請求明細書とは？作成するメリットや主な記載項目を解説
監修者： 小林祐士（税理士法人フォース）
更新
請求明細書は、請求書よりも詳しい取引内容を記載する書類です。請求書と併せて送付されることもありますが、請求明細書自体を請求書とすることもあります。また、適格請求書（インボイス）には、取引年月日や取引内容を記載する必要がありますので、請求明細書を適格請求書として発行する事業者も多いのではないでしょうか。
そのため、請求明細書の書き方のポイントを押さえておくとよいでしょう。
本記事では、請求明細書の目的や請求書との違い、主な記載項目などについて詳しく解説します。請求明細書を適格請求書等保存方式（インボイス制度）に対応して作成する際のポイントや、メール送付する際の注意点も紹介します。
請求明細書とは、商品・サービスの詳細な内訳を記載した書類のこと
請求明細書とは、提供した商品やサービスの詳細な内訳を記載した書類です。請求内容を細かく伝えるために、請求書と併せて買手側に送付されるケースがあります。中には、請求書と請求明細書の内容を1つの書類にまとめて、請求明細書自体を請求書として作成・送付しているケースもあります。
請求明細書の発行は義務ではありません。ただし、請求明細書を発行すると買手側に請求内容を詳細に伝えられるメリットがあるため、必要に応じて作成・発行しましょう。
請求明細書を適格請求書として扱う場合、買手側（ただし、課税事業者である場合）から適格請求書の発行を求められたら、売手側は適格請求書の発行と控えの保存を行うことが義務となっています。
請求明細書と請求書・合計請求書との違い
請求明細書、請求書、合計請求書の3つの書類は、買手側に支払いを求める目的で発行することが共通点です。しかし、書類の使われ方はそれぞれ異なります。
請求明細書は請求内容の詳細を伝えることが主な目的であるのに対して、請求書は取引先に商品・サービスの代金の支払いを求めることが目的です。請求明細書では提供した商品・サービスの内訳を細かく記載する必要がありますが、請求書ではそれらを記載しなくても問題ありません。
なお、適格請求書は一定期間内の取引をまとめて記載する方法や、商品名などを包括的に記載し、それが課税資産の譲渡に該当することを明示する方法でも記載できます。このように請求書では内容を包括的に記載し、請求明細書で項目などを細かく記載するケースもあります。
合計請求書とは、一定期間内の複数の取引を1つの請求書にまとめたものです。請求書や請求明細書と同じく支払いを求めることを目的とした書類ですが、取引内容を記載しないため、合計請求書を適格請求書として扱うことはできません。必然的に複数の売上や取引内容をまとめた適格請求書を発行したい場合は、請求明細書を使用することとなります。
請求明細書が必要となるケース
請求書と請求明細書を1つの書類としてまとめて作成・発行している企業は多くありますが、これらは別々に作成・発行しなければならないケースがあります。請求明細書が必要となる2つのケースを紹介します。
取引内容が多岐にわたるケース
取引内容が多岐にわたるケースでは、明細を記載できる請求明細書の作成・発行が必要な場合が多いでしょう。
原則として、請求明細書は請求書と同時に発行します。これは、請求明細書は請求書を補足することを目的として発行されるケースがほとんどであるためです。
取引内容の概要と金額を記載した請求書と、その内容を詳しく確認できる請求明細書を併せて発行することで、取引内容が多岐にわたる場合でも、取引内容の詳細を確認しやすくなります。
適格請求書には「取引内容」の記載が必要であるため、請求明細書を請求書として発行するケースが多くなるでしょう。
買手側に発行を依頼されたケース
請求明細書を発行するよう買手側からの要望があった場合も、請求明細書の作成・発行が必要です。請求明細書を発行することで、請求書の内訳を確認でき、処理もスムーズに進められるようになります。
特に、多くの企業と多くの取引を行っている事業者は、取引の発生日や金額を個別に把握するために、売手側に請求明細書の発行を依頼することがあります。売手側は、発行を依頼されたら速やかに対応しましょう。
請求明細書を作成するメリット
請求明細書を作成することには複数のメリットがあります。主なメリットは下記のとおりです。
請求内容をひとめで確認できる
請求明細書を発行すると、取引が多岐にわたる場合でも売手側・買手側共に内容をひとめで確認できます。請求内容の確認が容易になれば、請求処理のスムーズな進行が可能です。
