フリーランスや個人事業主の経費とは?具体例や判断基準を解説

2023/11/13更新

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この記事の監修齋藤一生(税理士)

フリーランスなどの個人事業主は、事業のために必要な支出を経費として計上できます。しかし、プライベートとの支出の境が難しかったり、何が経費になって何がならないのか迷ったりすることもあるかもしれません。

そこで本記事では、フリーランスなどの個人事業主の経費になるものの種類や具体的な例、経費計上に必要な書類について解説します。「経費にしてもいいのかな」「これは経費になるのかな」と不安に感じることがないように、判断基準を知っておきましょう。

フリーランスなどの個人事業主にとっての経費とは事業に関する支出

フリーランスなどの個人事業主にとっての経費とは、事業に関して支出した金額のことです。

例えば、事務所を構えるときの賃料や事務所の水道光熱費、事業に利用しているパソコンの通信費、事業に使った文房具の購入費などは、すべて経費になります。また、取引先と打ち合わせをするために外出した際の交通費や、打ち合わせのために入った飲食店での飲食費なども経費として計上が可能です。

フリーランスなどの個人事業主が支払う税金は、収入から経費を引いた所得額をもとに計算されます。そのため、計上する経費が少ないとその分税金が高くなってしまうのです。経費を漏れなく計上することは、正しい申告を行うという意味でも、節税という意味でも大切なのです。

なお、経費計上できる金額に上限はありませんから、実際に事業に使った金額については積極的に計上していきましょう。ただし、事業に使っていないお金を経費と偽って計上することはできません。

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個人事業主になる前から経費や費用がかかる

フリーランスなどの個人事業主の経費は、事業をスタートする前から発生している場合があります。

例えば、事業をスタートする前にパソコンを用意したり、事業のためにWebサイトを作成したり、名刺を作成するかもしれません。また、独立開業するためのセミナーへの参加費用や、参考書籍を購入することも考えられます。

このような費用のうち、減価償却資産に該当しないものを「開業費」と呼びます。開業費とは、開業日以前に支出した事業に必要な経費です。特に日付の区切りはありませんが、一般的な開業準備期間としては、半年から1年程度が目安になるのではないでしょうか。一方、パソコンなど、購入費用が10万円以上で、1年以上使用する機器類については減価償却費に該当します。フリーランスなどの個人事業主の場合、パソコンやタブレットなどが該当するでしょう。

ただし、開業費と減価償却費は、どちらも事業に必要な支出ですが、帳簿上の処理は「経費」ではありません。開業費は「繰延資産」として計上し、好きなタイミングで任意償却が可能です。事業が黒字化した後で経費として計上すれば、節税に役立てられます。一方の減価償却費は、耐用年数に応じて償却していきます。

減価償却についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

減価償却とは?定率法・定額法の違いと計算方法、仕訳について解説

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フリーランスや個人事業主の経費の種類

フリーランスや個人事業主の経費は、事業のために支出した金額です。確定申告をする際には、1年間にかかった経費の内容を勘定科目ごとに分類して、所得税の青色申告決算書または収支内訳書に記入します。

