給与明細書（給料明細書）の作成方法は？記載項目や作成手順を解説
給与明細書は、給与を支払う事業主が従業員に対して毎月発行する書類です。給与計算業務の担当者は、給与明細書に記載しなければならない項目や、実際に給与明細書を作成する手順を理解しておかなければなりません。
本記事では、給与明細書作成を含む給与計算の基本と、給与計算業務を効率化する方法について解説します。
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給与明細書の作成が必要な理由
従業員を雇用して給与を支払っている事業主は、必ず給与明細書を作成・交付しなければなりません。給与明細書を作成しなければならない理由は、以下のとおりです。
給与明細書の交付は事業主の義務
給与明細書の作成と交付は、所得税法第231条に定められた事業主の義務です。法律で定められているので、必ず作成しなければなりません。
なお、給与明細書に決まったフォーマットはありません。それぞれの企業の都合に合わせて作成できます。また、基本的に紙の書類として発行しますが、従業員の同意があれば、電子データとして給与明細書を発行することも可能です。
給与明細書を電子化して、メール添付やクラウド上での交付に切り替えることで、給与計算業務のペーパーレス化を進められます。給与明細書を印刷して封筒に入れて配付するという、一連の業務が不要になりますから、業務効率化やコストカットにもつながるでしょう。
電子データでの給与明細書発行についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
給与明細書は従業員にとって重要な書類
給与明細書は、従業員にとっても重要度の高い書類です。従業員は、給与明細書が発行されることで、給与支給額の計算根拠を確認できます。給与支給額がどのように算出されたのかを明らかにすることで、企業が正しい計算に基づいて給与を支払っていることを伝えられるでしょう。
また、車などのローンを組む際や、賃貸住宅の入居審査を受ける際などに、給与明細書の提出を求められることもあります。給与明細書は従業員の所得額を証明する書類ですから、必ず交付してください。
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給与明細書の作成前に押さえておきたい基礎知識
給与明細書の作成にあたっては、明細にどのようなことが書かれているのかを理解しておく必要があります。給与明細書に記載されている項目と、その内容について見ていきましょう。
給与明細書に記載する項目
給与明細書の項目は、「勤怠」「支給」「控除」「その他」という4つに大別できます。支給欄の合計額から控除欄の合計額を差し引くことで、給与の支給額が求められます。
勤怠
勤怠に関する項目には、出勤日数や欠勤日数、労働時間、有給休暇取得日数などが該当します。給与計算期間中の従業員の勤怠状況は、給与計算の基礎になるデータです。
支給
支給に関する項目には、基本給や残業手当、非課税通勤費、住宅手当、役職手当、家族手当などが該当します。なお、欠勤や遅刻、早退があった場合の控除金額も、控除する項目ではなく、支給に関する項目に記載します。これは、欠勤や遅刻、早退があった場合、そもそもの支給額が減るためです。
また、雇用保険料などは支給額を基に計算しますが、その場合も、欠勤や遅刻、早退による控除を反映させた後の金額を用います。
控除
控除する項目に該当するのは、健康保険料や厚生年金保険料などの社会保険料のほか、源泉所得税、住民税といったすべての従業員が対象となる項目と、財形貯蓄や組合費など、個別に控除される項目があります。
その他
給与明細書には他にも、総支給額（額面給与）や振込支給額（差引支給額、手取り給与）などが記載されます。
給与明細書の作成前に準備するもの
給与明細書を作成するには、まず根拠となる書類を揃えなければなりません。具体的には、勤怠に関する記録と、控除に関する書類が必要です。それぞれについて解説しましょう。
勤怠に関する記録
勤怠に関する記録とは、従業員の勤怠情報が確認できる記録のことです。タイムカードやクラウド式勤怠管理システムの記録などが該当します。
企業には、従業員の正確な勤怠情報の把握が義務付けられています。出勤・欠勤日数の把握だけでなく、何時から何時まで働いたのかを、正確に記録しておきましょう。
控除に関する書類
控除に関する書類とは、給与から控除すべき社会保険料や住民税、所得税などを確認するための書類のことです。なお、給与計算システムやExcelシートなどに料率や税額などが転記されている場合は、これらの書類が不要なケースもあります。
