個人事業主が確定申告した後の書類の保存期間について解説
執筆者： 柳原つつじ
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確定申告時には、領収書や請求書など、さまざまな資料をかき集める必要があります。「なぜ、もっと早くから整理しておかなかったのだろう……」と過去の自分を呪いながら、なんとか確定申告を終えたという人も少なくないでしょう。しかし、確定申告が終われば用なしではなく、保管すべき書類があります。解説していきましょう。
確定申告書の控えを保存しよう
確定申告書の控えは、住宅ローンや自動車ローン、奨学金などの申請に必要となります。お子さんがいる場合は、学童保育などの申し込み手続きに必要になることもあります。控えだからといって放置することなく、しっかりと保存しておきましょう。
なお、2025年１月からは、申告書等の控えに収受日付印の押なつは廃止となります。 書面申告等における申告書等の提出（送付）の際は、確定申告書等の正本・青色申告決算書（提出用）のみを提出します。必要に応じて、ご自身で控えの作成及び保有、提出年月日の記録・管理をしましょう。
e-Taxの場合、e-Taxで申告等データの送信が完了した後、送信されたデータの受信通知がメッセージボックスに格納されます。受信通知では、申告書等を提出した者の氏名又は名称、受付番号、受付日時等を確認することができますので、e-Taxがおすすめです。
ちなみに2025年１月以降、収受日付印の押なつ廃止による当分の間の対応として、窓口で交付する「リーフレット」（今般の見直しの内容と申告書等の提出事実等の確認方法をご案内 するもの）に申告書等を収受した「日付」や「税務署名」を記載したものが希望者には提供されます。郵送の場合も所定の金額の切手を貼付した返信用封筒を同封すると当面は、返送されます。
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請求書の保存期間
見積書・納品書・請求書なども保存しておかなければなりません。これらは「証憑（しょうひょう）書類」と呼ばれており、法人税法、所得税法、消費税法などで保存期間が定められています。また、個人か法人かで保存するべき期間が異なります。
個人事業主は5年間、請求書を保存しなければなりません。白色申告でも、青色申告でも同じです。個人の場合も、保存期間は請求書の日付からではなく、確定申告の期限日（3月15日）の翌日からカウントします。
また、注意したいのが、消費税を納税している場合です。消費税の納税義務者は、帳簿および請求書などを7年間、保存する必要があります。あやまって5年で処分してしまわないように、注意しましょう。
そして、2023年10月1日開始のインボイス制度では、インボイス（適格請求書）を受け取った課税事業者が仕入税額控除を受ける場合には原則、個人か法人かにかかわらず、該当の請求書を7年間保存しなければいけません。
売手側もインボイス（適格請求書）の控えを作成・保管することが適格請求書発行事業者の義務です。そのうえで、インボイス（適格請求書）の発行側（売手側）は、控えも7年間保存します。個人事業主であっても請求書を7年間保存すれば、間違いが起こりにくいでしょう。
今回は、確定申告が終わった後の書類保存についてご紹介しているので、法人については割愛します。
法人についてはこちらの記事「請求書の保管期間とは？保存年数やおすすめの保管方法を徹底解説」を参照ください。
個人事業主の帳簿書類の保存期間
膨大な量になりがちな領収書もまた、保存すべき書類のひとつです。
帳簿書類の保存期間については、個人事業主の場合、青色申告の場合には7年間保存しなければなりませんが、白色申告の場合は5年間保存することが義務づけられています。
なお、2023年10月に開始されたインボイス制度では、インボイス（適格請求書）を受け取った課税事業者が仕入税額控除を受ける場合には原則、個人か法人かにかかわらず、該当の請求書を7年間保存しなければいけません。
「適格”請求書”」とありますが、請求書だけでなく、必要な項目を満たしていれば、納品書・領収書・レシートなど名称は問いません。そのため、個人事業主であっても課税事業者の場合は、証憑書類を7年間保存すれば、間違いが起こりにくいでしょう。
以上、確定申告後に保存しておくべき書類について説明しました。
保存方法については、原則としては紙で保存しなければなりません。しかし、証憑を保管するにあたって、気をつけなければならないのが電子帳簿保存法です。
2022年１月１日施行の電子帳簿保存法の大幅改正によって、2022年1月1日以降、電子データとして受け取った請求書は、原則として電子保存することなく紙に印刷して保存することができなくなりました。2024年1月1日以後の電子取引からはデータ保存が完全に義務付けられています。電子帳簿保存法や電子取引のデータ保存についての詳細は以下の記事を参照ください。
photo：Getty Images
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この記事の執筆者柳原つつじ
出版社勤務を経て、フリーエディター、コラムニスト。歴史、伝記・評伝、経営、書評、ITなどを得意ジャンルとして、別名義で著作多数。ここでは、脱サラフリーランスならではの視点で、お役立ち情報をお届けしたいと思います。
