給与明細書をエクセル（Excel）で作る方法は？テンプレートも紹介
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会社が従業員に給与を支払う際には、給与明細書を発行しなければなりません。給与明細書は、従業員に支払う給与の計算根拠を示す書類です。毎月必ず作成する書類のため、「給与明細書を効率的に作りたい」と考えている給与計算担当者も多いのではないでしょうか。中には、「特別なソフトなどを使わず、エクセルで給与明細書を作成したい」という方もいるかもしれません。給与明細書をエクセルで作成する場合は、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。
本記事では、エクセルを使って給与明細書を作る方法や記載する項目、メリットのほか、注意点などについて解説します。また、エクセルの無料テンプレートも用意しているので、ぜひ活用してください。
※Excelは、Microsoft Corporationの米国及びその他の国における商標または登録商標です。
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給与明細書の作成・交付は会社の義務
給与明細書は、従業員に支給する給与額や手当、社会保険料、所得税などの控除の金額と、勤怠情報について記載した書類で、作成・交付は会社の義務です。
所得税法第231条には、「給与等（中略）の支払をする者は、（中略）支払明細書を、その支払の際、その支払を受ける者に交付しなければならない」と定められており、正社員、アルバイト、パートなど雇用形態にかかわらず、会社は毎月の給与支給時に、給与明細書を作成して従業員に交付する必要があります。
給与明細書についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
給与明細書に記載する項目
給与明細書の書式に決まりはなく、フォーマットは会社によって異なりますが、記載される項目は勤怠、支給、控除、その他という4つに大別されます。ここでは、一般的によくある記載項目をご紹介します。
一般的な給与明細書の例
勤怠
勤怠の項目には、給与の支給対象期間中の勤怠状況が記載されます。具体的には、出勤日数や欠勤日数、労働時間、有給休暇取得日数などです。
支給
支給の項目には、給与の基本給、各種手当、残業代といった項目別に、支給額が記載されます。なお、遅刻や早退、欠勤をした場合の控除金額も、次の控除ではなく支給の項目にマイナスで記載されます。これは、欠勤や遅刻、早退があった場合に支給額が減るためです。
各種手当についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
控除
控除の項目に該当するのは、健康保険料、介護保険料、厚生年金保険料、雇用保険料、源泉所得税、住民税といった給与から差し引かれる金額です。その他、財形貯蓄や組合費、寮費など、従業員によって個別に控除される項目もあります。
勤怠、支給、控除の項目の他に記載する内容
勤怠、支給、控除の他に記載する内容として、振込支給額（差引支給額、手取り給与）や支給日、従業員の氏名などが記載されます。
給与明細書をエクセルで作るメリット
給与明細書は、エクセルを使って作成することも可能ですが、エクセルで給与明細書を作ると、どのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットは以下の3つです。
エクセルがパソコンに入っていれば手軽に使える
給与明細書を作成するには、給与計算ソフトを使用する方法もありますが、エクセルがすでに会社のパソコンに入っていれば、手軽に給与明細書を作成することができます。給与明細書のテンプレートについても、インターネット上で無料配布されているものがあるので、手軽に利用できるのは、エクセルの大きなメリットといえるでしょう。
自社専用にカスタマイズできる
給与明細書のフォーマットを自由にカスタマイズできるのも、エクセルのメリットです。エクセルは項目の追加や削除などが簡単にできるため、自社専用の給与明細書を作成することができるでしょう。独自の手当を支給する場合なども、対応しやすくなります。
給与明細書をエクセルで作るデメリット
給与明細書をエクセルで作ることは、メリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。エクセルで給与明細書を作る前に、以下のデメリットについても確認しておくことが大切です。
作業が属人化しやすい
エクセルで給与明細書を作成する際には、作業が属人化しやすいというデメリットがあります。
例えば、担当者が独自のカスタマイズを行い、その後、異動や退職をした場合、他の従業員がそのエクセルをスムースに使うことが難しくなる可能性があります。「前任者がエクセルで作ったフォーマットの使い方がわからない」「設定されていた数式を誤って消したりずらしたりしてしまい、フォーマットそのものが使えなくなった」というトラブルが発生することもあるでしょう。
パソコンの紛失・故障の際にデータ紛失のおそれがある
エクセルで作成した給与明細書をパソコン本体に保存した場合、紛失や故障の際にデータが失われてしまうリスクがあります。また、誤ってファイルを削除してしまったり、誤った内容で上書き保存してしまったりすると、それまで入力した情報がすべてなくなってしまいます。万が一に備えて、データのバックアップは必須といえるでしょう。
給与計算をエクセルで行う方法
ここからは、給与計算をエクセルで行う方法を解説します。なお、給与計算をエクセルで行う際には、インターネット上で配布されているテンプレートを利用すると便利です。Webからダウンロードできる給与明細書のテンプレートは無料の場合が多いですが、中には有料のものもあるため注意しましょう。
