会計帳簿の保存期間は？帳簿の種類や電子帳簿保存法への対応を解説
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事業者は、法人・個人事業主のどちらも、事業上の取引などの資産の変化や経営状態を明らかにするための「会計帳簿」の作成が義務付けられています。この会計帳簿は、作成するだけでなく、適切な形で規定の期間保存しなくてはいけません。
本記事では、保存が必要な会計帳簿の内容と保存期間、帳簿を電子データ形式で保存する場合のルールを定めた「電子帳簿保存法」に則った保存方法について解説します。
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会計帳簿とは会社のすべてのお金の動きを記録した帳簿
会計帳簿とは、一言で言えば「会社のすべてのお金や取引の動きを記録した帳簿」のことです。日々の細かな取引を漏れなく記録することで、年度末の決算書を作成するための重要な根拠となります。正確な帳簿付けは、正しく納税し、自社の経営状態を把握するために欠かせません。
会計帳簿は、その役割に応じて「主要簿」と「補助簿」の2種類に大きく分けられます。
- 主要簿：複式簿記においてすべての取引を記録する、作成が義務付けられている会計帳簿。
- 補助簿：主要簿の内容だけでは不十分な場合に、特定の勘定科目の内訳を詳しく管理するために作成する会計帳簿。事業内容や規模に応じて、必要なものを作成します。
主要簿と補助簿の主な種類は、以下のとおりです。
会計帳簿の種類（主要簿と補助簿）
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法人の会計帳簿の保存期間
会計帳簿には法律で保存期間が定められていて、法人か個人事業主かによって保存期間は異なります。
法人の場合は、法人税法と会社法でそれぞれ保存期間が定められています。法人税法上の会計帳簿の保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。会社法上は、会計帳簿の閉鎖日（事業年度の最終日）から10年間の保存が必要とされています。
法人の会計帳簿の保存期間
| 法律 | 保存期間 | 目的の違い |
|---|---|---|
| 会社法上 | 10年間 | 会社の財産を正しく管理・報告しているかを証明し、株主や債権者などの利害関係者を守るため（企業の不正により損害がでた場合に損害賠償を請求できる時効が原則10年） |
| 法人税法上 | 7年間 | 企業が正しい金額の税金を計算し、納付しているかを後から税務調査で確認するため（税務署が追徴課税できる権限の時効が原則5年、さらに不正があれば７年。） |
なお、以下の場合、法人税法上の会計帳簿の保存期間は、7年間ではなく10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）です。
法人税法上の会計帳簿の保存義務が10年間になる場合
- 青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度
- 青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度
年度ごとの状況の違いなどによって保存期間を分けるのは煩雑なため、欠損金の有無に関わらず、会社法に沿って一律「10年保存」することが実務上は一般的となっています。
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個人事業主の会計帳簿の保存期間
青色申告を行っている個人事業主の場合、会計帳簿の保存期間は、基本的に「確定申告の提出期限の翌日から数えて7年間」です。
青色申告の会計帳簿の保存期間（個人事業主）
| 区分 | 保存期間 | 主な会計帳簿 |
|---|---|---|
| 会計帳簿 | 7年 |
|
白色申告を行っている個人事業主の場合、主な会計帳簿の保存期間は以下のとおりです。保存期間の起算点は、青色申告の個人事業主と同じ「確定申告の提出期限の翌日」になります。
白色申告の会計帳簿の保存期間（個人事業主）
| 区分 | 保存期間 | 種類 |
|---|---|---|
| 会計帳簿 | 7年 | 収入金額や必要経費を記載した法定帳簿 |
| 5年 | 業務に関して作成した上記以外の任意帳簿 |
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電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法とは、 国税に関係する会計帳簿や関連書類を「電子データ」で保存する際の取り扱い方を定めた法律です。会計帳簿や関連書類を電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法への対応が必要になります。法人・個人事業主を問わず、すべての事業者が対象です。
電子帳簿保存法上、電子データの保存は以下の3つに区分されます。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引データ保存
電子帳簿等保存とは、電子的に作成した帳簿や書類を、紙に出力せず電子データのまま保存する方法です。自社で作成した会計帳簿も該当します。会計ソフトなどで作成した会計帳簿は、一定の要件を満たせば、電子データのまま保存できます。
