返送用封筒の書き方は？「封筒を返送する」「封筒を作る」のケース別で解説
監修者： 市川 裕子（ビジネスマナー監修）
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ビジネスの現場では、顧客や取引先との間で郵便物をやり取りする機会が少なくありません。その際は、相手に返信をお願いする目的で「返送用封筒」を使用するケースも多く見られます。
しかし、近年では電子メールやオンラインツールによるやり取りが主流となり、郵送対応に慣れていない方も増えています。そのため「どのように送ればよいのか」「マナーとして気を付ける点は何か」と不安を感じる方もいるでしょう。
本記事では、返送用封筒の役割をふまえたうえで、適切な送り方や送付時に注意すべきマナーについて詳しく解説します。
「返送用封筒を作る場合」と「返送用封筒を返送する場合」の2つのケースに分けて、わかりやすくポイントをご紹介します。
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返送用封筒（返信用封筒）とは? 送り先を記載した返送用の封筒のこと
返送用封筒とは、郵便物の差出人が受取人に返送を求める際に同封される封筒のことです。
郵便物を送るには「封筒に宛先を正しく書く」「切手を貼る」「封を閉じる」「ポストに投函する」といった作業が必要です。そのため、手紙の送付に慣れていない人や多忙な人にとっては、これらの作業を負担に感じることも少なくありません。返送用封筒は、こうした受取人側の負担を軽減し、宛先の書き間違いや郵便料金の不足といったミスを防ぐために活用されます。
一般的には、返送先の住所や宛名（多くの場合、企業や団体）があらかじめ印字されており、記入の手間や誤記を防ぐことができます。また、切手があらかじめ貼付されている場合や、「料金後納郵便」として郵便料金を差出人が負担する形式もよく見られます。
さらに、封を閉じる手間を省くために、封筒の口の部分に両面テープが貼られていることもあります。このように、返信用封筒（返信用封筒）は、相手の手間を減らし負担軽減を実現し、郵便物のやり取りをよりスムーズにするための配慮ツールとして広く利用されています。
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【封筒を作るとき】返送用封筒の正しい作り方と書き方
返送用封筒を作成する際には、先方に失礼のないよう、基本的なルールとマナーを守ることが大切です。ここでは、相手への配慮を踏まえた返信用封筒の作り方や書き方のポイントを具体的に解説します。
封筒の表面に自社や自分の情報を記載する
返送用封筒を作成する際は、まず封筒の表面に返送先となる自社や自分自身の情報を記載します。郵便番号・住所・名前（法人の場合は会社名・部門名・担当者名）を正確に明記しましょう。
宛先が法人名や部門名の場合は、略称ではなく正式名称を使用することが大切です。たとえば、「株式会社」を「（株）」と省略せず、正式表記で記載します。個人名を記す場合も、フルネームで記載しましょう。また、郵便番号や住所も誤りのないよう丁寧に確認します。
さらに、宛名の右側には「脇付（わきづけ）」を添えます。宛名が会社名や部門名の場合は「行」を、担当者などの個人名の場合は「宛」を用いるのが一般的です。目的や宛先に応じて、適切な表記を選びましょう。
なお、脇付とは、封筒に宛名を書く際に、その右側（またはやや下側）に添える「行」「宛」「御中」「係」などの語を指します。
これらは、誰に宛てた郵便物か、またはどのような宛先か（個人／団体／部門など）を示すための表現です。
裏面は何も書かない
封筒裏面には、差出人の情報を記載します。しかし、返送用封筒場合は基本的に差出人情報を記載しません。これは、返送対応を行う部門や担当者が異なる場合があり、あらかじめ差出人を記してしまうと誤解を招く恐れがあるためです。そのため、裏面は空欄のままにしておき、受取人（返送する側）が自身の情報を記入できるようにしておくのが一般的なマナーです。
一方で、相手との関係性ややり取りの状況によっては、あらかじめ差出人情報を記載しておくことで、相手の手間を省ける場合もあります。返送用封筒では「裏面に何も書かない」が原則ですが、相手への配慮を第一に考え、状況に応じて柔軟に対応することが大切です。
切手などを貼る
先方に切手を購入する手間や負担をかけないよう、あらかじめ切手を購入して封筒に貼っておきましょう。切手を同封するだけでは相手に切手を貼る手間が発生してしまいます。そのため、封筒に事前に貼付しておくことが大切です。切手の位置は、縦書きの封筒では左上、横書きの封筒では右上が基本です。貼る位置がずれていると見た目の印象を損ねることがあるため、まっすぐ整えて貼るように心がけましょう。
