クラウド会計ソフトで領収書やレシートを自動読み取り＆仕訳し効率化！
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経理業務の中でも面倒なのが、日々発生する領収書の入力です。領収書やレシートを1枚ずつチェックして、入力・仕訳をするのはとても大変な作業。手間と時間がかかる上、入力ミスの可能性もあります。そんなときは、例えば弥生の会計ソフトを使えば、スマートフォンやスキャナによる領収書の読み取り、銀行明細・クレジットカード等の取引データを取り込むことが可能に。入力や仕訳を自動化して、記帳の負担をぐっと軽くすることができます。
本記事では、経理業務の自動取込と自動仕訳について解説します。
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領収書やレシートを効率的に記帳・入力したい
消耗品の購入費や移動にかかる交通費など、業務に関わる経費は多種多様です。「後でまとめて処理しよう」と考えていると、あっという間に膨大な数の領収書やレシートが溜まってしまうことに。
1枚ずつ内容をチェックして会計ソフトに入力するのは、とても煩雑な作業です。経費データをExcelで管理している場合は、ファイルを開いて確認する手間もあるでしょう。経理担当者の作業負担を軽減するには、経費の記帳や入力の効率化が必要です。
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領収書を手入力で集計・記帳するデメリットとは？
紙の領収書やレシートを1枚ずつ手入力していると、どのようなデメリットがあるのでしょうか。具体的に考えられる問題を見ていきましょう。
手間や時間がかかる
領収書やレシートの入力は、日々発生する作業です。項目や金額を1つ1つ会計ソフトに手入力していると、多くの手間と時間がかかってしまいます。
場合によっては入力の際、どのように仕訳をしたらいいかわからずに悩むこともあるかもしれません。仕訳ルールに迷ったり調べたりしていると、さらに時間を取られてしまいます。
入力ミスや仕訳ミスが起こる
人の手で入力をする場合、どうしてもヒューマンエラーが起こる可能性があります。金額の数字や桁を打ち間違えたり、誤った勘定科目で入力したりすると、正しい帳簿付けができません。後で数値が合わないことに気付いても、「どこで何をミスしたのか」を探し出すのは大変です。
また、ミスのないようにと常に気を張っていると、作業の手間に加えて心理的な負担も大きくなります。
領収書を紛失してしまう
入力が面倒だと後回しにしているうちに、領収書を紛失したり、汚れて文字が見えなくなったりするおそれがあります。その結果、経費として計上すべき取引の入力が漏れてしまう可能性があります。経費計上する金額が減ると、その分課税所得が増えるため、本来なら払う必要のない税金が発生してしまいます。
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会計ソフトを使えば領収書の自動入力から仕訳までできる
会計ソフトの中には、領収書や銀行明細・クレジットカードの取引データを自動で取込み、自動で仕訳する機能を持つソフトがあります。面倒な領収書の入力を効率化するには、会計ソフトの活用がおすすめです。
クラウド型会計ソフトについてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
スキャナやスマートフォンによる撮影で領収書が読み取れる
一部の会計ソフトには、スキャナやスマートフォン用アプリを使って領収書の内容を読み取れる機能があります。領収書やレシートをスキャンしたりスマートフォンのカメラで撮影したりすると、「OCR（光学文字認識）」という技術によって日付や金額などがデータ化され、自動で会計ソフトに取り込まれます。
さらに、自動仕訳機能があれば、取り込まれたデータは一般的なルールに従って自動で仕訳されます。担当者は入力された金額や勘定科目に間違いがないかを確認し、必要があれば修正するだけ。これまでのように1枚ずつ領収書やレシートの内容を打ち込んだり、仕訳に迷ったりする必要はありません。
会計ソフトで記帳・入力を自動化するメリット
会計ソフトで領収書やレシートの入力を自動化すると、次の3つのようなメリットがあります。
会計ソフトのメリットについてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
入力の手間が少なくなる
会計ソフトで入力を自動化することで、作業にかかる負担が大きく軽減されます。自動仕訳された内容が正しいかどうかを確認するだけなので、手入力に比べて時間が短縮できます。
ミスを減らすことができる
領収書の日付や金額を自動で読み取って記録するので、ヒューマンエラーによる入力ミスや仕訳ミスを減らすことができます。
経理初心者でも簡単に記帳できる
読み取った領収書のデータは自動で仕訳されるため、勘定科目の分類に詳しくなくても記帳を進めることができます。経理初心者にも対応しやすく、業務の効率化が可能になります。
会計ソフトで領収書やレシートを読み取る際の注意点
会計ソフトの自動取込はとても便利な機能ですが、領収書やレシートの状態によっては読み取りが難しい場合もあります。読み取りの際には、以下の2点に注意しましょう。
手書きの領収書は読み取れない
お店によっては、金額や日付などを手書きした領収書が発行されることがあります。手書きの文字は、OCRでうまく読み込むことができません。その場合は、手書きされた内容を自分で会計ソフトに入力する必要があります。