ここでは、代表的な勘定科目と経費の例を、青色申告決算書の記載順にご説明します。経費になるもの、経費にならないものの例は以下の通りです。

勘定科目の概要と経費になる例・ならない例
勘定科目 概要 経費になる例 経費にならない例
租税公課 税金や公的な負担金 個人事業税、事業利用資産の固定資産税、自動車税、登録免許税、印紙税 所得税、住民税、法律違反による加算金や罰金
荷造運賃 荷物の運賃や梱包費用 商品や製品の配送にかかる運賃や段ボールなどの梱包資材代
水道光熱費 電気代、ガス代、水道代 事務所などで使う水道代、ガス代、電気代、灯油代 自宅兼事務所の場合のプライベートでの利用にあたる光熱費や水道代
旅費交通費 移動費用、宿泊費用 事業で移動する場合の交通費、事業での宿泊費や出先でのコインパーキング代 駐車違反の反則金、出張先での個人的な観光費用
通信費 郵便、電話、インターネット料金 事業で使う郵送の切手やはがき代、固定電話や携帯電話料金、インターネットなどの回線使用料 事業とプライベート兼用の携帯電話使用料のうち、プライベートでの使用分
広告宣伝費 事業や商品の広告に関する費用 Webや雑誌などの広告掲載料、チラシやポスター、カタログなどの印刷費用
接待交際費 取引先への接待や贈答にかかる費用 売上に結び付く取引先や仕入先との飲食代や贈答品代、慶弔費 プライベートで会った取引先との飲食代、個人的に参加したゴルフコンペ代
損害保険料 事故や火災などの損害保険料 事務所の火災保険料、事業で使う車の自動車保険料、自賠責保険料 事業主自身の生命保険料、国民年金保険料、国民健康保険料(ただし所得控除が受けられる)
修繕費 建物や機械などの修理代 店舗、機械、器具、自動車などの修理代(減価償却資産にあたらないもの)
消耗品費 取得価額が10万円未満か使用可能期間(法定耐用年数)が1年未満の消耗品 文房具、伝票、名刺、作業用デスク、10万円未満のパソコンなど プライベートで使用する服や靴、私的な書籍代
減価償却費 10万円以上かつ1年以上使用可能な固定資産を、法定耐用年数に従って分割し計上する費用 建物、車、コピー機、オフィス家具、機械(法定耐用年数に従って一部を経費計上する)
福利厚生費 従業員の慰安、医療、保険などのための費用 従業員への慶弔費、社員旅行、忘・新年会、健康診断費 事業主本人の医療費や健康診断費
給料賃金 従業員への給与 従業員に支払う給与 事業主本人が受け取る給与
外注工賃 外部に業務を委託して支払った費用 外部の業者・事業主に業務を発注した際の支払い、電気工事代
利子割引料 借り入れの支払利息、分割払いの手数料 事業用の借入金の支払利息、手形の割引料 借入金の元本の支払い
地代家賃 事務所などの家賃や使用料 店舗や事務所の家賃や礼金、駐車場代 敷金、保証金(償却分は経費になる)
貸倒金 取引先の経営悪化や倒産により回収が不能となった損害金額 回収不能となった売掛金や貸付金、未収入金
雑費 他の経費にあてはまらないもの 事業に関わる引越し代や書籍代、クリーニング代、年会費、銀行の振込手数料

青色申告決算書や収支内訳書を作成する際には、上記以外の勘定科目を使用することもできます。例えば、事業に関する参考書籍の購入が多い人は、「新聞図書費」のような勘定科目を別に設けて、参考書籍や新聞にかかった代金を別に集計することもできます。闇雲に増やすのはおすすめできませんが、事業の状況を把握しやすい勘定科目を設定することは問題ありません。

どの勘定科目に該当するか明確ではない場合は、ある程度の決まりを作って計上しても問題ありません。例えば、移動で使用する自動車のガソリン代。特に地方でビジネスを行なっている場合は、移動に車の存在は欠かせません。仕事で使う車両について、該当しそうな勘定科目はいくつかあります。具体的には「車両費」「車両関係費」、もしくは「旅費交通費」「燃料費」などです。

いずれの場合でもどの費用をどの勘定科目で仕訳をするか、統一しておくことが大切です。今月は車両費で先月は旅費交通費、前年は燃料費など使用する勘定科目がバラバラでは、お金の流れを正しく把握できなくなってしまいます。常に同じルールで仕訳ができるようにしておく必要があります。

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フリーランスなどの個人事業主が経費を計上するうえで必要な書類

事業の経費計上をするときは、支払った金額や支払い先の証明書類が必要です。通常は、領収書やレシートを保管しておけば問題ありません。

ただし、支払先の店名や品名が書かれていないレシートなど、支払の内訳がわからないものについては、帳簿作成時などに混乱しないように詳細を追記しておくと安心です。また、取引先への手土産品や取引先との飲食代など、プライベートの支出と混同してしまいそうなものにも、取引先の名称などを追記しておくことをおすすめします。

領収書がない経費の場合の対応

経費の支払いをしたにもかかわらず、何らかの理由で領収書やレシートがもらえなかった場合は、下記のいずれかを領収書やレシート代わりにすることが可能です。

領収書やレシートの代わりになる書類の主な例

  • 請求書
  • 納品書
  • 支払通知書
  • クレジットカードの明細書
  • ATMの振込明細書
  • 出入金がわかる通帳のコピー

クレジットカードの明細書や振込明細書、通帳のコピーなどについては、取引先や内訳などがわかるよう、必要に応じて情報を追記しておきましょう。

上記のいずれも発行されない交通費などの経費については、出金伝票を作成して処理します。出金伝票とは、フリーランスや個人事業主自身が、いつ、誰に、いくら、何のために支払ったのかを記載するものです。

出金伝票は、他者の証明がなくても経費計上できる便利な方法ですが、あまり頻繁に妥当性の低い状況で利用していると、税務署に疑念を抱かれる原因になりかねません。正確な経費の記録という意味でも問題があるため、他の方法がどうしてもとれない場合にのみ利用してください。

