インボイス制度お役立ち情報インボイス制度で納品書の記載項目が変わる？変更点を解説
監修者：税理士法人アンサーズ会計事務所
2024/01/19更新
2023年10月1日より、インボイス制度（適格請求書等保存方式）が導入されました。インボイス制度が始まると、課税事業者が消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則として、適格請求書（インボイス）の受領・保存が条件となります。
適格請求書とは、定められた事項を記載した証憑書類の総称です。適格請求書という名称ですが、請求書の他にも、納品書や領収書など、取引の内容を証明する書類が含まれます。
では、インボイス制度のスタート後、納品書の記載項目はどのように変わったのでしょうか。ここでは、インボイス制度導入に伴う納品書の変更点や、適格請求書に該当する納品書の書き方、納品書を適格請求書として扱う場合の注意点などについて解説します。
インボイス制度の開始により納品書の記載項目が変わる
インボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則として、適格請求書（インボイス）発行事業者から発行された適格請求書の保存が必要になります。
仕入税額控除とは、消費税の納税額を求めるときに、売上にかかる消費税額から仕入れにかかった消費税額を差し引く仕組みのこと。適格請求書がなく、仕入税額控除を受けられないと、その分、税負担が増加してしまいます。そのため、取引先が課税事業者（消費税の申告・納付義務のある事業者）である場合は、適格請求書の発行を求められる可能性が高いでしょう。
適格請求書は、法令で記載すべき項目が定められています。前述のとおり、「適格請求書」という言葉のイメージから請求書を指すと思われがちですが、定められた記載項目を満たしていれば、納品書や領収書も適格請求書として認められます。
納品書を適格請求書として扱うための要件
納品書が適格請求書として認められるには、定められた記載要件を満たすことが必要です。
そもそも納品書は、取引にあたって発行が義務付けられている書類ではないため、記載に関するルールも特に決まっていません。しかし、納品書を適格請求書として扱う場合には、定められた事項が漏れなく記載されていることが条件となります。
なお、仕入税額控除を適用するうえでは、請求書や納品書、領収書といったすべての証憑書類が適格請求書の要件を満たす必要はなく、いずれか1つの書類に定められた項目が記載されていれば問題ありません。その場合、記載要件を満たした書類が適格請求書となり、交付側・受領側共に7年間保存（交付側は控えを保存）する必要があります。
適格請求書の記載要件
納品書を適格請求書とする場合は、所定の項目を納品書に記載しなければなりません。適格請求書に記載しなければならない項目は、下記のとおりです。
-
※国税庁「適格請求書等保存方式の概要
」
- ①交付者の氏名または名称と登録番号
- 納品書を交付する適格請求書発行事業者の氏名または名称を記載します。電話番号など事業者を特定できる記載があれば、屋号や省略した名称でもかまいません。
登録番号とは、適格請求書発行事業者として登録をすることで、税務署から通知される番号のことです。法人番号を有する課税事業者なら「T＋法人番号」、個人事業主などそれ以外の事業者は「T＋数字13桁」となります。 - ②取引年月日
- 取引年月日を記載します。納品書では、原則として商品やサービスを提供した日になります。ただし、商品を発送した場合は、正確な納品日を把握することが難しいため、出荷日を記載するのが一般的です。
- ③取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 取引の内容を記載します。納品書なら、納品した商品や提供したサービスの内容です。この取引内容のうち軽減税率（8％）の対象となる品目については、軽減税率であることがわかるように記載する必要があります。軽減税率の対象品目についての記載は、「※」や「☆」などの記号を用いることも可能です。例えば、軽減税率対象品目に※印をつけ、「※は軽減税率（8％）適用」などと明記します。
- ④税率ごとに合計した対価の額（税抜または税込）及び適用税率
- 提供した商品またはサービスの金額を記載します。税抜表記でも税込表記でもどちらでも問題はありませんが、どちらかに統一しましょう。この取引金額を、標準税率（10％）と軽減税率（8％）に分けて、それぞれ合計した金額を記載します。
- ⑤税率ごとに区分した消費税額
- 標準税率（10％）と軽減税率（8％）の税率ごとに合計した消費税額を記載します。
- ⑥書類の交付を受ける事業者の名前
- 適格請求書を受け取る事業者名、つまり宛名を記載します。
請求書と納品書の両方が適格請求書の要件を満たす必要はない
取引にあたって請求書と納品書を発行している場合、両方の書類に上記すべての項目が記載されている必要はありません。請求書か納品書のどちらか一方が、適格請求書の記載要件を満たしていれば、仕入税額控除が適用されます。
例えば、請求書に適格請求書の必要事項がすべて記載されていれば、納品書は適格請求書の要件を満たしていなくても問題ありません。
また、複数の書類で適格請求書の記載事項を満たすことも可能です。請求書に必要項目の一部を記載し、残りの項目が納品書に記載されていれば、請求書と納品書の2つの書類で適格請求書の要件を満たすものとみなされます。
ただし、複数の書類で適格請求書とする場合は、請求書に納品書番号を記載するなど、それぞれの書類同士の関連性を明確にしておく必要があります。また、該当するすべての書類を、定められた期間保存しなければなりません。
納品書を適格請求書とする場合
納品書を適格請求書として扱うには、請求書など他の書類と併せて記載要件を満たす場合と、納品書だけで記載要件を満たす場合の、2つのパターンがあります。それぞれのケースについて、詳しく見ていきましょう。
請求書のみでは記載要件を満たさず、納品書で不足する要件を補っている場合
