経費精算とは、企業の事業活動のために従業員が一時的に立て替えた費用を、後日会社から払い戻すことです。企業では、交通費や出張費、接待の飲食代など、金額の予測が難しい費用を従業員が一時的に立て替えることがあります。従業員が立て替えた費用を経費として申請し、会社が承認したうえで払い戻す一連の流れが経費精算です。

経費は「経常費用」の略語で、事業活動を行ううえで必要な費用のことです。経費精算で処理される経費のほとんどは「損金」として扱われます。損金とは、法人税額を計算する際に益金から差し引くことができる費用のことで、損金として算入することで課税所得を減らし、税額を抑えることにつながります。

ただし、すべての費用を損金にできるわけではありません。損金は法人税や所得税などの税額を決定する計算の基礎となるため、ミスのない経費精算が必要です。

経費精算は、「小口精算」「交通費精算」「旅費精算」の3種類に大別されます。

小口精算とは、主に交通費、会議費や消耗品費といった少額で頻繁に支出する経費を、小口現金を用いて精算することです。現金の出入りは現金出納帳で管理します。

交通費精算とは、取引先への訪問などの業務で発生した交通費を精算することです。具体的には、業務による移動で発生した電車代やバス代、タクシー代などの精算があてはまります。

旅費精算とは、遠方へ出張した際にかかった費用を精算することです。出張に伴う交通費の他、宿泊費や出張日当なども該当します。