労務管理システムとは? 比較ポイントやメリットを解説
更新
労務管理業務の効率化や法令遵守の徹底のため、労務管理システムの導入は多くの企業にとって重要なポイントです。システムの選び方や導入のメリット・デメリット、導入に失敗しないための選定ポイントを知っておきたい人事・総務担当者や経営者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、労務管理システムの基本から、選定のポイント、導入時の注意点まで詳しく解説します。最適なシステム選びに役立つ情報を提供しますので、ぜひ最後までご覧ください。
【最大3か月無料でお試し】弥生のクラウド給与ソフトで大幅コスト削減
今ならAmazonギフトカード半額相当がもらえる「弥生給与 Next」スタート応援キャンペーン実施中！
無料お役立ち資料【「弥生給与 Next」がよくわかる資料】をダウンロードする
人事業務に欠かせない労務管理システム・ソフトとは
労務管理とは、労働基準法に基づいて、従業員が就労しやすい環境を整備し、給与や勤怠、福利厚生などを管理するバックオフィス業務です。主な業務内容は、給与管理や勤怠管理、福利厚生や社会保険の手続き、就業規則の作成や管理など広範囲にわたり、企業としてはどれもおろそかにできません。
こうした業務を効率的に処理するため、多くの企業では労務管理システムを導入し、情報を一元管理しています。これにより、業務の効率化やミスの防止、法令遵守の強化が可能となります。特に勤怠管理は全従業員がかかわることから、労務管理システムは人事や総務部だけでなく、企業全体で活用されるものです。
また、働き方改革の推進に伴い、リモートワークやフレックスタイム制に対応しやすい労務管理システムが注目されています。使いやすく柔軟なシステムを導入することで、従業員の負担が軽減され、生産性の向上にも貢献できます。
労務管理システムの主な機能
本項目では、労務管理システムの主な機能を解説します。
従業員情報の管理
労務管理システムには、基本的に従業員の情報を管理する機能が備わっています。企業が従業員を雇用する際には、氏名や生年月日、マイナンバー、住所や扶養家族、資格や入社年月日、所属部署といった個人情報の取得と管理が必要です。
こうした情報は、紙の資料でファイリングしたり、エクセルなどで管理・保管したりしている企業も少なくありません。しかし、労務管理システムを導入すれば一元管理が容易になり、セキュリティの強化にもつながります。
入退社手続き・契約書作成
企業は従業員の入退社に伴い、さまざまな手続きを行う必要があります。例えば、健康保険や厚生年金保険、雇用保険や住民税、源泉徴収や年末調整、雇用契約や退職金の手続きなどです。
これらを紙で管理していると、ファイルを開いて確認・差し替える手間が発生し、コピー＆ペーストもできないため、読み取りミスや転記ミスのリスクが高まります。また、エクセルなどで管理していても、個別のデータを開く手間がかかり、作業が煩雑になりがちです。
しかし、労務管理システムがあれば複数のアプリケーションを立ち上げる必要がなく、ペーパーレス化にも貢献します。さらに、従業員ごとにデータが紐づけられるので、処理がスムーズに進むというメリットがあります。
給与計算業務
労務管理システムを活用することで、給与計算や年末調整などの業務がスムーズになります。給与計算はミスが許されない業務で、属人化が起こりやすく、特定の従業員に負担が集中しがちです。さらに、税制などの制度が変わるたびに、担当者は知識をアップデートしなければなりません。こうした負担があるにもかかわらず、「正しくできていて当然」と思われがちであることも、担当者にとって多大なストレスとなります。
労務管理システムを活用すれば、データの一元管理が可能になり、業務の属人化を防止できます。税制改正にも即座に対応できる機能が搭載されており、担当者の知識更新の負担が軽減されます。作業時間も短縮され、業務が効率化されます。加えて、Web給与明細を導入することで、ペーパーレス化が進み、印刷・配布作業の手間が省け、社員への通知がスムーズに行えるようになります。