領収書やレシートに破損や汚れがあると読み取り精度が低下
領収書やレシートに破れ、汚れ、シワなどがあると、内容を正しく読み取れないことがあります。また、保管しているうちに文字が不鮮明になったり、水濡れなどで印字がにじんだりしても、読み取りが難しくなってしまうでしょう。領収書やレシートはできるだけきれいな状態で保管し、早めにデータ化するようにしてください。
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弥生の「弥生会計 Next」で経費の入力と仕訳を自動化
「弥生会計 Next」では、付帯する「弥生証憑 Next」を使って領収書やレシートなどの証憑（※）をAIで読み取り、記帳までの作業を大幅に効率化できます。
「弥生証憑 Next」にパソコンやスマートフォンから証憑をアップロードすると、AIが内容を自動で読み取ります。ユーザーは内容が合っているか確認・保存するだけで「弥生会計 Next」へ自動的に連携されるため、日々の記帳の手間を省くことができます。
さらに、銀行明細やクレジットカードの明細も取り込むことができるため、日々の入力作業を徹底的に削減できます。ここからは、具体的な自動化の機能について詳しく見ていきましょう。
- ※証憑とは、取引内容を示す証拠書類のことです。弥生証憑 Nextで管理できる証憑は、領収書、請求書、納品書、納品書兼請求書、見積書、仕入明細書、注文書、その他の証憑です。
AIが情報を読み取ってくれるから、証憑情報の手入力が不要
弥生証憑 Nextにアップロードした証憑から自動で文字やテキストを認識・抽出し、情報として保存することができます。電子帳簿保存法に対応して証憑を保管するには、適切なメタ情報を付与する必要がありますが、AIが自動的に情報を読み取ってくれるから、あとは内容を保存するだけ。入力の手間が省けます※。
- ※自動読み取りの対象となる証憑は「領収書」「請求書」「納品書」「納品書兼請求書」「注文書」「仕入明細書」「見積書」です。
証憑のアップロードと同時に明細データを連携。会計業務がスムーズに
「弥生証憑 Next」で確認・保存した証憑は、そのまま「明細ボックス」へ連携され、取引が自動で作成されます。これにより、手作業での取引登録の手間を省くことができます。
銀行明細などの取引データも自動で取り込める
弥生会計 Nextは、インターネットバンキングから明細データを取り込むことも可能です。
弥生と連携している金融機関など、必要な条件を満たせば、銀行明細、クレジットカードなどの取引データが自動で仕訳されます。月末になるたびに銀行に記帳をしに行ったり、通帳とにらめっこをしながら1行ずつ会計ソフトに入力したりする必要もなくなります。データを自動取得できるため、手入力による転記ミスのリスクを抑えられます。
取り込んだデータはAIが自動で仕訳
自動取得した取引データの勘定科目はAIが推測して提案を行います。学習機能があるので、使えば使うほど精度制度がアップします。
他にも選べる弥生会計 Nextの入力機能
弥生証憑 Next以外にも、弥生会計 Nextでは領収書やレシートを処理する方法を選べます。従業員の経費申請・承認を日常的に行われている会社では、従業員の立替経費精算が行える弥生経費 Nextの導入がおすすめです。従業員はスマートフォンアプリでレシートを撮影し、そのまま経費申請が可能です。領収書・レシートをアップロードすると、AIが画像を読み取り、申請に必要なデータを自動入力します。申請データは上長がオンラインで承認し、そのまま弥生会計 Nextに仕訳として自動連携されます。
- ※ベーシックプラン/ベーシックプラスプランご利用のお客さまが対象となります。
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領収書の入力・仕訳を自動化して、記帳の手間を削減しよう
領収書やレシートの入力は手間と時間がかかる上、数値の打ち間違いなどのヒューマンエラーが起こりがちです。さらに、経理業務に慣れていないと勘定科目を迷ってしまい、スムーズに記帳を進めることができません。
会計ソフトの自動取込・自動仕訳機能を活用すれば、そのようなわずらわしい作業から解放され、ミスも少なくなります。自動仕訳で領収書やレシートの処理を効率化し、経理業務にかかる手間とストレスを軽減させましょう。
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よくあるご質問
領収書の入力を会計ソフトで行うメリットは？
会計ソフトで入力を自動化することで作業にかかる負担が大きく軽減されます。また、領収書の日付や金額を自動で読み取って記録するので、入力ミスや仕訳ミスを減らすことができます。読み取ったデータは自動で仕訳されるため、経理初心者にも対応しやすく、業務の効率化が可能になります。詳しくはこちらをご確認ください。
会計ソフトで領収書やレシートを読み取る際の注意点は？
手書きの文字は、OCRでうまく読み込むことができません。その場合は、手書きされた内容を自分で会計ソフトに入力する必要があります。また、領収書やレシートに破れ、汚れ、シワなどがあると、内容を正しく読み取れないことがあります。詳しくはこちらをご確認ください。
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「弥生会計 Next」のメリットや機能、サポート内容やプラン等を解説！導入を検討している方におすすめ
