クラウド会計ソフトについて解説！メリットやデメリットは？

2024/02/02更新

会計ソフトといえば、店舗やダウンロードで購入したソフトをパソコンにインストールして使用するデスクトップアプリが主流です。しかし最近では、インストールの必要がないクラウド会計ソフトを選ぶ企業も増えています。
クラウド会計ソフトは、従来の会計ソフトと比べてどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、クラウド会計ソフトの仕組みや、知っておきたいメリット・デメリットについて解説します。

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クラウド会計ソフトの特徴

クラウドとは、英語の「雲（cloud）」に由来する言葉で、インターネット上のサーバーにパソコンやスマートフォンといった端末でアクセスし、サービスを利用する仕組みを指します。クラウド会計ソフトは、このクラウドサービスを使った会計ソフトです。

デスクトップ会計ソフトは、CD-ROM/DVD-ROMやダウンロードソフトなどの形で購入し、それをパソコンにインストールして使用します。それに対してクラウド会計ソフトは、サービス提供会社に月額や年額の利用料を支払い、Webブラウザ等のインターネット経由でツールを使用します。

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クラウド会計ソフトのメリット

ここからは、クラウド会計ソフトのメリットを具体的に見ていきましょう。主に、下記の6つのメリットが挙げられます。

インストール不要

インターネットを介してサービスを利用するクラウド会計ソフトは、パソコンにソフトをインストールする必要がありません。パソコンの容量を圧迫することなく、パソコンを新しく買い換えても、インターネットにさえつながっていればスムーズに使い続けることができます。

インストール型の会計ソフトについては、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

インストール型の会計ソフトについて解説！クラウド型との違いは？

バージョンアップの作業が不要

会計ソフトは、法令や税制の改正、ソフトの機能強化のために、バージョンアップが行われます。クラウド会計ソフトであれば、これらのバージョンアップはインターネット上のサーバーで行われるため、利用者が何か作業をする必要はありません。クラウド上でサービスがアップデートされ、利用者はそこにアクセスするだけで常に最新のソフトを利用できます。バージョンアップの費用は月額または年額の支払いに含まれています。

利用する環境の自由度が高い

クラウド会計ソフトは、インターネット環境と対応端末があれば、いつでもどこでも使えます。ブラウザを使うので、WindowsでもMacでも操作が可能です。利用するパソコンも固定されないため、オフィスだけではなく自宅や外出先でもスムーズに作業できるでしょう。
また、クラウド会計ソフトの中には、スマートフォンのアプリから閲覧や入力ができるものもあります。インターネットにつながる場所であれば、例えば出先で発生した経費の領収書を、移動の合間に会計ソフトに入力することも可能です。利用環境の自由度が高ければ、その分、業務効率も向上するわけです。

すぐに、手軽に使える

クラウド会計ソフトは、インターネット環境とパソコンがあれば簡単に導入することができます。簿記や会計の知識がなくても使いやすいように、機能や画面設計が工夫されているものが多く、経理初心者でも直感的に操作が可能です。会計ソフトによっては、電話やメール、チャットなどでの相談に対応してくれるサポートプランが用意されている場合もあります。
また、入力したデータはすべてクラウドサーバーに保管されるため、利用者側がデータの保存を行う必要はありません。万が一、パソコンが突然故障してしまっても、別のパソコンで引き続き作業ができるので、業務に支障をきたすことはないでしょう。

安全にデータを管理できる

クラウド会計ソフトのデータは、すべてクラウド上で保管され、自動的にバックアップされます。パソコンや記録メディアにデータを保存する場合、故障や盗難、ウイルス感染などによるデータ漏洩やデータ紛失のリスクがあります。きちんと管理・保守されたクラウド会計ソフトは、社内のパソコンでデータを管理するよりも、格段に安全性が高いといえるでしょう。
ただし、いくらクラウド上のセキュリティ対策が強固でも、クラウド会計ソフトのIDやパスワードが第三者に漏れると、簡単にデータは流出してしまいます。IDとパスワードの管理には十分注意しましょう。

