受注管理とは？販売管理との違いや業務フロー、起こりやすい課題を解説

2026/09/30公開

注文を受けるたびに見積書の作成や在庫確認、伝票発行などの作業に追われ、「この確認は誰がやったのかわからない」「対応漏れがないか不安」と感じている担当者は多いのではないでしょうか。
取引先や受注件数が増えるほど、こうした受注管理の負担は積み重なっていきます。業務量が増えても正確かつスムーズに対応するには、受注に関わる業務を整理し、適切な方法で管理することが大切です。

本記事では、受注管理の基本的な意味と販売管理との違い、業務フローの5つのステップ、現場で起こりやすい課題、エクセルと受注管理システムそれぞれの管理方法、システムの選び方について解説します。

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受注管理とは、出荷・納品までの一連の業務を管理すること

受注管理とは、顧客から商品・サービスの見積依頼を受けてから、出荷・納品するまでの一連の業務を管理することです。以前は注文を受け付ける業務のみを指すことが多かったものの、近年ではより幅広い業務を含めて受注管理と呼ぶようになっています。具体的には、見積書の作成や契約締結、在庫確認、受注伝票や注文請書の作成など、受注に関わる複数の工程がありますが、実際の業務範囲は企業によって異なります。

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受注管理と販売管理の違い

受注管理と混同されやすい用語に「販売管理」があります。

販売管理とは、商品の販売に関わる業務全体を管理することです。受注管理をはじめ、出荷管理や請求管理、仕入管理、売上管理など、販売に関わるさまざまな業務が含まれます。一方、受注管理は販売管理の一部であり、商品の注文を受けてから出荷・納品するまでの業務を管理することです。

つまり、受注管理は販売管理という大きな枠組みの中の一工程であり、両者は同じものではありません。具体的な業務範囲は企業によって異なるため、受注管理を担当するときは、自社での業務範囲を事前に確認しておくとよいでしょう。

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受注管理の業務フロー5つのステップ

ここからは、受注管理の業務フローについて解説します。企業ごとに細かな違いはあるものの、一般的には次の5つのステップに沿って進められます。それぞれの工程でミスや遅れが生じると後工程にも影響するため、一つひとつを正確に行うことが大切です。

1.見積書の作成

顧客から注文や問い合わせを受けたら、商品の内容・数量・納期などの条件を確認し、見積書を作成します。見積書には商品名・数量・単価・納期などを記載し、過去の取引実績や在庫状況などを踏まえて金額を算出します。他社と競合している場合や顧客との条件のすり合わせが必要な場合は、内容を調整しながら見積書を複数回提出することも少なくありません。

2.契約締結

見積書の内容に顧客が合意したら、契約を締結します。契約書を取り交わす際は、価格だけでなく納期・支払方法・支払期日などの条件も十分に確認しておくことが大切です。
契約書を電子化して保存できる電子契約サービスを利用すれば、契約締結後も必要な書類をすぐに探せるなど、保存や確認作業を効率化できます。契約後にトラブルが生じた際も、契約内容をお互いに確認しやすくなるでしょう。

3.注文内容の登録

契約が成立し、正式な注文書を受け取ったら自社のシステムや管理表に注文内容を登録します。登録した情報は生産部門や在庫管理部門などの関連部署と共有し、在庫確認や出荷準備といった後続の業務に利用されます。
新規取引先の場合は、この段階で取引先情報を登録しておくと、次回以降の受注対応をスムーズに進められます。

4.在庫確認・納期連絡

登録した注文内容をもとに在庫を確認します。在庫が十分にあれば出荷準備に進み、不足している場合は生産部門や仕入先と連携して調達します。

納期が確定したら、速やかに顧客へ連絡しましょう。納期の連絡が遅れると、顧客の不安や発注先変更につながるおそれもあるため、迅速な対応が求められます。

5.受注伝票・注文請書の作成

最後に、受注伝票と注文請書を作成します。受注伝票は、商品名・数量・取引先などの受注内容を、出荷指示や請求処理といった社内の後続業務へ正確に引き継ぐための書類です。
また、注文請書は、顧客に対して注文を受理したことを伝える確認書類です。発行義務はありませんが、口頭のやり取りだけで済ませず書面に残しておくことで、納品時のトラブルや認識の相違を防止できます。

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受注管理における課題

受注管理は、複数の部署が関わるうえに工程数も多いため、企業によってさまざまな課題が生じます。ここでは、受注管理で起こりやすい3つの課題を紹介します。自社の運用状況と照らし合わせながら確認しておきましょう。

