エクセルで在庫管理する方法は？作り方や使える関数を解説

2026/09/30公開

在庫の数や入出庫を手作業で管理していると、帳簿上の在庫数と実際の在庫が合わなくなったり、入力が後回しになって更新が滞ったりすることがあります。とはいえ、専用の在庫管理システムを導入する予算や余裕がなく、身近なエクセルで何とか管理している担当者も多いのではないでしょうか。

エクセルを使ってスムーズに在庫管理をするには、押さえておきたいポイントがいくつかあります。本記事では、エクセルで在庫管理表を作成する方法をタイプ別に解説するほか、在庫管理に役立つ関数や、在庫管理システムへの切り替えを検討する目安についても紹介します。

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エクセルで在庫管理はできる？

エクセルを使って在庫管理をすることは可能です。

そもそも在庫管理とは、在庫の量と状況を正しく把握し、適切な水準に保つことです。エクセルを使う場合は、商品コードや商品名、在庫数、入出庫数などの情報を表にまとめ、入庫したら加算、出庫したら減算することで現在の在庫数を把握します。この際、入庫や出庫の数量を入力すると在庫数が自動で更新されるような仕組みを設定しておけば、専用の在庫管理システムを導入しなくても在庫の増減を管理できます。

また、管理する項目などを自社の業務に合わせて自由に選べることも、エクセルならではの特徴です。

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エクセルで在庫管理表を作る2つのタイプ

エクセルで在庫管理表を作る方法には、1つの商品につき1枚の表を使う「単票タイプ」と、複数の商品を1つの表にまとめる「在庫移動表タイプ」の2種類があります。管理する商品数や、入出庫の履歴をどこまで詳しく把握したいかに応じて、自社に合ったタイプを選びましょう。

単票タイプ

単票タイプは、1つの商品に対して1枚の表を作り、入出庫が発生するたびに1行ずつ記録していく形式です。表には「品番」「商品名」「入庫数」「出庫数」「残高」「担当者」「備考」などの項目を設けます。
前日までの残高に入庫数を加え、出庫数を差し引く計算式（=前日残高+入庫数-出庫数）を設定しておけば、入出庫数を入力するだけで残高を自動的に計算できます。
ただし、商品ごとに詳しい情報を記録できる一方、複数商品の在庫状況を一覧で把握しにくいという点がデメリットです。

在庫移動表タイプ

在庫移動表タイプは、縦軸に商品名や品番、横軸に日付を並べ、1枚の表で複数商品の在庫数を管理する形式です。入出庫が発生した日付に数量を記録することで、商品ごとの在庫の推移を確認できます。
複数商品の在庫状況を1つの表にまとめられるため、全体の在庫状況を素早く把握したい場合に適していますが、商品ごとの詳細情報の記録には不向きです。また、商品数が増えるほど表が縦横に長くなり、管理が煩雑になることがあります。

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エクセルで在庫管理表を作る手順

ここからは、エクセルで在庫管理表を作る具体的な手順を解説します。在庫管理表を作成する際は、管理する項目と商品を識別する基準を決め、必要な列を設定します。その後は日々の入出庫の記録と、棚卸による在庫確認までを一連の流れとして行いましょう。

1.管理する項目と商品を識別する基準を決める

まず、商品コードや品番、商品名、現在庫数、入庫数、出庫数、保管場所、仕入先、発注点、更新日など、自社で管理したい項目を決めることが必要です。項目をあらかじめ整理しておくことで、在庫管理表を作成した後も必要な情報を確認しやすくなります。
このとき、商品名だけを商品識別の基準とすると、似た名称の商品と取り違えるリスクがあります。商品コードや品番など、重複しない値を識別の基準として定めておきましょう。

2.入出庫を記録し、定期的に実在庫と照合する

在庫管理表を作成したら、入庫・出庫が発生するたびにエクセルへ記録します。前述のように、入出庫数の入力に応じて在庫数が更新される計算式（=前日残高+入庫数-出庫数）を設定しておくと、現在の在庫数を把握しやすくなります。
エクセルでの在庫管理は、入出庫が発生したタイミングでの入力が基本です。記録を後回しにすると、エクセル上の在庫数（帳簿在庫）と実際の在庫数にずれが生じやすくなります。また、定期的に棚卸を行って実在庫数を確認し、帳簿在庫と照合するようにしてください。

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在庫管理表の作成で使える主なエクセル関数

在庫管理表の集計や確認は、エクセルの関数を組み合わせることで効率化できます。ここでは、在庫管理に役立つ代表的な関数を紹介します。

SUMIF（SUMIFS）関数：入出庫数を集計する

SUMIF関数は、商品コードなど1つの条件に一致するデータだけを合計する関数です。

＜SUMIF関数の基本構文＞

=SUMIF(範囲, 検索条件, 合計範囲)

例えば、SUMIF関数の範囲に商品コードの列、検索条件に対象の商品コード、合計範囲に数量の列を入れると、特定商品の入庫数や出庫数の合計を自動で計算できます。また、SUMIFS関数を使えば、特定商品の倉庫別の入出庫数など複数条件での集計も可能です。なお、SUMIFS関数は合計対象範囲を最初に指定するなど、SUMIF関数とは引数の順序が異なります。

