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会計帳簿とは?主要簿と補助簿などの種類や書き方を解説

2023/07/13更新

この記事の監修税理士法人 MIRAI合同会計事務所

事業を営むうえで、日々の取引の内容を記録するための帳簿が会計帳簿です。会計帳簿は会社法によって作成が義務付けられており、決算書作成の基礎にもなる大切なものです。また、個人事業主も、確定申告を行う際には会計帳簿が必要になります。

会計帳簿にはさまざまな種類があり、「複雑で分かりにくい」と感じる方もいるかもしれません。ここでは、会計帳簿の種類や基本的な書き方、帳簿の保存期間などについて解説します。

会計帳簿とは、事業上の取引などの資産の変化や経営状況を明らかにするための帳簿のこと

事業上の取引などの資産の変化や経営状況を明らかにするための帳簿を総称して、会計帳簿と呼びます。会計帳簿は、貸借対照表損益計算書などの決算書を作成する際にも欠かせないもので、会社法によって作成と保存が義務付けられています。

会計帳簿をきちんと作成することで、「今、会社はどれくらいもうかっているのか」「経費がどれくらいかかっているのか」といったことを正確に把握できるようになります。会社の経理処理はもちろん、会社の経営状況や資金繰りの状況を確認するためにもなくてはならないものなのです。

会計帳簿に必要な項目

会計帳簿に記載が必要な項目は、日付、取引相手、取引内容、目的、金額です。これらの項目が、誰が見ても分かるように記載されていなければなりません。

日付や金額などの数字は、漢数字ではなくアラビア数字で記入します。また、円を「\」、単価を「@」、第◯号などの順番を「#」とするなど、決められた表記での略字を使用することができます。

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会計帳簿の「主要簿」と「補助簿」、それぞれの種類

会計帳簿にはさまざまな種類や目的があり、大きく「主要簿」と「補助簿」の2つに分類されます。

主要簿とは、日々発生する取引の全てを記録・計算する会計帳簿で、複式簿記では必ず作成しなければなりません。経営状況を把握するうえでも欠かせない書類なので、経営者は最低限でも主要簿の付け方は知っておくべきといえます。

一方で、補助簿は、主要簿を補完するために作成される会計帳簿です。名前のとおり補助的な役割を担う会計帳簿であり、種類も多いので、どれを作成するかは各企業が必要に応じて判断します。

ここでは、主要簿と補助簿について、どのような種類があるのかを詳しく見ていきましょう。

主要簿の種類

主要簿には、「仕訳帳」と「総勘定元帳」の2種類があります。この2つの会計帳簿は、会社法で作成が義務付けられているものです。

仕訳帳

仕訳帳は、取引内容を「借方」「貸方」に分け、適当な勘定科目へ仕訳した会計帳簿です。日々の取引を発生順に記載し、お金の流れを把握する目的で作成されます。複式簿記では資産の増加や費用の発生時には借方に、負債や純資産の増加、収益の発生があった際には貸方に取引を記載し、この2つは合計金額が一致しなければいけません。

仕訳帳についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

仕訳帳とは?記載項目や書き方、作成の流れなどを詳しく解説

総勘定元帳

総勘定元帳は、仕訳帳から転記して、全ての取引を勘定科目ごとに分類した会計帳簿です。会社の取引が勘定科目ごとにまとまって記載されるため、それぞれの残高を把握したいときなどに便利です。

決算の際は総勘定元帳を基に損益計算書や貸借対照表を作成するため、会計帳簿の中でも特に重要なものだといえます。

総勘定元帳についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

総勘定元帳とは?記載項目や使用するメリットなどを詳しく解説

補助簿の種類

次に、補助簿の種類をご紹介します。補助簿には多くの種類があるため、それぞれの内容や目的を確認しておきましょう。

現金出納帳

現金出納帳は、事業の現金の出入りを記録する会計帳簿です。仕入先への現金での支払いや、売掛金の現金での入金、備品を現金で購入した場合など、全ての現金の入出金を記録します。現金出納帳を作成することで現金の流れを把握し、帳簿残高と現金残高が一致しているかどうかを確認できます。