インボイス制度における領収書・レシートの取り扱い

2023年10月からインボイス制度がスタートし、領収書やレシートに関する取り扱いが変わりました。

そもそもインボイス制度とは、消費税を正しく申告するための制度で、正式名称は「適格請求書等保存方式」です。2023年10月以降は、インボイス登録をした適格請求書発行事業者からの適格請求書(インボイス)がなければ、課税事業者は売上で受け取った消費税から仕入等にかかった消費税額を差し引く仕入税額控除ができなくなりました。請求書とありますが、要件を満たす内容が記載されていれば領収書やレシートも適格請求書に該当します。

ここでは、免税事業者、適格請求書発行事業者、小規模事業者で、それぞれどのように領収書・レシートの取り扱いが変わるのか見ていきましょう。

免税事業者の場合

インボイス制度開始後も免税事業者でいる個人事業主は、受け取った領収書やレシートの扱いを変える必要はありません。これまでと同じように保存して、経費として計上できます。なお、領収書やレシートの保存期間は、青色申告事業者は原則7年、白色申告事業者が5年です。

適格請求書発行事業者の場合

インボイス登録をして、適格請求書発行事業者になった場合、領収書やレシートが適格請求書に該当するかどうかによって扱いが変わります。適格請求書発行事業者は、課税売上高にかかる消費税額から、課税仕入れにかかる消費税額を差し引いて消費税額の申告と納税を行います。これは、「仕入税額控除」という制度です。

しかし、インボイス制度開始後は、原則的に適格請求書(インボイス)がない仕入や経費は仕入税額控除が受けられません。(簡易課税制度を選択している場合を除く)なお、一定期間は免税事業者からの仕入れでも一定割合が仕入税額控除できる経過措置があります。

フリーランスなどの個人事業主がインボイス制度を機に消費税課税事業者になり登録した場合には、消費税の確定申告も必要です。受け取った領収書やレシートが適格請求書の要件を満たすかどうかを確認したうえで経理処理を行ってください。その後、7年間保存します。適格請求書(インボイス)を発行した場合も同様に7年間保存します。

小規模事業者の場合

小規模事業者はインボイスが開始される2023年10月1日から2029年9月30日まで「少額特例」を利用できます。これは、税込1万円未満の課税仕入れについて適格請求書を保存していなくても、一定の要件に従って取引を帳簿付していれば、仕入税額控除の対象にできるという制度です。適格請求書発行事業者として登録申請した小規模事業者の事務負担を軽減するために設けられました。

なお、小規模事業者とは、下記のいずれかの要件を満たす事業者です。

小規模事業者の要件

  • 基準期間における課税売上が1億円以下
  • 特定期間における課税売上高が5,000万以下の事業者

基準期間とは、納税義務の判定基準となる期間のことで、フリーランスや個人事業主は前々年、法人は前々事業年度のことをいいます。また、特定期間は、個人事業者については前年の1~6月まで、法人については前事業年度の開始の日以後の6か月を指します。

インボイス制度についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

インボイス制度とは?対象者や目的、対応方法をわかりやすく簡単に図解で解説

領収書・レシートを電子取引で受領した場合の取り扱い

2022年1月からは、改正電子帳簿保存法も施行されています。改正の中の一つですべての事業者が対応しなければならないのが、電子取引のデータ保存です。具体的には領収書やレシートを電子データとして受け取った場合は、そのまま電子データとして保管しなければいけません。紙に印刷して保存することはできませんから、注意が必要です。

なお、この電子帳簿保存法は、2023年12月31日まで宥恕(猶予)期間が設けられています。2024年1月1日以後の取引から完全義務化されます。領収書やレシートを電子的に保存する場合は、ただ保存すればよいわけでなく、改変や削除を防ぐシステムを利用したり、理由のない訂正や削除を防止する事務処理規定を作成するなど、電子取引のデータ保存要件に従った保存と運用を行う必要があります。

なお、最初から紙で受け取った領収書やレシートは、2024年1月1日以後も紙のまま保存しても問題ありません。また、一定の要件を満たすことで、スキャンして電子的に保存すれば、紙の領収書などの原本は破棄できます。その場合、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件に従って保存が必要なので、スキャナ保存をしたい場合は、確認しておきましょう。

電子帳簿保存法についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

電子帳簿保存法でやるべきことがわかる特設サイト

フリーランスなどの個人事業主の経費は家事按分が可能

フリーランスなどの個人事業主の経費のうち、プライベートと事業の両方で使用しているものについては、按分をして事業分のみ経費に計上します。これを「家事按分」と言います。