このように、SUMIF（SUMIFS）関数は、商品ごとの入出庫数を手作業で集計する手間を減らせるため、商品数が多い場合にも役立つでしょう。

VLOOKUP関数：商品情報を自動入力する

VLOOKUP関数は、指定した範囲から特定のデータを検索し、対応する値を表示する関数です。

＜VLOOKUP関数の基本構文＞

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)

例えば、VLOOKUP関数の検索値に商品コードのセル、範囲に商品マスタの表、列番号に商品名がある列の番号（範囲の左端から数えた列数）、検索方法に完全一致を表す「FALSE」を入れると、商品コードを入力するだけで商品名を自動で表示できます。これにより、商品名などを手入力する必要がなくなるため、入力ミスや表記の揺れを防ぎ、入力作業の効率化につながります。

IF関数：発注タイミングを可視化する

IF関数は、指定した条件を満たすかどうかによって表示内容を切り替える関数です。

＜IF関数の基本構文＞

=IF(論理式, 真の場合の値, 偽の場合の値)

例えば、論理式に在庫数のセルが発注点のセルを下回ったかどうかを判定する式、真の場合の値に「要発注」、偽の場合の値に空欄を表す「””」を入れると、在庫数が発注点を下回った商品にだけ「要発注」と表示できます。

さらに、条件付き書式と組み合わせることで、在庫が少ない商品のセルに自動で色を付けて目立たせることも可能です。これによって発注が必要な商品を見つけやすくなり、発注漏れの防止にも役立つでしょう。

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エクセルで在庫管理するメリット

エクセルでの在庫管理には、追加コストをかけずに始めやすく、自社の運用に合わせて柔軟に変更できるというメリットがあります。

追加コストなしですぐに始められる

業務ですでにエクセルを使っている企業であれば、追加コストなしで在庫管理表を作成し、すぐに運用を始められます。新たに在庫管理システムを導入する初期費用や月額の利用料もかかりません。エクセルなら従業員も使い慣れていることが多く、新たに使い方を覚える負担が少ないこともメリットです。

自社の商品や運用に合わせて項目を変更できる

自社の状況に合わせた柔軟な運用ができるのも、エクセルで在庫管理をするメリットです。エクセルでは、管理したい項目（商品コード、保管場所、発注点など）や計算式を自由に追加・変更できます。取扱商品の増減や運用方法の変化に合わせて、表の構成を後から見直すこともできます。

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エクセルで在庫管理するデメリット

一方で、取り扱う商品数や担当者が増えるにつれて、エクセルでの在庫管理には次のようなデメリットが生じやすくなります。

入力ミスや更新漏れによって実在庫とずれが生じやすい

エクセルでは商品コードや数量の入力が手作業になるため、打ち間違いや入力忘れが起こりやすくなります。特に、複数人でファイルを共有している場合は、「誰かが入力しているはず」という思い込みから、入出庫の記録そのものが漏れかねません。こうした入力ミスや更新漏れにより、エクセル上の在庫数と実際の在庫数にずれが生じると、正しい在庫管理ができなくなってしまいます。

複数人・複数拠点での同時編集や共有がしにくい

エクセルのデメリットは、ファイルの保存場所や設定によっては複数人での同時編集や共有がしにくい点です。また、ファイルをコピーして個別に編集すると、どの版が最新かわからなくなることもあります。
複数人や複数拠点で利用したいのであれば、エクセルよりも在庫管理システムのほうが運用しやすいでしょう。例えば、販売管理システムの「弥生販売 プロフェッショナル 2ユーザー」であれば、2台のパソコンから同時に編集・作業ができます。

商品数やデータ量が増えると動作が重くなりやすい

エクセルの在庫管理表は、データ量が多くなると作業効率が低下する可能性がある点がデメリットです。商品数や記録する情報が増えるほど、「ファイルを開いたり保存したりするたびに時間がかかる」「計算が遅い」といった問題が起こりがちです。必要な情報を探したり、集計したりする作業にも手間がかかりやすくなります。

属人化しやすく担当者の異動や退職によるリスクがある

エクセルは多くの企業で導入されているソフトウェアですが、誰もが使いこなせるとは限りません。エクセルの在庫管理表を作成した担当者以外は、関数やマクロの仕組みを理解していないこともあるでしょう。そのため、担当者が異動や退職で不在になると、在庫管理表の修正やメンテナンスが難しくなるおそれがあるなど、属人化しやすい点はエクセルのデメリットといえます。

複数税率やインボイス制度への対応が煩雑になりやすい

食品と日用品のように、消費税率における標準税率（10％）と軽減税率（8％）の商品が混在する場合は、商品ごとに適用税率を管理する必要があります。さらにインボイス制度のもとでは、仕入先が適格請求書発行事業者かどうかによって仕入税額控除の扱いが変わるため、仕入先ごとの登録状況も把握しておかなければなりません。エクセルでは税率の設定や税率別の集計、仕入先情報との突き合わせを手作業で行うことになり、設定ミスや確認漏れが起こりやすくなります。