勤怠管理
労務管理業務の中で、勤怠管理は特に負担が大きい業務の1つです。労働基準法に倣った管理が必要であり、膨大なデータを扱ううえに、処理に時間がかかりやすく、タイムカードの打刻漏れや不正のチェックも必要になります。さらに、ミスが発生しても、担当者がすぐに把握しにくいという課題もあります。
労務管理システムを導入すれば、作業時間の短縮やヒューマンエラーの削減、不正防止に加え、法改正への対応も容易になり、勤怠管理業務全体の効率化が可能です。ただし、これらの効果はシステムの設定や仕様によって異なる場合がありますので、選定時には注意が必要です。
労務管理システムの導入メリット
労務管理システムの導入を検討する際、作業の効率化やヒューマンエラーの削減が主な目的として挙げられます。これら以外にも多くのメリットがあるため、導入を検討する前に把握しておきましょう。
データの一元管理ができる
業務上で使用するさまざまなデータを一元管理できるメリットがあります。
企業は従業員のマイナンバーや扶養家族情報などを安全に管理する必要があり、勤怠管理データや給与計算、退職者の社会保険手続きなど、多方面の情報を安全、かつ閲覧しやすい状態におかなければなりません。しかし、これらを紙で管理すると膨大な管理スペースが必要で、労務管理担当者は都度ファイルを探して取り出す手間をかけることになります。また、エクセルなどでのデータ管理もフォルダー整理が大変で、作業のたびに複数のソフトウェアを開くことも少なくありません。
こうした手間や苦労を考えると、単一のシステムで一元管理できる労務管理システムの有用性は明らかです。
マイナンバーなどの重要なデータを管理するにはセキュリティ対策も不可欠ですが、セキュリティを強化した労務管理システムもあり、適切な選択によってリスクを軽減できます。マイナンバーは社会保険の手続きなどで必要となるうえ、退職者の情報は速やかに削除する必要があるため、登録状況がわかるシステムが便利です。
マイナンバーを管理するシステムには、労務管理システムの機能に組み込まれているものと、マイナンバー管理専用のシステムがあり、導入時の重要な検討ポイントの1つです。
データ管理を正確にできる
データ管理の正確性がアップすることも労務管理システム導入で得られる大きなメリットです。
企業では、勤怠状況や残業などの労働時間データが膨大な量になりがちです。特に、労働基準法では時間外労働や深夜労働、休日出勤などを賃金台帳に記入することが求められており、正確な管理は欠かせません。しかし、データ量や工程が多ければ、管理や処理の際にヒューマンエラーが起こるリスクも上がります。そのため、労務データの管理には多大な時間と手間がかけられてきました。
労務管理システムがあれば、各従業員が自らデータを入力できるため、記入ミスや転記ミスが減ります。また、クラウド型のシステムなら、出張や営業などで外出しているときでも勤怠申請が可能です。申請がリアルタイムで行えて、正確性が向上します。
電子申請を行うことができる
電子申請とは、行政上必要な書類提出などの手続きを、インターネット上で行えるしくみです。電子申請を利用すれば、行政機関の窓口が開いている時間にかかわりなく申請ができ、わざわざ行政機関まで足を運ぶ必要もありません。
労務管理システムにはe-GovやマイナポータルとAPI連携することで電子申請に対応しているものがあり、これを活用すると手続きの効率化や担当者の負担軽減につながります。また、紙の書類提出に比べ、業務の手間や経費削減にも役立ちます。
最新の法令を遵守できる
労務に関する法律は頻繁に改定されるため、従来は労務担当者が変更点や対応方法を学んで対処してきました。
しかし、クラウド型の労務管理システムなら、システム提供元が法律の改正などを踏まえてアップデートを行います。これによって最新の法令に準拠した運用が容易になり、法律改定時の業務の混乱や、解釈ミス・対応ミスのリスクを低減できます。
労務管理システムの導入の課題
この項目では、労務管理システム導入時に直面しやすい課題について解説します。導入前にしっかりとポイントを把握し、システムのメリットを十分に活かせるよう備えましょう。
