売上管理とは？やり方や目的、必要な項目について解説
2024/06/26更新
この記事の監修税理士法人 MIRAI合同会計事務所
一般的にどのような企業でも、利益を生み出すもとになるのは売上です。そのため、売上管理を通じて日々の売上を把握することは、事業活動において非常に重要です。売上管理とは、売上をただ記録して集計するだけではありません。現状を把握して分析し、課題の改善につなげていくことが、売上管理の大きな目的だといえるでしょう。では、売上管理とは、具体的にどのようなことをすれば良いのでしょうか。
ここでは、売上管理の目的や売上管理を行ううえで必要な項目、売上管理をスムースに進めるために意識したいポイントなどについて解説します。
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売上管理とは、日々の売上を記録・集計して分析すること
売上管理とは、売上目標を達成するために日々の売上を記録・集計し、その総額や達成率を分析する作業のことです。業種や業態などによっても異なりますが、多くの場合は、週次や月次、年次というように期間を区切って売上情報を集計し、目標に対する達成率を確認したり、過去の実績との比較を行ったりします。また、会社全体の売上金額の他、部門や部署、チーム別、取引先別、商品・サービス別、地域別など、さまざまな視点でカテゴリー分けをして売上管理を行うこともあります。
事業運営において、現在の売上がいくらか、その数字が良いのか悪いのかを把握することは非常に重要です。さらに、売上が悪ければ何を改善すべきなのか、売上が良い場合はさらに伸ばすにはどうすれば良いか、売上の背景を分析し、将来につなげていかなければなりません。企業が成長を目指すうえで、売上管理は欠かすことができない業務といえます。
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売上管理の目的
売上管理とは、ただ売上金額を集計してまとめることだけではありません。売上管理には、「売上目標を達成する」「効果的な営業戦略を練る」という2つの大きな目的があります。それぞれについて、詳しく説明します。
売上目標を達成するため
売上管理をする重要な目的は、最終的な売上目標の達成です。多くの企業では、期首に当年度の売上目標を立てます。企業によっては、四半期や月次など、細かく期間を区切って売上目標を設定することもあるでしょう。そして、その売上目標の達成を目指し、日々の営業活動を進めていきます。
しかし、ただ営業活動を行っているだけでは、「売上目標というゴールに対して、現在どれくらいの位置にいるのか」ということがつかめません。そこで、リアルタイムの売上総額を記録し、売上目標と比較する売上管理が重要になってきます。売上管理を行い、売上目標と現状の売上額を比較することで、目標に対する達成度がわかります。
もし見込みよりも達成度が低かった場合は、原因を探り、改善策を検討する手掛かりになるはずです。反対に、順調に売上が上がっている場合も、好調の理由や背景を分析すれば、さらなる売上向上につなげられるはずです。継続的な売上管理を行い、売上の推移を把握・分析することで、目標達成までの道筋がより明確になります。
今後の営業戦略を効果的に練るため
今後の効果的な営業戦略を練ることも、売上管理の重要な目的です。営業戦略を立てるためには、現状を把握したうえで課題を洗い出し、有効な改善策を検討していかなければなりません。これらの作業に必要不可欠なのが売上管理です。
企業の売上には、良いときもあれば悪いときもあります。もし売上が下がったり伸び悩んだりしている場合は、売上管理をして過去のデータなどと比較検討することで、営業やマーケティング活動の課題が見つかる可能性があります。また、商品別の売上管理から、人気の傾向や売れ行きの良い価格帯、季節や流行など売上を左右する要因などが見えてくることもあるでしょう。もし「季節によって売れ行きが違う」と判断した商品があったとしても、前年同月の売上が良ければ、何か別の要因があるということになります。さらに、売上管理で課題の洗い出しができれば、「どうすれば改善できるか」という営業戦略も立てやすくなります。
売上が好調だった場合も、その要因が商品やサービスそのものにあるのか、マーケティングが成功したのか、流行による一過性のものなのかによって、その後の営業戦略は大きく変わってくるはずです。売上管理によって得た分析結果は、効果的な営業戦略を練るための重要な根拠になります。