例えば、自宅で仕事をしているフリーランスなどの個人事業主は、家賃や光熱費をプライベートと事業両方で使っていることになります。また、パソコンやスマートフォン、車などについて、プライベートと事業で分けずに同じものを使っている人も多いのではないでしょうか。

このようなときに、実際に事業に使った分だけを経費計上する方法が家事按分です。例えば、60平方メートルの自宅のうち、15平方メートルの部屋を事業用の事務所として使用しているとします。この場合は、家賃の25%を経費計上できると考えられます。

上記の例では面積に応じて按分を行っていますが、家事按分の割合の求め方に明確なルールはありません。「ワンルームマンションを1日8時間事業に使っているため、33%を経費計上する」というように、時間で考えることも可能です。

実際に、水道光熱費、スマートフォン、携帯電話を利用するための通信費は使用時間に応じて按分することが多いでしょう。大切なのは、事実に則した割合であることです。税務署に割合の根拠を質問されたときに答えられるようにしておくことが重要です。自宅兼事務所の水道光熱費の水道代・ガス代などは飲食業など事業で使用していない限り、計上を認められることは難しいでしょう。

なお、車のような減価償却資産については、家事按分をする前に固定資産として計上し、その後に家事按分をします。減価償却資産に該当するかどうかの判定も、家事按分前の購入額の総額で判定します。

家事按分についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

按分とは?自宅兼事務所の事業者が確定申告で使える家事按分の方法を解説

フリーランスなどの個人事業主が経費にできるかどうかを見極めるポイント

フリーランスなど個人事業主として仕事を行っていると、「出張先で食べた昼食代」「外出先でパソコンを使って仕事をするために入ったインターネットカフェの利用料金」など、経費にできるかどうか迷う支出が発生することもあります。このようなときは、事業に関する支出かどうかを基準に検討してください。

同じ支出であっても、状況によって経費になる場合とならない場合があります。例えば、「インターネットカフェ代」でも、上記のように外出先で仕事をするために入店した場合や、自宅のインターネット通信に不具合が出たためにインターネットカフェなどで仕事をした場合などは、経費にできます。一方、インターネットカフェで個人的に見たかった映画を見たというような場合は、経費として計上できません。

なお、前述の昼食代については、出張先であろうとなかろうと食べなければならないものであることから、経費にはできないと考えられます。ただし、取引先と一緒にランチミーティングをしたというのであれば、会議費などとして経費計上できる可能性があります。

経費にできるかどうかは「事業を営んでいるからこそ発生した費用かどうか」「個人的な支出ではないか」といった点に着目して検討することが大切です。税務署から問い合わせが来た際、後ろめたさを感じずに正当な理由を説明できるかどうかをひとつの基準にすることもできます。

フリーランスなどの個人事業主の確定申告には青色申告と白色申告がある

フリーランスなどの個人事業主の確定申告は、青色申告か白色申告のどちらかを選んで行います。どちらにするのかは自由に選べるため、メリットとデメリットを比較して決めましょう。

青色申告と白色申告の違い

青色申告と白色申告の違いは、主に下記の4点です。

事前の届出の有無

青色申告をするためには届出が必要です。個人事業主が青色申告事業者になるためには、青色申告を開始したい年の3月15日までに「所得税の青色申告承認申請書新規タブで開く」を所轄の税務署に提出します。一方、白色申告は申請をしなくても行えます。

なお、事業を開始した年に青色申告をしたい場合は、開業から2か月以内に申請書を提出します。開業届と所得税の承認申請書を一緒に提出すると手間も省けますし、提出漏れを防げます。また、提出期限が過ぎてしまい、初年は青色申告ができないなどのトラブルを避けることができるのでおすすめです。

記帳方法の違い

青色申告では一定水準を満たす記帳が基本ですが、白色申告では簡易的な記帳が認められています。

確定申告書の添付書類の違い

フリーランスなどの個人事業主が確定申告をする際、青色申告の人は「青色申告決算書」、白色申告の人は「収支内訳書」を添付します。

利用できる制度の違い

青色申告では、青色申告特別控除や青色事業専従者給与といった節税につながるさまざまな制度を利用できます。一方、白色申告では、事業専従者控除が利用できるものの、節税効果は限定的です。

