債権管理とは？主な目的や具体的な流れ、課題などを解説
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企業間取引では、相互の信用によって成り立つ買掛・売掛による取引が一般的に行われています。売り手側にとっては、売上を計上したタイミングと実際に入金が確認される時期がずれることから、売上債権を着実に回収しなければなりません。そのために必要な取り組みとして「債権管理」があげられます。債権とは、商品を売って代金を請求するといった、他者に対して何らかの行為を請求する権利です。それに対して、購入した商品の代金を支払うなど、他者に対して何らかの行為をする義務を債務と呼びます。
本記事では、債権管理の目的や具体的な流れについて解説します。債権管理で発生しやすい課題と共に見ていきましょう。
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債権管理とは売掛金や貸付金などの債権を適切に管理すること
債権管理とは、企業が売掛金や貸付金などを適切に回収・管理する業務のことです。企業間取引においては、取引のたびに現金をやりとりするのではなく、後日まとめて精算する掛取引（信用取引）が広く採用されています。帳簿上で売上が計上されても、必ずしも現金が入金されているとは限りません。そのため、取引先の資金繰りが悪化して入金が遅れたり、倒産して回収できなくなったりする可能性もあります。
こうした事態を未然に防ぎ、売掛金や貸付金などをより確実に回収するための取り組みが債権管理です。適切な債権管理を怠った場合、売上が確保できていても自社の現金が尽きてしまい、黒字倒産を招くおそれがあります。健全な経営状態を維持するためにも、債権管理を徹底することが重要です。
債権管理の主な目的
債権管理の主な目的は、「債権の回収漏れ防止」と「債権の時効消滅防止」の2つです。それぞれ詳しく見ていきましょう。
債権の回収漏れ防止
債権管理の主な目的の1つは、債権の回収漏れを防止することです。
企業が取得する債権には、それぞれ債務を履行すべき時期である弁済期が設定されています。債務者は原則として、弁済期までの間に債務を履行しなくてはなりません。また、弁済期が到来した債権は速やかに回収すると共に、弁済期を過ぎても支払われない場合は、遅延損害金の請求も検討する必要があります。
このように、債権を適切に回収するには弁済期を正確に把握しておかなくてはなりません。弁済期を超過していることに気付かないまま、債権が放置されないようにすることが債権管理の大きな目的です。適切に債権管理を行うことで、期限までに債権を回収でき、企業の資金繰りの健全化につながります。
債権の消滅時効防止
債権の消滅時効
防止も、債権管理の主な目的です。
企業が取得する債権には、時効が存在します。よって、弁済期を過ぎても支払われない債権については、時効が到来する前に回収しなくてはなりません。時効は債権を行使できるときから10年またはその事実を知ったときから5年です。時効を迎えると債権の回収ができなくなるため、債権管理を通じて回収漏れが発覚した際には速やかに督促などの対策を講じましょう。
債権管理と与信管理の違い
債権管理は債権に関する管理全般を指すのに対し、与信管理は取引先の信用情報の管理のみを指すという点が異なります。
与信管理とは、取引先の状況に応じて取引の限度額を設定し、債権を確実に回収できるようリスク管理を行うことを指します。与信管理を通じて取引先が安全な状態ではないと判断した際には、取引可能な限度額を引き下げることにより、債権を確実に回収するためのリスク管理が可能です。与信管理によって定めた取引限度額内で行われた取引について、債権回収を着実に実行するための取り組みが債権管理に当たります。したがって、債権管理を適切に行うには、与信管理が的確に行われていなければなりません。与信管理は、債権管理が機能するために欠かせない要素といえるでしょう。
債権管理の流れ
ここでは、債権管理の基本的な流れについて順を追って解説します。債権管理を適切に進めるためにも、まずはしっかりと全体像を把握しておきましょう。
1. コーポレートチェック（信用調査）
取引を予定している企業に対して、コーポレートチェック（信用調査）を実施します。
コーポレートチェックにおいては、取引先が実在する法人か、業務の実態はあるか、反社会的勢力に該当していないかといった点を調査しましょう。具体的には、企業のWebページや登記情報検索サービスなどを参照します。
