会計ソフトの使い方｜使用の流れやポイントを解説【初心者向け】
監修者： 奥 典久（奥典久税理士事務所）
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会計業務を手書き帳簿やExcelで行っていると、手間や入力ミスが増えやすく、集計にも時間がかかります。とはいえ、会計業務効率化のために会計ソフトの導入を検討する際、「簿記の知識が不安」「操作が難しそう」とためらう人は少なくありません。
この記事では、初心者でも安心して使える会計ソフトの導入から仕訳入力、帳簿作成までの基本的な流れをわかりやすく解説します。
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会計・経費・請求、誰でもカンタンまとめて効率化！法人向けクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」
会計ソフトは初心者でも簡単に使用できるのが特長
会計ソフトの多くは、初心者でも使いやすいように設計されています。画面の案内に従って入力するだけで、仕訳や帳簿の作成が行えるため、簿記や会計の知識が不安でも使いながら流れをつかむことができます。
専門用語などが分からなくても入力できる
会計ソフトには、会計業務を支える機能やサポートがあるため、初心者でも安心して日々の会計処理を進められます。
法人向けクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」では、AIが仕訳をサポートしてくれます。「収入」または「支出」を選び、取引日・取引内容・金額を入力し「作成」ボタンをクリックすると、勘定科目をAIが自動で推測して設定するため、簿記の専門用語がわからなくても仕訳を登録できます。また、銀行口座やクレジットカードを連携すれば、取引明細が自動で取り込まれて仕訳候補が提示されるので、確認して登録ボタンを押すだけで仕訳が登録されます。
簡単に使用できるので使いながら覚えられる
会計ソフトで日々の入力業務を進めていると、自然と簿記のルールや勘定科目に慣れていくことができます。取引内容などを入力するとAIが自動で勘定科目の候補を提示してくれるため、正しい処理を確認しながら進められます。
入力を繰り返したり帳簿を見返したりするうちに、適した勘定科目や用語の意味などの基本知識の習得ができるのも、会計ソフトを使うメリットのひとつです。
導入メリットや会計ソフトの選び方については、以下の記事でも詳しく解説していますので参考にしてください。
会計・経費・請求、誰でもカンタンまとめて効率化！法人向けクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」
会計ソフトの基本的な使い方の流れ
会計ソフトを導入したら、初期セットアップ、仕訳入力、月末にチェックという流れで使います。「弥生会計 Next」でも同様です。
仕訳入力とは、日々の取引を勘定科目ごとに記録する作業のことです。会計の基礎となる基本機能ですが、「弥生会計 Next」では自動仕訳機能や連携機能を活用することで、手入力の手間を大幅に軽減できます。
ここでは、「弥生会計 Next」の例をもとに、導入後の流れを解説します。
1.会計ソフトを導入する
会計ソフトを導入する際は、事業規模や経理業務の内容に合った製品を選ぶことが大切です。クラウド型かインストール型か、また料金プランやサポート体制も比較して検討しましょう。
「弥生会計 Next」などのクラウド型サービスは、ブラウザーから利用できるほか、複数端末からのアクセスへの対応や自動アップデートなど、経理業務の効率化に役立ちます。「弥生会計 Next」には無料体験プランが用意されているので、実際の画面操作や機能を確認したうえで導入を決めることもできます。
2.セットアップを行う（基本情報を設定する）
導入後、会計ソフトを使い始める際は、 会社名や所在地、設立年月日、会計年度などといった基本情報の設定から始めます。帳簿や決算書に反映される基礎データとなるため、省略表記などをせず、正確に入力しましょう。「弥生会計 Next」の場合、ログインするとホーム画面が表示され、画面に表示される質問に回答しながら設定ができるようになっています。
その後、初期セットアップを行います。項目としては「口座の連携」「消費税の設定」「設立時の費用」の3つがあります。「弥生会計 Next」の場合、各サービスとオンライン連携を行うことで明細データを自動取得できます。大量の明細データでもまとめて取得でき、入力ミスなどを防ぐことができます。
