フリーランスは電子帳簿保存法に対応すべき?書類の保存方法も解説

2024/05/08更新

この記事の監修者小林祐士(税理士法人フォース)

国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際の取り扱いについて定めた電子帳簿保存法は、フリーランスを含むほぼすべての事業者を対象にした法律です。特に2024年1月1日以後の電子取引はデータ保存が完全義務化されているので、フリーランスなどの個人事業主も対応する必要があります。

なお、フリーランスとは、企業や団体に雇用されることなく、個人で業務を請け負う働き方のことです。個人事業主や、副業を行う会社員の場合もあるでしょう。

ここでは、フリーランスの人向けに電子帳簿保存法や電子取引のデータ保存への対応方法についてわかりやすく解説します。

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電子帳簿保存法の電子取引のデータ保存はフリーランスも対象

電子帳簿保存法の「電子取引のデータ保存」は、フリーランスを含むほぼすべての事業者が対象になっています。

そもそも電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿と国税関係書類を電子的に保存する際の要件を定めた法律です。このうち、2024年1月1日以後の電子取引はデータ保存が完全義務化されています。つまり、国税関係書類の一種である「取引関係書類」を電子的にやりとりした場合、その取引データはデータで保存しなくてはなりません。

見積書や注文書、請求書、領収書といった書類は、法人の法人税の確定申告、フリーランスなどの個人事業主や一定の売上規模の副業の人の所得税の確定申告の根拠になるものですから、一定期間保存しなければなりません。フリーランスであれば、保存期間は7年または5年です。紙の書類も電子データの書類も保存期間の違いはありません。税務調査などが入った際は、書類の提出を求められることもあるでしょう。

取引関係書類の保存義務があるフリーランスなどの個人事業主や法人は、電子帳簿保存法の電子取引のデータ保存に則った形式で電子的にやり取りした書類のデータを電子取引データとして保存に対応しなければなりません。

電子取引をデータのまま要件に従って保存していれば、それとは別に紙に印刷して紙でも保存するという運用は可能です。これまで紙で保存していて、紙の方が管理しやすいという人は、データを保存したうえで紙も保存しておくとよいでしょう。

会社員で副業をしている場合も対象

会社員をしながら、副業でフリーランスとして活動している人もいます。実際に、一般社団法人プロフェッショナル&パラレルキャリア・フリーランス協会の「フリーランス白書2023新規タブで開く」では、回答者の8.7%が、雇用のかたわら事業を行っていました。

会社員であっても、下記に該当する場合は電子取引のデータ保存の義務化に対応する必要があります。

電子取引のデータ保存の対象となる副業フリーランス

  • 所得を「業務にかかる雑所得」として申告していて、前々年の副業収入が300万円を超える人
  • 副業の所得が事業規模で、事業所得や不動産所得として申告をしている人
  • 適格請求書(インボイス)発行事業者の登録をしていて、適格請求書(インボイス)の発行・保存が必要な人

上記の副業フリーランスの人は、現金預金取引等関係書類を5年間もしくは7年間保存する義務があります(適格請求書の場合は7年)。電子的に受け取った書類は、電子帳簿保存法の要件を満たす形でデータのまま保存します。紙で受け取った書類は、紙のまま保存してかまいません。なお、紙で受け取った書類をデータ化するのであれば、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たして電子的に保存することも可能です。「スキャナ保存」は、任意ですので対応するかは検討の上、判断するようにしましょう。
スキャナ保存の要件についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

電子データでの保存が必要な取引関係書類とは?

電子データでの保存が必要な取引関係書類とは、取引に当たって売手と買手がやりとりする書類のことです。フリーランスであれば、見積書や発注書、請求書、領収書といった書類が該当します。

電子取引のデータ保存が必要となる主なケース

  • PDFの見積書をメール添付で受領した
  • 領収書をECサイトの取引履歴からダウンロードした
  • 請求書をクラウド請求書発行システムに記載されたURLから受領した
  • 発注書をフラッシュメモリなどの保存媒体に保存した状態で受け取った

電子取引のデータ保存の対象書類

対象となる書類:領収書、請求書、注文書、見積書などを以下の方法で授受:電子メール、ホームページ、クラウドサービス、カード、ペーパーレスFAX、DVDなどの記録媒体、EDIシステム。電子データからPDFをメール/ECサイトなどで授受しストレージに保存。原則として、電子取引の書類をデータ保存せずに、紙に出力した書類のみを保存しても電子帳簿保存法上で求められている要件を満たしていることになりません!

