請求書業務のアウトソーシングとは？サービスの上手な利用法も解説
監修者： 小林祐士（税理士法人フォース）
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請求書業務には、請求内容と請求金額の確認、請求書の作成、送付の他、入金確認や消込、入金が遅れた場合の各種対応といった多くの工程があります。請求書業務を紙ベースで進めている場合は、送付する際に印刷や封入、郵送といった業務も発生するため、担当者の負担は大きくなります。事業が成長すると取引量も自ずと増え、請求書業務にかかる時間や手間は増加していくでしょう。
こうした請求書発行に関係する業務は、アウトソーシングすることが可能です。アウトソーシングできる会社は多数あり、そのサービス内容も多様化しています。上手に利用すれば請求書業務を効率化できますが、注意したいデメリットもあるため、自社の状況に合ったサービスを選ぶことが大切です。
本記事では、請求書業務を社内で行う際に散見する課題や、請求書業務のアウトソーシングのサービス内容について紹介。アウトソーシングのメリットやデメリット、上手な利用法なども併せて解説します。
請求書業務を社内で行う際の課題
請求書業務を社内で行う場合、具体的にはどのような課題があげられるでしょうか。請求書業務を社内で行う際の課題を、3つのポイントに分けて紹介します。
ヒューマンエラーが起きやすい
請求書業務における課題としてまずあげられるのは、ヒューマンエラーです。社内の担当者だけで請求書業務を行う場合、データ入力ミスや請求書の誤送などのヒューマンエラーを完全に防ぐことは困難です。
取引量が増えるほどデータ入力の手間も増え、自ずと手入力によるミスも起きやすくなります。また、請求書を送付する際も、人為的なミスで他の取引先に送ってしまうことがあるでしょう。
請求書発行におけるミスを防ぐためには、ダブルチェックを行うといったリソースを割かなければなりません。
人件費がかかる
従来のように紙ベースの請求書業務を続けている場合、以下のような業務は手作業で行うことが多く、その分の人件費がかかります。
紙の請求書業務にかかる人件費の例
- 印刷した請求書1枚1枚に角印を押す工数
- 請求書を送付する際、封筒に宛名ラベルや切手を貼る工数
- 請求書の控えを印刷・ファイリングして保管する工数
- 請求書を発行・発送した後の進捗状況を共有する工数
これら一連の作業は、取引件数が多くなるほど増加するため、人件費抑制のうえでも担当者の負担はできるだけ減らしていきたいところです。
紙の請求書だとリモートワークが浸透しない
紙ベースで請求書業務を行う場合には、請求書の発行や押印などのために出社する必要があります。そのため、従業員によっては完全にリモートワークに切り替えることが難しくなり、全社的なリモートワークの浸透は困難になるでしょう。
自社の課題に合わせて、請求書業務をアウトソーシングする
請求書業務のアウトソーシングとは、請求書の作成や送付を、外部の代行サービス会社に委託することをいいます。外部の会社に自社の請求情報を共有するだけで、請求書の作成から送付までの業務を代行してもらうことが可能です。
また、代行サービス会社によっては、入金確認や入金消込、代金回収、督促といった関連業務も代行してもらえます。
請求書業務のアウトソーシングを利用すると、社内の担当者の業務負担が軽減されることをはじめ、さまざまなメリットを得ることができるでしょう。
なお、アウトソーシングできる会社は多数あり、そのサービス内容も多様化しているため、自社の状況や課題に合わせて選ぶことをお勧めします。
請求書業務をアウトソーシングするメリット
請求書業務をアウトソーシングすると、具体的にはどのようなメリットが期待できるのでしょうか。
ここでは、アウトソーシングのメリットを、6つのポイントに分けて紹介します。
請求書業務にかかっていたコストの削減が期待できる
アウトソーシングを利用すれば、請求書業務にかかるコストの削減が期待できます。請求書業務をアウトソーシングすると、請求書代行システムや代行サービスの利用料だけで請求書業務を完結できるようになります。
社内で請求書を発行・保存していた場合にかかった人件費や印刷代、用紙代、封筒代の他、郵送代やファイル代といったコストを算出し、サービスの利用料と比較してみてはいかがでしょうか。
ヒューマンエラーが軽減される
請求書業務のアウトソーシングに対応している代行会社の多くは、請求書の作成・発行プロセスをシステム化しています。
