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電子インボイスとは?概要や導入のメリット・デメリットを解説

2024/01/25更新

「電子インボイスとは?」「電子インボイスを導入すると何ができる?」と疑問をもつ事業者の方もいるのではないでしょうか。電子インボイスとは適格請求書(インボイス)の形態の1つです。

ここでは、電子インボイスの概要や関係の深い電子帳簿保存法について、デジタルインボイスとの違い、導入のメリット・デメリットなどを解説しています。電子インボイスの導入にはいくつかのメリットがあり、インボイス制度で懸念されている業務負担増加の対策になるため、ぜひ参考にしてください。

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電子インボイスとは?わかりやすく解説

電子インボイスとは、PDF形式のような電子データの適格請求書(インボイス)です。インボイス制度では適格請求書(インボイス)を電子インボイスとしてやり取りすることで、紙よりも業務を効率的に進められるようになります。

電子帳簿保存法により、2024年(令和6年)1月1日からは電子データとして受け取った証憑は電子データとしての保存が義務付けられています。そのため、適格請求書(インボイス)を電子データで受領したり、自社が発行した場合のその控えは電子データのまま保存したりする必要があります。

また、紙で適格請求書(インボイス)を受け取った場合でも、電子帳簿保存法の要件に従えば、スキャンして電子データとしての保存可能です。電子インボイスの利用はペーパーレスでの業務進行が可能になり、保管・管理コストや郵送コストの削減が期待されています。

そもそもインボイス制度とは?

インボイス制度とは、正式名称を「適格請求書等保存方式」といい、請求書などの交付や保存にかかわる制度です。2023年(令和5年)10月1日から施行されたインボイス制度に伴い、多くの事業者には、適格請求書の発行や保存が求められるようになりました。

課税事業者は売上にかかる消費税を申告・納付しますが、その事業者も商品などを仕入れる際には消費税を支払っています。そこで、消費税額を算出する際には、課税売上にかかる消費税額から課税仕入にかかる消費税を差し引いて、納めるべき税額を求めます。これを仕入税額控除といいます。

インボイス制度は課税事業者がこの仕入税額控除を受けるためのもので、取引相手から発行された適格請求書等の保存が必要となります。適格請求書等は「インボイス」とも呼ばれ、売手側が買手側に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるものです。そのため、「適用税率」や「税率ごとに区分した消費税額等」といった定められた項目の記載が必須です。

電子インボイスは電子帳簿保存法に則って保存する

2024年(令和6年)1月1日から、電子データとして受け取ったり発行したりした適格請求書(インボイス)は、電子データとして保存する義務があります。電子帳簿保存法は、企業が帳簿や関連書類を電子的な形式で保存する際のルールを定めた法律です。

電子帳簿保存法では適格請求書(インボイス)に限らず、他の証憑も同様に取り扱わなければいけません。電子データを保存するための電子帳簿保存法の保存要件は以下のとおりです。

  1. 1. 次のいずれか1つの満たす
    1. a. タイムスタンプが付された後にインボイスの授受を行う
    2. b. 授受後に速やかにタイムスタンプを付す
    3. c. データの訂正・削除の記録が残る、または訂正・削除できないクラウドシステム等を使用する
    4. d. 訂正・削除防止に関する事務処理規程を定める
  2. 2. システム概要書等の備付け
  3. 3. 操作説明書の備付け、ディスプレイおよび紙への出力性の確保
  4. 4. 検索機能の確保

また上記の保存要件はスキャナ保存の要件とも一部重複するため、紙で発行・受け取りした証憑もスキャナ保存が可能になります。スキャンしたら紙のインボイスは処分してもよいとされているため、保管・管理コストの削減ができます。電子帳簿保存法を理解して、インボイス制度における業務をペーパーレスで進めていきましょう。

電子帳簿保存法については、こちらのサイトで詳しく解説しています。

電子インボイスとデジタルインボイスの違いは?Peppolについても解説

インボイス制度では、電子インボイスとデジタルインボイスの2つの単語が用いられる場合があります。一般的に電子インボイスとデジタルインボイスは、定義が異なるとされています。

電子インボイスとはPDF形式のような電子的な形式で保存された適格請求書(インボイス)です。一方、デジタルインボイスとは、多くのバックオフィスソフトで処理できる形にデータを整形(標準化)された、請求から支払い、入金消込といった経理会計業務の多くを自動化できる形式の適格請求書(インボイス)を指します。

異なるバックオフィスソフト間での業務プロセスの自動化は、形式の決まりがない電子インボイスのままでは困難です。そこで、デジタルインボイスの標準化は、Peppol(ペポル)と呼ばれるシステムで行われます。Peppolとはデジタル文書のやり取りにおける文書仕様と運用ルール、ネットワークのグローバルな標準仕様です。Peppolに対応したバックオフィスソフトを利用すると、標準化によって異なるソフト間でもデータのやり取りが可能になるしくみです。

電子インボイスの利用でペーパーレスによる業務効率化が可能ですが、業務プロセス全体をデジタル化したいと考えている事業者の方は、デジタルインボイスの活用も検討してみてください。

Peppolについては、以下の記事で詳しく解説しています。

電子インボイスを導入するメリット

インボイス制度において電子インボイスを導入するメリットは、以下の3点です。

  • ペーパーレスで業務効率化・コスト削減が期待できる
  • ヒューマンエラーを防止できる
  • リモートワークでも経理業務ができる

それぞれのメリットについて、詳しく解説します。

ペーパーレスで業務効率化・コスト削減が期待できる

電子インボイスの導入によって、ペーパーレスによる業務効率化とコスト削減が期待されています。電子インボイスを利用すると、紙媒体のやり取りや保管・管理の機会が減少します。そのため請求書の郵送費用や保管・管理場所の維持費の削減が可能です。またそれらにかかる従業員の業務量も削減できるため、業務効率化や人件費削減にもつながります。

