電子マネーの経費精算方法とは？種類と特徴、メリットなどを解説

監修者： 渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）

2025/09/30更新

近年、キャッシュレス化が進む中、電子マネーで支払いをする場面も増えています。電子マネーを使って備品を購入したり、公共交通機関を利用したりするケースも一般的になってきました。電子マネーによる経費精算は、現金同様に必要となりますが、その手続きや仕訳方法には特有の注意点があります。また、電子マネーの種類によっても経費精算の方法が異なるため正しい知識を持って対応することが大切です。

本記事では、電子マネーの経費精算方法や種類、特徴、メリット、注意点などを解説します。

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電子マネーとは、現金の代わりに電子的な形で支払いができる決済手段

電子マネーとは、電子化されたお金で支払いができる決済手段のことです。支払にはICカードやスマートフォンアプリを利用し、事前に現金をチャージするか、クレジットカード・デビットカードと連携して利用します。代表的な電子マネーに、「Suica」「PASMO」「楽天Edy」「iD」「QUICPay」などがあげられます。
電子マネーの主な特徴は、以下のとおりです。

キャッシュレス化が推進される中、電子マネーは日常生活に欠かせない決済手段の1つとなっています。決済時間の短縮やセキュリティの向上に加え、店舗における業務効率化・集客効果も期待できることから、電子マネーの利用範囲は拡大傾向にあります。ビジネスシーンにおいても、備品購入や交通費など、さまざまな場面で電子マネーの利用が広がっていくでしょう。

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電子マネーの種類と特徴

電子マネーは、最終的な支払方法の違いに応じて、「プリペイド型（前払い方式）」「ポストペイ型（後払い方式）」「デビット型（即時払い方式）」の3つに分類されます。種類によって利用シーンや利便性にも違いがあるため、それぞれの特徴を把握しておきましょう。

電子マネーの種類別の主な特徴やメリット

プリペイド型（前払い方式）

プリペイド型（前払い方式）は、事前に現金をチャージ（入金）して使う電子マネーです。
チャージ残高を超える支払いができないため、使いすぎを防止でき、個人の予算管理がしやすいというメリットがあります。また、ATMなどから現金でチャージができるため、クレジットカードや銀行口座と連携せずに利用できます。法人では、日常の交通費や事務用品の購入など、少額の経費の支払いに利用されることが多いでしょう。

ポストペイ型（後払い方式）

ポストペイ型（後払い方式）は、クレジットカードと連携させて支払いを行う電子マネーです。
ポストペイ型では、一定の利用金額がクレジットカードを経由して後日まとめて決済されます。また、携帯電話料金と合算して後払いにするキャリア決済を利用できるタイプもあります。ポストペイ型のメリットは、比較的高額な経費の立て替えや出張費の支払などにも適していることです。なお、クレジットカードと経費精算システムや会計ソフトを連携させることで、経理業務の効率化も図れます。

デビット型（即時払い方式）

デビット型（即時払い方式）は、決済時に即座に銀行口座から利用料金が引き落とされる電子マネーです。
電子マネーをデビットカードや銀行口座と連携させ、利用金額が決済と同時に引き落とされます。チャージの手間がかからないうえ、決済と引き落としが同時に行われるため、資金管理がスムーズです。

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経費精算における電子マネーのメリット

近年では、経費の支払いに電子マネーを取り入れる企業も増えてきています。電子マネーを導入することで、経費精算においても以下のようなメリットがあります。

現金に関する作業負担の軽減

電子マネーで経費を支払うことで、経費精算に伴う現金管理の負担が軽減されるメリットがあります。
従来の経費精算では小口現金を使用するケースが多く、現金の払い出しや残高確認、レシート管理、小口現金出納帳の作成など、さまざまな作業が発生していました。これらの業務は経理担当者の負担となるだけでなく、紛失や盗難、現金の数え間違い、記入ミスといったリスクを伴います。

電子マネーを活用すれば、物理的な現金の取り扱いが不要になり、作業負担が軽減されます。さらに、支払履歴が電子的に記録されるため、従業員が立て替え払いをした経費の確認がスムーズになり、精算処理のスピードと正確性が向上するでしょう。経理部門でのチェック作業や修正対応の手間も削減され、経費精算にかかる時間を短縮できます。

会計ソフトとの連携による経理業務全体の効率化

会計ソフトとの連携による経理業務全体の効率化も、経費精算における電子マネーのメリットの1つです。
電子マネーで経費を支払うと、取引内容が自動的に電子データで記録されます。また、電子マネーと連携して取引データを自動取り込みできる会計ソフトを使えば、領収書やレシートを見ながら手作業で入力する必要がなくなります。経費精算にかかる業務時間が軽減されるだけでなく、入力ミスや計算ミスといったヒューマンエラーの防止にも役立つでしょう。

その結果、経理担当者は伝票処理などの作業から解放され、集計、分析、予算管理といったより付加価値の高い業務に注力できます。さらに、電子マネーの取引データを会計ソフトと連携させることで、リアルタイムでのデータ集計や部門別のコスト管理が可能となり、経営層は常に最新で正確な数値を基に、迅速かつ的確な経営判断を下しやすくなります。

不正防止と透明性の向上

経費精算における電子マネーの導入は、不正防止と透明性の向上に役立つこともメリットです。
電子マネーによる支払では、すべての取引が日時・金額・利用先などの情報と共に自動的に記録されます。これにより、領収書の改ざんや不正な立替請求、私的流用といった不正行為の発見が容易になり、不正の抑止にもつながります。「いつ、誰が、何のために、いくら使ったか」が可視化されるため、社内の透明性も高まるでしょう。