預金出納帳

預金出納帳は、金融機関の口座ごとに、預金の入金と出金について記録する会計帳簿です。当座預金の入出金なら「当座預金出納帳」、普通預金なら「普通預金出納帳」となります。複数の金融機関で預金口座を利用している場合は、その数だけ預金出納帳が必要になります。

小口現金出納帳

小口現金出納帳は、交通費や郵送料など、日常的な少額の現金の出入りを記録する会計帳簿です。現金出納帳は会社全体の現金の流れを管理しますが、小口現金出納帳は部署ごとや支店ごとに作成されることもあります。

仕入帳

仕入帳は、「いつ・どこから・何を・いくらで仕入れたか」という日々の仕入の詳細を、仕入先別に記録するものです。買掛金元帳の基になる会計帳簿です。

売上帳

売上帳は、売り上げた商品の内容や個数、単価、総額など、日々の売り上げの詳細を顧客別に記録するものです。売掛金元帳の基になる会計帳簿です。

支払手形記入帳

支払手形記入帳は、支払手形が増減する取引があったときに記録する会計帳簿です。支払手形ごとに、金額や支払い期日、受取人などを詳細に記載します。

受取手形記入帳

受取手形記入帳は、受取手形を受け取った際に記録する会計帳簿です。受取手形ごとに、金額や支払い期日、支払人などを記載します。

商品有高帳

商品有高帳は、商品の在庫状況を把握するために記録する会計帳簿です。商品ごとに受け入れと払い出し、在庫数、在庫原価などを記載します。商品有高帳を作成することで、在庫管理がしやすくなります。

仕入先元帳(買掛金元帳)

仕入先元帳は、仕入先ごとに取引や残高を管理するための会計帳簿で、「買掛金元帳」ともいいます。仕入先別に、取引内容や取引金額を分類して記録します。

得意先元帳(売掛金元帳)

得意先元帳は、得意先(顧客)ごとに取引や残高を管理するために記録する帳簿で、「売掛金元帳」ともいいます。得意先別の取引内容や取引金額(売上)を記載します。

固定資産台帳

固定資産台帳は、不動産や自動車、パソコンなど、取得価額が10万円以上の資産を持っている企業が作成する会計帳簿です。固定資産ごとに、資産内容、購入・使用開始日、耐用年数などを記録します。

会計帳簿の書き方とルール

会計帳簿を付ける際には、まず、領収書やレシート、請求書、通帳など、取引の内容が分かる資料を見ながら、日々の取引を仕訳して仕訳帳に記入します。そして、仕訳帳に記録した仕訳を、総勘定元帳や補助簿に転記する流れになります。総勘定元帳は勘定科目ごとに記載し、補助簿は必要に応じてそれぞれ該当する帳簿に記入しましょう。

手書きの会計帳簿で、もし数字や文字を書き間違えた場合は、修正ペンなどは用いず、修正箇所に2本線を引いて修正します。その後、線の上下左右の余白部分に正しい数字や文字を書き、訂正印を押すという手順で修正しましょう。

会計帳簿の作成には会計ソフトが便利

会計帳簿は手書きでも作成することはできますが、その場合、記載ミスや転記漏れが起こりやすくなり、計算の手間などもかかります。そのため、多くの企業では、会計ソフトを使用して各種帳簿を作成しています。会計ソフトを使えば、入力した仕訳が総勘定元帳や補助簿に自動的に反映されるため、わざわざ転記する必要がありません。

会計帳簿の保存期間

「会計帳簿」や、取引などに関して作成または受領した「書類」は、税法上7年の保存が義務付けられています。会計帳簿には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、得意先本帳、仕入先元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、書類には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

ただし、会社法で定められている会計帳簿の保存期間は10年です。また、欠損金の繰越控除を受ける事業年度についても、原則として10年間(2018年4月1日より前に開始した事業年度のものは9年間)の保存が必要です。そのため、法人の場合は、会計帳簿の保存期間は10年間と考えておくといいでしょう。

必要な帳簿書類をきちんと保存しておかないと、過去の取引やデータを確認できないなど経営上の不利益はもちろんのこと、税務上もさまざまな不利益を受ける可能性があります。

個人事業主に会計帳簿は必要?