スキャナ保存は、紙で作成・受領した書類を電子データ化して保存するものです。例えば、相手から受け取った請求書や領収書などは、一定の要件を満たせば、スキャナ保存して電子データのまま保存できます。
電子取引データ保存は、電子的にやり取りした取引情報をデータのまま保存が義務付けられているものです。電子帳簿等保存、スキャナ保存は任意であるのに対し、電子取引データ保存は義務であることに注意しましょう。例えば、電子データで領収書を受け取った場合は、電子取引データ保存のルールに則って、電子データのまま保存する必要があります。
電子帳簿保存法の3つの区分
| 区分 | 概要 | 電子保存の義務 |
|---|---|---|
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトなどで作成した国税に関係する会計帳簿などの書類を電子データのまま保存できる（要件あり） | 電子保存は任意 紙での保管も可能 |
| スキャナ保存 | 紙で作成・受領した書類をスキャンして電子データで保存できる（要件あり） | 電子保存は任意 紙のまま保管も可能 |
| 電子取引データ保存 | 電子データでやり取りした領収書などの取引情報はデータのまま保存しなければならない。紙に印刷して保存はできない | 電子データとしての保存が義務化 |
なお、スキャナ保存において、紙で受け取った領収書などを電子化する義務はありません。ただ、紙と電子データが混在すると管理が煩雑になることから、紙の領収書などもスキャナ保存を行い、電子データとして保存する企業も増えています。
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電子帳簿等保存の保存要件
パソコン等で作成した会計帳簿を電子データのまま保存する「電子帳簿等保存」を行うには、一定の要件を満たすことが必要です。要件は2段階になっており、基本的な要件を満たしたものは「その他の電子帳簿」、さらに追加要件を満たしたものは「優良な電子帳簿」に該当します。
電子データのまま保存するには、「その他の電子帳簿」の要件を満たせば十分ですが、「優良な電子帳簿」の条件も満たしている場合は、過少申告加算税の軽減などの税制上のメリットも得られます。「その他の電子帳簿」と「優良な電子帳簿」の要件は以下のとおりです。
優良な電子帳簿とその他の電子帳簿の保存要件
| 保存要件概要 | 国税関連帳簿 | 国税関連書類 | ||
|---|---|---|---|---|
| 優良な電子帳簿 | その他の電子帳簿 | |||
| 真 実 性 の 確 保 |
記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること | ◯ | ‐ | ‐ |
| 通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること | ◯ | ‐ | ‐ | |
| 電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること | ◯ | ‐ | ‐ | |
| システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること | ◯ | ◯ | ◯ | |
| 可 視 性 の 確 保 |
保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと | ◯ | ◯ | ◯ |
| 【検索要件①】取引年月日、取引金額、取引先により検索できること | ◯ | ‐ | –※3 | |
| 【検索要件②】日付又は金額の範囲指定により検索できること | ◯※1 | ‐ | –※3 | |
| 【検索要件③】2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること | ◯※1 | ‐ | ‐ | |
| 税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること | –※1 | ◯※2 | ◯※3 | |
- ※1：保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件のうち②③の要件が不要となります。
- ※2：優良帳簿の要件をすべて満たしているときは不要となります。
- ※3：取引年月日その他の日付により検索ができる機能及びその範囲を指定して条件を設定することができる機能を確保している場合には、「ダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと」の要件は不要となります。
-
※国税庁「はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存（令和5年7月）
」より引用
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会計帳簿を電子保存するメリット
電子帳簿保存法は、経理の電子化による生産性向上や文書保存の負担軽減、納税の円滑な履行などを目的に導入されたものです。会計帳簿や請求書・領収書などの関連書類を電子保存するメリットは、主に3つあげられます。
会計帳簿を電子保存するメリット
- コストを削減できる
- 経理業務を効率化できる
- 個人事業主は青色申告特別控除（65万円）が受けられる
コストを削減できる
