【初心者】納品書に印鑑は押すべき？色形、位置などルールを徹底解説

2024/09/27更新

結論として、納品書に印鑑は、必須ではありません。ただし、納品書に印鑑がないと受け取らない企業もあり、ビジネス上の慣習として納品書には押印する場合もあります。

このように、納品書には、意外と知らないルールがあります。知らず知らずのうちに間違った取扱いをしないように、基礎知識を身に付けておくことが大切です。

本記事では、納品書に印鑑を押す必要性・印鑑を押す位置・納品書に適している印鑑など、初心者が知っておくべき基本を解説します。今回ご紹介する内容を確認しておくことで、納品書に押印する印鑑について一般的な知識を身に付け、適切な納品書を発行・受理できるようになります。

ぜひ一読し、スムースで適切な事務処理にお役立てください。

納品書に印鑑を押したほうがよい

納品書への押印は必須ではないので、印鑑がなくても納品書の効果は変わりません。そのため、納品書には、印鑑を押しても押さなくてもどちらでもかまいません。ただし、ビジネス上の慣習として、印鑑は押したほうがよいといえます。

ここでは「なぜ、そのようにいえるのか」「そもそも納品書とはどういう書類なのか」といった基本的なポイントを押さえておきましょう。

納品書とは

納品書とは、受注者が商品やサービスを発注者に納品するときに、一緒に発行する書類のことです。冒頭でお伝えしたとおり、納品書に押印義務はありません。

納品書とは、以下のような書類です。

また、納品書に法的な発行義務はないので、発行するかどうかは自由です。

ただし、一般的に、ビジネス上の慣習として発行されています。これは、納品書があることで、発注した商品やサービスが揃っているかどうかを確認できるからです。納品書があることで、納品時に発注者は安心感を持って受け取ることができ、取引相手との信頼関係を築くことができます。

納品書に印鑑は必須ではないとお伝えしましたが、一般的に必須となる項目とは何なのか、確認しておきましょう。

なお、発行された納品書は税法上の重要書類になるので、保管義務があります。保管期間の定めがあるので、誤って紛失や廃棄しないよう気をつけてください。

納品書には、上の5項目が書かれていれば、税法上の証拠書類として役割を果します。

納品書の印鑑は義務ではないが押したほうがよい理由

納品書に印鑑を押すのは義務ではないにもかかわらず、押すことをおすすめするのは、

• 信頼性が高まる
• 相手の会社のルールで印鑑がないものは認めらない場合がある

といった理由からです。

納品書に押印があれば、正式な書類であることが明確になり、納品書を受け取った相手に安心感や信頼感を与えることができます。今後も取引関係を続ける可能性がある相手に、安心感や信頼感を持ってもらえるのは、大きな利点です。

また、企業によっては組織内のルールなどで、押印のない納品書は正式なものではないとみなして、受け取らないケースもあります。二度手間にならないようにするためにも、納品書には押印しておくことがおすすめです。

納品書に印鑑を押す位置は社名の横

納品書に印鑑を押すときは、納品書を発行した企業の社名や担当者名の横など周囲に押すのが一般的です。発行者の名称や氏名の近くに押してあることで、

• 印鑑の有無を確認しやすい
• 納品一覧や合計額など重要な記載内容に重ならず、見やすい

など、納品書を受け取った側に都合がよいからです。特に大ぶりの角印などは、納品書の記載内容に重なって見づらくなりがちなので、印影が重なっても影響の小さい社名の近くに押すようにしましょう。

実際の納品書テンプレートでいうと、以下の赤い点線枠で囲まれた周辺に押すことになります。

納品書の押印には、角印や担当者の印鑑を使うのが一般的

納品書に押印するときには、一般的に、角印（かくいん）や担当者の印鑑を使います。角印とは、印影が四角形で会社の名称が入っている印鑑のことです。会社の認印として使われ、納品書はもちろん、発注書や見積書・請求書・領収書など、幅位広く使用できます。

担当者の印鑑とは、納品書を作成した担当者や、決定権限のある責任者などの個人名の印鑑です。個人事業主だけでなく、法人でも、担当者の印鑑が使われることがあります。

その他に、納品書を電子化している場合は、画像データ化された印影を使用したケースが多くなってきています。

納品書の印鑑に関する3つの疑問

これまでにご紹介した他にも、納品書の印鑑に関して、経理の初心者が疑問に思うポイントが3つあります。

ここでは、納品書の印鑑に関するよくある疑問について、順番に解説していきます。今後の事務処理で困らないように、目を通しておいてください。

Q1 印影は黒や印刷でもよい？

印影は、黒や印刷されたものであっても、納品書としては有効です。納品書に印鑑を押すときの印影は、色や実際に押したものかどうかによって、納品書の有効性は変わりません。

これは、もともと、印鑑を押すことが納品書に必須ではないからです。そのため、印影は黒や印刷であっても、他の必須項目が記載されていれば、税法上の重要書類としての要件は満たします。

ただし、社内規程などで、納品書の印鑑について「印影の色は赤に限る」などの定めがある場合は、これに合わせる必要があるでしょう。

Q2 押印省略は可能？

納品書の押印を省略することは可能です。くり返しお伝えしているとおり、納品書の印鑑は必須ではありません。そのため、納品書の押印を省略することは可能です。

ただし、一般的にビジネス上の慣習として、押す傾向にあります。印鑑を押しておくことで、

• 信頼性が高まる
• 社内のルールで印鑑がない納品書は認められない場合に、二度手間にならない

といった効果が期待できるので、できるだけ押すようにしましょう。

Q3 受け取った納品書に印鑑がないときは、どうすればよい？

納品書としては有効ですが、社内規程などにより押印が必要な場合は、納品書の発行者に押印を依頼しましょう。納品書に印鑑を押すことは必須ではないので、そのまま受け取ってしまっても、特に問題はありません。

ただし、社内規程で印鑑が必要な場合や、個人的に印鑑のある納品書を受け取りたい場合などは、納品書を発行している相手方に押印を依頼しましょう。

まとめ

納品書の印鑑は必須の要素ではないので、納品書には印鑑を押しても押さなくても、どちらでもかまいません。ただし、ビジネス上の慣習として、印鑑は押したほうがよいといえます。

納品書に印鑑を押すのは義務ではないにもかかわらず、押すことをおすすめするのは、

• 信頼性が高まる
• 社内のルールで印鑑がないものは認めらない場合がある

といった理由からです。

なお、納品書に印鑑は必須ではありませんが、一般的に必須となる項目は以下のとおりです。

納品書に印鑑を押すときは、納品書を発行者した企業の社名や担当者名の横や周囲に押すのが一般的になっています。また、納品書に押印するときには、一般的に、角印や担当者の印鑑を使います。

納品書の印鑑に関して、経理の初心者が疑問に感じやすいポイントは、以下の3つです。

納品書に押印する印鑑について、一般的な知識を身に付けて、適切な納品書を発行・受理できるようになりましょう。