売上管理に必要な項目
売上管理では、売上金額以外にもさまざまな項目を確認する必要があります。売上管理でチェックすべき項目は、主に下記のとおりです。
売上
売上とは、商品やサービスを提供したことへの対価のことです。売上は、売上管理の中でも、最も重要な項目になります。売上管理においては、売上金額に加えて、売上げた月日、顧客や取引先の情報、販売した商品・サービスについても、しっかり記録しておくことが大切です。これらの情報が売上金額と紐付いていないと、後で正確な分析を行えなくなってしまいます。
売上目標
売上目標は、年次、半期、四半期、月次など、期間を区切って設定します。売上目標は、過去の実績などを踏まえ、問題なく達成できそうな数字よりやや高めに設定するのがポイントです。目標があまりにも高すぎると従業員のやる気を削いでしまいますし、反対に低すぎても企業を成長させることができません。もし、売上管理を行っていく中で、売上目標が現実的ではないと判断された場合は、上方または下方修正の検討が必要です。
売上目標に対する達成状況
売上と売上目標を比較して、目標に対する達成状況を確認します。売上目標の数字を100%として、「◯%達成」などと達成割合を計算することで、達成状況がひと目でわかります。従業員のモチベーションアップのためにも、達成率は社内やチーム内で共有すると良いでしょう。また、達成率が低い場合は、100%に近づけるための対策を講じる必要があります。
前月・前年比の売上
売上管理においては、前月や前年の売上と比較することも大切です。前月と当月、前年と当年の売上金額を比較し、大きな変動がないかどうかをチェックします。前月や前年と比べて売上が上がっていれば、現在の施策が有効ということになるでしょう。反対に売上が下がっている場合は、いち早くその原因を突き止め、戦略を練り直さなくてはなりません。
前月比や前年比は、「当月売上÷前月売上」「当年売上÷前年売上」という計算で求めることができます。100%を上回っていれば前月・前年より売上が上がっている、100%以下なら売上が下がっているということです。
原価
原価（売上原価）とは、販売した商品を仕入れたり、作ったりする際にかかった経費のことで、仕入代金や材料費などが該当します。売上管理で原価を確認するのは、売上に対してどれくらいの利益が得られるかを確認するためです。たとえ売上目標を達成できても、売上金額を上回る原価がかかっていたとしたら、利益はマイナス、つまり赤字です。売上金額と併せて原価を記録しておけば、おおよその利益額を計算することができます。
業種によっては、商品にかかる原価を細かく把握するのが困難なケースも少なくありません。そのような場合は、過去の実績をもとに設定した原価率を使うなど、売上管理で原価を扱う際の社内ルールをあらかじめ決めておきましょう。
経費
企業が売上を上げるには、原価の他にもさまざまな経費がかかります。例えば、広告費や人件費、オフィスや店舗の家賃などです。売上管理の際には、これらの経費についても、推移を把握できるようにしておくと良いでしょう。
もし、あまり売上が上がっていないにもかかわらず多額の経費が使われている場合は、経営を圧迫する原因になってしまうかもしれません。資金繰りの悪化を防ぐためにも、早めの対策が必要になります。
売上管理をスムースに行うためのポイント
売上管理でチェックする項目は、多岐にわたります。売上管理を売上目標の達成につなげるためには、これらの項目を正しく把握しなければなりません。また、効果的な営業戦略を立てるには、スピーディーな現状分析が求められます。売上管理を正確かつスムースに行うために、下記のポイントを押さえておきましょう。
あらかじめテンプレートを作成・整理しておく
スムースな売上管理に役立つのが、テンプレートの作成です。売上管理でチェックすべき項目をまとめ、売上管理表としてテンプレートを準備しておくことが大切です。テンプレートがあれば確認すべき項目が明確になるため、数値の入力漏れを防止できるうえ、集計や比較などの作業も行いやすくなります。部門や部署、チーム別で売上管理を行う際なども、チェック項目にバラつきが発生しません。
テンプレートを作成する際には、前述した確認項目を基本に、企業ごとに管理に必要な項目を加えておきましょう。
売上管理表のテンプレート（一例）
売上管理のルールを制定・遵守する
