給与規程（給与規定）とは？記載する項目や作成時の注意点などを解説

監修者： 税理士法人古田土会計 社会保険労務士法人古田土人事労務

2025/08/05更新

従業員の給与に関する取り決めをまとめたものが、給与規程です。給与規程には、企業の就業規則の中でも必ず定めなければならない項目が含まれています。そのため、従業員を雇用するのであれば、給与規程の作成が求められます。

また、給与規程には記載項目などにルールがあります。作成にあたっては、それらのルールを順守しなければなりません。本記事では、給与規程に記載すべき内容の他、作成時のポイントと注意点などについて解説します。

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給与規程とは賃金のルールを定めたもの

給与規程とは、従業員の給与（賃金）に関するルールをまとめたもので、「賃金規程」とも呼ばれます。給与規程は、従業員の給与の計算方法や支払方法、支払期日、昇給に関する事項などが定められた企業の就業規則の一部です。

労働基準法では、雇用形態にかかわらず常時10人以上の労働者を使用する事業場ごとに就業規則を作成し、管轄の労働基準監督署に届け出ることを義務付けています。また、労働者が10人未満の企業においても、職場のルールを明確にするために、就業規則の作成が望ましいとされています。

就業規則には記載しなければならない事項があります。ただし、具体的な給与に関する取り決めを就業規則内で網羅することは困難なため、多くの企業では給与についてのルールだけをまとめた給与規程を作成しています。この場合は、給与規程も労働基準監督署への届出が必要です。

就業規則に関しては、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 就業規則とは？作成義務が生じる条件や記載事項などを解説

給与規程と賃金規程の違いとは

「給与規程」とよく似た言葉に「賃金規程」がありますが、両者に大きな違いはありません。「給与」と「賃金」は、いずれも労働者が事業者から受け取る労働の対価を指す言葉として、一般的に同じ意味で使われているためです。

ただし、より厳密な表現を求めるのであれば、「賃金規程」の方が適切といえます。労働基準法では「賃金」という用語が明確に定義されている一方で、「給与」については定義が存在しないためです。とはいうものの、実務上は「給与規程」も広く使われており、誤った表現というわけではありません。また、文脈によっては「給与規程」や「賃金規程」を略して「規程」と呼ぶこともあります。

規定と規程の違いとは

それでは、「規定」と「規程」のどちらが正しい表現なのでしょうか。これらは混同されやすい言葉ですが、意味に違いがあります。

「規定」は、個々の条文やルールそのものを指すのに対し、「規程」はそれらの規定を体系的にまとめた文書全体を指します。

そのため、賃金に関するルールをまとめたものには「賃金規程」という表現がより適切です。ただし、実務では「給与規定」や「賃金規定」といった表現も広く使われており、一般的には大きな問題とはされていません。

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給与規程に記載する項目

ここからは、給与規程を作成する際、記載しなければならない項目について解説します。

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項は、労働基準法第89条に定められた、必ず記載しなければならない項目です。

以上の項目を記載しなかった場合は規程に不備があると判断されます。

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項とは、退職金やボーナス（賞与）などの制度を設けている場合に記載が求められる項目です。

退職手当や賞与などの定めを設けている場合には、必ずこれらの項目を記載しましょう。

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給与規程を作成する際のポイント

給与規程の作成は、労働基準法に沿った内容にすることが大前提です。もちろん、企業はそれぞれ独自の給与形態を設けられますが、法令に反する内容は認められません。そのため、以下のポイントをよく確認してから給与規程を作成しましょう。

賃金支払いの五原則を満たす

労働基準法第24条では、一般的に「賃金支払いの五原則」と呼ばれる5つの規程があります。

通貨払いの原則

賃金は、原則として日本の通貨（現金）で支払わなければなりません。現物支給や給与額相当の商品券、小切手などは認められないので注意しましょう。また、労働者の同意があれば、現金での手渡しではなく銀行口座振込が可能です。

昨今、キャッシュレス決済の普及により、労働者の同意があれば新たな賃金の支払い・受け取り方法として給与デジタル払いも広まっています。厚生労働大臣の指定を受けた資金移動業者を利用するのであれば、給与をデジタル通貨で支払うことも、法律上認められている方法です。

給与のデジタル払いに関しては、以下のページをご覧ください。

• 給与デジタル払いとは？開始時期やメリット、導入の流れを解説

直接払いの原則

賃金は、直接労働者本人に支払うのが原則です。代理人など、本人以外の人に支払うことは、基本的にはできません。これは、中間搾取の発生を予防するためです。

ただし、労働者本人に何らかの事情がある場合には、本人ではない「使者」に対して賃金を支払うことは差し支えないとされています。ここでいう「使者」とは、本人の意思を伝達するだけで、自らの判断で行動するわけではない者を指します。使者に該当するかどうかは、「本人に支払うのと同一の効果を生ずるか」どうかで判断されます。

