給与明細書は電子化できる！メリット・デメリットや進め方を解説
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所得税法では、給与明細書を紙だけでなく、電磁的方法により交付することも認められています。デジタル化の進展に伴い給与明細書の電子化を検討しているものの、メリットや進め方がよくわからず、導入を迷っている経理・総務担当者の方もいるのではないでしょうか。
本記事では給与明細書を電子化する際の会社側・従業員側双方のメリットとデメリット、電子交付の方法や電子化の進め方、システム選びのポイントなどを詳しく解説します。自社に合ったシステムを検討する際の参考にしてください。
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給与明細書は電子化できる
近年は、給与明細書を電子化する会社が増えています。給与明細書の電子化とは、紙で従業員に交付していた給与明細書を、インターネット上で確認できるようにすることを指します。
電子化された給与明細書（Web給与明細書）は、従業員が自分のパソコンやスマートフォンからアクセスし、閲覧できる仕組みです。
さらに、給与ソフトを利用すれば給与計算の自動化とあわせて、紙への印刷作業も簡略化できます。業務効率化を検討している場合は、給与明細書の電子化は有効な選択肢としておすすめです。
給与明細書は従業員に必ず交付しなくてはならない
労働基準法では、従業員への給与明細書の交付について義務規定は設けられていません。一方で、所得税法においては、給与を支払う者（会社）に対し、支払いを受ける者（従業員）へ支払明細書を交付することが求められています。
また、健康保険法や厚生年金保険法により、社会保険料を給与から天引き（控除）した場合は、その控除額を従業員に通知しなければなりません。これらの法的根拠から、会社は従業員に給与を支払う際に、給与明細書を交付する必要があります。
給与明細書の電子化には従業員の同意が求められる
給与明細書を電子化するには、従業員の同意が求められます。口頭のみで同意を得るのではなく、書面または電磁的方法により、同意の記録を残しておきましょう。
また、電子化を進めるにあたっては、事前に従業員の閲覧環境を確認しておくことも重要です。パソコンやスマートフォンを所有しておらずWeb給与明細書を受け取れない従業員に対しては、閲覧環境の整備やサポートを行うなど、個別の配慮が求められます。
給与明細書電子化の同意書の無料テンプレート
弥生では、「給与明細書電子化の同意書」の無料エクセルテンプレートをご用意しています。利用する場合は、事前に従業員へ説明し、意思確認を行ったうえで同意書を提出してもらいましょう。無料でダウンロードできるので、ぜひ活用してください。
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給与明細書の電子化の同意書のみなし承諾について
2023年度（令和5年度）税制改正により、給与所得の源泉徴収票および給与支払明細書の電子交付に関する特例が改正されました。
この改正により、会社が従業員に対して電子交付の方法などを書面または電磁的方法で通知し、通知日から1か月以上の期間を設けたうえで、期間中に承諾しない旨の回答がなければ、承諾があったものとみなすことが可能になりました。
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法律で認められている電子交付の方法
給与明細書の電子交付は、所得税法第231条の2および同法施行規則第100条の2により、法的に認められています。ただし、どのような方法でもよいわけではなく、所定の方法や手続きに従うことが求められます。
メール送信や社内ネットワーク、インターネットなどを通じて交付する方法が一般的です。なお、交付する電子データは、紙に出力（印刷）できる形式であることが望まれます。担当者の業務負担や従業員のデバイスの保有状況などを考慮し、適切な方法を選択しましょう。
以下では、国税庁が認めている主な電子交付の方法を説明します。
1.電子メールで送信する方法
電子メールに給与明細書の電子ファイルを添付し、従業員のパソコンやスマートフォン、または従業員が契約するデータストレージなどに送信する方法です。
この方法では、事前に従業員のメールアドレスを把握しておくことが求められます。業務用のメールアドレスを付与していない場合は、個別に確認しましょう。なお、雇用形態によって給与の支払日が異なる場合は、一斉に交付することができないため個別の対応が求められます。
2.社内LAN・WANやインターネットを利用して閲覧を可能にする方法