なお、請求明細書は月の取引をまとめて記載しても、1件ずつ個別に記載しても問題ありません。記載方法については取引先と話し合い、合意したうえでフォーマットを決めることをおすすめします。
請求明細書の記載項目
請求明細書を適格請求書として扱うことを前提として、主な記載項目を紹介します。適格請求書を作成する際の参考にしてください。
宛名
請求先の宛名は、必ず正式名称で記載しましょう。略称は使わず、後株か前株かなども確認したうえで正しく記載します。
担当者には「様」を使いますが、担当者名が不明であれば「ご担当者様」でも問題ありません。担当者が決まっていない場合は、会社宛または部署宛にして、組織名の末尾に「御中」を使用するのが適切です。
発行日
請求書の発行日は、取引先と取り決めた日付を記載します。
発行日は請求書の作成日や印刷日などにすることができますが、売手側の都合で判断せず、買手側に確認した日付を記載してください。
請求者の会社名・所在地・電話番号など
請求者の会社名・所在地・電話番号は、請求書を発行する売手側の情報を記載します。必要に応じて担当者名も記載します。
適格請求書発行事業者の登録番号
登録番号は、適格請求書（インボイス）発行事業者に割り振られる番号です。
適格請求書発行事業者の登録を受けると、登録番号が通知されます。法人はT＋13桁の法人番号、個人事業主や人格のない社団などの場合はT＋13桁の数字となります。
取引が行われた日付
請求明細書には取引が行われた年月日の記載も必要です。取引が複数ある場合も、それぞれ記載してください。
商品・サービス名
商品・サービス名は、取引ごとに記載してください。詳細かつ正確に記載することが大切です。
軽減税率の対象品目である旨
適格請求書では、軽減税率の対象品目がわかるよう記載する必要があります。請求内容に軽減税率の対象品目がある場合は、取引内容の末尾に「※」や「*」などを付けて、軽減税率の対象品目である旨を示してください。
数量
数量は、提供した商品・サービスの数です。こちらも取引ごとに間違いのないよう記載してください。
単価
商品・サービスの単価も、取引ごとに記載します。単価を間違って記載すると、金額も誤ったものとなるため、正確に記載しましょう。
金額
商品・サービスの数量に単価を掛けたものが金額です。取引ごとに記載してください。
消費税額
消費税額は、取引内容に応じて標準税率10%・軽減税率8%を記載します。
消費税額を税別金額を基に計算する場合は、税率ごとに区分した合計金額にそれぞれ10%または8%を乗じて行います。税込金額を基に計算する場合は、税率ごとに区分して合計した金額に10/110または8/108を乗じて行います。
なお、適格請求書では、1つの請求書につき税率ごとに1回ずつ端数処理を行うことが取り決められています。
請求金額
請求金額は、消費税を含む請求額の総額です。
税率ごとに合計した対価の額
税率ごとに合計した対価の額も、適格請求書に記載が必要です。消費税は標準税率（10%）と軽減税率（8%）で区別し、それぞれで合計した対価の額（税抜きまたは税込み）を記載します。
税率ごとの消費税額
消費税は標準税率（10%）と軽減税率（8%）で区別し、税率ごとの消費税額も記載してください。
請求明細書を作成する際は請求書と分けて発行するかの確認が必要
請求明細書を作成する際は、請求明細書は請求書と分け、別途作成する必要があるかどうかを買手側と確認することが大切です。
インボイス制度が開始されても同様です。請求明細書を作成する際は、請求書と分けて発行するかどうかを買手側に確認しましょう。
請求明細書の送り方
請求明細書には複数の送り方があります。主な送り方は以下のとおりです。
郵送する
郵送は、請求明細書を紙で作成した場合の送り方です。請求明細書を封筒に入れ、切手を貼り郵送します。
メールで送る
請求明細書を電子データで作成した場合は、メールで送ります。請求明細書のファイルをメールに添付し、送信します。誤送信や添付のし忘れなどに注意しましょう。
電子データで送付された請求明細書は、電子帳簿保存法の「電子取引のデータ保存」の対象となります。請求明細書をメールで送る際の注意を次項で紹介します。
請求明細書をメールで送付する際の注意点
請求明細書をメールで送付する際には、いくつか注意しておきたい点があります。主な注意点は下記の4つです。
買手側の合意を得ていないと認識の相違が起きる可能性がある
請求明細書をメール送付する際は、買手側に請求明細書をメールで送ることについて合意を得ていないと認識が食い違う可能性があるため、注意が必要です。