例えば、病気で会社に行けない労働者の代わりに、配偶者が賃金を受け取りに行く・家計を同一にしている妻に賃金を支払う場合や、差し押さえによって賃金を直接債権者に支払う場合などです。

全額払いの原則

賃金は、一括して全額を支払わなければならず、分割払いなどは認められません。また、法令で定められている、または労働基準法24条で定める労使協定で合意されているもの以外の控除は認められません。

控除されるものとしては、法令上では、社会保険料や源泉所得税、労基協定では、社宅賃料　互助会費、旅行積立金等があげられます。

毎月1回以上払いの原則

賃金の支払いは、毎月1回以上が原則です。年俸制の場合は、年俸額を最低でも12分割して毎月支払わなければなりません。この原則は、労働者に生活上の不安が生じないようにすることを目的としています。

例外となるのは、賞与や特別手当など臨時で支払われる賃金のみです。

一定期日払いの原則

会社は従業員に対し、ノルマなどの達成を給与支払いの条件にすることはできません。
これは、賃金が「毎月25日」や「月末」といった一定の期日に必ず支払われるべきものであり、条件付きで支払い時期を左右することは、労働基準法に定められた「一定期日払いの原則」に抵触する可能性があるためです。そのため、例えば、「毎月第3金曜日」のように月ごとの支払日が変動したり、「毎月20～25日」のように支払日に幅を持たせたりすることは認められていません。

ただし、支払日が休日や金融機関の休業日の場合は、前後にずらすことが可能です。末日払いとしている場合は、月をまたがないよう前日に支払うようにしましょう。

また、臨時に支払われる賃金や賞与（ボーナス）は、この原則の対象外です。

休業手当を定める

労働基準法第26条では、会社都合で従業員を休ませた際は、平均賃金の6割以上の休業手当を会社は支給しなければならないと定められています。

平均賃金とは、会社都合の休業が発生した日以前の3か月間にその従業員に支払われた賃金総額を、3か月間の総日数（就労日数ではなく暦日数）で割った金額です。

また、ここでいう会社都合とは、経営悪化による業務量の減少や、機械・設備の故障などによる休業が該当します。一般的に、地震や台風といった自然災害や、私傷病や業務外の事故などによる休業は、基本的に使用者側の責任とは見なされません。ただし、雨天時の屋外作業の休業などは、個々のケースによって判断されます。

このことから、自然災害などで従業員が欠勤した場合には、欠勤控除が適用される場合があります。

欠勤控除については、こちらの記事で解説しています。

• 欠勤控除とは？対象になるケース・計算方法・注意点などを解説

出来高払制の保障給を定める

労働基準法第27条では、固定給ではなく、出来高払いなど請負制の労働者に対し、労働時間に応じて一定額の賃金の保障をしなければならないと定めています。

これは、労働者が働いたにもかかわらず、何らかの事情によって成果が上がらなかったときに、賃金が大きく下がってしまうことを防ぐための決まりです。

保障給の金額に明確な定めはありませんが、多くの企業では休業手当に合わせて平均賃金の6割以上を目安としています。出来高払制を導入している場合は、給与規程に保障給について必ず記載しておきましょう。

最低賃金を下回らない

労働基準法第28条において、企業は従業員に対して必ず最低賃金額以上の給与を支払うことが義務付けられています。最低賃金には地域（都道府県）別と産業別の2種類があります。適用されるのは、いずれかのうち金額が高い方で、かつ勤務地の都道府県の最低賃金が採用されます。また、最低賃金額よりも低い賃金を労使合意のうえ定めたとしても、その合意は法律によって無効になります。

最低賃金額は、物価上昇の影響などを考慮して毎年改定が行われるため、更新された際には必ず確認するようにしましょう。

• 
  参照：厚生労働省「最低賃金制度」

賃金から天引きするものを定める

賃金支払いの五原則のうち、「全額払いの原則」の例外として、賃金からの天引き（控除）が認められる場合があります。

賃金から控除できるのは、社会保険や税金といった法令で定められたものや、社内旅行積立金や親睦会費、社宅費など書面による労基法24条による労使協定の締結があるものに限られます。賃金から天引きするものについても、給与規程における定めが求められます。

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給与規程を作成する際の注意点

ここからは、給与規程を作成する際の注意点について詳しく解説します。なお、厚生労働省では、「モデル就業規則」を作成し、公開しています。これから規程を作成する方は、参考にしてください。

• 参照：厚生労働省「モデル就業規則」

賃金の構成が法律に沿っているか確認する

給与規程に記載する「賃金の決定方法」は、労働基準法で定められた賃金の構成にしたがって定めなければなりません。賃金の構成は、「基本給」「諸手当」「割増賃金」という3つの要素で成り立っています。これらの言葉の意味をあらかじめよく理解しておきましょう。