電子帳簿保存法では、紙で受け取った適格請求書(インボイス)も保存要件に従ってスキャナ保存すれば、電子インボイスとして保存ができ、紙は処分してもよいとされています。電子インボイスを活用して、ペーパーレスで業務効率化を目指しましょう。

ヒューマンエラーを防止できる

電子インボイスの活用で、請求書業務のヒューマンエラーが減少します。インボイス制度に対応した会計ソフトを導入すれば、適格請求書(インボイス)にかかわる業務の自動化が可能であるためです。

紙媒体での請求書業務には、入力業務や税率ごとの計算業務、仕入税額控除の対象かどうかの仕分け業務など、ミスが発生しやすい場面が多々あります。しかし会計ソフトで用意された適格請求書(インボイス)のフォーマットを自社に取り入れることで、入力や計算業務をシステム上で実行できるようになるため、ミスの頻度を大きく削減できます。ヒューマンエラーによってかかる手戻りや業務量増加も回避できるため、コスト削減にもつながるでしょう。

リモートワークでも経理業務ができる

電子インボイスはクラウド上で扱えるため、リモートワークでも請求書業務ができるようになります。これまで出勤が必要だった請求書業務が在宅で可能になれば、オフィスの維持費や従業員の通勤費、水道光熱費の削減ができます。リモートワークを推進したい事業主にとって、電子インボイスの導入は追い風になるでしょう。

電子インボイスを導入するデメリット

電子インボイスを導入するデメリットは以下の2点です。

  • 導入にコストがかかる
  • 取引先によっては電子インボイスを利用できない場合がある

メリットだけではなくデメリットも確認して、導入の検討材料にしてください。

導入にコストがかかる

電子インボイスを導入するためには、インボイス制度に対応した会計ソフトの導入にコストがかかります。また電子インボイスにかかわる業務の社員教育や社内ルールの策定など、会計ソフトの導入以外にもコストがかかる点を理解しておきましょう。

しかし電子インボイスには、ペーパーレスでの業務が可能になり、保管・管理コストが削減できるなどのコスト削減のメリットがあります。導入コストと比較して検討してみましょう。

取引先によっては電子インボイスを利用できない場合がある

取引先が電子インボイスに対応していない場合は、自社も紙媒体で適格請求書(インボイス)を発行する必要があります。導入後に発行できない事態を回避するためには、導入前に取引先が電子インボイスを利用できるか、または利用の予定があるかを確認するとよいでしょう。

しかし取引先が適格請求書(インボイス)を紙で発行してきた場合は、電子帳簿保存法の保存要件に従えば、電子データでスキャナ保存できます。発行できない場合でもできるだけペーパーレスで業務を行いたい方は、スキャナ保存の方法を理解しておくとよいでしょう。

電子インボイスについてよくある質問

電子インボイスとデジタルインボイスの違いは?

電子インボイスは電子データ化された適格請求書(インボイス)です。一方、デジタルインボイスとは電子化した上で、Peppolというシステムで標準化された適格請求書(インボイス)を指します。標準化されることで、異なるバックオフィスソフト間でも適格請求書(インボイス)のやり取りをスムーズに行えるようになります。

デジタルインボイスについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

電子インボイスとインボイスの違いは?

適格請求書(インボイス)とは、インボイス制度における請求書などを指します。インボイス制度開始後は仕入税額控除を受けるために、必要な情報が記載された適格請求書(インボイス)の受け取りが必要です。電子インボイスとはPDF形式のように電子データ化された適格請求書(インボイス)です。

インボイスと電子帳簿保存法の違いは?

適格請求書(インボイス)は仕入税額控除を利用するために必要な請求書のことで、電子帳簿保存法とは、企業が帳簿や関連書類を電子的に保存することを認める法律です。

また2024年(令和6年)1月から、電子データで発行・受け取りされた適格請求書(インボイス)は、電子データとしての保存が完全義務化されます。適格請求書(インボイス)に限らず、ペーパーレスFAXで受け取った見積書や、DVDなどの記録媒体に保存した状態で受け取った発注書なども対象です。また、電子帳簿保存法の要件に従うことで、紙で発行された適格請求書(インボイス)を電子データとして保存することも可能です。

電子インボイスとはインボイスをPDFで保存したもの?

適格請求書(インボイス)をPDF形式で保存したものは電子インボイスと呼ばれます。電子メールで受け取ったり、インターネットを通じて受け取ったりした適格請求書(インボイス)も電子インボイスです。

インボイスの電子化は必須?

適格請求書(インボイス)の電子化は必須ではなく、事業主の任意で決められます。ただし2024年(令和6年)1月から電子帳簿保存法より、電子データでやりとりした証憑(請求書や領収書)は電子データのままでの保存が完全義務化されています。

電子インボイスを利用して業務を効率化させよう

電子インボイスの導入によって、ペーパーレスによる業務効率化やコスト削減が期待されています。インボイス制度によって、適格請求書(インボイス)の発行・受け取り業務負担の増加が懸念されている中で、電子インボイスの導入のメリットは大きいでしょう。電子インボイスの導入にはインボイス制度に対応した会計ソフトの導入が必要です。弥生製品はインボイス制度に対応しており、クラウド上で適格請求書(インボイス)の発行や保管、管理が可能です。電子インボイスの導入を検討している事業者の方は、ぜひご検討ください。

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