【すぐ使えるテンプレート】領収書における送付状の書き方と注意点

2024/04/22公開

「領収書を送りたいけど、送付状はいるのかな？」

「送付状の書き方が分からない」

「そのままマネできるようなテンプレートがあるといいな」

そのようにお困り人もいるのではないでしょうか

領収書を送る際、送付状も同封するのがビジネスマナーです。

しかし、事業を始めたばかりの頃や、領収書を送る機会が少ない場合、送付状に何を書けばいいのか分からない人も多いと思います。

適当に書いてしまうと、必要な情報が足りなかったり、分かりにくく相手に悪い印象を与えてしまったりする可能性があります。

送付状を作成する際は、分かりやすく・簡潔に・必要な情報を記載することが重要です。

正しい送付状の書き方を知るために、本記事ではテンプレートや注意点などについて解説します。

領収書における送付状の基本的な書き方

まずは、領収書における送付状の書き方について解説していきます。

領収書における送付状のサンプル

送付状には以下の5つの項目を記載します。

それぞれどのように書くか、確認していきましょう。

宛先

まずは、用紙の左上に宛先を書きます。

相手先が法人か個人か確認し、以下のポイントに従って記入しましょう。

宛名を書くときのポイント

社名や名前を間違えてしまうと信用を損ねてしまいますので、間違いが無いように注意して書きましょう。

タイトル

次に、タイトルを書きます。

これは、同封されている書類が何か、一目で分かるようにするためです。

タイトルを書くときのポイント

上表のポイントを参考に、この書類が何なのかひと目で判断できるように記載しましょう。

本文

次に、本文を書きます。

本文は下図のように、時候の挨拶＋本件の詳細＋締めの挨拶の3部構成にします。

本文の構成

本文を書くときのポイント

1番目の挨拶のバリエーションを増やしたい場合は、インターネットで「時候の挨拶」などと調べると、さまざまな文例がでてくるので、そちらを参考にするといいでしょう。

2番目の本文は、いつ・どんな領収書だったか分かるように具体的に記載していきます。

例えば、

「〇〇〇〇年〇月〇日にご依頼いただいた撮影費の領収書」

「〇〇〇〇年〇月〇日に行われた〇〇のイベントの装飾代」

というように、請求した日付や取引内容を詳しく記載しましょう。

日付

次に、日付を記載します。

日付は、領収書発行日ではなく、この送付状を書いた日付または郵送する日を記入します。

日付を書くときのポイント

日付を記載する場所は、上図のように本文下に記載するか、もしくは用紙の一番右上に記載するパターンもあります。

差出人情報

最後に、この送付状を発行した差出人情報を記載します。

差出人情報を書くときのポイント

上表の項目を参考に記載しましょう。

【シーン別】送付状のテンプレート

送付状の基本的な書き方について、お分かりいただけたでしょうか。

「書き方は分かったけれど、そのまま使えるようなテンプレートが見たい」という方もいらっしゃると思います。

ここでは送付状のテンプレートを、郵送・ファックスで送る場合とメールで送る場合の、シーン別に分けてご紹介します。

状況に応じて文面をアレンジするなどしてご活用ください。

送付状を郵送・ファックスで送る場合

まずは、領収書と送付状を郵送・ファックスで送る場合です。

【パターン1】書類の枚数は省略する場合

【パターン2】書類の枚数も記載する場合

メールで送付状を送る場合

メールで送付状を送る場合、メールの本文が送付状の役割を果たします。そのため、郵送の際に記載する内容をメール本文に入れましょう。

メールで送付状を送る場合の内容は、以下を参考にしましょう。

【パターン1】書類の枚数は省略する場合

【パターン2】書類の枚数まで記載する場合

中の文言はアレンジ自由ですので、テンプレートに当てはめながら書いてみましょう。

領収書における送付状に関する注意点

ここでは、領収書における送付状に関する注意点を確認していきましょう。

注意点は、以下の2つです。

それぞれ解説していきます。

簡潔に分かりやすく1枚に納める

送付状を作成する際は、簡潔に読みやすく記載し、できるだけ1枚に納めるようにしましょう。

長々と読みにくい文書を送って、相手に無駄な時間を使わせないようにするためです。

書類の1枚目に添える

送付状は、書類の1枚目に添えて送りましょう。

なぜなら、送付状はどんな書類が入っているか相手に知らせるためのものだからです。

たくさんの書類の最後に送付状が入っていた場合、何の書類なのか把握するまで時間がかかってしまいます。

郵送の場合は1枚目、ファックスの場合は1番はじめに、送付状を添えるようにしましょう。

領収書には送付状を添えるのがマナー

「そもそも、送付状は必要なの？」と思う方もいらっしゃるでしょう。

結論から述べると、送付状は必要です。

送付状が必要な理由としては、以下の3つの理由があります。

領収書の詳細を伝えるため

まずは、領収書の詳細を伝えるためです。

送付状がなく領収書だけ送られた場合、「いつの・どんな取引の領収書なのか」を把握するのに、相手先に手間を取らせてしまいます。

「〇月〇〇日にご依頼いただいた撮影費」などと詳しい説明を入れることで、何の領収書なのか、相手先がすぐに理解できます。

手間を取らせないためにも、送付状を入れるといいでしょう。

領収書の入れ忘れや紛失を防ぐため

領収書の入れ忘れや紛失を防ぐためにも、送付状は必要です。

領収書を入れたつもりでも、入れ忘れる可能性があります。送付状に詳細を記載することで、「何の領収書が何枚入っているのか」相手が確認できるのです。

例えば、領収書を3枚送ったつもりで、実際には2枚しか送っていない場合があったとします。

送付状を添えて同封した枚数を記載しておけば、1枚足りないことに相手先が気づくことができます。しかし、送付状がなかったら、領収書が足りないことに気づかず、トラブルに発展してしまう可能性があります。

領収書の紛失トラブルを防ぐためにも、送付状は必要なのです。

相手への挨拶のため

相手への挨拶・マナーとしても、送付状は必要です。

ビジネスマナーでは、領収書に送付状を添えることが一般的です。

送付状があることで、相手への挨拶や日頃の感謝を伝えることができ、相手の印象も良くなります。反対に送付状が入っておらす領収書だけ入っていると、不愛想な印象を与えてしまうかもしれません。

せっかく仕事を一生懸命頑張っても、送付状を添えていないことで相手の印象を悪くしてしまわないようにしたいですね。

マナーを知らないと思われないようにするためにも、送付状を添えるようにしましょう。

まとめ

領収書における送付状の書き方が分かり、送付状を書くことができるようになったのではないでしょうか。

• 送付状に記載する項目は以下の5つ
• 宛先
• タイトル
• 本文
• 日付
• 差出人情報

• 領収書に送付状を添える理由は
• 内容をすぐに把握できるようにするため
• 領収書の入れ忘れや紛失を防ぐため
• ビジネスマナーだから

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