上記のように、電子取引の対象書類は多岐にわたります。フリーランスでも、メール添付で請求書などをやりとりしたり、クラウド上の請求書発行システムを利用したりするケースは珍しくないでしょう。Amazonなどのネット通販を利用して備品を購入した場合の領収書なども、データで発行されたものはすべて電子データのまま保存する必要があります。

なお、ECサイト上で領収等のデータの確認が随時可能な状態である場合には、必ずしもそのデータをダウンロードして保存していなくても差し支えありません。ただしその取扱いは、ECサイト上で真実性の確保及び検索機能の確保の要件が満たされていて、かつ、定められた保存期間が満了するまでECサイト上でデータの確認が随時可能である場合にのみ認められます。

領収書などの現金預金取引等関係書類は、確定申告にも必須の書類です。特別な理由がないのであれば、その他の書類と同様にダウンロードして保存しておく方が安心です。

電子取引のデータ保存の要件

電子帳簿保存法の電子取引のデータ保存では、電子取引の書類を保存する際に「真実性の確保」と「可視性の確保」を行わなければならないと定めています。

電子データの真実性・可視性を確保する要件

真実性の確保 以下のいずれかの措置を行うこと ①タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う ②取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付す ③訂正や削除を確認できるシステム、または訂正や削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う ④訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、それに沿った運用を行う 可視性の確保 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること 検索機能を確保すること ①取引年月日その他日付、取引金額、取引先について検索できること ②日付または金額の範囲指定により検索できること ③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
真実性・可視性を確保する要件

真実性の確保

真実性の確保とは、保存した書類のデータが改ざんされていないことを証明するための要件です。下記のいずれかを満たす必要があります。

電子データの真実性を確保する要件

  • (1)
    タイムスタンプを付した後で授受する
  • (2)
    授受後、速やかにタイムスタンプを付す
  • (3)
    訂正や削除を確認できるシステム、または訂正や削除ができないシステムの導入
  • (4)
    訂正や削除の防止に関する事務処理規程を作成のうえ備え付け、それに則った運用を行う

タイムスタンプを付与できるシステムや、訂正や削除を確認できるシステムを導入していない場合、訂正および削除の防止に関する事務処理規程を定めて、それに沿った運用を行うことが必要です。
システムを導入しない場合は、事務処理規程を作成して、規程に沿った書類の管理を行わなければなりません。事務処理規程のサンプルは、国税庁の「参考資料(各種規程等のサンプル)新規タブで開く」で公開されています。参考にしてください。
弥生製品をお使いであれば、「スマート証憑管理」というサービスを利用することで(3)の措置に該当するため、真実性の確保が満たせます。

可視性の確保

可視性の確保とは、保存した書類のデータを必要なときに確認できるようにするための要件です。原則として、下記をすべて満たさなくてはなりません。

電子データの可視性を確保する要件

  • 保存場所に、電子計算機(パソコンなど)、プログラム、ディスプレイ、プリンターおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  • 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
  • 検索機能を確保すること

上記のうち、システムの概要書は自社開発のシステムなどを利用する場合の要件です。フリーランスの場合、該当しない場合が多いでしょう。

なお、検索機能とは、下記の3点を満たすことです。

検索機能を確保する要件

  • 取引年月日その他日付、取引金額、取引先で検索できる
  • 日付または金額の範囲指定で検索できる
  • 2つ以上の任意の検索項目を組み合わせて検索できる

ただし、税務職員による書類のダウンロードの求めに応じられるようにしている事業者は、範囲指定による検索と2つ以上の任意の検索項目の組み合わせによる検索に対応する必要はありません。

また、前々年の売上が5,000万円以下(※消費税及び地方消費税の額を除いた税抜金額で判断)のフリーランスは、ダウンロードの求めに応じられるようにしてあれば検索要件のすべてを満たす必要がなくなります。これに該当する場合は、検索機能以外の要件を満たせるようにしておいてください。

なお、下記の条件に合致する事業者は、真実性の確保と可視性の確保の要件を満たさなくてもかまいません。

真実性の確保と可視性の確保の要件を満たさなくてもよい条件(※下記両方を満たすことが必要)

  • 要件を満たす形で電子取引のデータ保存ができない相当の理由があると所轄の税務署長が認める(事前申請不要)
  • 税務調査などの際に、電子取引データのダウンロードの求め、電子取引データをプリントアウトした書面の提示・提出の求めにそれぞれ応じられる

