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給与計算をアウトソーシングするメリットは?依頼先、料金相場を解説

監修者:税理士法人古田土会計 社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング

2024/03/01更新

給与計算業務は、アウトソーシングすることが可能です。「日常の業務が忙しい」「経理担当者が少ない」などの理由から、給与の計算業務を負担に感じている場合は、アウトソーシングを検討してみましょう。ここでは、アウトソーシングできる業務内容やメリットの他、依頼先、料金相場などについて解説します。

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給与計算のアウトソーシングで業務を効率化

給与計算のアウトソーシングを利用すると、月々の給与計算や年末調整業務などを効率化できます。給与計算を外部委託することで、繁忙期や年度末など忙しい時期に業務が追いつかないなどの悩みも解消でき、人的コストの削減やミスの低減につながるでしょう。スムースな給与計算を進めたい場合は、アウトソーシングを検討してみてください。

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給与計算のアウトソーシングで依頼できる業務

給与計算のアウトソーシングでは、給与計算に関連するさまざまな業務を外部に委託できます。ここからは、アウトソーシングできる代表的な業務を紹介します。ただし、詳細は個々の委託先によって異なるため、依頼前に確認しておきましょう。

給与計算代行

給与計算代行は、タイムカードなどの勤怠データを基に、給与計算を行います。勤怠データの取りまとめまでを依頼主が行い、その後の給与計算をアウトソーシング業者が担当するケースが多い一方で、勤怠の取りまとめから一括して委託できるサービスもあります。また、給与明細書の作成や発行、封筒への封入なども、アウトソーシング業者によっては対応可能です。

賞与計算代行

賞与計算代行は、賞与支給額を基に、社会保険料や所得税などの計算を行います。給与とセットでアウトソーシングを依頼するケースが多いでしょう。賞与明細書の作成や発行なども依頼できます。

振込・納税代行

振込・納税代行は、給与・賞与の振込データ作成や、実際の振込業務の他、給与・賞与から徴収した住民税や源泉所得税の納付代行なども依頼できます。ただし、納税業務の代行は税理士の独占業務です。税理士が所属していない給与計算代行業者の場合、対応できない可能性があります。

年末調整代行

年末調整代行は、従業員宛ての案内書類作成や取りまとめ、内容のチェック、問い合わせ対応、年末調整の計算などを委託できます。年末調整での所得税の過不足は12月の給与で調整する場合が多いため、給与計算と合わせて対応してもらう場合が多いでしょう。源泉徴収票や給与支払報告書の作成、従業員が居住する自治体への給与支払報告書の提出なども税理士が代行可能です。

住民税更新代行

給与から徴収する従業員の住民税は、前年の所得額に応じて決まります。毎年5月に勤務先宛てに届く特別徴収税額通知書を基に、各従業員の給与から徴収する住民税額を更新しなければなりません。給与計算代行では、住民税の更新代行も行っています。また、従業員が退職した際に自治体に提出する「給与所得者異動届出書」なども税理士が代行可能です。

社会保険手続き代行

社会保険手続き代行は、社会保険に関する加入や変更などの手続きを請け負ってくれます。ただし、社会保険関連手続き代行は社労士の独占業務のため、社労士が所属していない給与計算代行業者の場合、対応できない可能性があります。

給与計算をアウトソーシングするメリット

給与計算をアウトソーシングすることで、コア業務への注力や法令改正へのスムースな対応など、さまざまなメリットが得られます。主なメリットは下記のとおりです。

コア業務に注力できる

給与計算業務は定期的に必ず発生する業務で、なおかつ高い専門性を必要とします。しかし、企業の利益に直結しないことも多いかもしれません。難度や業務量に対し、社内で時間をかけて対応する必要性はそれほど高くないでしょう。給与計算業務を外部に任せれば、より多くのリソースをコア業務や他部署のフォローに回せます。

最新の法令改正に対応できる

給与計算のアウトソーシングを請け負っている企業では、最新の法令に基づいた処理を行います。自社で法令や社会保険料率の変更内容、適用時期を見逃すなどのトラブルを、未然に防ぐことができます。特に、社会保険税率や控除制度は毎年のように変更されるため、対応に手間と時間がかかります。万が一見落としてしまうと給与の計算ミスにつながるため、専門のサービスを利用するのが確実です。