人的ミスが起こりやすい

受注管理業務で注意しなければならない課題の1つが、人的ミスのリスクです。受注管理では、商品名・数量・金額・納期など、正確に記録・処理すべき情報を数多く扱います。しかし、「電話やFAXで受けた注文をエクセルや管理表に手入力する」など、人の手による作業が多いほど、転記ミスや入力漏れなどが発生しやすくなります。

特に受注数や金額を間違えると、誤った商品や数量で出荷したり、請求金額に誤りが生じたりしかねません。顧客との信頼関係にも大きな影響を及ぼすため、できるだけミスが起こりにくい業務フローを整える必要があります。

属人化しやすい

受注管理業務の属人化も、多くの企業が抱える課題です。受注管理の業務フローが複雑になるほど、各工程を担当する人員が固定化され、特定の担当者しか業務内容や進め方を把握していない「属人化」が起こりやすくなります。また、管理表のフォーマットや業務の進め方が担当者ごとに異なっていると、属人化を助長しがちです。このような状態では、担当者が不在のときに対応が遅れたり、異動や退職の際に引き継ぎに時間がかかったりして、業務が滞ってしまう可能性があります。

部署間の情報共有に時間がかかる

部署間での情報共有に時間がかかることも、受注管理で起こりやすい課題の1つです。受注管理は、営業・在庫管理・生産・経理など、複数の部署が関わる業務です。各部署が異なる方法で情報を管理していると、受注情報がリアルタイムで共有されず、出荷準備や在庫確認の着手が遅れやすくなってしまいます。
情報共有に時間がかかると、納期の調整や在庫確認にも影響し、結果として納期遅延や在庫の不整合を招きかねません。こうした問題が重なれば、顧客からの信頼低下につながってしまうでしょう。

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受注管理を行う方法

受注管理を行う方法は、「エクセルやGoogle スプレッドシートによる管理」と「受注管理システムの活用」の大きく2つに分けられます。それぞれにメリットとデメリットがあるため、自社の受注件数や業務量などに合った方法を選ぶことが重要です。

エクセルやGoogle スプレッドシートで管理する

受注管理を行う方法の1つとして、表計算ソフトのエクセルやGoogle スプレッドシートで「受注管理表」を作成・運用する手法があります。顧客情報や商品の数量・金額・納期などを記録し、社内で共有・管理する形式です。すでに自社で導入しているソフトウェアを使うなら追加コストがかからず、自社の業務に合わせて自由に項目を設定することもできます。

一方で、エクセルやGoogle スプレッドシートは基本的に手入力が中心となるため、人的ミスが発生しやすい点には注意が必要です。見積書から受注伝票への転記なども1件ずつ手作業で行うので、受注件数が増えるほど作業が煩雑になり、属人化や情報共有のしにくさといった問題も現れやすくなります。

受注管理システムで管理する

受注管理を行うもう1つの方法が、受注管理システムで運用する方法です。受注管理システムは、受注から出荷までの一連の業務を効率的に処理できるツールを指します。製品によっては、受注処理だけでなく、在庫管理や売上管理までを1つのシステムでカバーすることが可能です。
また、大企業などで利用される高度なシステムの中には、電話やFAXによる注文を連携させて、手入力の工程を減らせるものもあります。ただし、こうした機能は一部のシステムに限られ、一般的な受注管理システムでは、電話やFAXで受けた注文は担当者が手入力する形になります。
受注管理システムは、エクセルなどと比べて導入のハードルが高い点にも注意しましょう。初期費用や運用コストがかかる他、社内体制の構築や操作の習熟にも一定の時間が必要になります。

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受注管理システムを導入するメリット

受注管理業務にシステムを導入することで、主に次のようなメリットが期待できます。

人的ミスを削減できる

受注管理システムを導入すると、入力作業の一部を自動化できます。見積書の作成から受注情報の登録、受注伝票の発行までをシステム上で処理できるため、工程ごとに情報を転記する必要がなくなり、結果として人的ミスを抑えられる点がメリットです。
また、前述のような電話・FAX連携に対応した製品であれば、入力ミスや伝え漏れをさらに減らせます。

属人化を解消できる

受注管理システムでは、受注情報を一元管理できるため、属人化の解消に役立つ点もメリットの1つです。入力された受注情報は1つの画面に集約され、担当者が変わっても同じ情報を確認しながら業務を進められます。業務の手順を標準化することで、特定の担当者にしかわからない作業も減らせるでしょう。担当者が急に不在になったときや、異動・退職があったときでも他の従業員が対応しやすく、業務が滞るリスクを抑えられます。

