給与計算のアウトソーシングとは?代行を依頼するメリットと注意点

2022/12/09更新

この記事の監修税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング

従業員を雇い入れると必ず発生する業務が、給与計算です。しかし、「日常業務が忙しくて給与計算をしている時間がない」「給与計算の業務を外部に依頼したい」などと考えている方も多いかもしれません。そのような場合に利用できるのが、給与計算のアウトソーシングサービスです。

給与計算のアウトソーシングでは、どのような業務を代行してもらえるのでしょうか。ここでは、給与計算アウトソーシングの概要や、アウトソーシングサービスを利用するメリットと注意点などを、費用相場と併せてご紹介します。

給与計算アウトソーシングで依頼できる業務

給与計算は、従業員に支払う毎月の給与や賞与の計算、年末調整など、年間を通してさまざまな業務が発生します。依頼先によって異なりますが、給与計算アウトソーシングで依頼できる主な業務を紹介します。

毎月の給与計算

毎月の給与計算は、給与計算業務の中心となるものです。タイムカードなどの勤怠データを集計する業務の他、必要に応じて人事異動などの情報更新を行い、従業員ごとに支給する給与額を計算します。また、毎月計算が必要な残業代や社会保険料、雇用保険料、所得税、住民税の算出も行います。

アウトソーシングを依頼する場合は、毎月の給与計算の中でも、どの範囲まで依頼できるかを確認することが必要になります。アウトソーシング先によっては、給与明細の作成や印刷などを依頼することも可能です。

賞与計算

多くの会社で夏と冬に支給する賞与(ボーナス)に関しても、社会保険料や所得税の計算、明細の作成が必要です。賞与計算をアウトソーシングする場合は、毎月の給与計算と併せて依頼するケースが一般的です。

振り込み

計算した給与や賞与の振り込みデータを作成し、口座への振り込みを代行します。毎月の給与計算や賞与計算に追加して依頼できるケースもあります。

年末調整

年末調整に必要な各種申告書の取りまとめや内容のチェック、各種控除金額の計算、従業員からの問い合わせ対応、源泉徴収票の発行、給与支払報告書の提出などを代行します。年に1度発生する年末調整は、給与計算業務の中でも煩雑で手間がかかるため、年末調整だけを依頼するケースも少なくありません。

  • 所得税に関する手続きは、税理士に委託します。

住民税の更新

住民税の更新は、年に1度発生する業務です。毎年5月ごろに従業員の住民票のある市区町村から届く特別徴収額通知書にもとづき、毎月の給与から控除する住民税を更新します。この住民税の更新だけをアウトソーシングする場合もあります。

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給与計算をアウトソーシングするメリット

給与計算をアウトソーシングすると、給与計算に関わる業務を自社で行う必要がなくなります。特に、経営者自身や他部署の従業員が兼任で給与計算を行っている場合、煩雑な給与計算に追われて本業に影響を及ぼすことにもなりかねません。給与計算のアウトソーシングは、そのような課題の解決にもつながるでしょう。

その他にも、給与計算のアウトソーシングには次のようなメリットがあります。

給与計算業務の属人化を防げる

Excelや手書きで給与計算を行っている会社の場合、専門知識のある特定の担当者に業務が集中しがちです。給与計算業務の属人化が進むと、チェック機能が働かずにミスの原因になったり、担当者が退職・異動した際の引き継ぎがうまくいかなかったりする可能性があります。給与計算業務をアウトソーシングすることで、このような業務の属人化を防ぐことができます。

最新の法令改正に対応できる

給与計算には、労働基準法や雇用保険法、健康保険法、厚生年金保険法、所得税法など、さまざまな法律が関係しています。また、給与や賞与から控除する税金や社会保険料の料率は、改定があります。専門知識のない方が、これらの情報をチェックして対応するのは容易ではありません。給与計算をアウトソーシングして外部の専門家(社会保険労務士・税理士)に任せれば、税制や社会保険制度の改定にもスムースに対応できます。

給与計算の不正やミスを減らせる

給与計算には、割増賃金や税金、社会保険料の計算など、細かいルールが多数存在します。万が一、認識違いや不注意でミスが起こると、従業員への支給額や納税額に誤りが発生する他、最悪の場合は法令違反になってしまうこともあるのです。給与計算をアウトソーシングすれば、このようなミスのリスクを大幅に低減できます。

