出張費とは？旅費交通費との違いや仕訳方法、注意点などを解説

監修者： 渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）

2025/06/18更新

出張費とは、その名のとおり、出張に伴って発生するさまざまな費用のことです。出張費には、交通費や宿泊費など、さまざまな費用が含まれます。ただし、会計処理上、「出張費」という名称の標準的な勘定科目は存在しないため注意しましょう。出張費は、企業独自の補助科目や管理用途として使用されるケースはありますが、財務会計上は「旅費交通費」「会議費」など、費用の内容に応じた適切な勘定科目を用いて正確に仕訳することが必要です。
本記事では、出張費と旅費交通費との違いや仕訳方法の他、出張費の精算における注意点についても解説します。

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出張費は出張にかかる費用の総称

出張費とは、出張に伴って発生するさまざまな費用を指す総称です。出張では、目的地までの交通費、現地での移動費、宿泊費、取引先との接待費など、多様な費用が発生し、企業によっては出張手当を支給する場合もあります。このような出張に関連する費用をまとめたものが出張費です。

出張には、労働基準法等の法律上の明確な定義はありませんが、一般的には新幹線を利用するような遠方への移動や宿泊を伴う移動が該当します。企業によっては「移動距離が100km以上の場合を出張と定義する」など、社内規程で具体的に定めているケースもあります。なお、出張費は、業務の円滑な実施や効率的な運営を支えるために必要な経費と位置づけられていますが、その一方で、出張費は高額になりやすいため、事前に費用を見積もり、正確に管理することが大切です。

出張費と旅費交通費の違い

出張費と混同しやすいものに「旅費交通費」がありますが、両者には明確な違いがあります。出張費は、出張に関連して発生するすべての費用を指す総称です。それに対して、旅費交通費はそれらの費用を会計処理する際に使用される勘定科目を意味します。

旅費交通費とは、出張や遠方の取引先訪問などにかかる交通費・宿泊費を処理するための勘定科目です。通勤にかかる交通費は旅費交通費で計上する場合や給与手当に含める場合があります通勤に係る交通費以外の業務上の外出に伴う交通費は旅費交通費に該当し、具体的には、新幹線・飛行機・電車の運賃、タクシー代、宿泊費、出張手当、高速道路代、ガソリン代などが含まれます。

なお、電車代やタクシー代などの交通費は出張だけでなく、日々の営業活動においても発生します。出張にかかる費用を「旅費」、日常業務で発生する移動費を「交通費」と区別する場合もありますが、会計上は一括して旅費交通費で処理するのが一般的です。

出張費に該当する費用

出張費に該当する主な費用には、移動費や宿泊費、出張手当などがあります。これらの費用は旅費交通費の勘定科目で処理されます。出張費に含まれる費用について詳しく見ていきましょう。

移動費

出張先への往復や、現地での移動にかかる移動費は、出張費に該当します。具体的には、飛行機・新幹線・電車・バス・タクシーなどの運賃、高速道路・有料道路の通行料、ガソリン代、レンタカー代、コインパーキング代などがあげられます。

宿泊費

出張先でホテルなどに泊まった宿泊費も、出張費に該当します。一般的には、出張規程（出張旅費規程）によって一泊当たりの上限額を定め、それを超える宿泊費は自己負担です。また、企業によっては、領収書を基に宿泊費を実費精算するケースもあります。宿泊施設の追加サービス費用やチェックアウトの延長料金などは、原則として経費に認められません。
なお、出張中の食事代については、業務と直接関係がないため、経費として認めないことが一般的です。そのため、食事付きプランのホテルなどの場合は、宿泊費と食事代の領収書を分けるといった対応が必要になるでしょう。ただし、出張中に取引先など業務に関連する相手との会食については、1人当たりの費用が1万円以下であれば「会議費」、1万円超であれば「接待交際費」として経費処理が可能です。

出張手当（日当）

出張中の雑費に充てるために支給される出張手当（日当）も出張費に該当します。出張規程で出張手当を定めている場合は、その金額も経費計上が可能です。出張手当を支給することで、従業員は出張中の予期せぬ支出にも対応しやすくなり、経費の立て替え負担が軽減されます。なお、通常は1日当たり定額で支給されますが、役職・出張先・期間に応じて変動する場合もあるため確認しておきましょう。