健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書は、健康保険料や厚生年金保険料の計算に必要な書類です。社会保険に加入（資格取得）した場合や、固定給等が変わる（随時改定）場合、標準報酬月額の見直し手続き（定時決定）をした場合に適用します。
住民税課税決定通知書
住民税課税決定通知書は、従業員ごとの毎月の住民税納付額が記載されている書類です。毎年1月31日までに給与支払報告書を、1月1日現在で当該従業員が居住する地方自治体に提出すると、毎年5月31日までに住民税課税決定通知書が送られてきます。なお、中途入社社員（給与支払報告書を提出していない場合）については、別の手続きが必要です。
健康保険と厚生年金保険の保険料額表
健康保険や厚生年金保険の保険料は、標準報酬月額を保険料額表に当てはめて求めます。社会保険料の料率は改定があるため、必ず最新のものを確認しましょう。また、健康保険料率は、加入している健康保険組合や事業所の所在地によって異なります。
雇用保険料率表
雇用保険料は、月の給与総額に雇用保険料率を掛けて算出します。毎年4月に料率の見直しが行われるため、必ず最新の雇用保険料率表で確認してください。
給与所得の源泉徴収税額表
給与所得の源泉徴収税額表は、所得税および復興特別所得税を源泉徴収する際に必要です。税額が変わる可能性があるので、必ず最新情報を確認してください。
給与明細書の作成手順
給与明細書は、以下のような手順で作成します。明細書の各項目を埋めるための計算方法も紹介していますので、参考にしてください。
1. 勤務時間を集計する
まずは、従業員ごとの勤務時間を集計します。タイムカードなどから、出勤日、労働時間、残業時間のほか、遅刻や早退の時間、欠勤日、有給休暇取得日と有給休暇の残日数などを確認してください。
なお、自動で勤怠データを集計できるタイムレコーダーや勤怠管理システムを利用している場合は、データのエクスポートなどを行うだけで集計が可能です。
なお、事業主には労働者の労働時間を「客観的な記録」で把握することが義務付けられています。事業者が直接、従業員の労働時間の状況を確認する手段がない場合を除き、自己申告による勤怠管理は認められません。
2. 残業時間と残業手当を計算する
次に、残業時間に応じた残業手当の計算を行います。残業手当の計算式は、以下のとおりです。
残業手当の計算式
残業手当＝1時間当たりの賃金額×割増率×残業時間
なお、残業には、時間外労働、深夜労働、法定休日労働といった種類があり、それぞれ最低割増率が異なります。残業時間の確認を行う際は、どの残業に当てはまるのかをしっかり確認してください。
残業時間と残業手当についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
3. 各種手当を計算する
続いて、企業によって設定している各種手当を計算します。
手当には、住宅手当や役職手当といった支給条件を満たす間は継続して支払われるものと、精勤手当のように状況に応じて支払われるものがあります。継続して支払われる手当については、支給されている従業員に条件の変更がなかったかどうかを確認してください。また、状況に応じて支払われる手当については、要件を満たす該当者を確認します。
なお、通勤手当は実費の場合、原則として非課税ですが、一定の金額を超える場合や一律で支給される場合など、非課税にならないケースもあります。通勤手段によっても課税ルールは異なるため、きちんと確認してください。
通勤手当についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
4. 給与の総支給額を計算する
基本給、残業手当、各種手当を算出したところで、給与の総支給額を求めます。給与の総支給額の計算式は、以下のとおりです。
給与の総支給額の計算式
給与の総支給額＝基本給+残業手当+各種手当-欠勤控除-遅刻・早退控除
従業員が欠勤をした場合や、遅刻・早退をした場合には、その分の賃金を差し引きます。
欠勤控除についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
5. 社会保険料を計算する
次に、社会保険料の計算を行います。給与から控除する社会保険料は、「健康保険料」「厚生年金保険料」「介護保険料」「雇用保険料」の4つです。
健康保険料の計算
健康保険料は、標準報酬月額と健康保険料率を基に計算します。
標準報酬月額は、社会保険料の計算を行う際の基礎になる数字です。通常は、その年の4～6月の3か月間における給与の月平均額を基に、毎年7月1日に算出します。
健康保険料率は、加入している健康保険組合等が定めた保険料率で、定期的に見直しが行われます（改定されない年度もあります）。また、被保険者の居住地域によっても保険料率が異なるので注意が必要です。