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エクセルで効率的に在庫管理を行うポイント

エクセルでの在庫管理を無理なく続けるには、運用ルールを整え、データを適切に保全することが重要です。以下のポイントを確認しておきましょう。

誰が・いつ・どのように更新するかルールを決める

エクセルでの在庫管理にあたって必ず決めておきたいのが、在庫管理表の運用ルールです。入力を行う担当者や更新するタイミング、表記方法などを決め、あらかじめ関係者に共有しておきましょう。ルールを定めないまま運用を始めると、担当者ごとに入力方法が異なり、データの整合性を保てなくなる可能性があります。

定期的にバックアップを取り、クラウド版の活用も検討する

ファイルの破損や誤削除などに備えて、在庫管理表は定期的にバックアップを取りましょう。特に、複数人で同じファイルを扱う場合は、誤って上書きしたり、必要なデータを削除したりする可能性もあるため、こまめなバックアップを心掛けましょう。

複数人で在庫管理表を共有するなら、クラウド版のエクセルを活用するのも1つの方法です。例えば、Microsoft 365のExcel for the webなどを使えば、複数人で同時に編集でき、更新履歴も残せるので、ファイルの共有がスムーズです。

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エクセルから在庫管理システムへの切り替えを検討する目安

エクセルで在庫管理を進める上で、「負担が大きい」「在庫管理システムを使ったほうがよいのでは」と感じる場面もあるかもしれません。運用ルールを整えたり、クラウド版のエクセルを活用したりしても、以下のような課題が解消できない場合は、在庫管理システムへの切り替えを検討する段階といえます。

入力ミスや更新漏れ、ファイルの重さが目立ってきた

「在庫数の入力ミスや更新漏れが増えている」「ファイルを開くたびに時間がかかる」「どのファイルが最新かわからなくなる」といったトラブルが目立ってきたら、エクセルでの在庫管理が限界を迎えているサインです。このような状態が続くと、エクセルでの管理がかえって業務の負担になってしまいます。問題が大きくなる前に、在庫管理システムへの切り替えを検討するとよいでしょう。

複数拠点・複数担当者でリアルタイムに共有したい

「複数の担当者や拠点で同じ在庫情報を確認したい」というニーズが出てきたときも、在庫管理システムを検討したいタイミングの1つです。特に、拠点ごとの在庫状況をまとめて確認したい場合や、商品ごとの入出庫履歴・保管場所まで一元管理したい場合などは、エクセルでの管理が複雑になりがちです。棚卸の際にも拠点ごとの在庫を確認して集計しなければならず、作業に時間がかかってしまいます。

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エクセルの台帳を活かして在庫管理を仕組み化するなら「弥生販売」

エクセルでの在庫管理は、コストをかけずに始められる一方、商品数や担当者が増えるにつれて、入力ミスやファイルの重さ、管理の属人化といった課題が生じやすくなります。運用ルールを整えたり、クラウド版のエクセルを活用したりすることで対応できる場合もありますが、複数拠点・複数担当者で在庫情報をリアルタイムに共有したい場合などは、システムの活用がおすすめです。

エクセルの商品台帳を活かして在庫管理を仕組み化するなら、販売管理システム「弥生販売」が有用な選択肢になります。弥生販売なら、エクセルで管理している商品台帳などのデータを、CSVファイル形式で保存して取り込めるので、商品情報をゼロから入力し直す手間を減らせます。

ただし、エクセルの項目がすべてそのまま取り込めるわけではありません。取り込み時には、弥生販売の受入形式に合わせて項目の並び順を調整したり、取り込まない項目を「未使用」に設定したりする必要があります。あらかじめ自社の商品台帳にどのような項目があるかを確認し、必要な項目を整理しておくとスムーズです。

さらに、上位グレードの「弥生販売 プロフェッショナル」「弥生販売 ネットワーク」であれば、売上管理に加えて仕入・在庫管理までを1本でカバーできます。自社の取扱商品や運用方法、利用する人数・拠点などに合わせて必要な機能を選びましょう。

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弥生販売 27でエクセル在庫管理の限界を解消し、正確な在庫把握を実現しよう

エクセルで在庫管理表を作る方法には「単票タイプ」と「在庫移動表タイプ」の2種類があり、関数を活用すれば情報の入力や集計も効率化できます。一方で、商品数や担当者が増えると、入力ミスや管理の属人化、ファイルの重さなどの問題が生じやすくなります。こうした課題が増えてきたら、「弥生販売 27」などシステムの導入を検討するとよいでしょう。

弥生販売 27は、30日間の無料体験も可能です。既存の商品台帳をCSVファイル形式で取り込めるため、商品情報を活かしたままスムーズに移行できます。「エクセルでの在庫管理に負担を感じる」「仕入・在庫管理まで一元化したい」という場合は、無料体験や資料請求をご検討ください。

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よくあるご質問

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