基本給

基本給に関しては、法律上の明確な定めがありません。一般的には、資格手当、役職手当、残業代、通勤手当などの手当を入れない賃金を指します。社会保険料や税金は、基本給と諸手当を足した総支給額から天引きされます。

注意するべきポイントは、基本給と総支給額との違いです。基本給に諸手当は含みませんが、総支支給額は基本給と諸手当を足したものであり、「月単位で支給される固定の賃金」を指します。混同しないよう注意しましょう。

また、基本給は職務内容や能力、勤続年数、年齢、資格、学歴などを考慮したうえで、公正に決めることが大切です。

手当

手当とは、基本給以外に支給される賃金のことです。手当には法律で定められた法定手当と、企業が独自に定めることのできる手当に分けられます。

主な法定手当は以下のとおりです。

これらの手当は割増賃金とも呼ばれます。割増賃金については、次の項目で詳しく解説します。

また、諸手当は企業が任意で支給することも可能です。主なものとしては、以下があげられます。

どのような手当を設けるか、金額をいくらにするかは、それぞれの企業が自由に決められます。

ただし、その内容や計算方法はあらかじめ給与規程に定めておき、求人票や労働条件通知書にも記載しなければなりません。

また、同一労働同一賃金の考え方を無視することもできません。不合理な待遇格差が生じないよう、手当支給の際には十分に注意しましょう。

割増賃金

労働基準法による法定労働時間は、1日8時間、1週40時間までです。この時間を超えた労働が発生した場合、使用者は「時間外労働」として割増賃金を支給しなければなりません。休日や深夜に労働が発生した場合も、「休日労働」、「深夜労働」としてそれぞれ割増賃金の対象になります。

時間外労働と深夜労働に対する割増賃金は、通常の賃金の2割5分以上です。法定休日の労働に対する割増賃金は、通常の賃金の3割5分以上と労働基準法で定められています。さらに時間外労働が月60時間を超える場合はさらに25％割増率が上がります。これら割増賃金についても給与規程に記載しておきましょう。

また、賞与や出来高手当、所定内労働時間と所定外労働時間などについても、給与規程に書いておいた方がよいでしょう。

なお、所定内労働時間とは、会社が就業規則や雇用契約で定めた1日の労働時間・週の労働時間を指します。例えば、会社で定められた労働時間が1日7時間、週35時間の場合、これが所定労働時間です。

法定内労働時間とは、法定労働時間（1日8時間・週40時間）以内の労働のことです。会社が定める所定労働時間を超えている場合も含まれ、例えば、所定労働時間が7時間の会社で8時間まで働いた場合、この1時間は法定内残業となります。

賞与は法律上の義務ではないものの、厚生労働省「モデル就業規則」では支給対象時期や算定基準、査定期間、支払方法などを明確にしておかなければならないとしています。

出来高払いに関しては、労働基準法第27条において、一定額の賃金の保障をしなければならないと明記されています。つまり会社は、従業員の業績がゼロであっても一定額の賃金を支払わなければなりません。

会社が決めた労働時間である所定労働時間も給与規程に明記し、それを超えて法定労働時間内の残業を行う場合は賃金が通常の労働時間と同額で支払われるのか、それとも割増で支払われるのかも記載しておくことをおすすめします。

雇用形態ごとに給与規程を定める

正社員、契約社員、パート、アルバイト、嘱託社員など、雇用形態の異なる従業員がいる場合は、雇用形態ごとに給与規程を記載しておきましょう。正社員は月給制、パートやアルバイトは時給制など、雇用形態が異なると賃金体系も変わるためです。

また、すべてを同じ給与規程にまとめてしまうと、雇用形態ごとの違いがわかりにくくなったり、正社員に適用される手当などがパートやアルバイトにも支払われると誤解されたりする可能性があります。

なお、雇用形態ごとに給与規程を定めた場合でも、短時間労働者や有期雇用労働者に対して不合理な待遇差を設けてはなりません。同一労働同一賃金の考え方が適用されるためです。

また、雇用契約で給与規程より不利な条件を付すこともできません。例えば、給与規程に住宅手当を記載しているのであれば、特定の従業員にだけ雇用契約で手当を支給しない、といったことはできません。

従業員がいつでも見られるようにする

給与規程は、就業規則の一部であり労働基準法では、周知義務があるとされています。この「周知」とは、ただ単に存在を伝えるだけではありません。従業員が内容を知ろうと思った際には、いつでも内容を確認できる状態であることが求められます。この義務は、給与規程や就業規則自体の効力を発揮するために非常に重要なポイントです。