この時点で取引先に事業の実態がなかったり、反社会的勢力とのかかわりが確認されたりすれば、取引を行うこと自体がリスクとなるため、こうした事実が発覚した際には、取引そのものが中止となります。伝聞に基づく情報や企業のイメージなどに惑わされず、客観的事実に基づいて信用できる法人かどうかをチェックする必要があるでしょう。
2. 与信管理
次に、与信管理を行います。
与信調査会社が提供する調査シートを参照しながら、取引先の財務状況や企業の内部状況を評価していきます。また、可能な範囲で取引先へ直接ヒアリングを実施する他、取引先の経営状態に関する情報を収集しましょう。与信調査の結果を受けてから、相手先の財務状況に応じた取引限度額を定めます。
なお、コーポレートチェックの段階では重大な問題が発見されなかった企業であっても、財務状況や内部状況を調査した結果、何らかの問題が見つかるケースは少なくありません。例えば、短期間のうちにキャッシュ・フローが悪化している場合、借入に依存した状態に陥っていることが懸念されます。最悪のケースでは、取引開始後ほどなくして相手先が倒産してしまう可能性もあります。このように、与信管理は適切な債権管理を行ううえで不可欠なプロセスといえるでしょう。
3. 取引条件の整理
取引を開始するにあたっては、取引条件を整理する必要があります。
例えば、契約書や受発注書、請求書などの発行に関してルールや書式を定めましょう。この段階で定めた売掛金の回収サイトなどが、今後の取引の基本ルールになります。ルールどおりに運用できるよう、取り決めた条件や使用する書式を社内向けに周知することが大切です。
取引条件にあいまいな点が残っていると、のちにトラブルに発展するおそれがあります。特に、契約書に関しては、債権を回収する際の法的根拠となるため細心の注意を払って作成しなくてはなりません。また、必要に応じて弁護士などの専門家に確認を依頼し、抜けや漏れのない契約書を作成することが重要になります。
4. 売上計上・請求書発行
次に、売上計上と請求書発行を行います。
取引の発注書や請求書、納品書などの証憑・契約書などを保管することは、契約書の条件に則って役務を提供したことの証拠として残るため、売上の計上や請求書の発行履歴は、債権管理の根拠となります。よって、売上計上や請求書発行を正確に行うことは、債権情報の正確性を維持するうえで重要です。
売上計上や請求書発行に何らかの誤りがあれば、会計監査や税務調査が入った際に不備を指摘される直接的な要因にもなりえます。こうしたリスクを回避するためにも、証憑を適切な方法で保管することが大切です。
5. 支払確認・入金確認
債権管理を正確に行うには、債権の支払期限と入金状況を確認する必要があります。
この確認を漏れなく実施するために、「売掛金残高一覧表」および「売掛金年齢表」を作成する管理方法が一般的です。売掛金残高一覧表は、売掛金残高がどの程度あるのかを、取引先ごとに管理するためのものです。また、売掛金年齢表は、売上月や入金期日を基準として月ごとに区分し、売掛金残高を取引先ごとに管理するために用います。これらの2表と発行済みの請求書を照らし合わせ、回収期日や請求金額に相違がないかチェックしましょう。いずれも現時点での売掛金残高を正確に把握できるよう、随時更新してリアルタイムの状況を反映させておくことが大切です。
6. 督促状の発行
入金の遅延が確認された際には、まず取引先に確認の連絡を入れ、それでも入金が行われないようであれば督促状を送付し、未納代金を支払うよう促す必要があります。
取引先の事務処理上の手違いなどによる未入金であれば、通常速やかに入金されるでしょう。しかし、支払を催促しても入金されないようなら、内容証明郵便による督促状の送付や法的手続きといった手段を講じることも視野に入れて検討します。
なお、債権回収が困難な状況となった場合には、該当する債権の回収不能部分を貸倒引当金として処理することができます。ただし、この処理はあくまでも取引先の財務状況や支払能力を鑑みて、債権回収が明らかに不可能と判断されるケースに限られます。基本的に、債権を回収できる可能性が残されているのであれば、督促状の送付や法的手続きなどを通じて入金を促します。
7. 入金消込・仕訳処理
入金が確認できたら、該当する債権について帳簿への反映や入金消込、仕訳処理を行います。