なお、健康保険料は事業主と従業員が折半して負担するため、最後に2で割り、従業員負担分のみを給与から差し引きます。
健康保険料の計算式
健康保険料＝標準報酬月額×健康保険料率÷2
厚生年金保険料の計算
厚生年金保険料は、標準報酬月額と厚生年金保険料率を基に算出します。
標準報酬月額は、健康保険料の計算に使用したものと同一です。厚生年金保険料率は、2017年9月で保険料率の引き上げが終了しており、現状18.3%で固定されています。また、厚生年金保険料も事業主と従業員が折半で負担するため、最後に2で割ります。
厚生年金保険料の計算式
厚生年金保険料＝標準報酬月額×厚生年金保険料率÷2
介護保険料の計算
介護保険料は、40歳以上の従業員のみが負担する保険料です。標準報酬月額と介護保険料率を基に算出します。また、介護保険料も事業主と従業員が折半で負担するため、最後に2で割ります。
介護保険料の計算式
介護保険料＝標準報酬月額×介護保険料率÷2
雇用保険料の計算
雇用保険料は、残業手当や非課税の通勤手当も含む総支給額と、従業員負担の雇用保険料率を基に算出します。保険料率は業種によって異なるほか、不定期に見直されるので常に最新の料率を把握することが重要です。
雇用保険料の計算式
雇用保険料＝総支給額×雇用保険料率
社会保険料の計算についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
6. 課税支給額と課税対象額を計算する
課税支給額とは、給与支給額のうち、所得税などの税金が課せられる金額のことです。基本給のほか、残業手当、非課税でない諸手当が該当します。
課税支給額の計算式
課税支給額＝総支給額－非課税支給額
次に、課税対象額を計算します。課税対象額とは、所得税の計算を行う際の基準となる給与所得額です。先ほど算出した課税支給額から、社会保険料を差し引くことで求められます。
課税対象額の計算式
課税対象額＝課税支給額－社会保険料
7. 源泉所得税を確認する
課税対象額を源泉徴収税額表
に当てはめて、「その月の社会保険料等控除後の給与等の金額」で、該当する範囲の源泉所得税額を確認します。さらに、従業員が提出済みの「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」に記されている扶養親族等の数と、「甲」欄の「扶養親族等の数」を照らし合わせて、該当する欄に記載されている金額が、その月の源泉所得税額となります。
なお、従業員が「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出していない場合は、「乙」欄の税額が源泉所得税額となります。
源泉所得税についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
扶養控除等（異動）申告書についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
8. 住民税を確認する
各自治体から送付される「住民税課税決定通知書」に記載された、控除すべき住民税を確認します。
住民税は、毎年6月に変更されます。通知書を基に、1年分の住民税を確認して一覧にしておくとよいでしょう。
9. 各種控除額を計算する
組合費や積立金、財形貯蓄など、社会保険料や税金以外に会社独自で控除すべき金額がある場合は、それらの控除額を確認・計算します。
10. 差引支給額を計算する
最後に、総支給額から控除の合計額を引いて、差引支給額を求めます。ここで算出した金額が、従業員に支給される手取り給与の金額となります。
差引支給額の計算式
差引支給額＝総支給額－社会保険料－源泉所得税－住民税－各種控除
給与明細書を効率良く作成する方法
給与を手計算して給与明細書を作成するのは、非常に手間がかかります。給与明細書を効率良く作成するには、以下のような方法があります。
Excelなどのテンプレートを使用する
インターネット上には、Excelで作成した無料の給与計算用テンプレートが多くあります。こうしたテンプレートを使用することで、給与計算の一部自動化が可能です。また、自社に合わせたカスタマイズもできます。
しかし、税率や社会保険料率の変更などが行われた場合に自社で対応しなければならなかったり、セキュリティリスクが高かったりといった問題もあります。簡単にカスタマイズや改変ができるからこそ、入力漏れや計算式の崩れなどにも注意が必要です。
Excelを使用した給与計算についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
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