給与計算アウトソーシングのメリットとは？業者選びのポイントも紹介
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「給与計算業務はミスが心配」「担当者に業務の負担がかかりすぎている」などと頭を悩ませる企業経営者や担当者は少なくないでしょう。そのような場合は、給与計算アウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。
本記事では、給与計算アウトソーシングの概要や対応可能な業務範囲、導入するメリットや注意点などを解説します。併せて、代表的なアウトソーシング先の選び方もお伝えするので、給与計算業務の効率化やコストダウン、担当者の負担軽減を実現したい場合は参考にしてください。
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給与計算はアウトソーシングが可能
給与計算業務は、アウトソーシングが可能です。給与計算の際には、記録された勤怠情報を基に、時間外労働時間や深夜労働時間、休日労働時間などを計算しなくてはならず、手間と時間がかかります。しかも、社会保険や税制、労働基準法などの専門知識が必要になるため、経験と知識が求められる重要な業務です。
アウトソーシングすれば、こうした煩雑な業務を自社で行うことがなくなるため、大幅な業務効率化が可能です。専門家が業務を担当してくれるためヒューマンエラーを回避でき、業務品質も高まります。ただし、企業の規模によっては給与計算システムの導入で対応できるケースもあるため、自社の状況を踏まえつつ検討を進めましょう。
給与計算のアウトソーシングで依頼できる業務
給与計算のアウトソーシングでは、給与計算や賞与計算、振込データ作成、年末調整手続き、住民税更新等の代行が可能です。ただし、税理士や社会保険労務士のみ対応可能な独占業務もあるため、詳細は依頼前に相談してみましょう。
給与計算代行
Excelや手作業で給与計算を行っている企業は少なくありません。しかし、これらの方法は担当者にかかる負担が大きく、計算ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーも発生するリスクがあります。法律や税制の改正があるたびに計算式や処理方法を見直す必要がある点も負担を増加させる要因です。
こうした課題は、給与計算のアウトソーシングで解決可能です。給与計算の専門家が業務を代行するためミスを減らすことができ、自社のリソースも消費しません。これまで給与計算に注いでいたリソースを主要な業務に投入することができ、生産性の向上にもつながります。また、法改正にもスムーズに対応できる点も魅力です。
給与計算の代行では、タイムカードなどの勤怠データを基に、アウトソーシング先が給与計算を行います。勤怠データの取りまとめまでを依頼主が行い、その後の給与計算をアウトソーシング先が担当するケースが一般的です。中には、勤怠の取りまとめから一括して委託できるサービスや、給与明細書の作成や発行、封筒への封入なども、委託先によっては対応されるサービスもあります。
賞与計算代行
給与計算のアウトソーシングでは、賞与計算も代行してもらうことができます。賞与計算も同様に専門家へのアウトソーシングなら、計算ミスを回避し確実な賞与計算を行ってくれます。
賞与計算では、賞与支給額に基づき所得税や社会保険料などを算出します。企業によっては計算が複雑になるケースもあるため、このような場合はアウトソーシングが有効です。賞与明細書の作成なども依頼できます。給与計算と併せて賞与計算を依頼するケースが一般的でしょう。
振込データ作成代行
給与・賞与の振込データ作成に対応している給与計算アウトソーシング先もあります。銀行への振込依頼書の作成まで対応してもらえるため、業務効率化に有効です。またネットバンキングを利用している企業であれば、振込データの活用によって大幅な業務効率化も実現します。
中には、必要なデータを一括で作成してくれるアウトソーシング先もあるためアウトソーシング会社や社労士に依頼すれば、さらに自社の負担を軽減でき、業務効率化と生産性の向上につながります。
年末調整の手続き代行
給与計算を代行しているアウトソーシング先の中には、年末調整業務に対応している所もあります。各種控除申告書などのチェックや問い合わせ対応、年末調整計算などの依頼が可能です。
必要書類のチェックや計算を代行してもらえれば、担当者の負担を大幅に軽減できます。また、法改正にもスピーディーに対応してもらえる点も魅力です。年末調整での所得税の還付や追加徴収は12月の給与で調整する場合が多いため、給与計算と併せて対応してもらうのがおすすめです。
住民税額の更新の代行
年に一度の住民税更新も、給与計算のアウトソーシングで対応してもらえます。給与から徴収する従業員の住民税は、前年の所得額に応じて決まります。毎年5月に勤務先宛てに届く特別徴収税額通知書を基に、各従業員の給与から徴収する住民税額を更新しなければなりません。この業務を依頼することでミスを回避でき、正確な更新が可能になります。また、従業員が退職した際に自治体に提出する「給与所得者異動届出書」の作成も依頼できる場合があります。