請求明細書は請求書と共に送るケースもあるため、買手側が請求明細書を送付されることを認識していない場合、複数のファイルを受領して混乱してしまう可能性があります。請求明細書を発行することを買手側に事前に伝え、合意をとったうえで送付するようにしましょう。可能であれば、口頭による伝達のみではなく、取り決めの内容に認識の相違がないように書面として残しておくことや請求明細書の原本を送付するか否かも併せて書面に明記しておくこともトラブルを防ぐためには大切です。
押印の形式を確認していないと再送付を依頼されることがある
「印鑑を直接押印する」「電子化した印鑑を使用する」といった押印の形式についても、請求明細書をメール送付する際、事前に買手側と合意しておきましょう。押印は義務ではありませんが、企業によっては、紙の書類に直接押印することを重視する場合があるため、確認をせず電子印鑑で対応すると紙の請求明細書に押印し直して再送付するよう依頼されるかもしれません。反対に、電子印鑑で対応するよう依頼される可能性もあります。
なお、直接押印する場合は、紙の請求明細書に押印をし、画像データ化してメール送付します。電子化した印鑑を使用する場合は、印影を画像データ化して使用する方法や、電子印鑑サービスを利用する方法があります。
いずれの場合でも、請求明細書をメール送付する前に買手側と合意しておくことをおすすめします。
改ざんなどの危険性がある
請求明細書をメール送付する場合、ファイルを改ざんされる危険性があることに注意が必要です。
WordやExcelのままで送付すると、ファイルの内容は容易に変更できてしまいます。また、WordやExcelをPDF化しても改ざんの危険性があります。読み取り専用にする、編集権の制限を設けるなどによって改ざんが難しくなるため、適切に対処することがおすすめです。なお、適格請求書は、原則として、買手側で修正することはできないと取り決められています。なお、再発行せずに修正する場合は、売手側と買手側で修正する内容を共有して修正することも可能です。
パスワードをかけないと情報漏えいになる可能性がある
請求明細書をメール送付する際は、ファイルにパスワードをかけて送ると安心です。パスワードがかけられていないと、万が一、メールの送付先を間違えた場合、情報漏えいになる可能性があります。
パスワードを設定しておけば、送付先を間違えてもパスワードがわからなければ、請求明細書情報が見られてしまうことはありません。送付先の誤りが情報漏えいに発展してしまわないよう、ファイルにはパスワードを設定しておきましょう。
また、システムからダウンロードする形式で請求明細書を送付できるシステムもあるので、検討するとよいでしょう。
請求明細書は適切に管理することが大切
請求明細書が適格請求書に該当する場合は、発行後は適切な方法で管理する必要があります。
請求明細書を自社で発行した場合は、「入金待ち」「入金済み」のどちらであるかによって管理し、入金後は「月ごと」「取引先ごと」で管理するとよいでしょう。
売手側から請求明細書を受領した場合は、「未払い」「支払い済み」で管理し、支払いが終わったら月ごと・取引先ごとで管理してください。
請求明細書の保存期間は、法人の場合は原則7年、個人事業主の場合は原則5年です。副業などで雑所得を得ている方のうち、前々年の該当の業務による収入が300万円を超えた場合も5年間保存する必要があります。請求明細書が適格請求書に該当する場合は7年間の保存が必要です。
請求明細書を活用し、請求業務を効率化しよう
請求明細書は、請求書の内容を補足し、取引の詳しい内訳を確認できるようにすることを目的に発行する書類です。
請求明細書を発行すれば、買手側・売手側共に請求内容を細かく確認でき、請求漏れや過剰請求といったトラブルを防ぐことができます。ただし、請求明細書は請求書と同様、機密情報が記載されているため、メール送付する際は特にセキュリティ面に注意してください。
弥生の請求書作成サービス「Misoca」は、請求明細書付きの請求書テンプレートを利用できます。請求書と請求明細書をセットで作成・発行することで、事務・経理の処理の手間を省き、請求業務の効率化につなげられます。ぜひ、導入をご検討ください。
この記事の監修者小林祐士（税理士法人フォース）
東京都町田市にある東京税理士会法人登録NO.1
税理士法人フォース 代表社員
お客様にとって必要な税理士とはどのようなものか。私たちは、事業者様のちょっとした疑問点や困りごと、相談事などに真剣に耳を傾け、AIなどの機械化では生み出せない安心感と信頼感を生み出し、関与させていただく事業者様の事業発展の「ちから＝フォース」になる。これが私たちの法人が追い求める姿です。
