見積書をFAXで送付する際の注意点｜書き方や文例も簡単に解説

監修者： 名取 弘美（税理士） ／ 市川 裕子（ビジネスマナー監修）

2024/09/26更新

見積書の送付にはFAXを使うことも可能です。とは言うものの、メールの普及に伴いFAXを使う機会はビジネスでも減りつつありますが、FAXを使用する際の注意点やマナーの基本は守って対応しましょう。
そこで本記事では、見積書をFAXで送付する際の基本的なマナーや注意点について解説します。FAXを使う際の送付状の書き方についても文例と共に紹介しますので、参考にしてください。

見積書はFAXで送っても問題ない

見積書の送付方法としては郵送やメール送信が一般的ですが、FAXで対応しても問題ありません。メールの普及でFAXの活用は減ってはいますが、実際、見積書をFAXで送付するように依頼されるケースはまだあります。ただし、FAXでの送付を受け付けていない企業も存在するので、FAXでの送付が可能か否かは事前に確認しましょう。

見積書をFAXで送付する際の注意点

見積書をFAXで送付する際には、ビジネスマナーやトラブル防止の観点から以下の点に注意が必要です。

• 見積書と一緒に送付状を送る
• 書類に細かい文字や図は入れない
• FAX番号が間違っていないか厳重に確認する
• FAXで送ることの許可を事前にとる
• FAXが送付済みか否かわかるようにする
• 原本はFAX送信後に郵送する

見積書と一緒に送付状を送る

見積書をFAXで送付する際には、郵送時と同じく送付状を添えましょう。送付状は実務的には必須ではないものの、ビジネスの習慣として定着しているため、これが欠けていると先方からマナーを知らないと思われる懸念があります。

また、送付状を添えることで、受信者が送付された書類の内容を確認しやすくなるので、紛失防止のためにも効果的です。送付状に送付した書類の総枚数を記載したり、書類にページ番号を付けたりすることも紛失防止に役立ちます。

なお、先方から事前に送付状が不要である旨を伝えられている場合には、見積書に発信者情報を明記して送りましょう。送付状に記載すべき詳しい内容や文例については後で詳細を解説します。

書類に細かい文字や図は入れない

FAXで送信する書類には、細かい文字や図を使用することは避け、シンプルで見やすい表記にしましょう。これは、FAX機器の性能によっては細かい文字や図がつぶれて読めなくなってしまう可能性があるためです。また、書類に白黒以外の色を使用すると、かすれて見にくくなることがあります。FAXの印刷性能は受信側の機器性能にも依存するので、繊細な図やカラフルな写真などはFAX以外の方法で送付するのがおすすめです。

FAX番号が間違っていないか厳重に確認する

FAXの誤送信には特に注意しなければいけません。誤送信に気づかなければ、見積書の提出が遅くなり、先方の不信感を招く可能性があります。また、見積書には「その企業がどのような商品・サービスを購入する予定か」という内部情報が含まれているため、誤送信は情報漏洩を招きます。そのため、送信時には、FAX番号を必ず事前確認をしましょう。

FAXで送ることの許可を事前にとる

企業によってはFAXによる見積書の提出を認めていない場合もあります。そのため、先方がFAX送付を認めているか、あるいはどのような方法で見積書を受け取りたいかを事前に確認しましょう。

また、FAXの使用自体の許可は受けていても、実際に見積書を送信する前後に、先方へ連絡することも重要です。これによって先方がFAXの受信に気づかず、見積書を紛失してしまうリスクを防げます。特に大量の枚数を送信する場合には、紙の消費量やFAXの占領といった問題も発生するため、あらかじめ了承を得るようにしましょう。

FAX送付済みか否か分かるようにする

FAX送信後に送付済みかどうかわかるようにすることも重要です。FAXは送信後も手元に原本が残るため、送信済みなのか未送信なのか混乱してしまうことがあります。そのため、送信済みの書類には「FAX済」や「済」の記載やスタンプを押して、ひとめで判別できるようにすると便利です。これにより、同じ書類を二重送信してしまうリスクを減らせます。