繁忙期の人員調整がスムース

給与計算業務は、通常、給与締め後の数日間のみ生じる業務です。また、年末調整や賞与、住民税額の更新など、1年のうち1回、あるいは数回だけ生じる業務もあります。

常に一定の業務量があるわけではないため、業務が増える時期のみ一部の従業員に過度の負担がかかったり、業務調整が必要になったりする可能性が高いでしょう。アウトソーシングすることで、業務量の変動がなくなり、安定的な人員配置が可能です。

コスト削減につながる

給与計算の外注は、給与計算担当者の採用や教育、給料などの人件費の削減にもつながります。給与計算や年末調整は専門性の高い業務ですから、相応の知識がなければ担当できません。自社で対応するには、給与計算の知識を有した人材の採用や育成が必要です。

給与計算のミスを減らせる

アウトソーシング業者に給与計算を委託することでミスをなくし、確実性の高い処理が可能になります。社内の担当者一人で給与計算業務を行っていると、思い違いなどによるミスや計算間違いが発生するリスクもあるでしょう。専門性の高い外部スタッフが使い慣れたシステムを使って計算処理を行うことで、こうしたトラブルを防げます。

給与計算をアウトソーシングする際の注意点

給与計算のアウトソーシングには、注意点もあります。アウトソーシングを検討する際に留意しておきたい3つのポイントを紹介します。

業務負担がなくなるわけではない

給与計算を外部委託したとしても、関連業務を一切行わなくていいというわけではありません。委託範囲にもよりますが、勤怠管理や明細書の配付、年末調整書類の取りまとめなどは自社で行う場合もあるでしょう。余裕を持ってデータを提出しなければならないため、他の業務と重なるとかえって忙しくなる時期ができてしまうかもしれません。

自社内にノウハウが蓄積されない

給与計算を外部に委託する範囲が広ければ広いほど、社内に給与計算や年末調整などに関する知識を有する人材がいなくなります。

データ漏えいのリスク

委託先のセキュリティ体制に問題があった場合、従業員の個人情報や自社の給与に関する情報などが外部に漏えいする可能性があります。委託先の業務を行う場所のセキュリティやスタッフのセキュリティ教育などについて確認しておく必要があるでしょう。

給与計算のアウトソーシングの依頼先

給与計算は、専門業者の他、社会保険労務士や税理士などに依頼することもできます。それぞれ対応できる範囲が異なるため、委託したい内容に合わせて選択しましょう。

なお、社会保険労務士と税理士が提携していたり、給与計算代行会社が社会保険労務士や税理士と提携していたりすることも少なくありません。相互に連携をとることで、幅広い業務に対応できます。詳細は、それぞれの事務所や企業に問い合わせてください。

社会保険労務士

社会保険労務士は社労士とも呼ばれ、社会保険や労働関係の法律の専門家です。月々の給与計算や、従業員の入退社時の社会保険手続き、算定基礎届の作成と提出代行などが可能です。ただし、年末調整は代行できません。

税理士

税理士は、税金の専門家です。給与計算や年末調整、住民税関連手続きの代行が可能です。ただし、社会保険関係の手続きはできません。

給与計算代行会社

給与計算や勤怠管理の代行が可能です。採用や人材教育など、人事系のサービスを行う企業がサービスを提供しているケースもあります。ただし、社会保険労務士や税理士の独占業務には、提携していない限り対応できません。

給与計算のアウトソーシングの料金相場

給与計算のアウトソーシング料金は、従量課金制の業者が多いでしょう。基本の月額料金に、給与計算を行う従業員数に応じた料金などを足して算出します。年末調整などを委託する場合も、年末調整を行う従業員数に応じて料金が決まります。おおよその相場は、下記のとおりです。