個人事業主の中には、「会計帳簿は法人が作成しなければいけないもので、個人事業主は必要ないのでは?」と考える方がいるかもしれません。しかし、個人事業主でも法人でも事業を営むうえでは、会計帳簿は必須となります。

特に、青色申告をする個人事業主で、65万円もしくは55万円の青色申告特別控除を受ける場合は、複式簿記で帳簿付けを行う必要があります。なお、青色申告で最大額の65万円の控除を受けるには、複式簿記で記帳したうえ、電子帳簿保存もしくはe-Taxによる電子申告を行わなければなりません。

いずれにしても、法人と同様に、複式簿記で記帳する「仕訳帳」と「総勘定元帳」を作成し、必要に応じてその他の補助簿を用意しましょう。複式簿記ではなく簡易簿記での記帳になると、控除額が10万円になり、青色申告のメリットが少なくなってしまいます。

青色申告でも白色申告でも記帳は必要

かつては、少額の所得しかない白色申告者については、記帳義務が免除されていました。しかし、2014年以降全ての事業者に記帳義務が課されるようになり、白色申告の個人事業主でも帳簿付けが必要になっています。

白色申告の場合は複式簿記でなくても問題ありませんが、簡易簿記での記帳は行わなければなりません。加えて、青色申告でも白色申告でも、会計帳簿や領収書などの書類は7年間または5年間の保存が義務付けられています。

個人事業主の会計帳簿については別の記事でも詳しく解説していますので、参考にしてください。

個人事業主向けの帳簿のつけ方を解説!単式簿記と複式簿記の違い

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会計帳簿の作成には会計ソフトを活用しよう

日々の取引の内容を記録する会計帳簿は、決算書作成の基礎にもなる大切なものです。会計帳簿にはさまざまな種類があり、中でも主要簿と呼ばれる仕訳帳と総勘定元帳は、会社法で作成が義務付けられています。

また、法人に限らず、個人事業主であっても会計帳簿の作成は必要です。会計帳簿の作成に煩わしさを感じる方もいるかもしれませんが、会計ソフトを使用すれば、簿記の知識がなくてもかんたんに帳簿付けができます。事業を営むうえで欠かせない会計帳簿は、会計ソフトを使って効率良く作成しましょう。

会計帳簿を手軽に作成したい方は、ぜひ「弥生会計 オンライン」をご利用ください。青色申告が必要な個人事業主の方は、「やよいの青色申告 オンライン」のご利用もおすすめです。

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よくあるご質問

会計帳簿とは?

会計帳簿とは、事業上の取引などの資産の変化や経営状況を明らかにするための帳簿の総称です。会計帳簿は、貸借対照表や損益計算書などの決算書を作成する際にも欠かせないもので、会社法によって作成と保存が義務付けられています。詳しくはこちらをご確認ください。

主要簿と補助簿の違いは?

主要簿とは、日々発生する取引の全てを記録・計算する会計帳簿で、複式簿記では必ず作成する必要があります。補助簿は、主要簿を補完するために作成される会計帳簿で種類も多く、どれを作成するかは各企業が必要に応じて判断します。詳しくはこちらをご確認ください。

会計帳簿の保存期間は?

会計帳簿や、取引などに関して作成または受領した書類は、税法上7年の保存が義務付けられています。ただし、会社法で定められている会計帳簿の保存期間および欠損金の繰越控除を受ける事業年度については、原則として10年間の保存が必要です。詳しくはこちらをご確認ください。

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この記事の監修税理士法人 MIRAI合同会計事務所

四谷と国分寺にオフィスのある税理士法人。税理士、社会保険労務士、行政書士等が在籍し確定申告の様々なご相談に対応可能。開業、法人設立の実績多数。
「知りたい!」を最優先に、一緒に問題点を紐解き未来に向けた会計をご提案。

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