経理お役立ち情報会計ソフトは無料で導入できる？選ぶポイントや注意点などを解説
2024/04/24更新
この記事の監修齋藤一生（税理士）
日々の記帳や仕訳といった、経理業務の効率化に役立つのが会計ソフトです。法人でも個人事業主でも、経理業務を楽にしたいと考えるなら、会計ソフトは欠かせないツールといえるでしょう。
ただし、一般的に会計ソフトの導入には費用がかかります。そのため、会計ソフトの導入を検討する際、「できれば無料で使いたい」と考える人は多いかもしれません。さまざまな機能を持つ会計ソフトですが、無料で利用することはできるのでしょうか。また、無料で使える会計ソフトには、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
ここでは、無料の会計ソフトを選ぶときに気を付けたいポイントや、無料の会計ソフトを導入する際の注意点などについて解説します。
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会計ソフトを導入したほうがいい理由は？
会計ソフトを導入したほうがいい理由は、事業に関するお金の動きを効率良く管理するためです。
法人でも個人事業主でも、事業を行うと、売上や経費などの収支が発生します。事業を営むうえで、お金の流れを管理することは必要不可欠です。日々の取引をすべて記帳して仕訳帳や総勘定元帳といった帳簿を作成し、事業年度ごとに決算処理を行い、税務申告を行わなければなりません。
これらの業務を会計ソフトなしで行うのは、専門的な知識や経験がなければ困難です。さらに、ミスも起こりやすくなります。
しかし、会計ソフトを使うと煩雑な帳簿付けや決算書作成などを自動化・効率化し、経理業務の手間を大幅に軽減することが可能です。ほとんどの会計ソフトは、日々の取引データを入力するだけで、蓄積されたデータと合わせて自動的に集計され、さまざまな帳簿や決算書類をスムースに作成できます。また、会計ソフトの中には、銀行口座やクレジットカードなどと連携し、取引データを自動で取り込み可能なものもあるのです。
その他にも、会計ソフトは経営状況の把握に役立ちます。入力した取引データを勘定科目ごとに確認したり、収支を表やグラフで可視化することもできるので、リアルタイムな財務状況の把握・分析が可能です。
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無料の会計ソフトを選ぶ際のポイントは？
会計ソフトの中には無料で使えるものがあります。ただし、無料で使える機能や期間の範囲は、ソフトによって異なります。無料の会計ソフトを選ぶ際には、「無料」という言葉だけではなく、その会計ソフトで何ができるか、何がしたいかをしっかり確認しておくことが大切です。
ここでは、無料の会計ソフトを選び際に特に重視すべき5つのポイントについてご紹介します。
クラウド型とインストール型の違いを知る
会計ソフトには、インターネットを経由して利用するクラウド型と、パソコンにソフトをインストールして使うインストール型があります。会計ソフトを選ぶ際には、あらかじめこれらの違いを十分に理解しておく必要があります。
クラウド型の会計ソフトは、パソコンにインストールする必要がなく、インターネット上でサービスにアクセスするだけで利用できます。インターネット環境さえあればどこからでも使えるため、テレワークや在宅勤務でも問題ありません。また、WindowsでもMacでも使用可能で、バージョンアップや更新が自動で行われるというメリットもあります。ただし、オフライン環境では利用できなかったり、通信環境が不安定な場合は処理スピードが落ちたりするだけでなく、ソフト自体が作動しなくなるといったデメリットがあります。
一方、インストール型は、インターネットに接続しなくてもオフラインで使用可能です。また、インターネット環境や通信速度に依存しないため、クラウド型に比べて処理スピードが速い傾向があり、複雑な経理処理にも対応しやすいでしょう。しかし、クラウド型に比べてMacで使えるソフトが少なく、インストールしたパソコンが故障した際の備えも必要になります。また会計や税制に関する法令改正があった場合に、その都度、会計ソフトをアップデートが不可欠です。バージョンアップをしなくても会計ソフトを使い続けることはできますが、法令の改正などに対応できないため、業務に悪影響が出るおそれがあります。
クラウド型とインストール型には、それぞれメリット・デメリットがあるので、利用環境や目的に合わせて選ぶのがおすすめです。
事業形態に適したソフトなのか確認する
無料の会計ソフトを導入する際には、そのソフトが法人向けか個人事業主向けかを必ず確認しましょう。法人と個人事業主では、決算や確定申告の際に作成しなければいけない書類の種類や数が異なります。無料の会計ソフトの中には、「個人事業主の確定申告には対応可能だが、法人の決算書作成は対象外」というものもあります。そのようなソフトを法人が導入しても、メリットを活かしきることができないでしょう。
