給与明細書（給料明細書）の作成方法は？記載項目や作成手順を解説
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給与明細書は、給与を支払う事業主が従業員に対して毎月発行する書類です。従業員の生活を支える給与額を通知する重要な書類であるため、給与計算業務の担当者は給与明細書に記載する項目や、作成手順を正しく理解しておきましょう。
本記事では給与明細書についての概要や、明細書に記載する項目、準備するべき書類や作成手順などについて詳しく解説します。また、給与明細書作成を効率化する方法や作成の際の注意点、すぐに使えるExcelの無料テンプレートや、よくある質問と回答なども紹介します。給与明細書作成の際にお役立てください。
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給与明細書を作成しなければならない理由
従業員を雇用し給与を払っている事業主は、給与明細書を作成して従業員へ交付します。給与明細書を作成・交付する理由としては、主に以下の2点が挙げられます。
給与明細書の作成・交付が事業主の義務であるため
給与明細書の作成と交付は、所得税法第231条に基づき、事業主に義務づけられています。
給与明細書に決まったフォーマットはなく、それぞれの企業の運用に合わせて作成できます。給与明細書は基本的に紙で発行しますが、従業員の同意があれば電子データで発行することも可能です。
給与明細書を電子化し、メール添付やクラウド上での交付に切り替えることで、給与計算業務のペーパーレス化を進められます。給与明細書の印刷や封入、配布といった一連の業務が不要になり、業務効率化やコストカットにもつながるでしょう。
電子データによる給与明細書の発行について詳しくはこちらの記事で解説しています。
給与明細書が従業員にとって重要な書類であるため
給与明細書は、従業員にとっても重要な書類です。給与明細書が発行されなければ、従業員は自身の手取り額や控除額の計算根拠を確認できません。給与明細書の交付は、企業が正しい計算に基づき給与を支払っていることの証明としての役割も果たします。
また、住宅ローンや自動車ローンを組む際、あるいは賃貸住宅の入居審査を受ける際などに、従業員が給与明細書の提出を求められることもあります。所得額は源泉徴収票でも確認できますが、審査の場面では直近の収入状況や就労実態を証明する資料として給与明細書を提示するケースがあります。こうした実務上の重要性からも、企業は給与明細書を適切に作成・交付することが求められます。
源泉徴収票について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
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給与明細書を作成するための基礎知識
給与明細書を作成する際は、明細に記載されている各項目の意味を把握しておくと、作業をスムーズに進めやすくなります。ここでは、給与明細書の記載項目と、その内容について詳しく解説します。
給与明細書に記載する項目
給与明細書の記載項目は、「勤怠」「支給」「控除」「その他」という4つに大別できます。支給欄の合計額から控除欄の合計額を差し引くことで、給与の支給額が求められます。
勤怠
勤怠に関する項目には、出勤日数や欠勤日数、労働時間、有給休暇取得日数などが該当します。給与計算期間における従業員の勤怠状況は、給与計算の基になるデータです。
支給
支給に関する項目には、基本給や残業手当、非課税通勤費、住宅手当、役職手当、家族手当などが該当します。なお欠勤、遅刻、早退があった場合の控除金額は、控除の項目ではなく支給の項目に記載します。これは、欠勤や遅刻、早退があった場合、そもそもの支給額自体が減少するためです。
また、雇用保険料などは支給額を基に計算しますが、その場合も、欠勤や遅刻、早退による控除を反映させた後の金額を用います。
控除
控除項目には、健康保険料や厚生年金保険料などの社会保険料の他、源泉所得税、住民税といったすべての従業員が対象となる項目があります。加えて、財形貯蓄や組合費など、個別に控除される項目もあります。
その他
給与明細書には他にも総支給額（額面給与）や、振込支給額（差引支給額、手取り給与）などが記載されます。
給与明細書の作成前に準備するもの
給与明細書を作成する前に、計算の根拠となる書類を準備します。具体的には、勤怠に関する記録と控除に関する書類です。それぞれ詳しく解説します。
勤怠に関する記録
タイムカードや勤怠管理システムの記録など、従業員の勤怠情報を確認できる資料を用意します。
企業には、従業員の正確な勤怠情報の把握が求められます。出勤・欠勤日数だけでなく、出勤と退勤の時間も正確に記録しておきましょう。
控除に関する書類
給与から控除すべき社会保険料や住民税、所得税などを確認するための書類です。なお、給与計算システムやExcelシートなどに保険料率や税額などが転記されていれば、これらの書類が不要なケースもあります。
健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
健康保険料や厚生年金保険料の計算に使用する書類です。社会保険に加入（資格取得）した場合や、固定給等が変わる（随時改定）場合、標準報酬月額の見直し手続き（定時決定）をした場合に適用します。
住民税課税決定通知書