給与計算代行のみの場合

依頼するのが給与計算代行のみであれば、従業員10~50人程度なら月4万~6万円が目安です。賞与支給月などは、別途料金が発生します。

年末調整代行、住民税更新代行なども依頼する場合

給与計算に加えて、年末調整代行や住民税の更新代行などもオプションでつけられるところもあります。その場合は、従業員50人程度で10万~20万円程度の金額になるでしょう。

給与計算のアウトソーシングの流れ

給与計算をアウトソーシングするまでには、一定の時間が必要です。委託先や委託する従業員数によっても異なりますが、余裕を持って依頼しましょう。大まかな流れは下記のとおりです。

1. 社内業務の洗い出し

給与計算のアウトソーシングをするにあたっては、現状の業務負担や業務フロー、誰がいつ何を行っているのかなど、手順を洗い出す必要があります。委託の要否を含め、社内でヒアリングを行いましょう。

2. 委託業務と委託先の決定

委託する具体的な業務内容と委託先を決定し、稼働前の準備を始めます。委託に必要なデータを委託先に提出し、業務フローを作成します。

3. アウトソーシングの稼働前の運用テスト

通常、アウトソーシングの稼働前には数か月程度、運用テストを行います。現状の計算方法と並行稼働させ、計算結果に相違がないかどうかを確認したうえで本稼働に移ります。完全移行までに3~6か月程度は見ておきましょう。

4. アウトソーシングの本稼働

本稼働後は、毎月の勤怠データをアウトソーシング業者に提出し、計算結果を基に必要に応じて給与明細書などの書類作成を行います。勤怠データの提出日は委託先によって異なりますが、給与支給日の10~15営業日以上前が目安です。

給与計算のアウトソーシング業者選びのポイント

給与計算のアウトソーシング業者を選ぶ際に、注目すべきポイントは下記の4つです。トラブルなく長期にわたって対応できるアウトソーシング業者を選びましょう。

専門性

給与計算や年末調整などに関する高い専門知識を有するスタッフが対応してくれるアウトソーシング業者を選べば、安心して対応を任せられます。また、海外出向など非居住者の給与計算実績の有無など、自社の状況に合った企業を選ぶことも大切です。

業務の対応範囲

給与計算はさまざまな業務があるため、対応できる範囲は委託先によって異なります。年末調整や社会保険関係手続きなど、委託したい業務内容に対応しているかどうかは重要な選定ポイントです。また、後からデータが追加になった場合や、新規で社員を雇用する際の対応手順なども確認しておくと安心です。スピーディーで柔軟性のある対応をとってくれるアウトソーシング業者がいいでしょう。

情報管理の安全性

情報の管理方法やセキュリティ対策については、事前に十分確認しておく必要があります。プライバシーマークやISMS認証の取得、緊急時に情報漏洩を防ぐBCP(事業継続計画)の策定など、セキュリティに力を入れており、安心して情報を任せられるアウトソーシング業者を選びましょう。

コスト

アウトソーシングによって得られるメリットとコストが見合うかどうかを確認します。給与計算のアウトソーシングは永続的に費用が発生するため、問題がないかどうか検討する必要があるでしょう。

企業規模によっては、アウトソーシングではなく給与計算ソフトを導入して自社で対応した方が低コストの可能性もあります。給与計算ソフトでも、社会保険料や税金、残業代などの自動計算ができるため、給与計算にかかる負担を軽減できます。

アウトソーシングか給与計算ソフトか、自社に合わせた導入を

従業員が数人だとしても、給与計算業務の負荷は非常に大きくなります。業務にかかる負担とコストを確認したうえで、給与計算のアウトソーシング、または給与計算ソフトの導入を検討しましょう。

従業員数が10人以内であれば「やよいの給与明細 Next」、100人以内であれば「弥生給与 Next」などのクラウドサービスがあります。さらに、「やよいの給与計算」や「弥生給与」などのデスクトップソフトもあります。これらを利用することで、コストを抑えて給与計算の効率化が可能です。社会保険料や税金、残業手当などを自動計算できるため、正確な給与計算ができます。ぜひ、ご活用ください。

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また、外部委託先へデータ連携の共有がかんたんだから、データの転記や控除申告書のPDF化などの手間が大幅に削減されます。

この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング

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