また、必要に応じて以下の項目も設定・登録できます。
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- 製造原価科目
- 部門
- 過去の仕訳データ・期首残高データ
- 固定資産
これらの設定は別のタイミングでも行うことができますが、先に完了しておくことで、日々の会計処理をスムーズに開始できます。
なお「弥生会計 Next」では、取引で使用する金融機関やクレジットカードそれぞれに明細ボックスを作成し、口座ごとの管理も可能です。
3.仕訳を登録する
会計業務で重要なのは、会社におけるすべての取引、お金の流れを帳簿に漏れなくまとめることです。この基盤となる工程が「仕訳」です。仕訳とは、取引内容を勘定科目ごとに整理して記録する作業で、これを会計ソフトで行う場合、主にオンライン連携での自動登録と、手動で入力する方法があります。「弥生会計 Next」はこの両方に対応しています。
「弥生会計 Next」では、取引で使用した金融機関やクレジットカードなどのサービスごとに、明細ボックスを作成して管理を行います。明細ボックスには、それぞれのサービスから明細データを自動取得できるオンライン連携と、明細データを手入力またはファイルでアップロードするオフラインがあります。
手動で入力する場合も、AIが勘定科目を推測してくれます。
AIには学習機能があり、仕訳を登録するたびに精度が向上するので、会計業務に慣れていない方にも安心です。またファイルでの一括アップロードも可能です。
幅広いデータを取り込んで、仕訳を効率化
経理業務というと、書類や仕訳が膨大で煩雑な印象がありますが、「弥生会計 Next」では、金融機関や各種サービスの明細データと連携した「明細ボックス」を利用し、仕訳登録を効率化できます。
「弥生会計 Next」は請求書作成・証憑管理・経費精算サービスもセットで利用することができます。請求書や経費精算の取引データは自動で「明細ボックス」に連携されます。請求書などの取引書類を「弥生証憑 Next」にアップロードすると、OCRで読み取った情報をもとに自動で取引を作成し記帳。幅広いデータを連携することで、 作業負担を大幅に減らせます。
4.月末にチェックする
仕訳の登録間違いや登録漏れなどがあると、間違った金額で決算書が作成されてしまいます。正しく登録できているか定期的にチェックしましょう。毎月チェックしておくと決算の準備がスムーズになります。
正しく登録できていれば、手元の事業用の現金残高、預金口座の通帳の残高、売掛金の残高などと一致します。金額が一致しない場合は、その月に登録した仕訳内容に間違いがないかチェックし、必要に応じて取引を修正します。「弥生会計 Next」では、不一致を見つけた場合、残高試算表から総勘定元帳、仕訳帳へドリルダウンしてスムーズな確認と修正が可能です。
5.帳簿などの書類を印刷・保存・管理する
入力内容の確認が終わったら、帳簿や仕訳帳などの会計書類を適切に保存・管理します。印刷する場合は、自社・自事業の保存ルールに従って整理します。印刷した帳簿は、税務調査や決算書類作成時に参照することが多いため、年月や種類ごとにまとめておくと管理がスムーズです。
また、働き方の多様化やDX推進などの社会的背景の変化、それらに伴う電子帳簿保存法の改正もあり、会計書類を電子データのまま保存する方法も一般的になっています。特にクラウド型の会計ソフトは、法的要件を満たしながらペーパーレス化を進められ、印刷や管理にかかるコストを削減できる点がメリットです。
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参照：国税庁「国税庁の取組紹介-電子帳簿保存法
」
「弥生会計 Next」はセットで利用できる「弥生証憑 Next」で、電子帳簿保存法に対応して証憑※を適切に保存・管理することができます。アップロードした証憑は自動で読み取った証憑情報とともに電子保存。「弥生請求 Next」から発行・送信する証憑（控え）も自動で保管が可能。日常業務の延長で確実に電子帳簿保存法に対応できます。
- ※証憑とは、取引内容を示す証拠書類のこと。「弥生証憑 Next」で管理できる証憑は、領収書、請求書、納品書、納品書兼請求書、見積書、仕入明細書、注文書、その他の証憑です。
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会計ソフトを使う時のポイント