従業員ごとの毎月の住民税納付額が記載されている書類です。従業員が1月1日時点で居住している自治体に対して、毎年1月31日までに給与支払報告書を提出すると、例年5月下旬〜6月ごろに自治体から住民税課税決定通知書が送付されます。なお、中途入社社員で、前職の給与支払報告書に基づいた通知が現在の会社に届いていなければ、その年の住民税は原則として「普通徴収（本人による直接納付）」となります。この場合、会社での給与控除は行わず、翌年度の通知書が届くまでは住民税の控除なしで給与計算を行います。
健康保険と厚生年金保険の保険料額表
健康保険や厚生年金保険の保険料は、標準報酬月額を保険料額表に当てはめて求めます。社会保険料の料率は改定があるため、最新のものを確認しましょう。また健康保険料率は、健康保険組合や事業所の所在地により異なります。なお2026年4月からはあらたに、子ども・子育て支援金が追加になりました。この子ども・子育て支援金とは、少子化対策（こども未来戦略「加速化プラン」）を強化するための財源として、国が創設する新しい仕組みです。 加入している健康保険料に上乗せして徴収されるため、子どもの有無にかかわらず、すべての世代が社会全体で子育て世帯を支える仕組みとなっています。
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参照：こども家庭庁「子ども・子育て支援金制度について
」
雇用保険料率表
雇用保険料は月の給与総額に、雇用保険料率を掛けて計算します。毎年4月に料率の見直しが行われるため、最新の雇用保険料率表を確認しましょう。
給与所得の源泉徴収税額表
所得税および復興特別所得税を源泉徴収する際に使用する書類です。税額が変わる可能性があるので、最新情報を確認してください。
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給与明細書の作成手順
給与明細書は、以下の手順で作成します。残業手当や各種控除の計算方法もあわせて確認しながら進めると、作業の流れを把握しやすくなります。
1. 勤務時間を集計する
はじめに、従業員ごとに勤務時間を集計します。タイムカードなどから出勤日と欠勤日、労働・残業・遅刻・早退の時間、有給休暇取得日と有給休暇の残日数などを確認しましょう。
自動で勤怠データを集計できるタイムレコーダーや勤怠管理システムを利用している場合は、データを取り込むことで効率的に集計が可能です。
なお、労働時間の把握は、タイムカードなど客観的な方法で行うことが基本です。やむを得ず自己申告制を採用する場合には、ガイドラインに沿った実態確認や補正などの措置を講じましょう。
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参照：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
2. 残業時間と残業手当を計算する
次に、残業時間に応じた残業手当を計算します。残業手当の計算式は、以下のとおりです。
残業手当の計算式
残業手当＝1時間当たりの賃金額×割増率×残業時間
残業には時間外労働、深夜労働、法定休日労働といった種類があり、それぞれ最低割増率が異なります。残業時間を集計する際は、どの残業に当てはまるのかを正確に確認しましょう。
残業時間と残業手当について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
3. 各種手当を計算する
続いて、企業ごとに定められている各種手当を計算します。住宅手当や役職手当のように一定の条件を満たす限り継続して支払われるものと、精勤手当のように勤務状況などに応じて支給の有無が変わるものがあります。
継続支給される手当については、対象従業員の適用条件に変動がないかを定期的に確認しましょう。状況に応じて支払われる手当については、要件に該当する従業員を選定します。
なお、通勤手当は原則として非課税ですが、支給方法や金額によっては課税対象となる場合があります。通勤手段ごとに非課税限度額が異なるため、内容を確認しておきましょう。
通勤手当について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
4. 給与の総支給額を計算する
基本給、残業手当、各種手当を算出した後、給与の総支給額を計算します。給与の総支給額の計算式は、以下のとおりです。
給与の総支給額の計算式
給与の総支給額＝基本給+残業手当+各種手当-欠勤控除-遅刻・早退控除
欠勤控除や遅刻・早退控除とは、欠勤や遅刻、早退があった場合に給与から差し引かれる賃金を指します。
欠勤控除について詳しくはこちらの記事で解説しています。
5. 社会保険料を計算する
次に、給与から控除する社会保険料を計算します。広義の社会保険には健康保険・厚生年金・介護保険・雇用保険・労災保険がありますが、給与から従業員負担分として控除されるのは労災保険以外の4種類です。
社会保険料について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
健康保険料の計算
健康保険料は、標準報酬月額と健康保険料率を基に計算します。
健康保険料の計算式
健康保険料＝標準報酬月額×健康保険料率÷2
「標準報酬月額」は、7月1日時点の全被保険者を対象に、4から6月に支払われた給与（報酬）の平均額を計算し、9月から1年間適用される新しい等級を決定します。
健康保険料率は、加入している健康保険組合等が定めた保険料率で、定期的に見直しが行われます（改定されない年度もあります）。また、被保険者の居住地域によっても保険料率が異なるので注意しましょう。
健康保険料の負担は事業主と従業員で折半のため最後に2で割り、従業員負担分のみ給与から差し引きます。