会社が保有・契約するサーバーに給与明細書のデータを保管し、社内ネットワークやインターネットなどを介して従業員が自身で閲覧する方法です。一般的には、自社専用のポータルサイトやクラウドサービスを活用します。従業員が自身でアクセスするため、担当者が個別に交付する手間を削減できます。
なお、社内LAN（Local Area Network）とは、オフィスや建物内の限られた範囲でPCや周辺機器をつなぐ高速ネットワークのことです。WAN（Wide Area Network）は本社と支店など物理的に離れた拠点をVPNや専用線でつなぐ広域ネットワークを指します。
3.CD-ROMやその他のハードディスクなどの媒体に記録して交付する方法
CD-ROMなどの記録媒体に給与明細書のデータを保存し、従業員に交付する方法です。この方法を採用する場合、提供する記録媒体と従業員が利用するデバイスとの互換性を事前に確認しておくと安心です。また、記録媒体に保存して配布する工程が発生するため、従業員数が多い会社ではあらかじめ運用方法を検討しておくと、スムーズに作業を進められます。
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参照：国税庁「1. 基本的な事項
」
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給与明細書を電子化するメリット
給与明細書を電子化すると、会社側・従業員側の双方にさまざまなメリットがあります。以下に詳しく解説します。
会社側のメリット
会社側の主なメリットは、コスト削減や業務負担の軽減、保管スペースが不要になることに加え、正確で安定した運用が可能になることです。詳しくは以下のとおりです。
ペーパーレス化によりコストを削減できる
電子化によって紙の給与明細書が不要になり、紙代や印刷代、封筒代などのコストを削減できます。また、印刷や封入、配布といった作業もなくなるため、工数の削減にもつながります。
会社が複数の拠点を持っている場合や、従業員がリモートワークをしている場合、紙の給与明細書を直接配布せず、郵送しているケースもあるでしょう。電子化すればインターネットなどを介して離れた場所へも簡単に交付でき、郵送の手間やコストもかかりません。
保管スペースの確保やファイリングの手間が不要になる
紙の給与明細書の場合、税務上7年間保管するスペースを確保しなければならず、ファイリングなどの手間も発生します。給与明細書を電子化すれば、保管スペースの確保やファイリングの手間を削減できます。さらに、従業員からの再交付依頼への対応や過去の給与明細書の確認作業も、データを適切に管理していれば速やかに対応できます。
ミスや遅延を防げる
紙での給与明細書の配布は手作業が中心となるため、配布ミスや記入漏れ、遅延といったヒューマンエラーが起こりやすい傾向があります。
給与明細書を電子化すれば、これらのリスクを大幅に減らせます。特に、設定した日時にデータを自動的に配信できるシステムを活用すれば、安定したタイミングで給与明細書を交付できます。また、交付前に複数の担当者が内容を確認・承認するワークフロー機能がついていれば、その機能を活用することで、誤記載や誤配布も防げるでしょう。手戻りが発生しにくくなり、業務効率の向上が期待できます。
従業員側のメリット
従業員側の主なメリットとしては、確認や管理、保管のしやすさが挙げられます。
時間・場所を選ばず確認できる
紙の給与明細書は手元にないと確認できませんが、電子化されていれば、インターネット環境さえあればどこからでも好きなタイミングで閲覧できます。出張や在宅勤務など社外で活動している従業員も、パソコンやスマートフォンで手軽に給与明細書を確認できます。なお、使用するソフトやサービスによっては、過去の明細を検索して確認することもできます。
管理しやすくなる
紙の給与明細書は毎月増えていくため、収納や管理の手間が発生します。給与明細書を電子化していれば、インターネット上でいつでも確認できるため、保管場所の確保やファイリングの手間を削減できます。
紛失や棄損の心配がなくなる
紙の給与明細書は電子化されたものに比べ、紛失や棄損の可能性が高くなります。従業員は紛失や棄損のたびに会社に再発行を依頼する必要があり、従業員・担当者双方に手間がかかります。給与明細書を電子化すれば紛失や棄損を防ぐことができ、再発行の手間も軽減できます。
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給与明細書を電子化するデメリット
給与明細書の電子化には多くのメリットがある一方で、導入や運用にあたって注意すべき点もあります。以下に会社側・従業員側それぞれのデメリットを解説します。
会社側のデメリット