委託元から共有された請求書に必要なデータの入力を自動で行うため、元データさえ正確であれば、ヒューマンエラーが起こるリスクは極めて低いといえるでしょう。
働き方改革を推進できる
請求書業務をアウトソーシングできれば、担当者が承認や押印、封入などのためだけに出社する必要がなくなります。
経理部門におけるリモートワーク導入の一助となり、働き方改革を実行できるようになるでしょう。
ペーパーレス化を推進できる
請求書業務のアウトソーシングの中には、請求書のデータをクラウド上で一括管理しているサービスもあります。
請求書データの確認や管理がクラウドにアクセスするだけで容易に行えるようになると、参照したい過去の請求書情報などの検索もスムーズになり、ファイリングされた紙の請求書を探すような作業がいらなくなります。自ずと社内のペーパーレス化の推進にも役立つでしょう。
コア業務に注力できる
請求書業務をアウトソーシングすると、自社内では請求データをまとめるだけで請求書業務が完了します。
請求書の作成とチェック業務はもちろん、送付などにかけていた時間や人員を他の業務に回すことが可能となるため、営業や営業事務、経理、経営者といった請求書業務に関わる人たちがコア業務に集中できるようになるでしょう。
人材不足を解消できる
請求書業務には経理関連の知識やスキルが必要なため、担当者の異動や退職によって人手が足りなくなるケースもあります。
その点、アウトソーシングを利用すれば、人材不足によって業務が滞るリスクが削減されるだけでなく、人材不足の解消そのものにもつながります。
請求書業務をアウトソーシングするデメリット
請求書業務のアウトソーシングには、注意したいデメリットもいくつかあります。アウトソーシングサービスを利用する際は、以下のデメリットも踏まえて慎重に検討することが大切です。
柔軟な対応が難しい場合がある
請求書業務をアウトソーシングすると、請求内容の変更などのイレギュラーな事態に対して、自社で行うような迅速な対応ができない可能性があります。請求内容に変更などが発生した場合は、変更内容をサービス提供会社に伝えて、都度修正してもらわなければならないためです。
請求書業務のアウトソーシングだと、緊急時などに柔軟に対応することが困難になる点はデメリットといえます。
委託費用がかかる
請求書業務をアウトソーシングすれば、請求書の発行や保存にかかるコスト削減につながると前述しましたが、外部委託する業務量や範囲によっては委託費用が高額になり、かえってコストが増加する可能性もあります。
請求書業務のアウトソーシングにかかる費用は、1件当たりで設定されているケースもあれば、月に何回発行するのかで設定されているケースもあります。
単価はそれほど高くないとしても、依頼件数が増えれば費用もかさむため、サービスの料金設定と発注量の見込みについてはよく確認する必要があるでしょう。
情報漏えいのリスクがある
請求書業務のアウトソーシングは、サービスの性質上、取引先の情報を社外に共有する必要があります。そのため、情報漏えいのリスクがないとは言い切れない点はデメリットです。
できる限り情報漏えいのリスクを減らし、万が一に備えるためにも、アウトソーシング先のセキュリティ体制は万全か否かの確認は必須事項といえるでしょう。また、委託先と機密保持契約を締結することも大切です。
自社が利用している会計システムなどと連携できない場合がある
請求書業務をアウトソーシングする際、多くの場合は請求データの共有や作成・発行した請求書のデータ管理のためにシステムを利用します。しかし、アウトソーシングの委託先と自社が利用してきた会計システムや顧客管理システムなどと連携できなければ請求データをシームレスに共有することは困難となります。自ずと、アウトソーシングで期待できる業務効率化の価値は目減りするでしょう。
自社で利用している会計システムなどとアウトソーシングの委託先のシステムが連携可能かどうかは、事前に確認することが必須です。
社内にノウハウが蓄積されない
請求書業務をすべてアウトソーシングすると、自社内で一連の請求書業務に対応することがなくなるためノウハウが蓄積されず、請求書業務に必要な知識やスキルを持った人材を育成できなくなる可能性があります。
また、なんらかの事情でアウトソーシングができなくなった場合、自社に請求書業務に対応できる人材がいなければ、迅速な請求書の作成や発行は困難となります。
アウトソーシングへの依存度が高すぎると、自社で請求書に関するノウハウが蓄積されず、臨機応変な対応をとれなくなる点はデメリットです。