データの連携がスムーズ

クラウドでデータを一元管理するクラウド会計ソフトは、データの連携が非常にスムーズです。例えば、オフィスでの作業の続きを帰宅後に自宅で行ったり、在宅勤務やテレワークに移行しても自宅のパソコンで作業したりすることができます。会社のパソコンがWindows、自宅のパソコンがMacという場合でも問題ありません。
また、顧問税理士や会計事務所ともインターネット上でデータを共有しやすいので、連携の手間が大幅に省けます。税理士とのコミュニケーションが円滑になり、さまざまなアドバイスも受けやすいでしょう。

クラウド会計ソフトのデメリット

クラウド会計ソフトには、さまざまなメリットがある一方で、以下の3つのデメリットがあります。

インターネット環境が必要

クラウド会計ソフトは、インターネット環境があればどこでも使えるのがメリットですが、裏を返せば「インターネット環境がないと使えない」ともいえます。アプリケーションがクラウド上にあるので、インターネット環境がないとアクセスすることができず、データの確認や更新ができません。会計ソフトを利用する場所のインターネット接続が不安定だったり、セキュリティのためにインターネットの使用可能端末が限定されていたりする場合は、注意が必要です。

通信料がかかる

クラウド会計ソフトは、インターネットを介してサービスにアクセスするため、インターネット通信料がかかります。契約が通信するデータ量に応じて料金が変わる従量課金となっている場合、通信料が高額になる可能性があります。心配な場合は、あらかじめインターネットの料金プランを確認しておきましょう。

入力操作が遅くなることがある

クラウド会計ソフトはインターネット環境に依存するため、接続状況によっては入力操作がもたつくことがあります。インターネットにつながりにくい状況だと、ページを読み込むのに時間がかかり、処理スピードが低下してしまう可能性もあるでしょう。大量のデータ処理でもサクサク動くデスクトップ会計ソフトに慣れている人からすると、ストレスを感じる場面があるかもしれません。

クラウドのメリットを活かした弥生の会計ソフト

現在、会計ソフトで売上実績No.1を誇るのが弥生会計です。ここでは、会計初心者でも簡単に始められるクラウド会計ソフト「弥生会計 オンライン」と、クラウドのメリットも兼ね備えたデスクトップ会計ソフト「弥生会計」をご紹介します。

弥生のクラウド会計ソフト「弥生会計 オンライン」

「弥生会計 オンライン」は、初めて会計ソフトを導入する人でも簡単に使える、クラウド会計ソフトです。インストール型会計ソフトで長年培ってきたノウハウを活かし、使いやすく安定した操作環境を実現。全国の多数の税理士・会計事務所とパートナーシップを結んでおり、経理初心者でも安心の、プロがおすすめする会計ソフトです。

クラウドサービスの利点も備えたデスクトップ会計ソフト「弥生会計」

デスクトップ会計ソフトの「弥生会計」にも、クラウド会計ソフトの持つ特長・機能が備わっています。データの保存と共有がクラウドで行えるので、特に、顧問税理士・会計事務所といった社外とのやりとりが発生する場合は、通常のデスクトップ会計ソフトよりも便利です。所定のサポートプランに加入すれば、銀行口座やクレジットカードといった取引データの自動仕訳や、クラウド上でのデータバックアップ、他のユーザーとのデータ共有、無償バージョンアップなどのサービスも受けられます。
クラウドアプリとデスクトップアプリのメリットを兼ね備えた、ハイブリッドな会計ソフトといえるでしょう。

会計ソフトは「クラウド」の活用で、会社以外のパソコンでも便利に使える

インターネット環境と対応端末さえあれば利用できるクラウド会計ソフトは、会社や自宅パソコンなど、端末問わず利用できる便利さが魅力です。入力や集計、決算書作成といった基本的な機能に加え、自動仕訳などの機能も活用すれば、会計業務が一気に効率化されるでしょう。
また、例えば弥生のデスクトップ会計ソフトは、クラウド上でのデータ保存や共有にも対応しているなど、クラウドアプリとデスクトップアプリのメリットを享受できます。使用目的に適うようであれば、デスクトップ会計ソフトも検討してみることをおすすめします。

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