会社側の主なデメリットとしては、手続きやコスト、運用面に関する負担が挙げられます。
従業員の同意を得なくてはならない
給与明細書を電子化するには、具体的な交付方法やファイルの記録方法などを伝え、あらかじめ従業員の同意を得ることが求められます。特に従業員数が多い会社では、同意取得に多くの時間や労力を費やす場合もあります。
手間が増える可能性もある
給与明細書を電子化しても、従業員から紙での交付を希望されるケースがあります。電子データと紙の給与明細書が社内に混在する場合、双方の交付・管理をすることになり、担当者の手間がかえって増える可能性があります。
セキュリティ対策が求められる
給与明細書には個人情報が含まれるため、情報漏えいや改ざんを防止するためのセキュリティ対策が欠かせません。不正アクセスへの技術的な対策の他、社内の管理ルールを整備し周知徹底することも重要です。
システム導入に伴うコストが発生する
給与明細書を電子化するには、システムの初期費用や利用料がかかります。また、データの管理やシステム運用の方法が変わるため、従業員教育に関するコストも発生します。システム導入を検討する際は、業務効率化による効果と、導入コストのバランスをふまえて検討しましょう。
従業員側のデメリット
従業員にとっては、電子化によって不便に感じる場面が生じることもあります。以下に詳しく解説します。
閲覧用の端末がないと不便になる
給与明細書を電子化すると、閲覧にはパソコンやスマートフォンなどを利用することになります。閲覧可能なデバイスを持っていない従業員は、社内端末で閲覧するか、紙に印刷することになり、不便に感じるかもしれません。また、閲覧可能なデバイスを所持していても、閲覧方法がわからないことで不安や抵抗感を抱く従業員がいる可能性があります。
紙の給与明細書を求められることもある
住宅ローンや自動車ローンなどの契約手続きで、収入証明書類として紙の給与明細書の提出が求められる場合があります。その場合、印刷して対応する手間が生じます。
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給与明細書の電子化に使えるシステムの種類
給与明細書を電子化するシステムは、以下の3種類に分類できます。それぞれの特徴を理解して、自社に合ったシステムを選びましょう。
専用型システム
専用型システムは、手作業や別のシステムで作成した給与明細書データを取り込んで電子化し、従業員に交付するシステムです。機能がシンプルで扱いやすい一方で、給与計算自体は手作業や別のシステムで行うことが求められます。既に別の給与計算システムを導入しており、「給与明細書の電子化機能だけを追加したい」という場合に向いています。
給与計算一体型システム
給与計算一体型システムは、給与計算から給与明細書の電子交付までを一貫して行えるシステムです。現在給与計算システムを使用しているものの、給与明細書の電子化に対応していない場合は、給与計算一体型に移行することで、給与明細書の作成・交付を効率化できます。ただし、新システムを導入する際、既存のデータを移行する作業が発生します。
労務管理一体型システム
労務管理一体型システムは、給与明細書の電子化に加え、入退社手続きや社会保険の管理、年末調整にかかわる業務など、労務管理業務全般を一括して扱えるシステムです。労務管理と給与明細書など、機能のカスタマイズができ、バックオフィス業務全体の効率化に役立ちます。ただし、多機能な分、操作が複雑になりやすく、導入費用も高額になる傾向があります。
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給与明細書の電子化の進め方
給与明細書を電子化する際は、法的要件や自社のシステム環境、従業員の意向に配慮しながら進めることが大切です。以下に電子化を進める際の基本的な手順を詳しく解説します。
1. 電子化の範囲を決める
まず、給与明細書の電子の範囲を明確にします。例えば、毎月の給与明細書だけを電子化するのか、源泉徴収票の発行や勤怠表の作成なども電子化の範囲に含めるのかなどを検討します。なお、源泉徴収票を電子化する際も、給与明細書と同様に従業員の承諾を得ましょう。
対象範囲とともに電子交付の方法も決めておくとスムーズです。メール配信は特別なソフトウェアがなくても手軽に導入しやすいですが、個別にファイル送信する手間がかかります。従業員数が多い場合は、システム上で閲覧する方法を採用するとよいでしょう。
2. 従業員の同意を得る
は給与明細書の電子交付には、所得税法第231条第2項に基づき、従業員からの同意が必要です。具体的には、従業員に電子交付する書類の名称や方法、交付予定日などの詳細を通知し、書面または電磁的方法で同意を取得します。