こども・子育て支援金
2026年4月から、健康保険料と合わせてこども・子育て支援金が徴収されます。
支援金は健康保険料と同様に標準報酬月額を基に算出され、事業主と従業員で折半して負担します。
こども・子育て支援金の計算式
こども・子育て支援金＝標準報酬月額×支援金率÷2
こども家庭庁によると、2026年(令和8年)度の支援金率（被用者保険）は0.23%です。この支援金率は、加入している医療保険制度によって異なり、今後の社会情勢に応じて変動する可能性があります。
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参照：こども家庭庁「子ども・子育て支援金制度について」
厚生年金保険料の計算
厚生年金保険料は標準報酬月額と厚生年金保険料率を基に算出します。
厚生年金保険料の計算式
厚生年金保険料＝標準報酬月額×厚生年金保険料率÷2
標準報酬月額は、健康保険料の計算に使用したものと同一です。厚生年金保険料率は2025年11月現在、18.3%で固定されています。厚生年金保険料の負担も事業主と従業員で折半のため、最後に2で割ります。
厚生年金保険料について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
介護保険料の計算
介護保険料は、40歳以上の従業員が対象です。
介護保険料の計算式
介護保険料＝標準報酬月額×介護保険料率÷2
介護保険料は標準報酬月額と介護保険料率を基に算出します。保険料の負担は事業主と従業員で折半のため、最後に2で割ります。
介護保険料について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
雇用保険料の計算
雇用保険料は、残業手当や非課税の通勤手当も含む総支給額と、従業員負担分の雇用保険料率を基に算出します。
雇用保険料の計算式
雇用保険料＝総支給額×雇用保険料率
保険料率は業種により異なり、見直しが行われることもあるので、常に最新の保険料率を把握しておきましょう。なお、雇用保険料率は年度によっても改定される可能性があります。例えば令和8年度には引き下げられる予定です。
雇用保険料について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
6. 課税支給額と課税対象額を計算する
課税支給額とは、給与支給額のうち所得税などの課税対象となる金額のことです。基本給の他、残業手当や課税対象となる諸手当が含まれます。
課税支給額の計算式
課税支給額＝総支給額－非課税支給額
次に、課税対象額を計算します。課税対象額とは、所得税計算の際に基準となる給与所得額です。上記で算出した課税支給額から、社会保険料を差し引いて求めます。
課税対象額の計算式
課税対象額＝課税支給額－社会保険料
7. 源泉所得税を確認する
課税対象額を源泉徴収税額表に当てはめ、「その月の社会保険料等控除後の給与等の金額」で、該当する範囲の源泉所得税額を確認します。
さらに、従業員が提出済みの「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」に記されている扶養親族等の数と、「甲」欄の「扶養親族等の数」を照らし合わせて、該当欄に記載されている金額が、その月の源泉所得税額となります。
従業員が「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出していない場合は、「乙」欄の税額が源泉所得税額となります。
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参照：国税庁「令和8年分 源泉徴収税額表」
源泉所得税について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
扶養控除等（異動）申告書について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
8. 住民税を確認する
「住民税課税決定通知書」に基づき、控除すべき住民税を確認します。住民税課税決定通知書とは住民税の金額と、その算出基準となった所得や控除の金額を明示した書類のことです。従業員がその年の1月1日時点に居住していた自治体から発行されます。
住民税は毎年6月から新年度分の税額が適用されます。通知書を基に1年分の金額を把握し、管理しておくとよいでしょう。
住民税決定通知書について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
9. 各種控除額を計算する
社会保険料や税金以外に、組合費や積立金、財形貯蓄など、会社独自で控除する金額がある場合は、それらの控除額を確認・計算します。
10. 差引支給額を計算する
最後に、総支給額から控除の合計額を差し引き、差引支給額を求めます。ここで算出した金額が、従業員に支払われる手取り額となります。
差引支給額の計算式
差引支給額＝総支給額－社会保険料－源泉所得税－住民税－各種控除
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給与明細書を効率良く作成する方法
給与明細書の作成では、勤怠や手当、社会保険料など、多くの情報を正確に扱わなければなりません。効率化の方法を把握し、作業負担を軽減しつつ、運用の正確性を高めましょう。
給与計算ソフトを利用する
給与計算ソフトを利用すれば、給与計算業務の多くを自動化できます。タイムレコーダーとの連動や、勤怠管理システムと連携可能なソフトであれば、勤怠時間の集計や入力も自動で行うことができるため、作業効率が大きく向上します。
