行政手続きを1件当たり30分短縮！給与・労務のクラウド移行で叶えた業務効率化
JBネットワーク株式会社
石油やLPガスの受発注・配送管理を行っているJBネットワーク株式会社。同社は、紙ベースで行っていた給与計算業務のデジタル化を目的に「弥生給与 Next」を導入した。また、「弥生給与 Next」のベーシックプラン以上で使用できる「弥生労務 Next」で、労務業務の効率化も推進。コスト削減と業務改善を実現した。
課題
給与明細書の配布漏れを防ぎたい
労務手続きにかかるコストと手間を削減したい
選定理由
前職からデスクトップアプリ「弥生会計」「弥生給与」を使用。弥生製品に信頼感があった
「弥生労務 Next」で、行政手続きの電子申請ができる
効果
給与明細書の封入・印刷・手渡し作業がゼロに
Web給与明細に変更後、従業員の数字に対する意識が向上
電子申請に切り替えたことで、労務手続きが1件当たり20〜30分短縮
申請履歴が残るため、申請状況が明確になり、不安が消えた
「弥生給与 Next」「弥生労務 Next」を導入し、給与・労務面の電子化をまとめて実現
2016年、全国大手の運送会社4社の共同出資によって設立されたJBネットワーク株式会社。石油製品（燃料油・LPガス）の受発注・配送管理を事業の核とし、エネルギーの安定供給を通して社会インフラを支えている。従業員数は、社員53名と出向者を合わせて約100名。バックオフィス業務は、総務グループに所属する3名が行っており、その中で主に経理を担当する瀧石さんは、社員53名の給与・労務業務をほぼ1人で担っているという。
「私は複数社で経理・総務を経験した後、JBネットワークに入社しました。前職では、システムの見直しや電子明細の導入といった業務のDXに力を入れてきました。JBネットワークとしても給与・労務業務の電子化を進めたいという意向があったため、これまでの経験を活かし、入社後、早速業務改善に取りかかりました」
「弥生給与 Next」の導入前は、「弥生給与（デスクトップ）」を利用。給与明細や年末調整の必要書類は紙で手渡しする運用を続けていた。しかし、社員53名の働き方はさまざま。在宅勤務やシフト制で働く社員も多く、全員に書類を手渡しするタイミングに難しさを感じていたという。「手作業だと時間もかかりますし、封入ミスのリスクもあります。用紙代や印刷代といったコスト面も無視できない課題でした」と瀧石さんは話す。
また、各種労務手続きに関しても紙ベースで運用。申請用紙は手書きし、自治体へ郵送していた。「発送履歴が残らないので、送ったかどうかの確認だけでも手間がかかっていました」と瀧石さん。デジタル庁が運営する「e-Gov」での電子申請も試みたが、目的の帳票を探すだけで時間を要し、実務での活用には限界を感じていたという。
こうした給与・労務面のさまざまな課題を解決するべく、瀧石さんが選んだのが「弥生給与 Next」だ。決め手は、製品への信頼感。「弥生給与」「弥生会計」を長年使用しており、弥生製品の導入に迷いはなかったという。
直接的な導入のきっかけとなったのは、「弥生給与（デスクトップ）」から「弥生給与 Next」への移行案内があったから、と瀧石さんは振り返る。その際、ベーシックプラン以上の導入で電子での行政手続きが可能な「弥生労務 Next」も利用できることを知り、給与・労務面の電子化がまとめて実現できると判断した。
給与明細書や年末調整申告書の配布・回収業務の負担が激減！社員の数字に対する意識に良い変化も
「弥生給与 Next」への移行は、「移行支援ガイド」を活用することでスムーズに行うことができたという。移行完了と同時に、給与明細書をWeb配信に切り替え。導入前後で給与業務がどのように変わったかを伺った。
「毎月の印刷・封入・手渡し作業がなくなり、負担も軽減。用紙代や印刷代といったコストカットも実現できました。移行時は、紙との並行運用期間を1か月設け、従業員にはメールと社内チャットで周知しましたが、特にクレームもなく自然に受け入れてもらえました。何より良かったのは、紙よりも確実に明細を見てもらえている実感があることです。従業員の数字に対する意識も変化してきたと思います」
また、年末調整業務もWeb申告に変更。「各種申告書の配布・回収の手間が大幅に減っただけでなく、管理がしやすくなりました」と瀧石さんは話す。
「従業員が自分のタイミングで入力・申請できるようになった一方、紙ベースの運用に慣れていたベテランの社員からは『難しい』という声もあがっていました。そのため、メールやチャットでのアナウンスに加え、弥生のWebサイトに掲載されている『年末調整業務 お役立ち資料』を活用するなど、丁寧なフォローを心がけました」