なお、郵便物（手紙）を送る際にかかる基本料金は以下のとおりです（2025年8月時点）。
| 50gまで | 110円 |
| 規格内 | |
|---|---|
| 50g以内 100g以内 150g以内 250g以内 500g以内 1kg以内 2kg以内 4kg以内 |
140円 180円 270円 320円 510円 750円 取扱なし 取扱なし |
| 規格外 | |
| 50g以内 100g以内 150g以内 250g以内 500g以内 1kg以内 2kg以内 4kg以内 |
260円 290円 390円 450円 660円 920円 1,350円 1,750円 |
上記の表にもあるように、返送物の重量やサイズによって必要な郵送料金は異なります。必要な郵送料金分の切手が貼られていない場合、不足分は受取人が負担する仕組みになっています。そのため、相手が料金不足に気づいて切手を購入するなど、負担をかけてしまう可能性があります。こうしたトラブルを避けるためにも、返送してもらう書類の重さやサイズを事前に確認し、適切な料金分の切手を貼ることが大切です。
もし返送物の重量がどの区分に該当するか迷う場合は、少し上の区分にあたる金額の切手を貼っておくと安心です。たとえば、返送物の重量が約97gで「100g以内」の区分に収まる場合でも、測定誤差が心配であれば「150g以内」の料金分を貼っておくと料金不足を防げます。
また、万が一郵送料金が不足してしまった場合には、差額はこちらで負担する旨を添え状などに記載しておくと、相手への丁寧な配慮となります。
なお、はがきや手紙などの郵送料金改定される場合があります。封筒に切手を貼る前に、最新の料金を日本郵便の公式サイトや窓口で確認するようにしましょう。
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参照：日本郵便株式会社「国内の料金表 手紙・はがき
」
両面テープなどを貼っておく
先方が返送用封筒の封をしやすいように、あらかじめ糊付きやテープ付きの封筒を選ぶか、自分で両面テープを貼っておくのがおすすめです。このひと手間によって、先方が糊やテープを準備する必要がなくなり、相手にかかる手間や負担を軽減できます。
両面テープを貼る場合は、封筒のフタの内側全体にしっかりと貼るようにしましょう。均一に貼っておくことで封がはがれにくくなり、郵送中に中の書類が飛び出すといったトラブルを防ぐことができます。
また、テープの剥離紙（はくりし）には「はがしてご使用ください」などの案内を添えておくと、より親切で丁寧な印象を与えられます。
こうして配慮の積み重ねが、相手に対する思いやりとして伝わり、スムーズで気持ちの良い郵便対応につながります。
どのように返送してほしいのかを記載した添え状を入れる
添え状は返送用封筒に必須となるものではありません。しかし、「どのように返信してほしいのか」「どの書類を返送してもらいたいのか」を明確に伝えたい場合には、添え状を同封するのがおすすめです。
たとえば、下記のような内容を添え状に記載しておくと、先方にとってわかりやすく、誤解や手違いを防ぐことができます。
-
- 「契約書2部にご押印のうえ、そのうち1部をご返送ください」
- 「同封の注文書に必要事項をご記入のうえ、ご返送をお願いいたします」
また、返送期限を設けたい場合は、その希望日を明記しておくとより丁寧です。加えて、返信には「同封の返送用封筒をご使用ください」と一文添えておくと、よりスムーズに対応を促せます。
さらに、メールアドレスや電話番号などの連絡先も明示しておくと、書類や封筒などに関して問い合わせが必要になった際に相手にすぐに連絡を取ることができ、親切な印象を与えられます。
添え状は必須ではありませんが、相手との認識を揃え、スムーズで誤解のないやり取りを実現するための大切なツールとして、ぜひ活用しましょう。
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【封筒を返送するとき】返送用封筒の正しい書き方とマナー
返送用封筒を使用して必要な書類や手紙を先方に送付する際は、相手に失礼のない丁寧な対応を心がけることが大切です。ここでは、返送用封筒を使用する際に押さえておきたい正しい書き方やマナー、注意すべきポイントについて詳しく解説します。
返送先の宛名の訂正を行う
返送用封筒の宛名部分には、先方の住所や会社名、担当者名などがあらかじめ記載されており、会社名や担当者名には「行」や「宛」、「係」といった脇付が添えられているのが一般的です。
返送する際には、これらの脇付を定規を使って二重線で丁寧に消し、正しい敬称に訂正します。具体的には以下のように訂正します。
-
- 「弥生株式会社 営業部 田中■■行」→「弥生株式会社 営業部 田中■■様」
- 「弥生株式会社 営業部宛」→「弥生株式会社 営業部御中」