給与計算をアウトソーシングするメリット
給与計算のアウトソーシングによって、主要な業務に注力できる環境を整えられる点がメリットです。他にも、①法改正に対応できる、②業務量の変動やコストを減らせる、③業務の属人化を防げる、④給与計算のミスを防げるなどがメリットとして挙げられます。
主要な業務に注力できる
給与計算のアウトソーシングによって、担当者は自社の利益に直結する業務へ注力できます。給与計算には専門的な知識が求められるうえに、集計や明細発行のような作業もあるため多大な手間と時間がかかります。
業務をアウトソーシングすると、これまで給与計算に割いていたリソースを主要な業務へ投入でき、自社の利益拡大に直結します。人手が足りない業務や部署へ人材をまわすこともでき、リソースの有効活用が可能です。
法改正に対応できる
アウトソーシングは、最新の法令改正に対応できる点もメリットの1つです。税制や労働基準法徒等に精通した専門家が対応するため、最新法令を確実に反映させられます。
社会保険料率等の変更は毎年のように行われており、対応に手間と時間を要することも珍しくありません。万が一見落とすと給与計算ミスにもつながります。アウトソーシングなら、社会保険料率の変更内容や適用時期などを見逃すリスクを軽減できます。ミスを防ぐためにも、アウトソーシングの活用を検討してみましょう。
業務量の変動を減らせる
給与計算のアウトソーシングは、業務量の変動を減らせる点もメリットです。業務を外部へ委託できることで、自社のリソースを有効に活用することができます。
給与計算業務は毎日取り組む業務ではありません。通常は月に数日かけて行い、年末調整や賞与計算、住民税の更新など年に1回から数回の業務もあります。業務量が一定ではないため繁忙期には担当者に過度な負担がかかりやすく、業務量や人員を調整する必要性が生じます。アウトソーシングならこうした事態を回避し、安定的な人員配置が可能です。
コスト削減につながる
給与計算のアウトソーシングはコスト削減にも有効であるため、企業の利益最大化につながります。給与計算には高度かつ専門的な知識が求められるため、自社で対応するには相応の人材を配置しなくてはなりません。また、業務に使用するシステムやソフトウェアの維持管理コストも発生します。
アウトソーシングなら、自社での業務負担が軽減できるため、人件費や教育費、システム費などのコストを削減できる点が魅力です。活用できる人材や採用・育成に投入できる資金が少ない小規模な企業ほどメリットを享受できます。
業務の属人化を防げる
給与計算業務の属人化を回避できる点もメリットです。給与計算は専門性が高いため、特定の従業員しか対応できない企業は少なくありません。その担当者が休職したり、退職したりすると業務に対応できなくなり、業務が滞るおそれがあります。アウトソーシングなら、特定の従業員へ依存するリスクを回避できます。
給与計算のミスを減らせる
アウトソーシング先に給与計算を委託することでミスをなくし、確実性の高い処理が可能です。社内の担当者1人で給与計算業務を行っていると、入力や計算間違いなどによるミスが発生する場合があります。専門性の高い委託先が使い慣れたシステムを使って計算処理を行うことで、こうしたトラブルを防げます。
給与計算をアウトソーシングする際の注意点
給与計算のアウトソーシングには、処理漏れのリスクがある点に注意が必要です。また、業務負担が完全になくなるわけではないうえに、自社にノウハウを蓄積できません。機密情報であるデータ漏えいのリスクもあります。
情報共有漏れによるリスクがある
給与計算のアウトソーシング先は、自社に関するすべての情報を把握しているわけではないため、適切な情報提供を行うことが不可欠です。情報共有の漏れがあると、処理の抜けや誤りが発生するリスクが高まります。例えば、従業員の1人に子どもが生まれた場合、その情報が適切に共有できていないと扶養家族情報の誤りに気づかず処理を進めてしまうおそれがあります。
このようなリスクを軽減するため、給与や賞与計算に必要な情報は迅速にアウトソーシング先へ提供しましょう。
業務負担がなくなるわけではない
給与計算を外部委託したとしても、関連業務を一切行わずに済むわけではありません。委託範囲にもよりますが、勤怠管理や明細書の配付、年末調整書類の取りまとめなどは自社で行う場合もあります。余裕をもってデータを提出しなければならないため、他の業務と重なるとかえって忙しい時期が増えてしまう可能性があります。
これらを踏まえて、アウトソーシングを検討しているのなら、その後どのような業務負担が発生するのかをあらかじめ考えておきましょう。
自社内にノウハウが蓄積されない
