立替払い（立替経費）とは？仮払いとの違いや精算方法、注意点などを解説
監修者： 齋藤一生（税理士）
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本来企業が負担すべき経費について、従業員が一時的に支払う立替払いをするケースは少なくありません。従業員が立替払いをした経費は、後日、経費精算の際に所定の手続きによって精算する立替精算をしなければなりません。
立替精算は、適切な方法で手続きを行わないと、従業員と企業の双方に負担をかけてしまう可能性があるため注意が必要です。また、経費精算には立替払いの他に仮払いという方法もあり、それぞれの違いを知り、ケースに応じて適切に使い分けることが大切です。
ここでは、従業員が立替払いをした経費の精算方法や仮払いとの違い、立替払いの注意点などについて解説します。
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立替払いは経費を一時的に従業員が立て替えて支払うこと
立替払いとは、企業が負担すべき経費を一時的に従業員が立て替えて支払うことです。従業員が立替払いをした経費のことを「立替経費」と呼ぶこともあります。
企業が事業を行ううえで、営業先への交通費や遠方への出張宿泊費、事務用品など消耗品の購入費、交際費など、日々さまざまな経費が発生します。しかし、これらの経費について、「いつ、何のために、いくら必要か」を正確に予測することは困難です。そのため、多くの企業で日常の事業活動において経費の支払いが発生したときに行うのが、従業員が一時的に経費を支払う立替払いです。
立替払いをした従業員は、経費精算書や領収書などの必要書類を企業に提出し、業務上の経費に当たると認められれば、かかった費用が後日企業から払い戻されます。この一連の精算手続きを立替精算、もしくは実費精算と呼びます。
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立替払いと仮払いとの違い
経費精算には、立替払いの他に「仮払い」という方法もあります。立替払いは、先に従業員が一時的に経費を支払い、その後でかかった費用を企業から従業員へ返します。それに対して仮払いは、先に企業から概算の経費を従業員に渡しておき、実際にかかった金額との過不足を後日精算する制度です。
経費の種類によっては、従業員に立替払いをさせるのが難しいケースがあります。例えば、従業員が海外出張をする場合、交通費や宿泊費などがいくらかかるのかは、出張後でないとわかりません。
しかし、高額になることが予想される経費を、出張が終わるまですべて従業員に立て替えさせるのは負担が大きいため、一般的には、出張にかかる金額を大まかに計算し、前もって従業員に渡しておきます。そして、従業員が出張から戻った後、実際にかかった経費が事前に渡した金額より少なければ差額を返金、多ければ追加で差額の支払いを行います。これが、仮払いによる経費精算（仮払精算）です。
立替払いでは、精算手続きが完了するまで従業員個人が経費を立て替えるため、金額や精算手続きまでの期間によっては従業員の負担が大きくなってしまいます。仮払いはそのような経済的負担の心配はありませんが、書類や経費のやりとりが増えるので、立替払いに比べて手続きが煩雑になりがちです。
立替払いが生じるケース
立替払いを利用できる経費の種類に決まりはありません。ただし、基本的には交通費や出張費の他、日常業務における比較的少額の経費の支払いにおいて、立替払いが発生するケースが多く見受けられます。
どのような場合に立替払いが生じやすいのか、具体的に確認しておきましょう。
交通費
交通費とは、取引先への訪問や打ち合わせのための外出など、業務の移動にかかる費用のことです。具体的には、業務による移動で発生した電車代やバス代、タクシー代、ガソリン代、駐車場代などが該当します。これらの費用については、移動の際に従業員が立替払いをし、後で精算することが一般的です。
出張費
遠方へ出張した際にかかった費用については、出張費または旅費と呼び、日常業務における近場の移動にかかる交通費と区別することが多いでしょう。出張費に該当するのは、往復のための交通費や現地での移動にかかる費用、ホテルの宿泊費、日当などです。出張費は高額になりやすいため、立替払いではなく仮払いで精算することもあります。
その他業務の経費
