代を筆頭に、車両本体の購入費用、駐車場代、車両保険料、自動車税、車検費用などです。ただし、勘定科目は「車両費」「車両運搬具」「旅費交通費」など数種類に分かれます。

これらの詳細については、以下の記事で解説しています。

車にかかる費用は経費にできる？経費にする条件や仕訳例などを解説

ここでは、ガソリン代の家事按分例を紹介します。ガソリン代の家事按分の基準は、業務で使用した時間、日数、走行距離を用いるのが一般的です。例えば、1か月の走行距離が100kmで、そのうち10kmを業務で使用したと仮定しましょう。

月のガソリン代が5,000円の場合、次のような計算例が考えられます。

【計算例】: 家事按分の割合：10km÷100km＝0.1（10%）
経費計上できる額：ガソリン代 5,000円×10%＝500円

※あくまでも一例です。

家事按分で経費計上するときの注意点

個人事業主は家事按分を活用して経費計上することで、大きな節税効果を得られます。しかし、正確かつ合理的に按分をしないと、税務調査で指摘を受けるリスクがあるので注意が必要です。

家事按分をする際、特に注意すべき点は以下の2つです。

過剰に経費を計上しない

家事按分は実態を正しく反映して、適切な割合で計算することが重要です。経費として認められるのは、あくまで事業に必要な部分のみであり、プライベート分まで含めることは許されません。

「家事按分は何%以内に収めないといけない」といった明確な決まりはありませんが、プライベートで使用している分まで含めて過剰に経費を計上すると、虚偽申告が疑われ、税務調査が入るリスクが高いです。

もちろん、そこで正当な理由を説明できれば問題は起きませんが、そうでない場合は確定申告の修正が求められます、その際には、不足分の所得税を納めるだけでなく、追徴課税の対象となる可能性も否定できません。税務調査や追徴課税は過去の分まで遡って行われるので、場合によっては非常に痛い出費になるおそれがあります。

領収書や按分比率を算出したデータなどを残しておく

家事按分して経費計上する際には、関連する領収書や按分比率を算出したデータなどをしっかりと保管しておくことも大切です。これらの資料は、確定申告時に提出する義務はありません。しかし、税務調査が行われた場合には、経費計上が妥当であることを証明するための根拠資料として提示が求められます。

按分比率に関連する資料の具体例は、自宅兼仕事場の間取り図や業務時間の記録、車の走行距離の履歴などです。また、領収書がない場合は、クレジットカードの利用明細や銀行の通帳などの資料でも代替できます。按分割合の説明が難しい場合や証拠資料が確保できない場合は、その経費の計上を控えることも検討しましょう。

個人事業主が経費計上できない費用の例

個人事業主として事業を運営する際には、さまざまな支出が発生しますが、そのすべてを経費計上できるわけではありません。たとえ事業に関連する支出であっても、内容によっては経費として認められない場合があります。正確に確定申告するためには、経費にできる支出と共に、経費にできない支出を把握しておくことも大切です。

その具体例としては以下が挙げられます。

税金や保険料

税金や保険料は、原則として経費計上できません。具体的には、以下のような支出が該当します。

所得税
住民税
贈与税
相続税
生命保険料
国民健康保険料
国民年金保険料

これらは事業運営に直接関連するものではなく、個人的な支出として扱われるため、経費にはなりません。ただし、健康保険や年金、生命保険料などの支出は、社会保険料控除や生命保険料控除の対象です。控除は税制的に経費とは別の枠組みですが、節税効果が見込める点は共通しています。

健康診断費用

個人事業主が自身の健康管理のために受ける健康診断費用は、経費として計上できません。これは、法人の場合と異なり、個人事業主には健康診断の実施が義務付けられていないためです。同様に、自身の健康維持のための支出も、事業に直接関係するものではないため、経費にできません。

具体的には、以下のような支出が経費計上の対象外です。

健康診断や人間ドックの費用
薬や湿布などの医薬品費用
マッサージやリラクゼーションの費用
ジムやヨガなどのレッスン料

ただし、従業員を雇っている場合、その従業員に対する健康診断費用は「福利厚生費」として経費計上できることがあります。しかし、その場合でも個人事業主自身の分は対象外です。

衣類や雑貨の購入費

業務で使用するために購入した衣類や雑貨であっても、プライベートで使用できるものはその購入費を経費計上するのが難しいです。これはカジュアルな服はもちろん、スーツやビジネスバックなどの比較的フォーマルな服装でも例外ではありません。というのも、こうした衣服は、本当に仕事でしか着ていないのか、あるいは家事按分が適切なのか証明するのが困難だからです。

これは眼鏡やコンタクトなども同じです。「目が見えなければ仕事に支障が出る」という反論も考えられますが、これらは仕事用というより日常的に使うアイテムとして扱われます。

ただし、衣服がすべて経費計上できないわけではありません。例えば、大工の作業着や料理人の調理服のように、明らかに業務用途の衣服は経費にできます。また、特別な式典でしか使わないような礼服についても経費として認められる可能性があります。この場合、その式典が事業関連のものであることを示す資料を保存しておきましょう。なお、衣服の勘定科目は基本的に「消耗品費」です。