給与計算をアウトソーシングするときの注意点

メリットがある一方で、給与計算のアウトソーシングには知っておくべきいくつかの注意点があります。給与計算の代行を検討する際には、次の点をしっかり把握しておくことが大切です。

費用がかかる

給与計算をアウトソーシングすると、当然のことながら業務に応じた費用が発生します。実際の金額は依頼先や依頼する業務内容によっても異なるため、必ず事前に見積もりをとって確認するようにしましょう。

一般的な費用の相場は、従業員10~50人程度の会社で毎月の給与計算のみアウトソーシングする場合、月4万~6万円程度です。従業員1人あたり500~1,000円というような料金体系を設定している依頼先もあります。

自社にノウハウが蓄積されない

給与計算をアウトソーシングすると、自社がその業務に関わる機会が少なくなるため、社内にノウハウが蓄積されにくくなります。将来的にアウトソーシングをやめて、自社で給与計算を行おうと考えたときに、「業務の進め方を知っている人が誰もいない」ということになる可能性があります。

セキュリティには十分な注意が必要

給与計算のアウトソーシングでは、勤怠データなど従業員の大切な個人情報を外部に預けることになります。情報漏洩のリスクを防ぐため、依頼先の情報管理体制をしっかり確認しておきましょう。データの受け渡し方法などについても、十分な配慮が必要です。

給与計算アウトソーシングの依頼先

給与計算のアウトソーシングの依頼先は、社会保険労務士と税理士の大きく2つがあります。依頼先によって特徴があり、対応可能な業務内容も異なります。それぞれの依頼先について、詳しく見てみましょう。

社会保険労務士

社会保険労務士は社労士とも呼ばれ、社会保険や労働関連の法律の専門家です。基本的な給与計算をはじめ、社会保険料や残業代の算出などに関しても的確な対応が可能です。なお、年末調整は税理士の独占業務にあたるため社会保険労務士が代行することはできませんが、年末調整に関わる給与計算は依頼可能です。

税理士

税の専門家である税理士は、年末調整の代行や源泉徴収票の作成など、税にまつわる業務を依頼することができます。税理士によっては、顧問契約をしている会社を対象に、給与計算にも対応しているケースもあります。社会保険手続きの代行を依頼したい場合は、社会保険労務士が在籍または連携している税理士事務所を選びましょう。

給与計算アウトソーシングする依頼先の選び方

給与計算のアウトソーシングを依頼するときには、サービスなどを比較検討したうえで、自社に合った依頼先を選ぶことが大切です。検討の際には、次のようなポイントに注目するといいでしょう。

専門性

給与計算で最も重要といえるのは正確さです。単なるお金の計算だけではなく、税金や社会保険料なども関わってくるため、給与計算の専門性があることは大前提になります。それまでの代行実績などを確認し、安心して業務を任せられるかどうかを見極めましょう。

対応範囲

給与計算にはさまざまな業務があり、対応できる範囲は依頼先によって異なります。自社が依頼したい内容と依頼先が対応できる業務が食い違っては、給与計算をアウトソーシングするメリットが少なくなってしまいます。「毎月の給与計算を頼みたい」「年末調整だけ依頼したい」など、希望する業務に対応可能かどうかを確認しましょう。

情報管理の安全性

給与計算の代行を依頼する際には、従業員の個人情報をはじめとする重要なデータを外部に提供することになります。依頼先のセキュリティ対策が十分か、データアクセスの権限がどうなっているかなど、情報管理体制について確認しておくことが大切です。

コスト

給与計算アウトソーシングにかかる費用は、依頼先や依頼する業務内容によって変わります。業務によってはオプションとして追加費用が発生する場合もあるため、価格に見合ったサービスが受けられるかどうかを、自社の予算を考慮しながら判断する必要があるでしょう。特に、中小規模の法人の場合は、アウトソーシングサービスを利用するより、給与計算ソフトを使って自社で対応した方がコストを抑えられる可能性があります。

アウトソーシングか給与計算ソフトか、自社に合った給与計算の方法を選択しよう

給与計算業務を外部に依頼するアウトソーシングサービスは、手間の削減につながる一方で、業務内容に応じた費用がかかります。また、中小企業の場合は、アウトソーシングサービスよりも給与計算ソフトを利用した方が、会社にとってメリットが大きい可能性もあります。

給与計算ソフトを利用すれば、煩雑な給与計算が自動化できるうえ、給与明細の作成と印刷まで一貫して行えます。また、担当者が変わっても問題なく業務を引き継ぐことも可能です。

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この記事の監修税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング

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