一般的に、個人名には「様」、会社名や部署名などの組織称には「御中」を用います。「株式会社○○様」や「△△部御中様」のように「様」と「御中」を誤って併用しないようにしましょう。
また、宛名に会社名と個人名の両方が記載されている場合には、個人に対して「様」をつけます。
- <例>「弥生株式会社 営業部 担当 田中■■」→「弥生株式会社 営業部 ご担当 田中■■様」
このように、宛名の訂正には相手への敬意を表す大切なマナーです。細かな部分まで丁寧に対応することで、よりよい印象を与えられます。
裏面には差出人として自身（自社）の情報を記載する
返送用封筒の表面については、すでに宛名や住所が印字されている場合が多いため、基本的にはその内容を確認するだけで問題ありません。一方、封筒の裏面には、差出人として自社または自分自身の情報を記載する必要があります。
会社宛ての場合は、住所・会社名・部署名・担当者名を正確に記載しましょう。会社名は「（株）」などの略称を避け、正式名称で記すのがマナーです。個人の場合は、フルネームで記載するようにします。
また、書式は封筒の向きに合わせるのが基本です。
縦型の和封筒で表面も縦書きの場合は、裏面の差出人情報も縦書きにし、住所内の数字は漢数字を使用します。
横型の洋封筒で表面が横書きの場合は、裏面の差出人情報も横書きにし、数字はアラビア数字（算用数字）で記すのが一般的です。
なお、返送用封筒の裏面にすでに差出人情報が印字されている場合には、相手側の配慮によるものと考えましょう。このような場合、記載内容をわざわざ消して書き直す必要はありません。必要に応じて部署名や担当者名を追記する程度にとどめるのが適切です。
封筒を閉じる際は糊または両面テープを使用する
郵便物を送る際には、郵送中に簡単に封が開いてしまわないよう、糊や両面テープを使用して封を使ってしっかりと封を閉じることが大切です。あらかじめ両面テープなどの接着剤が付いている場合は、そのまま利用しましょう。
封筒接着用の糊やテープが付いていない場合は、自分で準備した糊や両面テープを使用します。このとき、フタの縁から糊やテープがはみ出さないよう丁寧に貼り、しっかりと押さえて密着させることがポイントです。なお、ホッチキスやセロハンテープで封をすることはマナー上好ましくありません。見た目の印象を損なうだけでなく、開封時に相手が手間取る原因にもなるため避けましょう。
また、封をする前には、封筒の中身を必ず最終確認するようにしてください。中身の入れ忘れや書類の枚数不足などに気づかないまま封をしてしまうと、再度開封して封をし直す必要が生じます。添え状を同封している場合は、添え状に記載された「返送の指示」や「同封書類の内容」と実際の中身が一致しているかも確認しておくと安心です。
封筒を閉じたら「封緘（ふうかん）」を施す
「封緘（ふうかん）」とは、封筒の口を閉じること、または閉じた箇所に封字（ふうじ）を記すことを指します。
一般的に、封を閉じた後には、封字として「〆（しめ）」を記入します。間違えて「×（ばつ）」を書いてしまわないように注意しましょう。なお、封字を記すのは縦型の和封筒の場合のみです。横型の洋封筒を使用する際は、封字を記入する必要はありません。
封字にはいくつかの種類があり、使用されるシーンや文書の重要度によって使い分けるのが一般的です。以下に代表的な封字とその意味をまとめます。
| 封字の種類 | 封字の意味・使用されるシーン |
|---|---|
| 〆／締 | 「締める」といった意味を持ち、最も一般的に使用される封字。 日常的なビジネス文書や通常の郵便物などに広く用いられる。 |
| 封 | 「〆」や「締」よりもやや格式を重んじた場面で使用される。 公式書類や目上の相手への送付時などに適している。 |
| 緘 | 「封」よりもさらに厳重かつ公式な性格を持つ封字。 契約書や公的証書など、特に重要な文書を送付する際に使用される。 |
上記のほかにも、祝い事など特別な場面で用いられる封字があります。
たとえば、婚礼の際には「寿」を、婚礼以外の慶事や祭り事で使用は「賀」を使用します。送付するシーンや書類の重要度に合わせて封字を使い分けましょう。
必要に応じて切手を貼り返送する
返信用封筒にあらかじめ切手が貼付されている場合や、「料金後納郵便」などの印字がある場合は、自身で切手を貼る必要がありません。そのまま封入して投函すれば問題ありません。
一方で、封筒に切手が貼られていない場合や「料金後納郵便」の印字がない場合は、自身で切手を購入して貼付する必要があります。
郵送料金は、郵送物の重さやサイズによって異なるため、返送物の重さや封筒のサイズを確認したうえで、郵便局の公式サイトなどで最新の料金を調べ、必要な金額分の切手を貼りましょう。料金の目安については、前項の表を参照してください。