必要書類の準備
給与計算をするには、まず、給与計算の根拠となる書類を準備しなければなりません。必要な書類は、以下のとおりです。
勤怠記録
勤怠記録とは、タイムカードやクラウド式勤怠管理システムの記録などを指します。出勤、欠勤だけでなく、何時から何時まで働いたか、正確に記録されている必要があります。
健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書とは、健康保険料や厚生年金保険料の計算に必要な書類です。年に1度の標準報酬月額の見直し手続き（定時決定）の他、社会保険に加入（資格取得）したときや、固定給等が変わり月額変更に該当した（随時改定）場合にも適用します。
住民税課税決定通知書
住民税課税決定通知書とは、従業員ごとの毎月の住民税納付額が記載されている書類です。毎年5月ごろに、従業員が居住する市区町村から送付されます。
健康保険と厚生年金保険の保険料額表
健康保険と厚生年金保険の保険料額表は、それぞれの保険料を計算するために使用される表です。健康保険や厚生年金保険の保険料は、標準報酬月額をそれぞれの保険料額表に当てはめて算出します。社会保険料の料率は定期的に改定されるため、必ず最新の情報を確認しましょう。また、健康保険料率は、加入している健康保険組合や事業所の所在地によって異なります。
雇用保険料率表
雇用保険料率表とは、雇用保険の保険料を計算するための保険料率が記載されている表です。雇用保険料は、月の給与総額に雇用保険料率を掛けて算出します。毎年4月に料率の見直しが行われるため、必ず最新の雇用保険料率表を確認する必要があります。
給与所得の源泉徴収税額表
給与所得の源泉徴収税額表とは、所得税および復興特別所得税を源泉徴収する際に使用される表です。税額は変わる可能性があるため、必ず最新情報を確認する必要があります。
各項目を集計・計算したらエクセルに入力する
上に挙げた書類に基づき、勤務時間の集計や支給額と控除額などの計算を行い、エクセルに入力していきます。エクセルの給与明細書テンプレートを活用する場合は、数字を入力すれば、合計金額が自動計算されるものが多いでしょう。
勤怠欄
タイムカードなどを基に、各従業員の出勤日数や欠勤日数、労働時間、有給休暇取得日数などを勤怠欄に入力します。労働時間については、残業時間や深夜労働時間についても明記しましょう。
支給欄
支給欄には基本給の他、役職手当や家族手当、住宅手当といった各種手当の金額を入力します。通勤手当は一定の限度額まで非課税なので、間違えないように注意しましょう。また、残業手当、深夜労働手当、休日出勤手当については、所定の割増率で計算した金額を記載します。
控除欄
すべての従業員が対象となる健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料、介護保険料（40歳以上の場合）、源泉所得税、住民税の控除額を入力します。財形貯蓄や組合費など、会社独自の控除がある場合は、併せて記載しましょう。なお、2024年6月支給の給与から、定額減税額の記載も必要となっています。
その他
総支給額（額面給与）や振込支給額（差引支給額、手取り給与）などの金額を入力（自動計算の場合は確認）し、従業員の氏名や社員番号、給与明細書の該当月などを記載します。
給与明細書の作成方法についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
給与明細書の無料エクセルテンプレート
弥生では、給与明細書の無料エクセルテンプレートをダウンロードすることができます。業種を問わずに利用しやすい基本的なフォーマットになり、各項目の金額を打ち込むだけで、合計金額が自動計算されます。無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してみてください。
弥生の給与明細書の無料エクセルテンプレートイメージ
給与明細書をエクセルで作るときの注意点
エクセルを使って給与明細書を作成する際には、ミスやトラブルを防ぐために、事前に確認しておきたい注意点があります。給与明細書をエクセルで作るときには、以下の点に注意しましょう。
自動計算で計算ミスや漏れを防ぐ
エクセルで給与明細書を作成するなら、必要に応じて数式を設定し、自動計算ができるようにしておくと、計算ミスや入力漏れのリスクを抑えることができるでしょう。
ただし、給与明細書を作成する担当者がエクセル操作に慣れておらず、数式の使い方がわからない場合は、かえって作業がしにくくなる可能性があります。その場合は、簡単に入力ができるテンプレートの活用がおすすめです。
計算式のメンテナンスを行う
エクセルの給与明細書に数式を設定している場合は、定期的にメンテナンスを行うことが重要です。前述したように、税率や保険料率などはしばしば改定が行われます。また、昇格による手当金額や引っ越しによる通勤手当の変更、扶養親族の増減など、支給金額や所得税などの控除額の計算に影響する変更は多くあります。
常に数式のメンテナンスをしていないと、間違った計算結果になり、従業員にも迷惑がかかってしまうため、法令改正や従業員情報の変更があったときには、必ず数式に反映するようにしましょう。
給与明細書作成には給与計算ソフトが便利
エクセルでの給与明細書作成は、コストを抑えて手軽に利用できるというメリットがある一方、作業が属人化しやすく、法令改正への対応にも手間がかかるといったデメリットもあります。特に、給与明細書に記載する税金や社会保険料の計算は複雑なので、エクセルでの作業ではミスが起こりがちです。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
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