「弥生給与 Next」の仕様で細かな疑問が生じた際は、電話やメールで問い合わせたそう。
「削除したい明細項目があった時などに何度か電話をしたのですが、親身になって話を聞いてもらえて解決も早かったです。また、オペレーターと画面を共有しながら問題解決をサポートしてもらえる『画面共有サポート※』を利用したこともあります。画面を見ながら手順を説明してもらえるので理解しやすく、クラウドならではの強みだと感じました」と瀧石さんは振り返る。
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画面共有サポートは、オペレーターが必要と判断し、ご提案した場合に限りご利用いただけます。
直感的に操作できる画面設計。リマインド機能で申請漏れリスクも軽減
労務業務にも大きな変化があったという。「弥生労務 Next」の導入により、これまで郵送で対応していた算定基礎届・随時改定、給与支払報告書などの行政手続きを、すべて電子申請に切り替えた。
「事前に登録した個人番号や従業員情報が自動で帳票に反映されるので、入力の手間がなくなりました。体感ですが、申請1件当たり20〜30分は短縮できていると思います」
また、発送履歴が記録として残るようになり、「送った、送っていない」という発送の有無を巡る不安もなくなった。「差し戻しがあってもすぐに修正、再送信できるため、自治体への電話対応も激減し、心理的にも仕事が楽になりました」と瀧石さん。封筒や切手代といった郵送コスト削減がかなったことも、うれしい成果だと話す。
「弥生労務 Next」で瀧石さんが特に高く評価するのが、目当ての帳票が探しやすい点だ。
「行政ポータルサイト『e-Gov』を使っていた時は、目的の帳票を探すだけでもかなりの時間がかかっていました。その点『弥生労務 Next』は、入退社、転勤、出産・育児・介護など、シーン別に帳票が整理されているので、すぐに必要な書類にたどり着けます。これまで一度もサポートに問い合わせたことはありません。そのくらい直感的に操作できる設計になっています」
また、「リマインド機能」も現場を助ける機能の1つだと話す。
「1人で給与から労務までを幅広く担当していると、申請期限を見落としてしまうリスクがあります。育児休業給付金のように定期的な申請が必要なものは、初回に設定しておくだけで期限前にリマインドが届くので、失念する心配がなくなりました」
給与・労務業務は、これ以上ないレベルの効率化を実現。次に見据えるのは会計面のDX
給与・労務面については、「これ以上、効率化の余地がない水準にできた」と瀧石さんは自信を持って語る。
次のステップとして見据えているのは、会計面のDXだ。会計、経費、請求業務の効率化を実現するクラウドアプリ「弥生会計 Next」の導入を視野に入れている。その中でも、専門用語を使わず会話をするように取引を入力するだけで、AIが自動で仕訳を生成する「AI取引入力 β版」に興味があるという。
1人で53名分の給与・労務業務を担いながら、着実にDXを推進してきた瀧石さん。最後に、バックオフィス業務の電子化を検討している担当者へメッセージをいただいた。
「電子化は難しそうに思われがちですが、過去のデータをすぐ見返せる、修正がしやすいなど、便利な点が多いです。私たちも『弥生給与 Next』『弥生労務 Next』を使ってみて、そのメリットを実感しています。ぜひ一度導入を検討してみてほしいですね」
今回ご紹介した製品
給与・勤怠・労務業務をシームレスに繋いで効率化！
勤怠管理や給与計算・年末調整などの給与業務、入社・保険手続きといった労務業務がワンストップで"かんたん"に完結するクラウド給与サービス。
初心者でもわかりやすいUI・UXで、複雑な労務関連の業務をラクにします。
- 事業所名
JBネットワーク株式会社
- 所在地
東京都中央区
- 設立年
2016年
- 事業内容
石油製品の受発注業務および配車業務
「弥生給与 Next」の導入事例
弥生株式会社カスタマーセンター
- 受付時間
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9:30～12:00/13:00～17:30
（土・日・祝日、および弊社休業日を除きます）
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