紙ベースの管理から脱却！サポート活用で1人担当でもクラウド化を実現

JBネットワーク株式会社の瀧石さんは総務グループで主に経理を担当し、給与・労務業務については社員53名分をほぼ1人で担っている。同社では元々デスクトップソフトである「弥生給与」を利用していたが、「弥生給与 Next」への移行を実現した。紙ベースの管理から電子化・クラウド化を成功させた背景や抱えていた課題、具体的な進め方について、瀧石さんに聞いた。

――給与計算や労務業務をお一人で担当されているとのことですが、「弥生給与 Next」への移行前はどのような課題を抱えていらっしゃったのでしょうか？

私は総務グループ3人の中で主に経理を担当し、給与・労務業務については社員53名分をほぼ1人で担っています。以前は「弥生給与」を利用し、給与明細や年末調整、各種労務手続きの運用はすべて紙ベースでした。
当社ではシフト制で働く社員や在宅勤務の社員が多く、出社のタイミングがバラバラで、紙の給与明細を手渡しするやり方には難しさがありました。印刷・封入作業が毎月発生する点も、手間がかかるだけでなく、ミスのリスクやコスト面でも課題がありました。それらを1人で行っていたので、心理的な負荷も当時はあったと思います。

――労務の管理や諸手続きも紙ベースで運用されていたのでしょうか？

はい、従業員台帳やマイナンバーの管理は紙が基本でした。社会保険などの手続きについても、申請用紙に手書きをして自治体へ郵送するなどの対応でした。紙ベースだと紛失のリスクがあるのと、発送履歴を追いかけるだけでも時間を割かれてしまいます。デジタル庁の「e-Gov」での電子申請も試しましたが、目的の帳票を探すだけでも一苦労で、実務で使うには限界がありました。

――「弥生給与」から「弥生給与 Next」への移行はスムーズに進みましたか？

データの移行という点では非常にスムーズでした。「弥生労務 Next」に関しては初期設定が必要でちょっと大変だった印象がありますが、それでも事業所情報の設定や勤怠システムとの連携などで1時間ぐらいです。それ以外は「弥生給与」や連携していたサービスから従業員台帳など各種データをインポートできたので、時間もほぼかからず、かなり楽でした。

――移行にあたって助けになったものはありますか？

「弥生給与 Next」への移行では「移行支援ガイド」を活用しました。基本的にはこれに沿って作業を進めることで問題なく移行が完了できた印象です。また、「不要な明細項目があるので削除したい」といった「弥生給与 Next」の操作や仕様などでちょっとわからない点が出てきたときは、何度か電話で問い合わせもしました。

――オペレーターの電話対応の印象はいかがでしたか？

丁寧に親身になって対応していただき、かなりわかりやすかった印象です。オペレーターがこちらと同じ画面を見て操作の案内をしてくれる「画面共有サポート※」を利用したこともあります。言葉だけでは説明が難しいことも、実際の画面を見ながらだと理解しやすく、困っていたことも迷うことなくすぐに解決できました。

――「弥生給与 Next」移行後の変化や効果について教えてください。

まず、給与明細の発行や申請手続きなどが電子化されたことで、印刷・封入・郵送などにかかっていたコストが削減できました。費用面だけでなく、時間や労力の面でも業務効率の改善が進んだと感じています。
社員にとっても、必要な申請や入力が自分のタイミングでWebからできるようになった点はメリットだと思います。「過去の給与明細や源泉徴収票がPCなどでいつでも見返せて便利」といった声も聞かれます。

――管理する側としては移行によってどのようなメリットがありましたか？

個人的には、「毎月たくさんの明細を間違いなく封入して手渡しする」という作業から解放され、精神的な負担が軽減されたことが大きいです。過去の申請や書類発行の履歴も残るので、さかのぼって状況を確認する作業もだいぶ楽になりました。
年末調整業務もWeb申告に移行したので、書類の配布・回収にかかる手間と時間も大幅に削減できました。とにかく管理者側としては、紙よりもWebの方が圧倒的に管理がしやすいと実感しています。今後も「弥生給与 Next」移行で得られた電子化のメリットを、最大限に活かしていく考えです。

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