同意を得る際は、電子化で従業員が得られるメリットを丁寧に説明し、安心して利用できるよう配慮しましょう。
同意を得る際には「電子交付について承諾する旨」「承諾日」「従業員の氏名」などを含む同意書を提出してもらいます。書面や社内メールを活用するほか、システムの画面上でチェックを入れてもらう形で簡単に同意を得る方法が一般的です。
同意を得られなかった場合、該当従業員には紙の給与明細書を交付するなど、対応策を用意しておきましょう。
3. 給与明細書電子化システムを選定・導入する
給与明細書を電子化する際は、自社に最適なシステムを導入することが重要です。電子化システムにはさまざまな形式があるため、複数のシステムを慎重に比較し、自社に適したものを選びましょう。主な比較基準としては、機能、使いやすさ、既存システムとの連携性、料金、セキュリティ対策、サポート体制などがあります。
4. 従業員のフォローを行う
システム導入後、スムーズに運用するには、システムや給与処理の担当者側の実務的な作業を進めるだけでなく、従業員のフォローも大切です。具体的な施策としては、従業員が戸惑うことなくシステムにアクセスし、給与明細書を閲覧できるように、事前の説明会開催、操作マニュアルの作成・周知などが挙げられます。
5. 給与明細書を配信・交付する
事前に従業員へ通達した方法に基づき、給与明細書を配信・交付します。メール配信、システム上での閲覧、社内専用ポータルの利用など、選択した方法に従い、予定日に確実に配信・交付できるよう準備しましょう。
配信・交付の手間を減らすには、クラウド給与ソフトを活用するのも選択肢の1つです。クラウド給与ソフトを活用すれば、従業員が各自でアクセスして確認できるようになり、担当者の負担を大幅に軽減できます。
「弥生給与 Next」はだれでも簡単に使えるクラウド給与計算ソフトとしておすすめです。
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給与明細書電子化でのシステム選びのポイント
給与明細書電子化のシステム選びでは、既存システムとの連携、操作性、費用やサポート内容などをチェックしましょう。ここでは、選定時に確認しておきたいポイントを解説します。
既存システムとの連携性
現在使用しているシステムと連携できるかは重要なポイントです。既存システムと互換性がない場合、データの二重入力や手作業が増え、かえって業務負担が大きくなる可能性があります。過去の給与明細書を確認する機会は多いため、既存システムとの互換性やデータ移行のしやすさを考慮しておくと安心です。
操作性
従業員が直感的に操作できるかどうかも、チェックしたいポイントです。ITに不慣れな従業員がいる場合でも使いやすい、シンプルな操作画面のシステムを選びましょう。無料のトライアル期間があるシステムであれば、本格導入前に操作性を確認でき、給与明細電子化をスムーズに進められます。
初期費用・月額料金
料金体系の確認も欠かせません。クラウドサービスの場合、従業員数に応じた月額課金制や、給与明細書を発行した人数に応じた従量課金制など、さまざまな料金体系があります。初期費用だけでなく、ランニングコストや業務効率化による効果を含めて、費用対効果を検討することが大切です。
サポート内容
システム選びでは、導入時や運用開始後のサポートも重要なポイントです。特に初期設定が複雑なシステムの場合、社内で対応しようとすると時間と手間がかかるだけでなく、設定ミスが起こる可能性もあります。初期設定や操作方法のサポートが充実していると、スムーズに導入できます。
また、運用中のトラブルやシステム障害が発生した際に、迅速に対応してもらえるかどうかも重要です。
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給与明細書を電子化する際の注意点
給与明細書を電子化する際には、いくつかの注意点があります。スムーズに導入・運用するために、事前に確認しておきたいポイントを整理します。
機能要件や予算を明確にする
システムを導入する際は、自社の求める機能要件を明確にしておくと安心です。必要な機能を事前に整理しておくことで、機能の不足だけでなく、機能過多によるコスト増も避けられ、自社に最適なシステムを選べます。
また、導入が過度な負担とならないよう、事前に予算を設定しましょう。その際、初期費用だけでなくランニングコスト、システム導入に使用するパソコンやスマートフォンなど周辺機器の費用も考慮しましょう。
従業員によっては個別の対応が求められる
所得税法第231条の２では、給与明細書（給与等の支払明細書）などの電磁的方法による提供は、従業員の承諾を得なければならないと定められています。
