見積書は信書に該当する？送付方法や送る際のポイントを解説

監修者：市川 裕子（ビジネスマナー監修）

2024/09/30更新

見積書が信書に該当するのかわからず困っている方も多いのではないでしょうか。企業が取引先や顧客に送付する書類の中には、「信書」に該当するものが数多く含まれます。信書の送付は郵便法で認められた方法で行う必要があり、コンプライアンス遵守のためにも、どの書類が信書に該当するか、どのように送付するべきなのかを把握することは非常に重要です。本記事では、特に見積書に焦点を当て信書の定義や送付方法などを解説します。

見積書は信書に該当する書類

結論から言うと、見積書は信書です。したがって、見積書は宅配便でなく、郵便などの法的に定められた方法で送付する必要があります。

そもそも信書とは、郵便法第4条2項で「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と定義された書類のことです。送付方法に関しても、同条で指定されています。

• e-gov法令検索「郵便法（昭和二十二年法律第百六十五号）」

上記の定義を見積書に当てはめると、見積書には「〇〇様」「〇〇社 御中」など見積先の個人名や法人名などが記載されているのが通例です。これは、見積書が「特定の受取人」に宛てた文書であることを示しています。また、具体的な見積内容といった情報を記載した部分が「事実を通知する文書」という定義を満たしています。

見積書以外の信書の例

総務省は下記を信書に該当する文書としてあげています。ここからもわかるように、見積書のほか、納品書や請求書・領収書なども信書に含まれる文書です。

• 総務省：信書便事業｜信書のガイドライン

信書に該当しない送付物としては、以下のようなものがあげられます。

• 書籍/カタログ/説明書
• 不特定多数に向けたダイレクトメール
• プリペイドカード類（商品券など）
• 乗車券類（航空券や入場券など）
• カード類（クレジットカード、キャッシュカード）
• 会員カード（入会証やポイントカードなど）

見積書（信書）を宅配便で送ることはできない

見積書をはじめとする信書は、原則的に宅配便で送付することが郵便法で禁じられています。郵便法第76条によると、これに違反した場合の罰則は3年以下の懲役または300万円以下の罰金です。

ただし例外として、信書でも無封（封筒などに入っていない状態、または入っていても封がされていない状態）であれば、宅配便で荷物と一緒に送ることが認められています。例えば、見積書と一緒に商品カタログやパンフレットなども送付する必要がある場合は、宅配便を利用することも検討しましょう。簡単にまとめると以下のようになります。

• 見積書単体で送付する場合：宅配便はNG（郵便などを利用する）
• ほかの荷物と一緒に送付する場合：無封であれば宅配便でもOK

見積書（信書）の送付方法

見積書の送付方法としては、主に以下の3つがあげられます。

• 郵送
• PDFデータにしてメール送信
• FAX

以下に、上記の3つの方法について解説します。

郵送

見積書は信書に該当するため、基本的に郵便局以外での配達は法律で禁止されています（総務省から認可された信書便事業者を除く）。郵送は、ここで紹介する方法の中でも送付してから先方に届くまで、時間が最も長い方法になります。そのため、先方に届くまでの配達時間も考慮したうえで、早めに発送するように心がけましょう。

郵送の際は、見積書とは別に送付状を付けるのが一般的です。また、郵送は郵便物の重さによって送付費用が変わります。よって、切手代が不足していると差出人に返送されるか、受取人が不足分を立て替えることになるため、事前に重量をはかり料金不足がないように十分注意しましょう。料金不足が心配な場合は郵便局に直接持ち込み窓口で送付することで、確実に、適切な切手代で送付できます。

PDFデータにしてメール送信

メールで見積書を提出する方法は、現代のビジネスにおいて広く利用されている方法です。見積書をPDFデータにしてメールで送付することは法律違反ではありません。メールであれば送信した直後に先方へ届きますし、郵送よりも手間が少なく迅速な対応が可能になることがメリットです。

メールで見積書を送る場合、見積書はPDFデータにして添付ファイルの形で送るのが一般的です。メール本文や件名は送付状のように扱い、見積書が添付されていることを明記しましょう。

なお、メールのリスクとして、他のメールに紛れたり、迷惑メールにフィルタリングされたり、先方に見落とされてしまうことがあります。後でトラブルにならないように、見積書を受領した旨を示す返信メールがいつまでも届かない場合は、電話などで確認の連絡を入れるようにしましょう。

また、見積書には機密情報が含まれることが多いため、セキュリティ対策も重要です。PDFデータにパスワードを設定することで、不正アクセスや情報漏洩のリスクを軽減できます。さらに、メール送信時には宛先の確認を徹底し、誤送信のリスクを抑えましょう。誤送信が発生した場合は速やかに誤送信先に連絡を取り、見積書の削除を依頼する必要があります。

FAX

見積書はFAXで送ることも可能です。一般的にはFAXの場合も送付状を添える必要があります。送付する際は送付順に注意し、最初に送付状を、次に見積書を送信するようにしましょう。

メールと同様、FAXも受け取った側が見落としたり、他の書類に紛れやすい面があります。こうしたリスクを減らすために、送信後は電話で受信の確認をすることが良いでしょう。また、見積書の誤送信は機密漏洩につながるおそれもあるので、FAX番号の打ち間違いには十分にご注意ください。

見積書（信書）を送る際のポイント

見積書を送る際には法律を守るだけでなく、ビジネスマナーや確認のしやすさにも配慮することが重要です。以下に、見積書を送る際の主なポイントを紹介します。

見積書には送付状を付ける

見積書を送る際には送付状を付けましょう。送付状は法律や実務面では必須ではありませんが、ビジネスマナーとしては重要です。送付状がないと先方が無礼に感じるおそれがあります。送付状の記載内容は、「宛名」「件名」「挨拶」「送付物の内容」「連絡先」などです。メールで見積書を送る場合はメール本文を送付状として扱います。

郵送時の封筒には「見積書在中」と記載する

見積書を入れる封筒には「見積書在中」と記載しましょう。こうすることで、先方は一目で何が入っているのかわかるので、他の郵便物に紛れるのを防げます。この文言は、縦向きの封筒なら縦書き、横向きなら横書きにして四角で囲むのが一般的です。スタンプを使用すると作業を効率化できます。

メールで送る場合は見積書が添付されている旨を明記する

メールで見積書を送る際は、件名や本文に見積書が添付されていることを明記することが重要です。こうすることで先方の目につきやすくなり、他のメールに埋もれても検索すればすぐに探し出せるようになります。

FAX送付時はページ番号を付ける

FAXで見積書を送る際は、ページ番号を付けることが重要です。ページ番号がないと、先方は合計何枚が送付されたのか把握しにくいため見落としなども発生しやすくなります。見落としミスを防ぐには、FAXの送信後に電話で先方に一報を入れることが良いでしょう。

まとめ:見積書は信書として法律を遵守して送付しましょう

見積書は信書に該当するため、配達する場合は原則的に郵便を使う必要があります。メールやFAXを使う方法もありますが、見落としなどを防ぐために確認の連絡などを怠らないようにしましょう。また、法律を守るだけでなく、送付状を同封するなどマナーに配慮することも大切です。

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この記事の監修者市川 裕子（ビジネスマナー監修）

マナーアドバイザー上級、秘書検定1級、ビジネス実務マナー、硬筆書写検定3級、毛筆書写検定2級、収納アドバイザー1級、など。 出版社や人材サービス会社での業務を経験。秘書業務経験よりビジネスマナーとコミュニケーションの重要性に着目し、資格・スキルを活かし、ビジネスマナーをはじめとする各種マナー研修や収納アドバイザー講師として活動。