出張費の相場

一般的に、出張規程では宿泊費の上限額や出張手当の金額などが定められています。金額の設定にあたっては、一般的な相場を参考にすることが大切です。出張費の相場について、宿泊費と出張手当に分けて詳しく見ていきましょう。

宿泊費の相場

経費として認められる宿泊費の金額は、企業の出張規程によって異なります。宿泊費の主な支給方法は、実費支給、一律定額支給、上限を設けた範囲内での実費支給などです。財務省が2023年に発表した「民間企業における出張旅費規程等に関するアンケート 報告書」によると、国内出張においては、「上限付き実費支給」が最多で、「定額支給」がこれに続きます。国内宿泊費の目安は、最低額が約8,000円、最高額が約1万5,000円、平均は1万〜1万1,000円程度です。

なお、宿泊費の相場は、役職や出張先によっても異なります。また、海外出張の場合は国内出張よりも宿泊費の相場が高くなります。同報告書によると、海外宿泊費の相場は、最低が約1万4,000円、最高が約2万8,000円、平均は約1万8,000〜1万9,000円程度です。宿泊費の支給方法は、海外出張では実費支給が最多となっています。

出張手当の相場

出張手当は役職や出張先により異なりますが、1日あたり2,000〜3,000円が一般的な相場です。前述の財務省の報告書でも、国内出張における日当の平均額は約2,600円となっています。また、宿泊費と同様に、出張手当も海外出張のほうが相場は高い傾向にあります。同報告書によれば、海外出張における日当の平均額は、約5,000円です。なお、企業によっては、出張手当の規程が存在しない、または役員・経営層には支給しないケースもあります。

出張費の仕訳方法

出張費の支給方法には、事前に概算金額を渡す「先払い」と、従業員が立て替えた費用を後日精算する「後払い」の2種類があります。どちらを採用するかによって、仕訳方法が異なります。先払い、後払いのそれぞれのケースごとに、出張費の具体的な仕訳方法について見てみましょう。

先払いの仕訳例

先払いの場合は、出張にかかる費用を概算で見積もり、あらかじめ従業員へ仮払金として渡しておきます。出張終了後、実際の費用と仮払金との差額について、追加支給または返金による精算を行います。
特に、海外出張や長期出張では、出張費がかなり高額になると予想されるため、一時的であっても、全額を従業員に立て替えさせるのは現実的とはいえません。そのような場合、先払いであれば、従業員に金銭的負担をかけずに済みます。ただし、出張の前後でそれぞれ仕訳処理が必要となるため、事務負担が増えます。

なお、出張費を先払いするときには、まだ実費が確定していません。そのため、仕訳には「仮払金」などの勘定科目を用い、出張終了後に費用の内訳が確定した時点で、実際の勘定科目へ振り替えます。先払いの仕訳例は、以下のとおりです。

仕訳例：従業員への出張費として、現金で10万円を先払いした。

仕訳例：従業員が出張から戻り、仮払金と実費との差額を精算した。移動費4万円、宿泊費2万円、出張手当1万円で、残金の3万円が返金された。

仕訳例：従業員が出張から戻り、仮払金と実費との差額を精算した。移動費5万円、宿泊費6万円、出張手当1万円で、不足分の2万円を追加で支払った。

後払いの仕訳例

後払いの場合は、出張にかかる費用を従業員が立て替え、後日、実費精算を行います。出張から戻った従業員は、出張でかかった費用の領収書を提出して経費精算の申請をし、立て替えた費用の払い戻しを受けます。仕訳をするのは、従業員から領収書の提出を受け、精算をしたタイミングです。

なお、後払いは、精算と仕訳が一度で完結するため業務効率は良い反面、出張にかかる費用を従業員が立て替えることになるため、従業員の金銭的な負担が増える点には注意しましょう。後払いの仕訳例は、以下のとおりです。