会計ソフトを効果的に活用するには、日々の入力作業を正確に行うだけでなく、社内での運用ルールを統一し、チェック体制を整えておくことが大切です。たとえば、仕訳ルールや承認フローが担当者ごとに異なると、データの不整合や作業ミスにつながるおそれがあります。
その点、「弥生会計 Next」ならクラウド上でデータを共有しながら管理が行えるので、統一ルールの運用やチェック体制の構築がスムーズです。
ここでは、経理業務をより効率的に進め、正確な会計処理を実現するために押さえておきたいポイントを紹介します。
勘定科目の使用ルールを決めて統一する
勘定科目は、取引内容を種類ごとに整理・分類するために使用します。正確な会計処理を行うには、社内全体で使用ルールを決め、統一して運用することが欠かせません。
同じ取引であっても、担当者によって異なる勘定科目を使ってしまうと、集計や分析が煩雑になり、数値の整合性が取れなくなることがあります。結果として、残高確認や修正作業が発生し、余計な手間が増えてしまいます。
あらかじめ「この取引はこの科目を使う」といったルールを共有しておくことで、誰が入力しても一貫性のある帳簿を作成でき、会計データの信頼性が高まります。これはどの会計ソフトを使っていても注意すべきポイントですが、「弥生会計 Next」のようなクラウド型なら会計データをリアルタイムで共有でき、また「弥生会計 Next」のAIによる勘定科目の推測は学習機能があるため、統一ルールを運用しやすいメリットがあります。
勘定科目の具体的な内容や分類を確認したい場合は、下記の「勘定科目一覧」を参考にしてください。
仕訳・記帳を自動化する
多くの会計ソフトには、ネットバンクやクレジットカードと連携し、取引データを自動で取得できる機能が備わっています。この自動連携機能を活用すれば、入出金明細を自動で取り込み、普通預金や売掛金、買掛金、消耗品費などを仕訳候補として反映できるため、手作業による入力作業を大幅に削減できます。
「弥生会計 Next」では、連携機能で取得したデータをAIが自動で仕訳してくれます。転記ミスや金額の入力間違いといった人的ミスを防止できるため、経理業務の正確性と効率性の両方を高められます。一度設定しておけば継続的にデータが取得されるため、時間と労力を節約しながら、日々の会計処理をスムーズに進められるでしょう。
摘要欄は具体的に入力する
摘要欄は、取引内容を具体的に記載して仕訳の意味を明確にするための欄です。帳簿を誰が見ても理解できるように、補足情報を簡潔に記録しましょう。
例えば、「消耗品費」とだけ入力するのではなく、「文房具購入代」や「プリンターインク購入代」のように取引の内容を一目で把握できるようにすると、後から確認・検索が容易になります。また、具体的な記載は入力ミスの発見や残高照合にも役立ち、税務調査時の説明資料としても有効です。「弥生会計 Next」は過去の摘要欄をすぐに参照できるため、確認・検索を効率的に行えるメリットがあります。
摘要欄の書き方については、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。
残高チェックは定期的に行う
仕訳の正確性や残高の確認は、取引を入力するたびに行うよりも、まとめて確認するほうが効率的です。月次など、定期的なタイミングでチェックを行うようにしましょう。
「弥生会計 Next」なら、残高試算表から総勘定元帳、仕訳帳へスムーズにドリルダウン・ドリルアップできるため、チェックや修正が効率的に行えます。便利な機能を活用して、正確で信頼性の高い会計データの維持に努めましょう。
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会計ソフトの使い方をマスターして業務を効率化しよう
会計ソフトを正しく使いこなせば、日々の仕訳入力から残高確認までをスムーズに行え、経理業務の正確性と効率が大幅に向上します。
「弥生会計 Next」は、初心者でも直感的に操作できる設計で、明細データの自動取込・AIを活用した自動仕訳などの機能を備えています。入力作業の負担を軽減するだけでなく、請求書発行や経費精算とも連携できるため、バックオフィス業務全体の効率化にもつながります。
- ※機能やサポート内容はプランによって異なります。
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この記事の監修者奥 典久（奥典久税理士事務所）
奥典久税理士事務所 代表
簿記専門学校で税理士講座講師として勤めたのち、会計事務所で勤務。その後独立し、奥典久税理士事務所を開業。相続（贈与）対策や事業承継コンサルティング経営、財務コンサルティングから各種セミナーなど、幅広く税理士業務に従事。