事務用品をはじめとした消耗品の購入費や資料送付にかかる切手代、喫茶店で打ち合わせをした際の飲食代、取引先への手土産代なども、立替払いが生じやすいです。1回当たりの立て替え金額は少額ですが、頻度が多くなると、従業員の経済的な負担や精算に伴う事務負担が大きくなる可能性があります。
立替払いの精算方法
従業員が経費を立替払いした場合は、後日、精算手続きの立替精算を行う必要があります。立替精算のルールは企業によって異なりますが、一般的には下記のような流れで行われます。
1. 従業員が経費を立て替える
業務で発生する経費を、従業員が自分の所持金から立て替えて支払います。企業によっては、立替払いが発生すると事前にわかっている場合、経費精算の承認者や経理部門、総務部門に対する申請手続きが必要なこともあります。特に、出張費や高額な備品の購入費などに関しては、事前申請が必要なケースが多いでしょう。
2. 領収書を受け取る
立替払いをした従業員は、支払先から領収書を受け取ります。立替精算には、業務にかかる経費を従業員が立て替えたことを証明するため、領収書などの書類が必要になります。そのため、立替払いの際は必ず領収書を受け取るように、あらかじめ従業員に伝えておきましょう。領収書の宛名は企業名とし、日付や金額、品名などが記載されている必要があります。
なお、経費の中には、自動販売機での支払いや取引先への冠婚葬祭の慶弔金など、領収書が発行されないケースもあります。その場合は、支払日や支払先、支払内容、金額といった詳細を出金伝票に記載するなど、あらかじめルールを定めておくことが大切です。
また、領収書が発行されない公共交通機関の運賃については、領収書の代わりに、日付や訪問先、目的、使用した交通機関、経路、運賃などを記載した交通費精算書を作成することが一般的です。
3. 領収書を添付し、経費精算書を作成・提出する
立替払いをした従業員は、社内ルールに従って経費精算書を作成し、領収書などの必要書類を添付したうえで、決裁権限のある上司に提出します。このとき、提出書類の内容に不備があると、申請者に差し戻されます。
4. 決裁権限者の承認を得る
経費精算書の提出を受けた決裁権限者は、領収書などの添付書類と併せて内容を確認し、「経費として認められるか」「申請内容と金額に違いがないか」などをチェックします。申請内容に問題なければ経費が認められ、決裁権限者の承認印が押された経費精算書が経理部門に提出されます。
5. 精算処理を行う
経理担当者は提出された経費精算書や領収書などの申請書類を確認し、問題がなければ承認して精算処理を行います。精算処理にあたっては、経費の内容に応じて仕訳をする必要があります。交通費や旅費、消耗品費、会議費など、適切な勘定科目で仕訳を行いましょう。
6. 経理から従業員へ返金する
経理担当者から従業員へ、社内ルールに基づいて立て替えた金額が返金されます。返金方法は、現金での支払いや銀行振込、翌月の給与と合算しての支払いなど、経費の内容、金額によっても異なります。また、小口現金で経費精算を行う場合は、現金出納帳に日付や金額、勘定科目などを記入します。
また、立替精算において従業員から提出された領収書やレシートは、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（繰越欠損金の控除を受ける場合は10年間）の保存が必要です。
立替払いにおける注意点
立替払いをする際には、知っておきたいいくつかの注意点があります。ここからは、立替払いの注意点と、それに対応するための方法について解説していきます。
立て替える従業員の負担が大きい場合もある
立替払いは、従業員個人の所持金から経費を支払うため、頻度や金額によっては金銭的な負担が大きくなる可能性があります。
さらに、立替払いをした経費の精算には、前述した所定の手続きを行わなければならず、従業員が立て替えたお金を受け取るまでには、ある程度の時間がかかることがあります。そのため、出張の多い従業員などは、立替払いの負担が生活費を圧迫してしまうことにもなりかねません。
従業員の負担を軽減するためには、立替精算にかかる時間をできるだけ短縮できるよう、申請の締め切りや承認フローなどの社内ルールをあらかじめ定めておきましょう。出張費など金額が大きくなりそうな経費に関しては、仮払い制度を導入するのも1つの方法です。
ミスが起こりやすい