また、返信用封筒に切手が貼られていない場合には、「料金受取人払郵便」になっていないかも確認しましょう。封筒の表面に「料金受取人払」と印字されている場合や、添え状などに「郵便料金は弊社が負担いたします」などの記載がある場合は、切手を貼らずにそのまま投函して問題ありません。
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返送用封筒の書き方でよくある質問
最後に、返送用封筒の取り扱いで特に間違いやすいポイントや、よくある疑問をいくつか紹介します。
返送用封筒に適した封筒は？
ビジネスシーンではA4サイズの書類を扱うことが多いため、返送用封筒にもA4用紙がきれいに収まるサイズを選ぶのが基本です。A4用紙を折らずに入れる場合は「角型2号（角2）」、三つ折りして入れる場合は「長形3号（長3）」の封筒を使用しましょう。
封筒を選ぶ際のポイントは、送り返してもらう書類の種類や枚数に合わせて適切なサイズを選ぶことです。たとえば、複数枚の書類や厚みのある契約書などを返送してもらう場合は、書類を折らずに入れられる角型2号が適しています。一方、1枚程度の書類で折り目がついても業務に差し支えない場合は、三つ折りにして入れられる長形3号で問題ありません。封筒のサイズ選びでは、コストや郵送時の取り扱いのしやすさも考慮しながら、書類が無理なく収まるものを選ぶようにしましょう。
書き損じをしたら？
返送用封筒に住所や会社名などを記入する際に書き損じてしまった場合は、定規を使って二重取り消し線を引き、右側または下側に正しい内容を記入します。修正ペンや修正テープの使用はビジネスマナー上ふさわしくありませんので、使用しないようにしましょう。
一方で、自身が返送用封筒を作成する立場の場合は、修正は加えず、新しい封筒を用意して正しく書き直すのが望ましい対応です。封筒は相手が直接手にするものです。書き損じを修正した封筒を送ると、丁寧さや信頼感に欠ける印象を与えるおそれがありますので注意しましょう。
また、筆記具の選び方にも注意が必要です。手書きする際は油性ボールペンを使用しましょう。水性ペンは雨などでにじむ可能性があり、宛名が読み取れなくなるリスクがあります。また、摩擦で消せるペンのタイプは、輸送中の熱でインクが消えてしまうため避けた方が無難です。封筒に記載する宛先や差出人の情報は、郵便物の確実な配達に関わる重要な要素です。消えにくく、にじみにくい筆記具を選ぶことが大切です。
返送用封筒に添え状は必要？
返送用封筒を送付する際、添え状は必ずしも同封する必要はありません。ただし、添え状を添えることで相手に内容や意図がより明確に伝わり、やり取りがスムーズになるというメリットもあります。
たとえば、送り返してほしい書類の内容や返送期限などを添え状に明記しておくと、相手が迷うことなく対応できます。「○○に関する書類につきまして、○○部をご返送いただきますようお願い申し上げます。お手数をおかけいたしますが、○月○日（○）までにご返送ください。」といったように、具体的で分かりやすい表現を心がけましょう。
また、添え状の冒頭に「この度は○○にご協力いただき、誠にありがとうございます」といった感謝の一言や時候のあいさつを添えると、より丁寧で印象の良い文面になります。
なお、返信用封筒を使用して書類を返送する側も、同封する書類の内容を添え状で一言添えておくと双方で内容の確認もしやすくなります。
このように、添え状は必須ではないものの、円滑で誤解のないやり取りを実現するための心配りとして活用することをおすすめします。
添え状について詳しくはこちら。
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返送用封筒を作成する際は、書き方やマナーを守ろう
返送用封筒は、相手の手間や負担を軽減し、住所の書き間違いなどを防ぐために同封するものです。ビジネスのやり取りでは、こうした細やかな配慮が信頼関係の構築にもつながります。
返送用封筒を作成する際は、返送先の住所や会社名（正式名称）・担当者名などを正確に記載する、脇付には「行」や「宛」などを使用する、といったマナーを守りましょう。
また、返送時には、脇付を「様」や「御」に訂正する、封字を記載して封緘（ふうかん）するなど、丁寧な対応を心がけることが大切です。
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この記事の監修者市川 裕子（ビジネスマナー監修）
マナーアドバイザー上級、秘書検定1級、ビジネス実務マナー、硬筆書写検定3級、毛筆書写検定2級、収納アドバイザー1級、など。 出版社や人材サービス会社での業務を経験。秘書業務経験よりビジネスマナーとコミュニケーションの重要性に着目し、資格・スキルを活かし、ビジネスマナーをはじめとする各種マナー研修や収納アドバイザー講師として活動。