適格請求書は、従来の請求書（区分記載請求書）よりも記載項目が増えます。そのため、請求書だけでは適格請求書の記載要件を満たせないことがあるかもしれません。そのような場合は、請求書で不足している項目を納品書で補えば、請求書と納品書の2つで適格請求書として認められます。
例えば、1か月間の取引をまとめて請求書を発行しているため、請求書に1つひとつの取引内容や金額、軽減税率の対象品目などが記載されていないようなケースです。このような場合は、請求書に不足する項目を、納品時に発行する納品書に記載しておけば、適格請求書の記載要件を満たすことができます。
ただし、前述のとおり、複数の書類を適格請求書とする場合は、それぞれの書類の関連性を明確にする必要があります。納品書番号を請求書に記載するなど、該当する取引内容が正確にわかるようにしておくことが重要です。
納品書のみで記載要件を満たしており、請求書をその明細とする場合
納品書が適格請求書の記載要件を満たしていれば、その納品書を保存することによって仕入税額控除が適用されます。この場合は、請求書は従来どおりの記載項目で問題ありません。請求書の発行が毎月の締め日であれば、その1か月間に発行した納品書ごとの合計金額を、明細として請求書に記載するケースが一般的でしょう。
なお、たとえ適格請求書に該当しなくても、税法上、請求書は法人なら7年間（欠損金の繰越控除を適用する場合は10年間）、個人事業主は5年間の保存が義務付けられています。納品書のみで適格請求書の記載要件を満たしている場合でも、請求書は適切に保存するようにしましょう。
納品書を適格請求書とする場合の注意点
納品書を適格請求書とする際には、前述した記載要件を納品書だけで満たす必要があります。ただし、それらの記載要件に加えて、以下の点に注意が必要です。
消費税の端数処理が正しく行われているか
適格請求書には、標準税率（10％）と軽減税率（8％）の税率ごとに合計した消費税額を記載します。この消費税額を計算するときに、1円未満の端数が生じる場合があります。インボイス制度導入以前に適用されていた区分記載請求書等では、消費税の端数処理のルールが決まっていなかったため、商品ごとに端数を処理することも可能でした。
しかし、インボイス制度導入後は、「1つの適格請求書につき、税率ごとに1回ずつの端数処理を行う」というルールが定められています。なお、切り上げ、切り捨て、四捨五入など、どのように端数を処理して税込価格を設定するかについては、各事業者の任意です。
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※国税庁「適格請求書等保存方式の概要」
納品書のみ、または請求書のみを適格請求書とする場合は、該当する書類で端数処理を行えば問題ありません。気をつけなければいけないのが、納品書と請求書を併せて適格請求書とするときです。この場合、「1つの適格請求書につき、税率ごとに1回ずつの端数処理を行う」というルールに従い、端数処理は納品書か請求書のどちらかでのみ行うことになります。
同じ取引にかかわる書類でも、納品のたびに発行する納品書と、一定期間の取引をまとめた請求書では、端数処理の方法によって消費税額が変わる可能性があります。特に、複数の書類を併せて適格請求書とする場合には、どの書類で端数処理を行うか確認し、統一しておきましょう。
また、消費税額は、税率ごとに合計した金額をもとにして計算します。個々の商品ごとに消費税額を計算し、それを税率ごとに合算する方法は認められていませんが、参考として商品ごとの消費税額を記載するのは問題ありません。ただし、場合によっては、商品ごとの消費税額の合計と、実際の請求額に対する消費税額に誤差が生じる可能性があります。
インボイス制度に対応するには、端数処理を含め、正しい消費税額の計算方法を確認しておくことが大切です。
金額が1万円未満の場合は適格請求書の交付は免除される
前述したように、インボイス制度導入後は、原則として、適格請求書がなければ仕入税額控除を受けることはできません。しかし、2023年10月1日～2029年9月30日の期間は、税込1万円未満の課税仕入れについては、適格請求書の保存がなくても仕入税額控除が適用される「少額特例」が設けられています。
少額特例の対象になるのは、基準期間（個人事業主は前々年、法人は前々事業年度）の課税売上高が1億円以下、または特定期間（個人事業主は前年1～6月、法人は前事業年度の前半6か月）の課税売上高が5,000万円以下の事業者です。この少額特例の対象に該当する場合、税込1万円未満の取引なら、納品書や請求書が適格請求書の要件を満たしていなくても、一定の事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額控除ができます。
なお、「税込1万円未満」にあたるかどうかは、個々の商品の金額ではなく、1回の取引の合計額によって判断されます。例えば、6,000円と8,000円の商品を同時に購入した場合、1万4,000円の取引となるため、少額特例の対象にはなりません。
インボイス制度では納品書の記載項目にも注意が必要
インボイス制度では、定められた項目を記載した適格請求書がなければ、原則として仕入税額控除を受けることはできません。適格請求書とは請求書だけを指すのではなく、納品書でも、記載要件を満たしていれば適格請求書とみなされます。また、請求書と納品書など、複数の書類で適格請求書の記載要件を満たすことも可能です。
納品書を適格請求書とするには、記載項目の他にも、消費税額の計算方法など、さまざまな注意点があります。適格請求書を発行する場合も、受領する場合も、記載内容が正しいかどうかをきちんと確認するようにしましょう。
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この記事の監修税理士法人アンサーズ会計事務所
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