また、無料の会計ソフトは、有料のソフトに比べて、仕訳件数やデータ量、利用人数、端末数などに制限が設けられている場合があります。例えば、事業規模が大きく取引数が多かったり、取引入力を複数の担当者で行ったりする場合、無料の会計ソフトでは対応できないかもしれません。会計ソフトを選ぶ際は、事業形態や事業規模をふまえて、必要な機能が備わっているかどうかを確認することが大切です。
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使いやすいデザインなのか事前に把握する
会計ソフトは日常的に使用するものなので、デザインや使いやすさは重要なポイントです。いくら機能的に優れていても、使いにくい会計ソフトでは手間がかかるばかりか、入力ミスなどが起こる原因にもなってしまうでしょう。それでは、「経理業務の手間とミスを軽減する」という会計ソフトの本来の目的が達成できません。
会計ソフトの導入にあたっては、入力画面などをチェックし、スムースに使えそうかを確認しておくことが大切です。特に、専門用語を知らない人や、経理業務の経験がない人にとっては、直感的に操作できるデザインの会計ソフトを選ぶと安心です。
無料で利用できる期間を確認する
「無料」をうたっている会計ソフトには、永続的に料金が発生しない完全無料のソフトと、一定期間のみ無料で使えるソフトがあります。
完全無料の会計ソフトは、ずっと料金がかかりません。ただし、使える機能に制限があることがほとんどです。
一方、一定期間のみ無料の会計ソフトは、有料プランと同等の機能を使えるケースが多いでしょう。例えば、「取引件数や売上が少なく、それほど多くの機能を必要としない」「副業の個人事業主で青色申告をしない」というような場合なら、機能面に制限のある完全無料の会計ソフトでもそれほど問題はないかもしれません。
しかし、法人や青色申告をする個人事業主の場合、完全無料のソフトの機能だけでは不十分な可能性があります。その場合は、一定期間無料の会計ソフトを試し、有料プランに移行するかどうかを検討するのがおすすめです。なお、無料期間は会計ソフトによって違うので、事前に確認が必要です。
顧問税理士と連携できるソフトなのか調べる
決算や確定申告を税理士などに依頼している場合は、顧問税理士と同じ会計ソフトを選ぶと、データのやりとりがスムースになります。
特に法人の場合は、税理士や会計事務所と顧問契約をすることが一般的です。顧問税理士や会計事務所が使用している会計ソフトと同じものを導入すれば、連携がとりやすくなり、会計業務がさらに効率化されます。
顧問契約を結ばなくても、決算や確定申告を税理士に依頼するケースは多いので、あらかじめ連携可能な会計ソフトを確認しておくといいでしょう。
無料の会計ソフトを導入する上での注意点
無料の会計ソフトを導入する場合は、前述したポイント以外にも、知っておきたい注意点があります。
ここでは、特に知っておきたい6つの注意点について、それぞれご紹介します。
機能に制限が設けられている場合がある
無料の会計ソフトは、有料のソフトに比べて、機能に制限が設けられている場合があります。「有料の会計ソフトを一定期間のみ無料で使える」というケースでも、有料プランのすべての機能を無料で使えるとは限りません。無料の会計ソフトを選ぶ際には、そのソフトでどのような機能が使えるのかをきちんとチェックすることが大切です。
例えば、仕訳件数に制限のある無料ソフトは、取引数の多い企業で使うには限界があるかもしれません。また、「入力を自動化して手間を省きたい」という理由で会計ソフトを導入する場合、取引データの自動取込や自動仕訳が使えないと、本来の目的を達成できないおそれがあります。
その他にも、作成できる帳簿の種類やデータの閲覧期間が制限されている場合もあるため、導入前によく確認しておきましょう。
利用人数に制限が設けられている場合がある
無料の会計ソフトの中には、利用できる人数や端末数に制限がかけられている場合があるため、注意が必要です。
自分1人で事業を行っている場合はあまり問題がないかもしれませんが、「複数の担当者で仕訳入力をしたい」「社内でデータの共有をしたい」などと考えている場合は、人数制限などがあると、希望どおりの使い方ができない可能性があります。
また、複数の端末で利用できないと、テレワークに対応しづらくなってしまいます。無料の会計ソフトを選ぶ際には、機能面の制限だけではなく、利用人数や端末数の制限にも気を付けましょう。
永続的に無料ではない場合がある
前述したとおり、無料の会計ソフトには、永続的に料金が発生しない完全無料のものと、一定期間のみ無料で使えるものがあります。機能が制限されてもいいからずっと無料で使いたいのか、有料ソフトのトライアルとして無料で試したいのか、あらかじめ目的を考えたうえで会計ソフトを選びましょう。