またクラウド型の給与計算ソフトなら、社会保険料や税金の料率変更、法改正などにも自動対応が可能です。
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Excel（エクセル）などのテンプレートを使用する
インターネット上には、Excelで作成した無料の給与計算用テンプレートが数多く公開されています。こうしたテンプレートを使用することで、給与計算の一部を自動化でき、自社に合わせたカスタマイズも可能です。
しかし、税率や社会保険料率の変更などがあった場合に自社で対応しなければならず、セキュリティ面でも課題があります。簡単にカスタマイズや改変ができるからこそ、入力漏れや計算式の崩れが起きやすい点にも注意しましょう。
Excelでの給与計算について詳しくはこちらの記事で解説しています。
給与明細書の無料エクセルテンプレート
弥生では給与明細書のエクセルテンプレートを無料でダウンロードできます。業種を問わず使いやすい基本的なフォーマットで、各項目の金額を打ち込むだけで、合計金額が自動計算されます。ぜひ活用してみてください。
社労士や税理士に依頼する
給与計算業務を社会保険労務士（社労士）や税理士に依頼する方法もあります。給与計算を社労士や税理士に依頼すると、明細書の作成まで行ってくれるのが一般的です。
自社で給与計算や明細の作成を行うよりコストはかかりますが、税務や労務についての専門知識を備えているため、法改正への対応も含めて任せられるメリットがあります。
社労士への給与計算依頼について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
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給与明細書を作成するときの注意点
給与明細書の作成に慣れていない場合、どの点に注意すべきか迷うこともあります。基本的な注意点を把握しておくことで、作業の精度が安定し、月々の業務負担も軽減しやすくなります。ここでは、作成時に押さえておきたい2つのポイントを解説します。
法令を遵守する
給与明細書を作成するときは、所得税法や労働基準法、各種社会保険法など、賃金計算や控除項目にかかわる法令に沿った内容となっているかを確認することが大切です。Excelなど手作業で作成する場合は、源泉徴収税額や社会保険料率、控除項目の取り扱いを最新の基準に合わせて計算し、内容をていねいに確認して進めましょう。
なお、クラウド型の給与計算ソフトを利用すれば、法改正や料率変更等に自動で対応できるため、法令遵守のための確認作業を大幅に減らせるというメリットがあります。
入力ミスに注意する
給与計算に誤りがあると従業員の支給額に直接影響するため、入力ミスには細心の注意を払いましょう。Excelのテンプレートは便利ですが、計算式の削除や参照範囲のずれなどにより誤りが生じやすく、法改正や税率変更のたびに式を見直す手間も発生します。
ミスを防ぐためには、勤怠データのインポート時に記載項目がすべて反映されているか、計算式や参照範囲に誤りがないかなどをよく確認しましょう。また、ダブルチェックの実施や、作業手順と確認項目を整理しておくと、どの担当者も同じ基準で確認でき、入力ミスの再発防止にもつながります。実務の安定化においては、運用ルールを明らかにしておくことが大切です。
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給与明細書の作成でよくある質問
給与明細に記載する項目は？
給与明細に記載する主な項目は「勤怠」「支給」「控除」「その他」です。勤怠には出勤日数や労働時間など、支給には基本給や各種手当、控除には社会保険料や税金などが含まれ、最終的に総支給額から控除を差し引いた差引支給額（手取り）が記載されます。詳しくはこちらをご確認ください。
給与明細の作成には何を使用する？
給与明細を作成するには、勤怠に関する記録（タイムカードや勤怠管理システム）と、社会保険料・住民税・所得税など控除額を確認できる書類（標準報酬決定通知書、住民税課税決定通知書、保険料率表、源泉徴収税額表など）を準備します。詳しくはこちらをご確認ください。
給与明細はExcelで作成してもいい？
給与明細はExcelで作成しても問題ありません。無料テンプレートを使えば自動計算やカスタマイズも可能ですが、税率改定や入力ミスへの対応は自社で行うことになります。また、セキュリティ面の対策も求められます。より効率的に作成したい場合は、給与計算ソフトの利用がおすすめです。詳しくはこちらをご確認ください。
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給与明細書の作成には弥生の給与計算ソフトがおすすめ
給与明細書は法令を遵守しながら、ミスなく効率的に作成することが大切です。効率化にはExcelのテンプレートを利用する方法もありますが、法改正や税率変更などがあった場合は、その都度修正しなければならず、業務が煩雑になる可能性もあります。
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※本記事は2025年12月9日時点の情報を基に制作しています。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務
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