仕訳例：出張に伴い、従業員が立て替えた移動費3万円と宿泊費1万円を現金で精算した。

領収書なしで出張費を精算する方法

経費の精算には、出張費に限らず領収書が必要です。先払いと後払いのいずれの場合でも、従業員が出張費を精算する際には、実際にかかった費用の証拠として領収書やレシートを企業に提出しなければなりません。しかし、出張に伴う経費のなかには、領収書が発行されないものもあります。例えば、電車やバスなどの公共交通機関の運賃や、複数人で費用を分担して支払った会食費なども、領収書が発行されにくいケースです。こうしたケースでは、出金伝票を作成すれば、領収書の代替として認められる場合があるため、把握しておきましょう。出金伝票には、日付や支払先、勘定科目、金額、起票者の氏名などを、摘要欄には取引の内容を記載します。このとき、誰が見ても内容がわかりやすいように、交通費であれば「◯◯駅から△△駅」、接待交際費であれば「◯◯社△△様と会食」など、誰にでも伝わるよう簡潔かつ具体的に記載することが大切です。

その他、領収書を紛失・破損した場合、印字が不鮮明な場合も、出金伝票の作成により経費として認められる可能性があります。出張費をクレジットカードで支払った場合は、利用明細書や利用確認メールに必要項目が記載されていれば、領収書の代わりにできる可能性があります。ただし、企業によって対応が異なるため、事前に自社の精算規程を確認しておくことが大切です。

出張費の精算における注意点

一般的に、出張費は金額が大きくなる傾向があるため、精算時には特に正確な処理が求められます。出張費の精算を行う際には、以下の点に注意しましょう。

従業員の立て替え負担が増加する

出張費は、他の経費と比べて1回当たりの金額が大きくなりやすい傾向があります。特に、海外出張や長期出張の場合、移動費・宿泊費が非常に高額になるケースも少なくありません。なお、後払いでは、出張が終了するまで高額な費用を従業員が立て替える必要があり、金銭的な負担が増えるだけでなく、出張先で資金不足に陥ることも考えられます。このような従業員の金銭的負担を避けるためには、出張費を先払いで精算するのが効果的です。あらかじめ概算の出張費を渡しておき、出張後に実費との差額を精算する形式にすれば、従業員の金銭的負担を軽減できるでしょう。

不正申請を防ぐ対策が必要

従業員から出張費精算の申請があったときには、内容をしっかりと確認し、適切な経費かどうかを正しく判断することが大切です。出張費として精算できるのは、業務上必要と認められる費用に限られます。出張先での観光など、個人的な目的によって発生した費用は経費にはなりません。また、出張費の不正利用を防ぎ、適切に処理するには、領収書や申請の内容をしっかりと確認することが大切です。加えて、出張規程を作成して、出張費と認められる範囲を明確にし、社内に周知しておきましょう。出張の範囲や宿泊費の上限、出張手当の金額など、出張費に関する社内ルールを明確にすることで、精算処理の円滑化につながります。

なお、出張費の精算ミスや不正を防ぐには、法人カードの導入も、不正防止・効率化の観点から有効です。従業員用の法人カードを発行し、出張時に使用するようにすれば、後日現金で精算する必要がなくなります。クレジットカードの利用明細を自動仕訳できる会計ソフトと連携することで、さらに業務の効率化につながります。

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出張費に関する規定を定めて適切に処理しよう

出張費とは、出張に伴い発生する各種費用の総称です。出張には移動費や宿泊費などがかかりますが、これらの費用は旅費交通費として経費処理ができます。ただし、出張費の対象範囲や上限金額などは、企業によって異なります。トラブルを防ぐには、出張規程を明確に策定し、社内で共有・徹底することが大切です。

また、出張費の仕訳方法は、先払いか後払いかにより異なります。従業員の金銭的負担を軽減できるのは先払いですが、出張前後での処理が必要となるため、一定の手間が発生します。そのため、出張費の精算や仕訳を効率よく行うには、会計ソフトの活用が効果的です。弥生のクラウド会計ソフト「弥生会計 Next」を導入して、出張費を含む会計処理の効率化を図りましょう。

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この記事の監修者渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）

税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。

著書『はじめてでもわかる 簿記と経理の仕事 ’21~’22年版』

• 起業コンサルV-Spiritsグループ
• 司法書士事務所V-Spirits