具体的な周知方法としては、以下のような手段があげられます。

近年では最新の給与規程を社内イントラネットや共有サーバーに掲載し、従業員が随時アクセスできるようにする方法が一般的です。ただし、コンピューターを使わない現場の従業員がいる場合は、物理的な掲示や冊子の備え付けも併用しましょう。

生成AIによる作成は避ける

給与規程を作成する際、生成AIを活用すること自体は不可能ではありません。ただし、生成AI活用に伴う危険性を考えると、基本的には避けた方が無難です。生成AIを活用するのであれば、草案の作成程度に留めておきましょう。

以下、なぜ生成AIの活用は避けるべきなのか、その理由について解説します。

理由1. 利用規約を遵守しなければならない

まず押さえるべきポイントは、生成AIにはそれぞれ利用規約があるということです。これは給与規程に限ったことではありませんが、生成AIを活用する際、その利用規約は遵守しなければなりません。

利用規約には、以下のようなことが記載されています。

例えば、生成AIの中には商用利用できないものや、専門家による確認なく法律関係のアドバイスを提供することが禁止されているものなどもあります。給与規程の作成に際しては、こうした利用規約や注意事項を確認し、適切に活用することが重要です。

また、入力した情報がAIの学習データとして利用される場合もあるため、機密情報や個人情報の取り扱いには十分に配慮しましょう。

理由2. 法的に問題ないか確認しなければならない

生成AIを活用した場合、その出力内容が労働基準法などの労働関連法規に適合しているか、また最新の法改正に対応しているかを必ず確認しなければなりません。AIは必ずしも最新の法令を反映しているとは限りません。法令への適合性や労使の認識のずれを避けるためにも、内容に誤りや不適切な点がないかを専門家へ十分に確認したうえで活用することが重要です。

また、AIの出力には誤情報や抜け漏れが含まれる可能性があるため、専門家による最終チェックが望まれます。特に給与規程は絶対的必要記載事項など法的要件が厳格に定められているため、AIの出力した情報を鵜呑みにせず、専門家に内容の精査を依頼しましょう。

理由3. 責任の所在が不明である

現行の法制度では、生成AIの出力内容を利用した場合、その利用者自身が最終的な責任を負う、という考え方が有力です。内容に誤りや法的な不備があったとしても、「AIが作成したから」という理由で責任を免れることはできません。つまり、AIが生成した規程に何らかの問題があった場合、そのまま採用した会社や担当者が責任を問われることになります。

さらに、AIによるコンテンツ生成に関する法整備はまだ十分に進んでおらず、だれがどこまで責任を負うべきかの明確なルールが定まっていません。AIの開発者や提供者ではなく、利用者がすべての法的責任や説明責任を追及される可能性も考えられます。責任の範囲がまだ定められていない以上、最悪の事態を想定しておきましょう。

届出を行って労務トラブルを防ぐ

給与規程は、就業規則の一部として、従業員の賃金に関するルールを明文化したものです。常時10人以上の従業員がいる事業場では、労働基準法第89条により、就業規則や給与規程を作成・変更した際、事業場の所在地を管轄する労働基準監督署に届出を行うことが義務付けられています。

また、労働基準監督署に届出を行い、規程として整備された後は、従業員への周知を行うことが重要です。こうした手続きを通じて、職場全体で共通認識を持ちやすくなります。

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給与規程を変更する場合には届出が求められる

法改正や賃金体系の変更、手当の新設・廃止などによって、給与規程を変更する場合もあるでしょう。常時10人以上の労働者を使用する事業場は、作成時と同様に、給与規程を変更したときにも労働基準監督署に届出をすることが求められます。

このとき、就業規則変更届と併せて、労働者の過半数を代表する者の意見書を添付しなければなりません。「就業規則とは別に作成した給与規程だけを変更して、就業規則本体は変更していない」という場合でも届出が求められるので注意しましょう。

• 参照：厚生労働省「就業規則の周知と効力」

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給与計算ソフトは給与規程に則った計算ができるものにしよう

給与規程は就業規則の一部で、従業員の給与（賃金）に関するルールをまとめたものです。給与に関する取り決めは、従業員にとっても重要な事項であり、後々のトラブルを避けるためにも詳細な記載が求められます。労働基準法を踏まえたうえで、しっかりとルールを定めておかなければなりません。

給与の支払いにあたっては、給与規程に則った細かい給与計算が求められます。さらに、法改正などによって給与規程の変更があると、その都度適切に対応しなければなりません。

複雑になりがちな給与規程の内容を正確に反映し、効率的に管理するためには、給与計算ソフトの活用が効果的です。弥生のクラウド給与サービス「弥生給与 Next」は、給与計算に求められる各種機能を備えているのに加え、給与明細や賞与明細、源泉徴収票のWeb配信にも対応可能です。自社に合った給与計算ソフトを活用して、業務を効率よく進めましょう。

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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人古田土人事労務

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