青色申告にはメリットが多い

青色申告は、事前の申請が前提です。要件も複数ありますがその反面、下記のように多くのメリットがあります。

65万円または55万円・10万円の青色申告特別控除

複式簿記で記帳を行って、青色申告決算書を確定申告書に添付して期限内に確定申告をすれば、最大55万円の青色申告特別控除の適用が可能です。55万円控除の要件をすべて満たしたうえでさらに、e-Taxでの申告か優良な電子帳簿保存を行っているフリーランスなどの個人事業主は控除額が最大65万円になります。これらを満たさない場合の控除額は最大10万円です。

青色事業者専従者給与

生計を一にする配偶者またはその他親族に事業を手伝ってもらっている場合、支払った給与を経費計上できます(基本的に学生は不可)。ただし、事前に「青色事業専従者給与に関する届出書新規タブで開く」を所轄の税務署に提出しなければなりません。

3年間の赤字の繰越と繰戻し

事業が赤字になった場合、赤字を3年間先まで繰り越せます。3年以内であれば、黒字化したタイミングで過去の赤字分と相殺できるので、節税につながります。繰越控除をする場合は、確定申告時に申告書第四表(損失申告用)を一緒に提出します。

また、黒字の後に赤字になった場合など前年までの黒字に赤字を繰戻して還付を受けることも可能です。なお、繰戻し還付制度は還付請求があった場合にその内容を調査して還付を決めることになっていますから、税務署からの問い合わせや場合によっては税務調査があることも覚えておきましょう。

減価償却の特例

青色申告を行うフリーランスなどの個人事業主は、30万円未満の固定資産を一括償却する「少額減価償却資産の特例」を利用できます。購入した年に全額経費計上できるので、所得金額のコントロールや節税に役立ちます。

一括評価分の貸倒引当金

貸倒損失のリスクに備えるために、あらかじめ帳簿価額の5.5%以下(金融業は3.3%以下)の任意の金額を貸倒引当金として計上可能です。青色申告のメリットは非常に大きいため、フリーランスや個人事業主として働いている人は積極的に活用することをおすすめします。

白色申告にはメリットが少ない

白色申告をする場合、前述のとおり、青色申告に比べ、メリットはあまりありません。白色申告は帳簿のつけ方や申告方法が青色申告よりもシンプルといわれます。しかし、簡易帳簿の作成と保存、損益計算書提出でよい青色申告特別控除の10万円の場合とほぼ変わりがありません。

特別控除が最大10万円でも青色申告事業者が利用できるメリットはすべて適用できます。白色申告の場合、青色申告特別控除や青色事業者専従者給与、赤字の繰越・繰戻、少額減価償却資産の特例といったメリットが得られません。

白色申告でも、生計を一にする配偶者や親族が事業に従事している場合の事業専従者控除は利用できますが、その金額は、配偶者86万円、それ以外の親族は1人あたり50万円です。また、「事業専従者控除を反映する前の事業所得額÷(専従者の人数+1)」の計算結果が上記よりも少ない場合は、計算結果の金額が控除額になります。

青色申告と白色申告の違いについてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

青色申告と白色申告の違いとは?メリット・デメリットを解説

フリーランスなどの個人事業主は確定申告ソフトを利用しよう

フリーランスなどの個人事業主の多くは自分で経費の計算をし、確定申告をしなければなりません。毎月、領収書やレシートを整理し、帳簿をつけるのは意外と手間がかかるうえ、確定申告の時期には各種書類を揃え、期限内に確定申告をしなければなりません。インボイス登録をした場合は、消費税の確定申告も必要です。

フリーランスなどの個人事業主の確定申告を効率良く進めるには、確定申告ソフトの利用がおすすめです。「やよいの青色申告 オンライン」や「やよいの白色申告 オンライン」では、クレジットカードや銀行口座と連携することで、経費の自動取り込みが可能です。1件ずつ入力する必要がなくなりますから、記帳の負担を大幅に削減できるでしょう。確定申告時も、経費や収入を項目ごとに自動集計してくれるので、手間がかからず、計算ミスも起こりません。

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確定申告書類を自動作成。e-Tax対応で最大65万円の青色申告特別控除もスムースに

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自動集計されるレポートで経営状態がリアルタイムに把握できる

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この記事の監修者齋藤一生(税理士)

東京税理士会渋谷支部所属。1981年、神奈川県厚木市生まれ。明治大学商学部卒。

決算書作成、確定申告から、起業(独立開業・会社設立)、創業融資(制度融資など)、税務調査までサポート。特に副業関連の税務相談を得意としており、副業の確定申告、税金について解説した「副業起業塾 新規タブで開く」も運営しています。

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