コストが発生する
労務管理システムを導入し、社内で定着させ、成果を出すためには一定のコストがかかります。とはいえ、コストだけに焦点を当ててしまうと、必要な機能が欠けたり、期待したほど効率が改善されなかったりする可能性があります。
そのため、自社にとって必要な機能をしっかり把握しておき、初期費用だけでなくランニングコストにも目を向けること、トータル的なコストパフォーマンスの高さに着目することが重要です。
また、システムのタイプ（クラウド型やオンプレミス型）によってコストは異なるため、システムの選定時には「労務管理システムの種類」に関する情報を確認し、価格の違いを理解することが大切です。
従業員の理解が必要である
多くの企業では、組織の上層部が号令をかけることで、システムの導入速度が上がります。しかし、システム導入のメリットや企業としての目的が従業員に理解されていないと、社内への定着が遅れ、期待した効果を得られないこともあります。そのため、新システム導入の目的やメリットを説明し、従業員にその価値を理解してもらうことが重要です。慣れない時期には手間に感じることもありますが、最終的には従業員にとってもメリットがあることを浸透させましょう。
また、操作性の高さやサポート体制にも目を向けて、従業員が快適に使える環境を整えることが大切です。
労務管理システムの種類
労務管理システムは大きくクラウド型とオンプレミス型に分けられます。どちらを選ぶかは、企業の規模やニーズによって異なるので、各タイプの特徴を理解し、適切なシステムを選ぶことが重要です。システム選定をスムーズにするためにも、種類による違いを理解しましょう。
クラウド型
クラウド型の労務管理システムは、システム提供側が用意したクラウドサーバー上のソフトウェアを利用します。オンプレミス型のように自社でサーバーを用意する必要がなく、システム自体を開発する手間もないため、導入コストを抑えられるというメリットがあります。
また、法改正があった場合、システム提供側がアップデートしてくれるので、最新の法令への対応が容易です。さらに、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能なので、出張やテレワークなど、柔軟な働き方にも対応できます。
インターネット環境がなければ利用できないデメリットはありますが、導入コストの安さや手軽さ、多様な働き方への対応のしやすさといったメリットが大きいことから、現在クラウド型は労務管理システムの主流となっています。
オンプレミス型
オンプレミス型の労務管理システムは、自社専用のシステムを開発することが特徴です。自社オリジナルのシステムを構築するため、細かい点までカスタマイズが可能で、特定のニーズに合わせた機能を実装できます。これがオンプレミス型の大きなメリットです。
しかし、自社でサーバーを用意しなければならず、システム開発も必要なことから、導入にかかるコストと期間はクラウド型に比べると大きくなります。
加えて、法改正が行われた場合や新しい機能の追加には別途対応が必要となる場合があるなど、ランニングコストがかかる点にも注意しなければなりません。
そのため、オンプレミス型は、自社専用の機能が必要な場合や、企業規模が大きくセキュリティ要件が厳しい場合、またはシステムの機能を柔軟に追加・カスタマイズする必要がある場合などに適しています。
労務管理システムの比較・選定ポイント
労務管理システム導入で失敗しないためには、目的や自社の特徴を踏まえた比較検討が欠かせません。以下ではシステム選定のポイントを解説します。
自社に合った機能があるか
新たなシステムの導入にあたっては、まず導入の目的や求めることを明確にすることが重要です。この点がおろそかになると、「手間や費用をかけて導入したのにシステムが自社に合わなかった」といった失敗につながりかねません。
目的が明確であれば、対応する帳票の種類や自社が必要とする機能を選びやすくなり、導入を失敗するリスクを減らせます。さらに、自社に有用な機能が多ければ成果にもつながりやすいので、カスタマイズ性の有無にも着目することを推奨します。
