経費精算とは?やり方や経費精算書の種類、効率化のポイントを解説
監修者:税理士法人 MIRAI合同会計事務所
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経理業務の中でも欠かせないものの1つが「経費精算」です。経費精算は多くの企業で日常的に発生する業務であるため、経費精算をスムースに進めることができれば、経理業務全体の効率化につながる可能性が高いでしょう。経費精算を効率良く行うには、経費精算の対象や一般的な流れについて正しく知っておくことが大切です。
ここでは、経費精算の流れや経費精算書の種類、効率化のポイントなどについて、詳しく解説します。
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経費精算とは従業員が立て替えた費用を後日会社から払い戻すこと
経費精算とは、会社の事業活動のために従業員が一時的に立て替えた費用を、後日会社から払い戻すことです。
会社が事業を行ううえでは、営業先への交通費や遠方への出張宿泊費、事務用品など消耗品の購入費、交際費など、日々さまざまな経費が発生します。しかし、これらの経費について、「いつ、何のために、いくら必要か」を正確に予測することは困難です。そのため多くの企業では、事業に関連する費用が必要になったとき、従業員が一時的に立替払いを行います。そして、経費精算書や領収書などの必要書類を会社に提出し、業務上の経費にあたるとみなされれば、かかった費用が会社から払い戻されます。この一連の流れを経費精算といいます。
経費精算は、「小口精算」「交通費精算」「旅費精算」の3種類に大別されます。
小口精算
小口精算とは、主に交通費、会議費や消耗品費といった少額で頻繁に支出する経費を、小口現金を用いて精算することです。現金の出入りは現金出納帳で管理します。
交通費精算
交通費精算とは、取引先への訪問などの業務で発生した交通費を精算することです。具体的には、業務による移動で発生した電車代やバス代、タクシー代などの精算があてはまります。
交通費精算の流れについては、以下の記事で詳しく解説しています。
交通費精算を効率化するには?精算の流れや注意点と共に解説
旅費精算
旅費精算とは、遠方へ出張した際にかかった費用を精算することです。出張に伴う交通費の他、宿泊費や出張日当なども該当します。
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経費精算業務の一般的な流れ
実際に経費精算を行う際には、どのような順序で行えば良いのでしょうか。経費精算のルールは会社によって異なりますが、一般的には下記のような流れで行われます。
1 従業員が経費を立て替える
まずは、業務で発生する費用を従業員が自分の所持金から立て替えて支払います。費用の具体例としては、営業先を訪問する際の交通費や出張にかかる費用、交際費、備品の購入代金などが挙げられます。
2 領収書をもらう
費用を立て替えた際には、その都度、必ず領収書を発行してもらいましょう。経費精算には、業務に必要な費用を従業員が立て替えたことを証明するため、領収書などの書類が必要です。従業員が経費を立て替える際には、「いつ、どこで、何のために」使ったのかがわかるように、支払先から領収書を受け取ります。
なお、経費の中には、自動販売機での支払いや取引先への冠婚葬祭の慶弔金など、領収書が発行されないものもあります。その場合は、支払日や支払先、内容、金額といった詳細を出金伝票に記載するなど、あらかじめルールを定めておくことが大切です。
出金伝票の記載方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
3 経費精算書に領収書を添付し、上司から承認をもらって経理部門に提出
経費精算の申請時には、従業員は社内ルールに従って経費精算書を作成し、領収書などの必要書類を添付したうえで、決裁権限のある上司に提出しましょう。経費として認められる条件や金額の上限、申請期限などは、会社によって異なります。申請内容に問題なければ経費が認められ、決裁権限者の承認印が押された経費精算書が経理部門に提出されます。
4 経理部門が内容を確認し、問題がなければ精算
経理担当者は提出された経費精算書や領収書などの申請書類を確認し、承認作業を行います。内容に問題がなければ、社内ルールにもとづいて精算となります。経費の精算方法は、小口現金からの支払の他、銀行振込や給与と合算しての支払いなど、会社や経費の内容、金額によっても異なります。
5 経理担当者が小口の現金を渡した場合、出納帳に記入する
経理担当者は、経費を精算するときに仕訳を行わなければなりません。小口現金で経費精算を行う場合は、現金出納帳に日付や金額、勘定科目などを記入します。また、経費精算に用いる領収書やレシートは、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(繰越欠損金の控除を受ける場合は10年間)の保存が必要です。
経費精算書の種類
経費精算の際には、経費精算書という書類を使用します。経費精算書は、その内容や用途によって、主に下記の3種類に分けることができます。
仮払経費申請書
仮払経費申請書は、従業員が仮払金を申請するときに使用する書類です。仮払金とは、経費にかかる明確な金額・使用目的が決まっていない状態で、事前に概算で従業員に渡しておく現金のことです。
例えば、出張時の交通費や宿泊費など経費が高額になると予想されるような場合、従業員が自分の所持金から立て替えると、金銭的な負担が大きくなってしまいます。そのようなときは、仮払経費申請書で事前申請を行うことで、会社から概算金額の支払いが行われます。
仮払経費精算書
仮払経費精算書は、仮払経費を精算するための書類です。基本的には、上述した仮払経費申請書とセットで使用する書類です。概算で仮払いを受けた経費は、内容や金額が判明した時点で精算を行う必要があります。仮払経費精算書によって、仮払いの現金が何にいくら使われたのかを申告し、余剰や不足があった際には返金や追加支払いを行います。
出張旅費精算書、旅費精算書