テンプレートを作成したら、同時に、売上管理のルールをしっかりと定めておくことが大切です。売上管理は複数の従業員が携わるケースも少なくありません。また、継続して売上管理をしていく中で、担当者が変わることもあるでしょう。
そのようなとき、売上管理のルールが制定されていないと、それぞれが勝手な方法で売上管理表に記録することになってしまいます。例えば、売上種別や売上計上のタイミング、商品名や取引先名の略称などがバラバラでは、適切な管理ができなくなってしまうでしょう。売上管理を行う際には、売上管理表の入力ルールを制定し、周知を徹底することが重要です。
手計算を極力減らし、煩雑な作業を自動化する
ミスや漏れを防ぐために、売上管理における手計算は極力避けるようにしましょう。人の手による計算には、どうしてもミスが発生する可能性があります。さらに、売上管理で計算された数字が間違っていると、経営判断の前提が崩れてしまいます。
その他、手作業で売上管理を行っていると、膨大な手間と時間がかかり、本業に支障が出てしまうかもしれません。入力や計算などの煩雑な作業は、システムを活用して自動化するなど、できるだけミスや手間を削減できるような仕組みを作ることが大切です。売上管理の自動化によって作業時間が短縮されれば、タイムリーかつ効果的な営業戦略の立案にも役立ちます。
定期的に数字を振り返る
売上管理は、売上管理表に数値を入力して終わりではなく、売上目標の達成や営業戦略の立案といった目的のためには、定期的に数字を振り返ることが大切です。こまめに数字を振り返っていれば、売上の増減にもいち早く気づくことができ、改善に向けた対策も立てやすくなります。
売上目標達成のための対策を練る
売上管理においては、現状の売上と売上目標を比較して達成率を確認します。達成率が低かった場合は、その原因は何か、目標を達成するにはどのような改善策が必要かを検討しましょう。また、達成率が予想より高ければ、成功の要因を探り、その施策を今後に活かしていきます。
そして、施策の実行後は再び売上と達成率を確認し、効果を分析し、次の施策を検討します。このようなサイクルを繰り返すことで、より効率的に売上目標達成を目指すことができるはずです。
売上管理の方法
実際に売上管理を行うには、具体的にどのような方法があるのでしょうか。売上管理に役立つツールは、「表計算ソフト（エクセル）」「SFA/CRM」「会計ソフト」の主に3つです。それぞれの特徴を比較し、自社に合った方法を取り入れましょう。
表計算ソフト（エクセル）
最も手軽な方法といえるのが、表計算ソフト（エクセル）を使った売上管理です。表計算ソフトなら初期費用もかからず、すぐに売上管理を始めることができます。
ただし、表計算ソフトで売上管理に適したフォーマットを作成するには、関数など一定のスキルが求められます。また、データ量が増えるに従って、入力や集計の負担が大きくなる点にも注意が必要です。
SFA/CRM
SFA（Sales Force Automation）とは営業支援システムのことで、CRM（Customer Relationship Management）とは顧客管理システムのことです。SFAやCRMは、売上情報の入力や分析に関する機能が充実しているため、精度の高い売上管理が可能になるでしょう。ただし、導入や運用にあたっては費用がかかるので、売上管理だけの目的で導入するのは、ややハードルが高いかもしれません。
会計ソフト
効率的な売上管理を行うには、会計ソフトを活用するのもおすすめです。会計ソフトには、売上など日々の取引がすべて記録されるため、売上の集計や過去実績との比較などもかんたんに行うことができます。帳簿作成のために使っている会計ソフトを売上管理にも活用できれば、新たにシステムを導入する費用や手間もかかりません。
また、会計ソフトは予実管理にも役立ちます。予実管理とは、予算に対してどの程度の実績を上げているのかを把握し、自社の状況を定量的に分析することです。特に、入力データから自動でレポート生成が可能な会計ソフトなら、売上情報をはじめとした財務状況をすぐに確認でき、スピーディーな経営判断に活かせます。
予実管理については別の記事で解説していますので、参考にしてください。
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この記事の監修税理士法人 MIRAI合同会計事務所
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