給与計算をアウトソーシングすると、自社内にノウハウを蓄積できない点に注意が必要です。外部へ業務を委託することから、自社の従業員は給与計算業務に携わることができず、給与計算や年末調整に関する知識、専門性などを習得する機会を失います。
自社にノウハウを蓄積できないと、そのときどきに応じた柔軟な対応もできません。いずれ給与計算を自社で行いたい場合や柔軟な対応をしたい場合は、委託先と連携しつつ、自社でもノウハウを蓄積することを考えましょう。
データ漏えいのリスクがある
アウトソーシング先でのデータ漏えいのリスクも考えられます。給与計算業務には、従業員の個人情報や給与データなどが必要であり、それを委託先と共有しなくてはなりません。
万が一、委託先のセキュリティに問題があった場合、自社の給与情報や従業員の個人情報などが外部へ流出するおそれがあります。そのため、委託先のシステムやスタッフのセキュリティ教育などについての確認が必須です。契約内容にセキュリティ対策が含まれているかどうかも確認しましょう。
給与計算のアウトソーシングの依頼先
給与計算は、専門のアウトソーシング会社の他、社会保険労務士や税理士などに依頼することも可能です。それぞれ対応できる範囲が異なるため、依頼したい内容に合わせて選択しましょう。委託先によっては、専門家どうしが提携し、より幅広い業務に対応している所もあります。
ここでは、給与計算アウトソーシングの代表的な依頼先である、社会保険労務士や税理士、給与計算代行会社がどのような業務に対応しているのかを紹介します。
社会保険労務士
社会保険労務士は、社労士と呼ばれる士業、国家資格であり、人事や労務の専門家です。以下に社労士の独占業務を整理しました。
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- 労働社会保険諸法令に基づく申請書の作成
- 申請書の提出に関する手続き代行
- 事務代理
- 紛争解決手続代理業務（特定社会保険労務士）
- 法律に基づく帳簿書類の作成
また、社労士は企業の発展を支えるパートナーとして、人事労務管理のコンサルティングにも携わります。労働関連法に基づいた対応が可能であることから、法的リスクを避けられる点が業務を委託するメリットです。ただし、年末調整業務は税理士の業務範囲のため社労士は代行できません。
社労士に給与計算を依頼する方法や相場について、こちらの記事で解説しています。
税理士
税理士は国家資格の一種であり、税金に関するスペシャリストです。独占業務として以下の業務を行えます。
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- 確定申告や税務調査対応、税務署への申し立てなどの税務代理
- 確定申告書や各種申請書などの税務書類作成
- 年末調整に関する手続きや計算のサポート
- 税務相談への対応
また、近年では税に関する高度かつ専門的な知識を活かし、起業支援やコンサルティングを提供する税理士も多くいます。
税の専門家であるため、住民税関連の手続きや年末調整、給与計算などの代行を依頼できます。節税や役員報酬などに関する相談ができるのもメリットです。ただし、社会保険関係の手続きには対応できません。
給与計算を税理士に依頼するメリットやデメリットについて、こちらの記事で解説しています。
給与計算代行会社
給与計算代行会社は、給与計算業務の代行サービスに特化した事業者です。煩雑で手間がかかる給与計算業務を代行してもらえるため、コスト削減や業務効率化につながります。特に、リソースが限られている中小企業にはメリットが大きい委託先です。
ただし、対応している業務領域やサポート内容は、各代行会社によって異なります。事前に問い合わせをし、自社が代行してほしい業務に対応しているかどうかを確認しましょう。社労士や税理士の独占業務にまで対応可能かどうかを確認しておくのが賢明です。
給与計算のアウトソーシングの料金相場
給与計算のアウトソーシング料金形態は、従量課金制が一般的です。「基本料金」+「従業員数×（1人当たりの料金+オプションサービス）」となり、別途初期費用が必要であるパターンが多く見られます。年末調整を委託する場合も、年末調整を行う従業員数に応じて料金が決まるのが一般的です。おおよその相場を以下に解説します。
給与計算代行のみの場合
給与計算代行のみなら、基本料金は40,000～100,000円程度が相場で、従業員数によって変動します。従業員1人当たりにかかる月額料金は400～1,500円程度が目安です。また、賞与支給月は別途費用が発生します。ただし、実際の費用はアウトソーシング先によって大きく異なるため、事前に見積もりを提出してもらうと安心です。
年末調整代行、住民税更新代行なども依頼する場合
給与計算に加えて、年末調整代行や住民税の更新代行などをオプションで依頼できる場合もあります。料金は、従業員50人程度で20万円程度が目安です。オプション料金も依頼先によって大きく異なるため、正確な費用を把握したい場合は事前に見積もりを提出してもらいましょう。
給与計算のアウトソーシングの流れ