また、一定期間のみ無料で使える会計ソフトも、無料期間は1か月や1年などさまざまです。いずれは有料プランへの移行を視野に入れていたとしても、機能や使いやすさをしっかり確かめるには、無料期間が長い方が安心といえます。
サポート体制が十分ではない場合がある
無料の会計ソフトは、有料ソフトに比べてサポート体制が十分ではない場合があることを覚えておきましょう。
サポート内容は、一般的には、ソフトの種類や料金プランによって異なります。例えば、無料でも電話やメール等でカスタマーセンターに相談できる会計ソフトもあれば、反対に無料期間中はサポート対象外となるソフトもあります。
特に、初めて会計ソフトを導入する場合、慣れるまでは操作などに迷ったり、疑問が生じたりすることも少なくありません。無料の会計ソフトを選ぶときには、サポートの充実度についても忘れずにチェックしておくことが大切です。
出力できる帳票には何があるのか確認する
利用しようとしている無料のソフトについて、出力できる帳簿は何があるかきちんと確認しましょう。
帳票とは、帳簿や伝票などの総称です。無料の会計ソフトは、有料ソフトに比べて対応できる帳票の種類が少ない可能性があるため注意が必要です。法人と個人事業主では必要な帳票が異なりますし、青色申告と白色申告でも帳簿の作成方法は変わります。
せっかく無料でも、必要な帳票を作成できなければ、会計ソフトを利用するメリットが半減してしまうため、注意が必要です。
最新の法改正に対応しているのか確認する
会計ソフトを選ぶとき、意外と見落としがちなのが、法改正への対応です。税に関する制度は頻繁に改正があります。
例えば近年では、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度の導入などが挙げられます。最新の法改正に対応していない会計ソフトを使っていると、気づかないうちに法令違反になってしまうかもしれません。また、無料の会計ソフトでは、法令改正に伴うバージョンアップが行われないことも少なくありません。バージョンアップのサポートがない場合は、税制改正や書類の様式変更などのたびに自力で調べて変更するか、新たにソフトを導入し直すしかありません。
そのため、「最新の法改正に対応しているか」と同時に、「法改正があった場合のバージョンアップは可能か」ということも確認が必要です。
無料の会計ソフトが適しているのは、どんなケース？
会計ソフトの利用にあたって費用がかからないのは大きなメリットですが、すべての事業者に無料の会計ソフトが適しているとは限りません。
無料の会計ソフトが適していると考えられるのは、主に下記のようなケースです。
小規模企業もしくは個人事業主である
無料の会計ソフトは、小規模企業や個人事業主といった、規模の小さな事業者に向いています。有料ソフトに比べて機能が制限されていることが多いものの、事業規模が小さければ、問題なく利用できる可能性があるからです。
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会計業務にある程度慣れている
担当者が会計業務にある程度慣れていて、手厚いサポートが不要であれば、無料の会計ソフトでも支障はないかもしれません。ただし、その場合でも機能面に不足がないかどうかの確認は必要です。
会計ソフトをお試しで使ってみたいと考えている
「初めて会計ソフトを使うので、どのようなものか試してみたい」「有料プランを申し込む前にトライアルで利用したい」というような場合は、無料の会計ソフトがおすすめです。
会計ソフトの中には、有料プランとは別に、一定の無料期間を設けているものもあります。まずは無料で試してみて、操作性や機能面、サポート体制などに納得してから有料プランに移行する、というのもひとつの方法です。
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- ※カスタマーセンターによるサポートは、「サポート付きプラン（ベーシックプラン）」が対象です。
無料の会計ソフトを上手に活用して業務効率化を目指そう
会計ソフトの中には、無料で利用できるものがあります。また、無料の会計ソフトには、使える機能や期間にそれぞれ違いがあります。会計ソフトの操作に慣れていなかったり、簿記や会計の知識に自信がなかったりする場合は、サポートの有無も大きなポイントになるはずです。
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この記事の監修者齋藤一生（税理士）
東京税理士会渋谷支部所属。1981年、神奈川県厚木市生まれ。明治大学商学部卒。
決算書作成、確定申告から、起業（独立開業・会社設立）、創業融資(制度融資など)、税務調査までサポート。特に副業関連の税務相談を得意としており、副業の確定申告、税金について解説した「副業起業塾 
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