上記はあくまでも猶予措置であるため、早めに要件を満たせる体制を整える必要があります。また、保存要件を満たさなくてもよいというだけで、データの保存自体は必要です。

フリーランスが電子帳簿保存法に違反した場合の罰則

フリーランスの人が、電子帳簿保存法で定められた要件を守らず、正しい申告を行わなかった場合、罰則が科せられる可能性があります。

ただし、災害その他やむを得ない事情により、要件に従ったデータ保存をすることが出来なかったことを証明したとき、または要件に従ったデータ保存をすることが出来なかったことについて所轄税務署長に相当の理由があると認められ、かつ、税務調査の際、電子データ及び出力された書面の提示もしくは提出の求めに応じることができるのであれば、保存時に満たすべき要件を満たさずにデータ保存して場合や、保存していた電子データそのものが完全に消失してしまっていた場合でもただちに要件違反・義務違反とはならないことも押さえておいてください。

電子帳簿保存法に違反した場合の罰則についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

正しい申告と税務職員からの問い合わせに対して、客観的なデータを提示できるよう、要件を守った形式でのデータ保存と正確な記帳を行ってください。

そもそも電子帳簿保存法とは?わかりやすく解説!

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿と国税関係書類をデータで保存する場合の要件を定めた法律です。電子帳簿保存法では、保存区分を「電子取引のデータ保存」「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)」「スキャナ保存」の3種類に分けています。

このうち、電子取引のデータ保存への対応が、2024年1月1日より完全義務化されています。一方、電子帳簿等保存とスキャナ保存への対応は任意です。

電子帳簿保存法の対象文書は、それぞれ下記のとおりです。

電子帳簿保存法の対象文書

国税関係帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など 電帳法第4条1項 国税関係書類 決算関係書類 貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表など 取引関係書類 自己発行の写し 請求書(控)、見積書(控)、納品書(控)、注文書(控)、領収書(控)など 電帳法第4条2項 国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存 自己が最初からPC等で作成した帳簿書類 相手先から受領 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第4条3項 スキャナ保存 紙で発行・受領した書類 電子取引 電子メール、EDI、クラウドサービス等による授受 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第7条(旧第10条) 電子データ保存 データで授受された取引情報
電子帳簿保存法の対象文書

国税関係帳簿

電子帳簿保存法が定める国税関係帳簿とは、電子的に作成された国税に関する帳簿のことを指します。会計ソフトなどを使用して作成した帳簿などが該当します。要件を満たせばデータ保存が可能ですが、対応は任意です。

主な国税関係帳簿

  • 仕訳帳
  • 総勘定元帳
  • 売掛帳
  • 買掛帳
  • 現金出納帳
  • 固定資産台帳

国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)の要件についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

国税関係書類

国税関係書類とは、事業者が作成する書類のうち、国税に関連する書類のことです。決算時に作成する「決算関係書類」と、取引先との間で授受する「取引関係書類」に分けられます。

決算関係書類は、電子的に作成した場合、電子帳簿等保存の区分に該当します。要件を満たせばデータでの保存が可能ですが、対応は任意です。

一方の取引関係書類は、ケースによって該当する区分が変わります。詳しくは下記のとおりです。

取引関係書類の区分
取引関係書類 区分
取引先と電子データでやりとりした取引関係書類 電子取引のデータ保存【義務】
自社がパソコンなどで電子的に作成して取引先に紙で交付した取引関係書類の控え 国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)【任意】
取引先から紙で受け取った取引関係書類や、自社が紙で作成した取引関係書類の控え スキャナ保存【任意】

電子取引のデータ保存

電子取引のデータ保存とは、見積書や請求書のような取引関係書類のうち、電子的にやりとりしたもののことです。電子メールに添付されたPDFの書類などが該当します。電子取引は、2024年1月1日以後、データのまま保存することが義務付けられています。

なお、請求書をデータで作成してメール添付で送付した後、原本を郵送したという場合は、紙の請求書を正本としているのであれば、電子取引には該当しません。

電子帳簿保存法の区分と義務化の有無(2024年1月末時点)
2024年1月から完全義務化のもの 2024年1月以後も任意のもの
  • 電子取引のデータ保存
  • 国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存(電子帳簿等保存)
  • スキャナ保存

フリーランスが電子取引のデータ保存に対応するにはシステム利用がおすすめ

フリーランスが電子取引のデータ保存に対応するためには、専用システムの利用がおすすめです。

電子取引のデータ保存は、システムを導入せずに事務処理規程を定めて対応することもできます。しかし、書類の管理や経理処理をすべて1人で行わなければならないフリーランスにとっては、システムを導入して管理にかかる手間を減らす方が、メリットが大きいでしょう。
書類の管理や日々の経理処理、決算業務などにかかる時間と手間を減らすことで、本業に掛ける時間を増やせます。