出張旅費精算書と旅費精算書は、出張や社員旅行などでかかった費用を精算するための書類です。これらの書類を使用する際は、あらかじめ社内ルールを明確にし、マニュアル化しておくことが大切です。出張日当が設定されている場合は、ルールに従って申請を行います。
経費にできる費用
会社の経費として認められるのは、具体的にはどのような費用なのでしょうか。経費にできるものは、主に下記の費用です。
消耗品費
消耗品費とは、使用可能期間(法定耐用年数)が1年未満、または取得価額が10万円未満の備品などの購入費用のことです。文房具やコピー用紙などの他、家具や機械でも取得価額が10万円未満であれば消耗品に該当します。
旅費交通費
業務上必要な移動に伴って発生した交通費や、出張に関する費用が旅費交通費です。電車代やバス代、タクシー代などの交通費に加えて、出張時の宿泊費や食事代、出張手当なども該当します。
接待交際費
接待交際費とは、取引先や仕入先など、事業に関係する相手への接待や贈り物などにかかる費用のことです。接待交際費のうち飲食にかかる費用を、接待飲食費といいます。
法人の接待交際費は原則として経費にはなりません。ただし、接待飲食費については、1人あたりの飲食代の金額が5,000円以下で、飲食の内容が領収書などから明らかになっていれば、接待交際費からは除外されます。この場合は「会議費」などの勘定科目で経費計上が可能です。
資本金1億円以下の法人は年間800万円まで、または接待飲食費の50%の金額まで、接待交際費を経費として計上することができます。また、資本金が1億円超の法人は、交際費のうち接待飲食費の50%を損金に算入することができます。
福利厚生費
福利厚生費とは、会社が従業員のために、給与や賞与以外で支出する費用のことです。例えば、従業員のコミュニケーション円滑化のためのイベント開催費用、社員旅行費用、慶弔見舞金などが該当します。ただし、目的が曖昧な場合や金額が高すぎる場合は、福利厚生費と認められない可能性があります。
通信費
通信費とは、固定電話や携帯電話の料金、インターネットの回線使用料、切手代やはがき代などです。なお、切手が貼られていない便せんや封筒は、通信費ではなく消耗品費に該当します。
経費にできない費用
全ての費用が経費にできるわけではありません。下記の費用は経費にできないため、注意が必要です。
法人税や法人住民税
法人税や法人住民税といった税金は、会社の経費にはなりません。ただし、税金のうち法人事業税は、翌事業年度の経費として損金算入が可能です。税金の納付を従業員が立て替えるケースはないかもしれませんが、経費になる税金とならない税金の違いを知っておきましょう。
スーツ等の衣類の購入費
仕事中に着用するスーツなどの衣類の購入費は、「経費になるのでは」と考える方もいるかもしれません。しかし、スーツはプライベートでも使用できるため、経費とは認められません。一方、業務中にのみ着用する制服や作業着などを従業員に支給する場合は、福利厚生費として経費とみなされます。
経費精算業務の効率化のポイント
経費精算業務をスムースに進めるには、どうすれば良いのでしょうか。ここでは、経費精算業務を効率化するために必要なポイントを3つご紹介します。
ルールを明確にし、マニュアル化する
経費精算をスムースにするには、まず経費精算にかかわる社内ルールを明確にし、マニュアル化しておきましょう。
社内で定めておくことの具体例としては、経費として認められる対象や金額の上限、経費精算の申請期限、高額な経費の精算に関する手続きなどが挙げられます。これらが曖昧になっていると、社内の認識に食い違いが起こり、確認や書類差し戻しなどの手間が発生してしまいます。経費精算はお金に関することなので、担当者によって処理方法がバラバラになってしまってはいけません。社内で統一したルールを定め、従業員へしっかりと周知させることが大切です。
表計算ソフトを導入する
経費精算業務を行う際、表計算ソフトを使用する方法もあります。他の業務ですでに表計算ソフトを使用している企業も少なくないはずです。その場合、導入費用がかからないため、会計システムや会計ソフトに比べてコストを抑えることができるでしょう。
ただし、表計算ソフトによる経費精算は、担当者が手入力する形になるため、入力ミスや入力漏れ、計算間違いなどが起こりがちです。また、業務の属人化を招く可能性もあるため、十分な注意が必要です。
経費精算システムを活用する
経費精算業務を効率化させ、経理担当者の業務負担やミスのリスクを軽減するには、経費精算システムの導入がおすすめです。
経費精算システムなら、規定のマニュアルに沿って簡単に作業ができるため、担当者が複数いるような場合でも同じ方法で経費精算ができます。経費精算業務の効率化が図れることはもちろん、業務の属人化防止にも役立つでしょう。経費精算システムの中でも利用しやすいのが、クラウド型システムや、会計ソフトと連携したシステムです。
- クラウド型システムを導入するメリット
- クラウド型経費精算システムでは、クラウドへのデータのバックアップなどが自動的に行われるため、万が一パソコンなどが壊れてもデータの損失を防ぐことができます。インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるのも、メリットの1つといえるでしょう。また、経費精算の流れを一元化できるためセキュリティ対策がしやすくなり、情報漏えいなどのリスク軽減にもつながります。
- 会計ソフトと連携したシステムを導入するメリット
- 経費精算だけに限らず、会計業務全体の効率化を目指すなら、会計ソフトと連携した経費精算システムの導入が望ましいでしょう。経費精算は、会計業務の一部です。経費精算を行ったら、経理担当者は適切な勘定科目で仕訳を行い、その積み重ねが最終的に企業の決算へとつながっていきます。経費精算の内容が自動的に会計ソフトに反映されれば、記帳や決算書作成などの手間も大幅に軽減できます。
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この記事の監修者税理士法人 MIRAI合同会計事務所
四谷と国分寺にオフィスのある税理士法人。税理士、社会保険労務士、行政書士等が在籍し確定申告の様々なご相談に対応可能。開業、法人設立の実績多数。
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