給与計算をアウトソーシングするには事前の準備が必要なので、ある程度の時間がかかります。委託先によって多少異なるものの、以下に一般的な給与計算アウトソーシングの流れを紹介します。
1. 目的の明確化と社内業務の洗い出し
給与計算のアウトソーシングを進める前に、まずは導入の目的を明確にしましょう。例えば、「コストダウン」や「リソースの有効活用」などが考えられます。そのうえで、現状の業務フローや業務負担、不要な作業などを洗い出しましょう。目的の明確化と社内業務の洗い出しを行うことによって、アウトソーシングの必要性があるかどうかがわかります。
2.委託業務と委託先の決定
業務の洗い出しが終わったら、どの業務をアウトソーシングするかを決めます。次に、委託先を選定しましょう。公式サイトなどを閲覧し、気になった業者をいくつかピックアップします。
次に、ピックアップした複数の業者へ見積もり依頼をしましょう。業者によって料金形態や費用は大きく異なるため、提出された見積もりの内容を比較しつつ選定を進めるのが基本です。知名度や価格などの理由だけで決めるのではなく、自社のニーズにマッチしているかどうかが重要です。
3. 業者と契約を締結して導入の準備を進める
業者の選定が終わったら、正式に契約を交わします。契約を締結する前に、対応可能な業務領域やサポート内容、料金形態、責任の範囲などを明確にしておきましょう。後々のトラブルを回避するために重要です。
トラブル発生時の対応も確認しておきましょう。具体的にどういった対応が可能なのかは、業者によってさまざまです。内容を精査しつつ慎重に契約を交わしたら、導入の準備として必要なデータを渡します。
4.稼働前の運用テストを行う
通常、アウトソーシングの稼働前には数か月程度の運用テストを行います。現状の計算方法と並行稼働させ、テストで問題が発生したら修正しつつ本稼働に移ります。完全移行までに3～6か月程度は見ておきましょう。
5.アウトソーシングを本稼働させる
運用テストで問題がなければいよいよ本稼働です。稼働後は担当者と情報共有しつつ運用を進めていきます。アウトソーシングの導入前と後で何がどう変わったのかを比較し、データのやり取りなどで支障がある場合には、契約内容の見直しも検討しましょう。なお、 勤怠データの提出日は委託先によって異なりますが、給与支給日の10～15営業日以上前が目安です。
給与計算アウトソーシング先選びのポイント
給与計算のアウトソーシング先を選ぶ際に、注目すべきポイントは以下の4つです。トラブルなく長期にわたって対応できる業者を選びましょう。
専門性
専門性の高さと実績を軸に選びましょう。専門性や実績は業者の公式サイトなどで確認します。豊富な実績があり、なおかつ評判がよい業者なら安心して任せられます。
業務の対応範囲
アウトソーシング先によって対応可能な業務範囲は異なるため、契約内容の事前確認が必須です。給与計算だけでなく年末調整や住民税の更新など、依頼したい業務内容に対応しているかどうかも確認しておきましょう。後からデータが追加になった場合や、新規で従業員を雇用する際の対応手順なども確認しておくと安心です。また、納付書を作成してもらうためには何日までに資料を送ればよいのかといった、資料提出の期日も確認する必要があります。
情報管理の安全性
情報の管理方法やセキュリティ対策については、事前に十分確認しておく必要があります。給与計算では従業員の個人情報を扱うため、情報漏えいを防ぐためにも情報管理の安全性確認は必須です。
プライバシーマークやISMS認証の取得、緊急時に情報漏えいを防ぐBCP（事業継続計画）の策定など、セキュリティに力を入れており、安心して情報を任せられるアウトソーシング先を選びましょう。
コスト
アウトソーシングによって得られるメリットとコストが見合うかどうかを確認します。給与計算のアウトソーシングは継続的に費用が発生するため、コストとして問題がないかどうか検討する必要があるでしょう。
企業規模によっては、アウトソーシングではなく給与計算ソフトを導入して自社で対応した方が低コストの可能性もあります。給与計算ソフトでも、社会保険料や税金、残業代などの自動計算ができるため、給与計算にかかる負担を軽減できます。
給与計算のアウトソーシングは、自社に合わせて検討を
従業員数にかかわらず給与計算業務の負荷は大きいため、給与計算アウトソーシングは有効な選択肢の1つです。依頼先によるものの、給与計算だけでなく年末調整手続きや住民税更新なども依頼できます。アウトソーシングすれば自社のリソースを主要な業務へ多くの人員を投入できるため自社の利益拡大にもつながります。
ただし、自社に給与計算のノウハウを蓄積できない、データ漏えいのリスクがあるなどの注意点もあります。企業によっては給与計算ソフトの導入で課題を解決できるケースもあるため、ひとつの選択肢として検討してみてはいかがでしょうか。
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