システムの導入にはある程度コストがかかりますが、フリーランスの場合、本業以外の経理業務などに時間を掛けるのではなく、本業に多くの時間を割くことで、事業の拡大やスキルアップ、売上アップを期待できます。

また、フリーランスは複数の法人を相手に取引を行う場合が多く、書類のフォーマットも取引先ごとに異なるケースが珍しくありません。こうした書類を一つひとつ管理するのは、多大な手間が掛かります。

自動仕訳や電子帳簿保存法、適格請求書等保存方式(以下、インボイス制度)への対応が可能なクラウドシステムを導入すれば、経理業務の効率化と正確性の向上と法制度への対応といった多くの課題をまとめて解決できる可能性があるのです。

フリーランスが電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリット

フリーランスが電子帳簿保存法に対応したシステムを導入するメリットは下記のとおりです。システム導入を検討する際の参考にしてください。

取引データの管理が容易に行える

システムを導入することで、電子取引に該当する書類のデータを簡単に保存できます。経理関連のクラウドシステムには多くの種類があり、それぞれ機能が異なります。どの機能にもメリットはありますが、まずは電子取引のデータ保存に対応したシステムがおすすめです。

電子取引のデータ保存に対応したシステムなら、真実性の確保や可視性の確保への対策をとらなくても、ファイルを指示に従ってアップロードするだけで要件を満たせます。

さらに、システムの中にはスキャナ保存に対応しているものもあります。スキャナ保存に対応したシステムを利用すれば、紙で受け取った書類のデータ化が可能です。データで受け取った書類と紙で受け取った書類の両方をデータとして一元管理すれば、業務を効率化できるでしょう。

取引先が紙の書類のやりとりを希望している場合や、レシートのような紙の領収書も電子化して管理したい場合は、スキャナ保存対応のシステム利用を検討してみてください。

スキャナ保存の流れ

取引書類の原本(紙) 郵送などで授受→スキャン・撮影→ハードディスクやクラウドストレージサービスなどに保存

業務効率化、ペーパーレス化につながる

システムを導入すると、業務効率化やペーパーレス化を進められます。スキャナ保存に対応したシステムなら、電子帳簿保存法の電子取引に該当するデータ以外の書類もデータ化して保存可能です。これまで紙のまま保存していた書類をデータ化すれば、ファイリングにかかる労力や場所の確保が不要になります。

フリーランスは、自宅兼事務所で仕事をしている場合も多くあります。紙の書類を7年、または5年保管し続けるには、それなりのスペースが必要です。ペーパーレス化することで、このような保管スペースや紙の書類の管理コストを削減できます。

また、システムを導入すれば、取り込んだ書類の内容を読み取って自動仕訳をしたり、データ連携させたクレジットカードや銀行口座の明細を取り込んで自動仕訳したりすることも可能です。具体的な機能は導入するシステムによって異なりますが、経理業務の効率化につながるサービスを選ぶことで、事務作業にかかる時間を大幅に削減できます。決算書や確定申告書を自動作成できる「やよいの青色申告 オンライン」や「やよいの白色申告 オンライン」なら、決算時期の負担軽減につながります。

書類の確認がすぐにできる

フリーランスが取引をしたり、決算書類を作成したりする中では、過去の書類を確認しなければならないこともあるでしょう。システムを導入すれば、日付や取引先名などですぐに書類の検索ができるため、書類を探して時間を消費することがなくなります。

「入金された金額がどの案件に対するものかわからない」「過去に行った業務について再度依頼が来たため、前回の受注金額を確認したい」といったときに、検索ができないと見つけるのに多大な時間がかかってしまいます。時間を有効に使って売上を伸ばすためにも、システム化を進めて事務作業をできるだけ自動化していくことが大切です。

フリーランスこそシステムを利用し、電子帳簿保存法に対応しよう

電子帳簿保存法は、法人・個人を問わずほぼすべての事業者が対象です。電子帳簿保存法の区分の1つである「電子取引のデータ保存」は、2024年1月1日より完全義務化され、フリーランスなどの個人事業主も対応する必要があります。

電子帳簿保存法に対応するとともに、業務の効率化を進めるなら、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入が便利です。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したシステムなら、手間を掛けずに法改正に対応できるでしょう。

弥生では、書類の交付から保存まで、取引のさまざまなシーンで活用できる「Misoca」や「スマート証憑管理」といったサービスがあります。電子帳簿保存法の対応方法に悩んでいる人や、事務作業を効率化したい人は、ぜひ導入をご検討ください。

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この記事の監修小林祐士(税理士法人フォース)

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