部署間の情報共有をリアルタイム化できる

複数ユーザーでの同時利用に対応した受注管理システムを導入すると、営業・在庫管理・生産・経理などの関連部署がシステム上で最新の情報を確認できるようになる点もメリットです。部署間での転記や連絡待ちによるタイムラグが減れば、出荷準備や在庫確認のスピードが上がり、納期遅延や在庫の不整合も防ぎやすいでしょう。
ただし、すべての受注管理システムが複数人で同時に情報を共有できるわけではありません。製品によっては、ソフトウェアを導入した1台のパソコンでしか情報を確認できない場合もあります。複数人での同時参照が必要な場合は、対応可否を事前に確認しておくことが大切です。

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受注管理システムの選び方

受注管理システムは、製品によって搭載されている機能や特徴が異なります。自社に合うシステムかどうかを見極めるために、以下のポイントをチェックしておきましょう。

自社の課題を解決できる機能が搭載されているか

自社で抱える課題を解決できなければ、せっかくシステムを導入しても十分に活用できません。まずは、受注管理においてどのような課題を解決したいのかを明確にし、その課題の解決につながる機能が搭載されているかを確認することが大切です。例えば、手入力によるミスを減らしたい場合は入力や転記の負担を軽減できる機能、情報共有を効率化したい場合は複数ユーザーで利用できる機能などが考えられます。
ただし、機能が多いシステムが必ずしも自社に適しているとは限りません。自社の業務に不要な機能が多いシステムを選ぶと、かえって操作が複雑になったり、コストがかさんだりする可能性があるため注意しましょう。

既存の業務システムと連携できるか

販売管理システムや会計システムなど、すでに自社で使用している業務システムがある場合は、連携のしやすさも受注管理システムを選ぶ際のポイントです。システム同士を連携できれば、注文実績などの情報を別のシステムへ転記する作業を省けます。受注から売上計上、請求、回収までをスムーズにつなげられ、全体の効率化につながります。

導入前後のサポート体制は整っているか

導入前だけでなく、運用開始後のサポート体制も確認しておきたいポイントです。不具合が発生したり、操作方法に疑問が生じたりした際に、迅速に対応してもらえる体制かどうかを見ておきましょう。
問い合わせ方法や対応可能な時間帯、初期設定の支援内容などをあらかじめ確認しておくと、導入後もスムーズに運用しやすくなります。

弥生販売 27で受注に関わる帳票発行と情報管理を1本で効率化しよう

受注管理は、見積書の作成から在庫確認、伝票発行まで複数の工程が関わる業務です。エクセルなどで手作業による管理を続けていると、受注件数の増加に伴って入力ミスや属人化、情報共有のしにくさといった課題も生じやすくなります。受注件数が増えて管理が煩雑になってきたら、受注管理の方法を見直し、システム化を検討するタイミングです。

見積書・請求書の発行から売上管理までを効率化したい場合は、販売管理システム「弥生販売 27」も選択肢の1つです。

弥生販売 27は、すべての製品グレードで見積書・請求書の発行と売上管理に対応しており、受注管理に関わる帳票発行や情報管理を効率化できます。さらに、入力した伝票をもとに作成した仕訳を会計ソフト「弥生会計」へ連携できるため、受注後の会計処理における転記の手間も抑えられます。

弥生販売 27は30日間の無料体験が可能です。受注管理の効率化を検討している方は、無料体験や資料請求をご検討ください。

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よくあるご質問

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弥生販売 27 で、販売管理にかかる業務時間を大幅短縮

販売管理システムを導入する際は、業務フロー全体をカバーできることに加え、法令対応やサポート体制が充実している製品を選ぶことが重要です。

「弥生販売 27」なら、一連の販売業務をシステムで一元管理。転記作業や手入力の手間を大幅に削減し、業務時間の短縮と正確性の向上を同時に実現できます。

販売管理機能がオールインワン

「弥生販売 27」は、見積・受注・売上・請求・回収から、仕入・在庫管理まで、販売管理に必要な機能をオールインワンで搭載した販売管理システムです（仕入・在庫管理はプロフェッショナル／ネットワークの限定機能）。

わかりやすい入力画面で、見積書や受注伝票、売上伝票（納品書）などの帳票もスムーズに作成可能。販売業務に関する情報を一元管理することで、業務効率化と情報共有の促進に役立ちます。

適格請求書等保存方式（インボイス制度）・電子帳簿保存法に完全対応

「弥生販売 27」は、適格請求書（インボイス）の発行にも対応しており、税率ごとの集計や登録番号の出力も可能です。

また、あんしん保守サポート加入者対象の「スマート証憑管理」では、PDF送信した請求書控えの自動保存やOCRによる自動読み取りにも対応しています。連携する「スマート証憑管理」は電子帳簿保存法のJIIMA認証も取得しているため、法令対応にかかる業務負担の軽減にもつながります。