請求書業務のアウトソーシング先の選び方
請求書業務のアウトソーシングを利用する際は、自社の課題に合った対応が可能な会社を選ぶ必要があります。依頼できる業務の対応実績が自社の請求書業務の状況に合っていなければメリットを享受できない可能性もあるため、委託先は慎重に比較検討しましょう。ここでは、請求書業務のアウトソーシング先の選び方を具体的に紹介します。
依頼できる業務の内容で選ぶ
請求書業務のアウトソーシング先を検討する際には、まず依頼できる業務内容などを確認します。具体的には、下記のような項目をチェックしてください。
アウトソーシング先を選ぶ際にチェックすべき項目
- 請求書業務の範囲
- 最小ロット数
- 対応可能な件数の規模
- 依頼から発送までのタイムスケジュールの長短
- サポート体制の充実度
自社が依頼したい業務に滞りなく対応できるか、各社の対応実績を慎重にチェックしましょう。
価格で選ぶ
アウトソーシング先の料金設定をよく確認し、十分な費用対効果が見込めるかどうかもチェックしましょう。現状の請求書業務にかかっている人件費や諸費用と、アウトソーシングした際にかかる費用は正確に比較することが重要です。
セキュリティレベルの高さで選ぶ
請求書業務のアウトソーシングには、自社の請求データを共有することになります。そのため、アウトソーシング先のセキュリティ対策が十分であるかどうかは、重要なチェックポイントです。
安全性を確保するための取り組みや導入実績などもチェックして、十分に信頼できる会社か判断しましょう。
自社が利用している会計システムなどとの連携性で選ぶ
アウトソーシング先へ請求データを共有するにあたって、アウトソーシング先のシステムと自社が利用している会計システムなどが連携できれば、請求書業務はより効率化できます。
自社で利用している会計システムなどとの連携性を確保できるかどうかも、事前にチェックしておくとよいでしょう。
請求書業務のアウトソーシングを活用するポイント
請求書業務をアウトソーシングして効率化を図るには、活用するためのポイントを押さえておくことが大切です。請求書業務をアウトソーシングする際には、下記の3つのポイントを押さえるようにしましょう。
委託する目的を明確にする
まずは自社の請求書業務のプロセス全体を振り返り、解決・改善すべき課題を明確にしてください。課題が明らかになればアウトソーシングする目的も決まり、どのようなサービスに対応している会社へ委託すればよいのか絞り込めます。
自社が本当に必要としているサービスを提供している会社が見つかれば、効率的かつ低コストに利用できるでしょう。
委託したい業務だけ委託する
アウトソーシングのデメリットでも解説したように、請求書業務のすべてを委託すると、自社内に請求書業務のノウハウが蓄積されず、請求内容の変更にも迅速に対応しにくくなります。
請求書業務の中のコア業務は自社で対応し、単純作業のみを外部へ委託するなど、委託したい業務を絞るのも上手な利用法といえます。
安心して委託できるアウトソーシングを利用する
前述したように、請求書業務のアウトソーシングは、取引先の情報を委託先に共有することとなるため、情報漏えいのリスクがあります。
その代行会社が万全なセキュリティ対策を整えているのか、実績は豊富で委託元からの評価も高いかなど、セキュリティ水準や評価を確認し、安心して委託できるアウトソーシングを利用しましょう。
「第三者による定期的な監査」や「脆弱性のモニタリング」「社内ガバナンスの徹底」なども実施している企業であれば、実施していない企業に比べると安心して委託することができ、自社の担当者は思い切ってコア業務に集中することができます。
アウトソーシングや請求書業務システムを賢く利用して、請求書業務の効率化を
請求書業務のミスを減らして効率化するには、アウトソーシングはもちろんのこと、請求書業務システムを導入するのも有効です。請求書業務システムであれば、簡単に請求書が作成可能です。請求書業務が自社内で完結するため、アウトソーシングする必要性が低くなり、情報漏えいのリスクやコストも低くなります。
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請求書業務のアウトソーシングを検討している方は、「Misoca」の利用もぜひ検討してみてください。
この記事の監修者小林祐士（税理士法人フォース）
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