会計帳簿や関連書類を電子保存することで、紙の会計帳簿の保管スペースが不要になります。また、用紙や台紙にかかる経費、印刷費、整理する従業員の人件費など、保管・管理にかかるコストを削減することも可能です。
電子データの保管先としてクラウドサービスや外部ストレージなどの信頼性の高いものを選び、定期的にバックアップを取るなどして万一に備えておくことで、紛失や劣化のリスクも軽減できます。
経理業務を効率化できる
記帳や仕訳を自動化することで、経理担当者の業務負担軽減・ミスの防止につながります。また、保管している過去の会計帳簿のデータの確認が必要な場合、電子化していれば検索性が高いため効率的に確認でき、テレワークにも対応することができます。
個人事業主は青色申告特別控除（65万円）が受けられる
会計帳簿などを電子化することは、節税メリットにもつながります。個人事業主が青色申告特別控除で最高額の65万円を受けるためには、複式簿記の記帳、貸借対照表の作成、期限内申告を行ったうえで、以下のいずれかの要件を満たす必要があります。
青色申告特別控除（65万円）の要件
- e-Tax（国税電子申告・納税システム）を利用して確定申告を行う
- 優良な電子帳簿保存を行う
つまり、会計ソフト等で作成した帳簿を一定の要件（優良な電子帳簿保存）を満たしてデータ保存することで、65万円控除の適用を受けることが可能になります。「紙の帳簿＋郵送・窓口での申告」のままでは控除額が55万円に下がってしまうため、電子化への対応は節税メリットに直結します。
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会計帳簿の保存方法のポイント
会計帳簿の保存方法について、3つのポイントを確認しておきましょう。
会計帳簿の保存方法のポイント
- クラウド会計ソフトを活用する
- 電子帳簿保存法対応の証憑保存サービスを使う
- データのバックアップを定期的に取得する
クラウド会計ソフトを活用する
インターネット上でデータを管理する「クラウド会計ソフト」を利用すれば、場所を選ばず入力作業ができ、法改正に伴うアップデートも自動で行われます。また、万が一PCが故障した場合でもデータが消える心配がなく、長期保存にも適しています。
電子帳簿保存法対応の証憑保存サービスを使う
領収書や請求書などの証憑類は、電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存する必要があります。専用の保存サービスを利用することで、検索機能や改ざん防止といった法律上の要件をクリアすることができます。
データのバックアップを定期的に取得する
クラウド上のデータであっても、アカウントのトラブルやサービスの一時停止といったリスクに備える必要があります。定期的に仕訳データ（CSV形式など）をエクスポートし、外部ストレージや別のクラウドに保存しておくことが「二重の備え」として推奨されます。
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会計ソフトを活用して会計帳簿の作成・保存をかんたんに
会計帳簿は、日々の取引を記録し、正しく納税を行うための基礎となる重要な書類です。法人・個人事業主を問わず作成と保存が義務付けられています。特に法人では会社法と法人税法の両方を踏まえる必要があり、実務上は一律10年保存とするケースが一般的です。
また、会計帳簿や書類を電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法のルールに沿った対応が不可欠です。電子取引データの保存は義務であり、優良な電子帳簿保存の要件を満たせば、個人事業主は青色申告特別控除（65万円）の適用といった税制上のメリットも受けられます。
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よくあるご質問
会計帳簿の保存期間は、法人と個人事業主でどのように違う？
法人の場合、法人税法では7年間、会社法では10年間保存する必要があります。実務上は会社法に合わせて10年間保存するケースが一般的です。
個人事業主は、青色申告の場合は原則7年間、白色申告の場合は、収入金額や必要経費を記載した会計帳簿が7年間、それ以外の会計帳簿が5年間の保存が必要です。
電子帳簿保存法では、すべての会計帳簿や書類を電子化しなければならない？
すべてを電子化する義務はありません。電子帳簿等保存やスキャナ保存は任意です。ただし、メールで受け取ったり、Webからダウンロードしたりした請求書や領収書などの「電子取引データ（PDFなど）」は、そのまま保存することが義務付けられています。
個人事業主が青色申告特別控除（65万円）を受けるには何が必要？
65万円の青色申告特別控除を受けるためには、まず複式簿記での記帳と貸借対照表の作成が必須で、確定申告期限内の申告が必要です。そのうえで、「e-Taxで確定申告を行う」または「優良な電子帳簿保存を行う」のいずれかが必要です。紙の会計帳簿で作成し、郵送や窓口で申告した場合は控除額が55万円となるため、電子化への対応が節税メリットに直結します。
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この記事の監修者渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）
税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。