入金消込は、売掛金や未収金などが入金された際に行う、債権の残高を減らす作業を指します。一連の処理を漏れや遅延のないよう実施するためにも、取引先を一覧化したリストを作成し、定期的にステータス更新を行うことが大切です。具体的には、売掛金残高一覧表と売掛金年齢表に基づいて管理していきます。特に、上場企業においては、会計監査の際に売掛金年齢表の提出を求められるケースが少なくありません。そのため、売掛金発生月、売掛金金額、回収期日、回収日、繰越金額を項目として設け、ステータスが変化するごとに随時更新する必要があります。
入金消込・仕訳処理を正確に実施していくことは、債権未回収リスクを低減させるうえで重要なポイントです。入金の確認が取れしだい、速やかに入金消込・仕訳処理を行い、常に最新の状況が反映されているよう維持しましょう。
こちらの記事でも解説していますので、参考にしてください。
債権管理における課題
債権管理は未回収リスクを回避するうえで重要な業務ですが、遂行に際してはさまざまな課題が表面化するケースも少なくありません。債権管理における主な課題とその対策について解説します。
ヒューマンエラーが起こりやすい
債権管理における課題は、ヒューマンエラーが起こりやすいことです。
債権管理には与信チェックや入金確認、請求書発行、入金消込など多くの作業が伴います。一連の工程を手作業で行っていると、抜けや漏れといったヒューマンエラーが発生しかねません。債権管理上のミスは未回収リスクに直結するだけでなく、取引先との信頼関係にも悪影響を及ぼす可能性があります。ヒューマンエラーを未然に防ぐための対策として、できる限り手作業を減らせるような方策を取る必要があります。請求書の発行・入金消込といった工程については、請求書発行システムや会計ソフトを活用して効率化を図るのがおすすめです。
複数拠点の債権管理は一元化が難しい
複数拠点の債権管理は一元化が難しいことも、債権管理における課題の1つです。
複数拠点がある企業においては、拠点ごとに債権管理を行っているケースが少なくありません。各拠点で処理された情報の正確性を本社で再度精査したり、各拠点から送られてくる情報を集約したりする工程が発生し、手間と時間がかかります。そのため、複数拠点がある企業においては、企業全体で債権管理を一元化するしくみを構築するのが望ましいでしょう。イントラネットやクラウドシステムに全社共通のデータベースを設け、各拠点の債権管理状況を常に確認できるしくみを整えることをおすすめします。
スキルを持つ人材が必要になる
債権管理においては、スキルを持つ人材の確保も課題となります。
債権管理を確実に履行するには、与信管理などの専門的なスキルや知見を備えた人材が不可欠です。債権の状況を的確に判断し、しかるべき措置を講じられる人材を確保できることが理想となります。ただし、近年では生産年齢人口が減少に転じており、人材採用が難しくなっています。こうした背景から、求められるスキルを備えた人材を確実に確保できる保証はありません。そのため、できる限り業務の属人化を回避し、債権管理をしくみ化していく工夫が求められるでしょう。請求書の発行や入出金管理、帳簿入力などの自動化が可能なツールを活用するなど、経験・知識に依存しないしくみを構築していくことが大切です。
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債権管理において発生しやすい課題への対策を講じておこう
債権管理は、売掛金や貸付金といった債権を適切に管理し、着実に回収するうえで欠かせない取り組みといえます。債権には弁済期が設定されていることに加え、時効も存在することから、しかるべき期日までに確実に回収することが大切です。債権管理は、健全な経営状態を維持するための重要な取り組みですが、ヒューマンエラーの発生や複数拠点間における管理方法、債権管理業務を担う人材の確保など、さまざまな課題も存在します。そのため、発生が見込まれる課題をあらかじめ把握し、事前に対策を講じておく必要があります。今回紹介した債権管理の目的や基本的な流れ、よくある課題を参考に、ぜひ自社にとって最適な債権管理のしくみを構築しましょう。
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この記事の監修者渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）
税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。