端末を所有しておらず確認の手段がない、紙の方が見やすいなどの理由から、承諾を得られないこともあります。その場合、給与明細書の電子化を強制することはできません。従業員にはメリットを説明し、できるだけ同意を得るようにしましょう。承諾が得られない従業員には、紙に印刷した給与明細書を発行するなど、個別に対応を行います。
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参照：e-Gov 法令検索「所得税法第231条の2」
セキュリティ対策を行う
給与明細書を電子化する際には、情報を安全に管理するために、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。給与明細書を電子化するシステムの場合、求められるセキュリティ機能としては、SSL暗号化通信や、IPアドレス制限などが挙げられます。
また、技術的な対策と同時に、従業員のセキュリティ意識向上に取り組むことも大切です。管理ルールの策定やセキュリティセミナーの開催など、会社全体でリテラシー向上に取り組みましょう。
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給与明細書の電子化導入事例
給与明細書を電子化したことで、ペーパーレス化や業務効率化を実現した事例を紹介します。
塗装ロボット・薪ストーブ事業を展開する日鉄工営株式会社では、従来インストール型の給与計算ソフトを使い、Excelで紙ベースの業務管理をしていました。給与明細書を毎月手渡ししていましたが、出張者が多く配布に時間がかかっていました。また、ソフトが1台のパソコンでしか使えない点も課題でした。
そこでクラウド型の「弥生給与 Next」を導入。Web明細公開機能で給与明細書を一斉配信できるようになり、業務効率化を実現しました。
詳しくは、こちらの導入事例記事をご覧ください。
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給与明細書の電子化に関するよくある質問
給与明細書の電子化について、よく寄せられる質問とその回答を紹介します。
給与明細の電子化は義務ですか？
給与明細書の電子化は義務ではありません。所得税法第231条の2では支払明細書の交付に代えて、支払明細書に記載すべき事項を電磁的方法でも提供できると定められています。そのため、給与等の支払明細書の交付は紙でも電子データでも問題ありません。
さらに、電子化すると紙代やインク代が節約できるほか、印刷の手間が省け、管理が容易になるなど、多くのメリットがあります。業務効率化とコスト削減を目的とする場合は、電子化がおすすめです。
給与明細書の電子化について従業員の同意を得られないときは？
給与明細書の電子化について従業員から承諾を得られない場合は、該当する従業員に対して紙の明細書を提供します。また、承諾を得ている従業員でも、収入証明として使用するために紙の給与明細書を求められる場合があります。従業員から要望があった際に速やかに対応できるよう、紙の明細書も発行できる体制は残しておきましょう。
給与明細書を電子化する際は、システム導入前に従業員の承諾を得ておくと、スムーズに進められます。メリットなどを丁寧に説明し、できるだけ多くの従業員から承諾を得ましょう。
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給与明細書の電子化には給与計算ソフトの導入がおすすめ
給与明細書を電子化すると、コスト削減や業務効率化を実現でき、従業員側にも管理の簡便化などのメリットがあります。電子化には従業員の承諾が求められますが、メリットを丁寧に説明して円滑に進めましょう。
電子化をスムーズに進めるには、自社に合ったシステムを導入することが大切です。特に電子化により業務効率化を推進したいなら、給与計算から給与明細書の電子交付まで一貫して行える、「弥生給与 Next」がおすすめです。初めて給与計算ソフトを利用する人でも簡単に使え、勤怠情報から給与支給額などを自動で計算し、電子交付までスムーズに行えます。給与計算ソフトを活用して、給与計算と給与明細書にかかわる手間とコストを削減しましょう。
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※ご契約のプランによって利用できる機能が異なります。
※本記事は2025年12月20日時点の情報を基に制作しています。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務
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解決できない経営課題がありましたら、ぜひ私たちにお声掛けください。必ず力になります。