従業員が使いやすいか
労務管理システムは使用頻度が高く、多くの従業員がアクセスすることを前提に選ばなければなりません。そのため、インターフェースの操作性の高さや、だれにとってもわかりやすいことを基準として選ぶよう心がけるとよいでしょう。
さらに、業種や業務内容にもよりますが、従業員のITリテラシーに差があることも考慮しておくと、導入後の操作ミスや入力ミスを減らせます。導入にあたっては、他部署から意見を聞き、社内でサポート体制を整えることが成功のカギとなります。
他のシステムと連携可能か
既に会計や給与システムなどを導入している企業も多いため、新たに導入する労務管理システムが既存のシステムと連携できるかどうかも非常に重要なポイントです。
例えばエクセル書き出し機能があるシステムを選ぶと従来の業務との親和性を維持しながら連携できます。
また、電子申請による行政手続きを既に行っている、またはこれから取り入れたいと思っている企業には、電子申請APIに対応しているシステムの選定がおすすめです。これにより、手続きの効率化やミスの削減を図れます。
サポートが充実しているか
労務管理システムは一般的に多くの機能を有しているため、使い始めてから操作がよくわからないといったこともあり得ます。また日々の労務管理業務の中では、先送りしにくいことでもあり、サポートが充実していると安心です。
導入後のサポート、質問への対応といったアフターサービスが充実している提供元なら、システム全体にも配慮していることが期待できます。そこで、アフターサービスの品質は提供企業を選択する基準としても有効です。
セキュリティ対策ができるか
労務管理システムは、従業員の収入やマイナンバー、扶養家族の情報など、重要な個人データを扱います。そのため、情報漏えいや改ざんなどがあると従業員に被害が及ぶだけでなく、企業としての信用も低下します。また、ウイルス感染により、復元対応に膨大な工数がかかり、業務が停止したり、訴訟に発展したりする可能性があります。過去にこうした事案が発生しているため、セキュリティ対策について十分に確認し、適切な対応を行うことが重要です。
選択の際に意識したいのは、データの暗号化や権限のないユーザーのアクセス制御、操作ログが記録できることや不正ログイン対策の内容などであり、さらにサーバーの堅牢性やバックアップデータによる復元可能性なども重要です。
弥生給与 Nextは労務管理で求められる機能が充実
企業における労務管理業務は幅広く、要するマンパワーも多いので、労務管理システム導入による効率化が期待できます。
さまざまな企業が労務管理システムを提供していますが、導入コストが低く法改正にも対応しやすいクラウド型がおすすめです。扱いやすさや既存システムとの連携、サポート体制やセキュリティ対策に着目して、自社にマッチしたものを選びましょう。
「弥生給与 Next」は、労務管理業務の効率化を強力に後押しします。自社に合ったツールを活用して、業務の効率化を目指しましょう。
無料お役立ち資料【「弥生給与 Next」がよくわかる資料】をダウンロードする
「弥生給与 Next」で給与・勤怠・労務をまとめてサクッとデジタル化
弥生給与 Nextは、複雑な人事労務業務をシームレスに連携し、効率化するクラウド給与サービスです。
従業員情報の管理から給与計算・年末調整、勤怠管理、保険や入社の手続きといった労務管理まで、これひとつで完結します。
今なら「弥生給与 Next」 スタート応援キャンペーン実施中です！
この機会にぜひお試しください。
この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務
中小企業を経営する上で代表的なお悩みを「魅せる会計事務所グループ」として自ら実践してきた経験と、約3,000社の指導実績で培ったノウハウでお手伝いさせて頂いております。
「日本で一番喜ばれる数の多い会計事務所グループになる」
この夢の実現に向けて、全力でご支援しております。
解決できない経営課題がありましたら、ぜひ私たちにお声掛けください。必ず力になります。
