会計事務所とデータを共有する方法

「日々の帳簿付けは自社、会計事務所に定期的な確認や決算業務を依頼している」
「帳簿付け含め会計事務所に依頼し、資金繰りのため自社でも確認している」

会計事務所との契約内容によって状況は様々ですが、いずれの場合も、会計事務所の担当者に自社の会計データを確認してもらう必要があります。
事前にデータの確認方法や頻度を打ち合わせておくことで、決算直前に焦らず、やり取りをスムーズに進めることができます。

本記事では、会計事務所が弥生製品をどう契約しているかによって、2つのパターンでおすすめの共有方法と注意点を解説します。

弥生PAP（弥生とパートナー契約している事務所）の場合

会計事務所も『弥生会計 Next』を利用できるライセンスを持っています。
共有設定をすることで、直接会計データにアクセスして閲覧や操作が可能です。

データのやり取りがスムーズで、常に最新のデータを安全に保つことができる、もっともおすすめの方法です。
共有設定の方法は、以下FAQを参照してください。

データ共有の設定は、製品ごとに行います。

『弥生会計 Next』だけでなく、『弥生経費 Next』と『弥生証憑 Next』も共有の設定が可能です。
［弥生 Nextの連携設定］画面より、データ共有を希望するサービスに忘れずにチェックをつけてください。

『弥生会計 Next』から仕訳データなどを出力し、会計事務所に確認を依頼します。
修正した仕訳データをCSV形式で受け取りインポートする・指摘箇所を自社で修正するなど、会計事務所と事前に決めた方法で処理を進めてください。

出力できるメニューや方法は、以下FAQを参照してください。

デスクトップソフト『弥生会計』など、他の会計ソフトで修正したデータを受け取り、
インポートにて修正や決算仕訳の登録をされる場合、以下の2点に注意してください。

期首残高：上書きで登録される
インポートデータで上書きされるため、もともと入力していた数字は残りません。
ご不安な場合は事前に［設定］－［エクスポート］より出力しておくことで、インポート前のデータを残すことができます。
仕訳：新規登録される
インポート時に重複チェックなどは行われず、インポートするデータの内容がすべて取り込まれます。
元データを削除してからインポートする・重複チェックを利用して不要な仕訳を削除するなど、仕訳が重複して残らないよう注意してください。

直接会計データにアクセスできるようになりますが、以下の点を十分確認のうえ利用してください。

弥生IDは会計事務所側で準備する必要があります。
「弥生関連サービス基本利用規約」の「第2章弥生ID利用規約」第1条1項に記載のとおり、弥生IDの利用権譲渡は許諾していません。
弥生IDはひとつの事業グループにしか所属できません。
今後もし他の顧問先も弥生のクラウドサービスを利用する場合は、その都度、新たな弥生IDを会計事務所側で取得する必要があります。
基本ライセンス数を超える場合は自社（事業者側）に請求が発生します。
基本ライセンスを超える場合の費用負担について、事前に会計事務所と相談することをおすすめします。