立替精算は、経費処理の中でもヒューマンエラーが起こりやすい業務です。起こりやすいミスの内容としては、領収書の受け取り忘れや紛失、宛名の間違い、記載項目の抜け漏れの他、経費精算書の記載ミス・確認漏れ、金額の計算間違い、仕訳間違いなどがあげられます。
なお、2023年10月より、仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書等保存方式（インボイス制度）の要件を満たす領収書やレシートが必要になりました。立替精算を行う際にも、従業員から提出された領収書が適格請求書等保存方式の要件を満たしているかどうかを確認しなければなりません。
立替精算のミスを軽減するには、経費として認められる範囲や提出書類の種類と必要な記載項目、領収書がない場合の対処法といった社内ルールをしっかり周知させることが重要です。同時に、経費精算システムの導入を検討するのもおすすめです。経費精算システムを導入すると、ミスのリスクを抑えられることに加えて、担当者が複数いるような場合でも同じ方法で経費精算ができ、業務の属人化防止にもつながります。
さらに、会計ソフトと連携した経費精算システムなら、精算した内容が自動的に会計ソフトに反映されるため、入力ミスや仕訳ミスも防げるでしょう。会計ソフトや経費精算システムの中には、スキャンや撮影した領収書のデータを自動で取り込み可能なものもあります。そのようなシステムを利用すれば、領収書の内容を帳簿に書き写す手間も省けます。
経理業務の負担が大きい
立替精算は細かい作業が多く、経理担当者の業務負担も大きくなりがちです。一般的な精算手続きで考えても、経費精算書と領収書の内容を確認して、金額に誤りがないか再計算し、正しく仕訳をしたうえで小口現金や振込などで払い戻しを行うという、一連の業務が発生します。
さらに、提出書類に不備や不明点があれば、その都度差し戻して、理由の説明や再提出依頼をしなければなりません。また、滞りなく立替精算を進めるための事前アナウンスや、期限までに申請のない従業員に対する催促なども必要になるでしょう。これを一人ひとりの従業員が立替払いをするごとに行っていると、非常に大きな負担となり、他の経理業務に影響を及ぼしてしまうかもしれません。
経理業務の効率化と負担軽減を目指す場合、交通系ICカードの情報を読み取れる経費精算システムや、クレジットカードの取引情報を自動取り込みできる会計ソフトを活用するのもおすすめです。
例えば、従業員用の法人カードを発行して経費の支払いに使えるようにすれば、立替精算する必要がなくなります。業務効率化はもちろん、計算ミスの防止や従業員の金銭的な負担の解消にもつながることが期待できます。
電子帳簿保存法への対応が必要になる
立替払いや立替精算で領収書を受領・保存する際には、電子帳簿保存法への対応にも注意が必要です。
2022年1月の改正電子帳簿保存法の施行により、電子データで受領した領収書は電子取引に該当し、電子保存が義務付けられています。電子取引の例としては、メール添付で受け取った領収書やインターネット通販などでマイページからダウンロードした領収書などがあげられ、従来は紙にプリントアウトして保存することが認められていましたが、現在は禁止されています。
2024年1月1日からは、電子取引のデータ保存が全面義務化されました。従業員が立替払いをする際、電子データで領収書を受け取った場合、企業は電子帳簿保存法の保存要件を満たす形で保管しなければなりません。
最近では、領収書をメール添付やインターネット経由で受取るケースも増えています。そのため、従業員が電子データで受領した領収書をどのように企業に提出するか、企業はどのように保存するかなど、立替精算申請時の業務フローを定めておくことが大切です。
会計ソフトと連携したシステムを活用し、立替精算の効率化とミス軽減を目指そう
立替払いとは、企業の経費を従業員が一時的に立て替えることです。経費精算書や領収書などの必要書類を企業に提出し、企業の経費と承認されれば、後日企業から払い戻されます。
経費精算において、立替払いを導入している企業も多くありますが、立替払いの回数が増えるほど事務負担が大きくなり、ミスのリスクも増えます。立替精算がスムースに進まないと、従業員への払い戻しが遅れたり金額に誤りが生じたりしてしまうため、業務効率化とミス軽減に向けた工夫が必要です。
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