原本はFAX送信後に郵送する

先方に丁寧な印象を与えるためには、FAX送信後に改めて原本を郵送することが大切です。特に先方から原本の提出を求められている場合や重要な取引・契約の場合には、忘れてはなりません。実務的には原本の送付は必須ではありませんが、これによって自社の信頼性を高めることができます。

見積書をFAXで送付する際の送付状の書き方

FAXの送付状には、受信者がひとめで内容を確認できるように、必要な情報を簡潔に記載することが重要です。具体的には、以下のような内容を記載します。

• 送付日：FAXの送信日
• 宛先：先方の社名、担当者名などの情報
• 送信元の情報：自社の社名、連絡先、担当者名などの情報
• 標題：何の書類なのか先方がひとめで簡潔にわかるような件名
  例：「見積書送付のご案内」、「FAX送信状」など
• 本文：定型的な挨拶文や用件を伝える簡単な文章
• 記書き：送付書類の内容を伝える箇条書き
  例：「見積書 1通」

上記が基本的な記載内容です。これ以外に特筆して伝えるべき事柄があれば、本文や末尾に記載しても構いません。また、記書きに関しては、単に「見積書」とだけ記載するのではなく、「見積書 〇通」というように枚数も記載することが重要です。以下で具体的な文例を紹介するので参考にしてください。

見積書をFAXで送付する際の送付状の文例

上記が基本の文例です。記書きの内容を書き換えれば、請求書や納品書などの書類にも使い回すことができます。担当者個人の連絡先（メールアドレスや内線番号など）や、「ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」といった文言を付記し、必要に応じてアレンジしてご使用ください。

見積書をFAX以外で送付する方法

見積書の送付方法としては、FAX以外では郵送やメールが一般的です。それぞれに送付時の注意点がありますので理解しておきましょう。

郵送

見積書は「信書」扱いになるので、一般的な宅配便ではなく日本郵便のサービスを利用する必要があります。また、郵送は到着までに時間がかかるので、早めに送付しましょう。

メール

見積書をPDF化し、メールに添付して送信する方法です。この場合、メール本文が送付状として扱われます。先方が見落とすリスクを考慮し、先方から何の返信もない場合は、再度確認の連絡を入れるなど、メール到着の確認をするようにしましょう。

見積書の送付方法については、こちらの記事も参考にしてください。

関連記事：見積書の送り方は？封筒への入れ方や送付状など基本的なマナーを解説

送受信方法によってFAXも電子帳簿保存法の対象になる

FAXで見落としがちなのが、電子帳簿保存法の存在です。FAX機器の中には、送受信に際して紙を使用（読み取り/出力）せず、電子データ形式で送受信する機種もあります。電子データ形式で送受信する場合は、電子帳簿保存法の対象である「電子取引」に該当するので、この法律で定められた要件に従ってデータを保存することが必要です。なお、「送受信者の一方は紙を使用し、他方は紙を使用しない」という場合は、紙を使用しない側だけが電子帳簿保存法の適用対象となります。

見積書をFAXで送付する際は細かい点で注意が必要です

見積書はFAXでも送付できますが、「事前に先方の許可をとる」「送付状を添える」「送信枚数を明記する」など、いくつか注意することが必要です。本記事で解説したポイントを押さえて送付することで、不要なトラブルを防いで円滑に取引を行うことができます。なお、見積書や納品書、請求書などの帳票は、弥生の請求書サービス「Misoca」を使うと簡単に作成することが可能です。ぜひご検討ください。

この記事の監修者名取 弘美（税理士）

税理士法人ベリーベスト　税理士
事業会社の経理業務に長年従事しており、2017年に税理士法人ベリーベストに入所。主に法人税務を担当し、2年前からTax audit and service部門にて税務案件のリサーチ、社内研修、申告書のレビュー等を行っている。数多くの企業案件に携わる中で得た専門知識を活かし、精確な情報提供を心掛けている。

この記事の監修者市川 裕子（ビジネスマナー監修）

マナーアドバイザー上級、秘書検定1級、ビジネス実務マナー、硬筆書写検定3級、毛筆書写検定2級、収納アドバイザー1級、など。 出版社や人材サービス会社での業務を経験。秘書業務経験よりビジネスマナーとコミュニケーションの重要性に着目し、資格・スキルを活かし、ビジネスマナーをはじめとする各種マナー研修や収納アドバイザー講師として活動。