また、経理担当者や管理者が取引履歴を確認するのも容易なので、確認作業の迅速化と正確性の向上も図れます。電子的に記録された取引データは監査対応や内部統制の観点からも有用であり、企業の信頼性と情報セキュリティ体制の強化にもつながります。

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電子マネーを利用した経費精算の方法

電子マネーで支払った経費は、現金払いの場合とは精算方法や仕訳方法が異なります。また、「プリペイド型」「ポストペイ型」「デビット型」という電子マネーの種類によっても、処理方法が変わってきます。経費の支払いに電子マネーを導入する場合は、経費精算の流れを把握したうえで、自社の業務フローに適したタイプを選ぶことが大切です。

プリペイド型の経費精算

プリペイド型は、あらかじめチャージした金額の範囲内で支払いを行います。プリペイド型のメリットは、支出額を事前にコントロールでき、使いすぎを防ぎやすい点です。また、事前に一定の金額をチャージしておけば、従業員は現金を持ち歩かなくても経費の支払いができます。

ただし、電子マネーをチャージしただけでは経費とはみなされないため注意しましょう。プリペイド型の電子マネーでの支払いを経費として計上できるのは、チャージされた金額で実際に支払いを行ったときです。そのため、仕訳の際はチャージしたときにチャージ金額を「前払金」や「仮払金」などの勘定科目で計上し、その後電子マネーを利用したときに適切な勘定科目に振り替えます。

例えば、プリペイド型の電子マネーに現金で1万円をチャージし、その後、事務用品の購入のために3,000円分を使用した場合の仕訳例は、以下のとおりです。

仕訳例：プリペイド型の電子マネーに、現金で1万円をチャージしたとき

仕訳例：チャージした電子マネーから事務用品購入のため3,000円を利用したとき

ポストペイ型の経費精算

ポストペイ型は、電子マネーをクレジットカードなどと紐付けて、一定期間の利用料金が後日まとめて引き落とされる仕組みです。経費支払用に電子マネーのカードやアカウントを作り、法人名義のクレジットカードを登録しておけば、企業の口座から利用料金が引き落とされます。こうすれば、従業員の立て替え払いが発生せず、経費精算処理の作業量や負担を減らすことができます。また、クレジットカードの利用明細で、詳細な利用履歴を確認することも可能でしょう。

ポストペイ型の電子マネーの仕訳方法は、クレジットカードで経費を支払った場合と同様です。決済時点ではまだ支払いが発生していないため、利用金額を「未払金」として計上し、引き落とし時に再度仕訳を行います。

ポストペイ型の電子マネーで5,000円の事務用品を購入した場合の仕訳例は、以下のとおりです。

仕訳例：ポストペイ型の電子マネーで5,000円の事務用品を購入したとき

仕訳例：事務用品の代金5,000円が口座から引き落とされたとき

デビット型の経費精算

デビット型の場合は、決済と同時に利用料金が口座から引き落とされます。ポストペイ型と同様に、法人名義のデビットカードや銀行口座を登録しておけば、従業員の立て替え払いが不要になります。また、決済と引き落としのタイミングが同じなので、他の型に比べて仕訳がシンプルです。ただし、電子マネーを利用するたびに口座からの引き落としが発生するため、こまめな残高管理が求められます。デビット型の電子マネーの仕訳方法は、一般的な銀行振込と同じイメージです。

デビット型の電子マネーで、3,000円の事務用品を購入し、代金が口座から引き落とされた場合の仕訳例は以下のようになります。

仕訳例：デビット型の電子マネーで3,000円の事務用品を購入し、代金が口座から引き落とされたとき

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電子マネーを利用した経費精算における注意点

電子マネーで経費を支払うと便利で効率的ですが、正しく運用しなければトラブルを招く可能性もあります。経費の支払いに電子マネーを導入する場合は、以下の点に十分注意しましょう。

使用履歴を適切に管理・保存する

電子マネーを利用した経費精算における注意点は、使用履歴を適切に管理・保存をすることです。
電子マネーによる支払では、すべての取引が電子データで記録されるため、利用履歴を簡単に確認できます。しかし、履歴の管理が不十分な場合、利用状況が不明確になり、経費として承認されないリスクがあります。特に、支払日、支払先、取引の内容、金額などが曖昧だと、監査や社内確認で説明がつかず、トラブルの要因になりかねません。そのため、電子マネーの履歴データは定期的に確認・整理し、必要なときにすぐに取り出せる状態にしておきましょう。電子マネーと連携できるクラウド会計ソフトや経費精算システムを活用すれば、履歴の自動取得、一覧表示が可能になり、業務負担の軽減にもつながります。

プライベート利用と区別する

プライベート利用と区別することも、電子マネーを利用した経費精算の注意点になります。
経費の支払いに電子マネーを利用する際、特に注意しなければならないのが、業務利用とプライベート利用の混在です。業務とプライベートの区分が不明確なまま電子マネーを使うと、経費として認められなかったり、不正利用とみなされたりする可能性があります。例えば、営業活動にかかる交通費や出張費であっても、業務目的であることを証明できなければ、経費として計上するのは難しくなります。

このような事態を防ぐためには、経費の支払専用のICカードや法人で契約したアカウントで電子マネーを運用するのが効果的です。従業員が個人で所有するICカードなどで経費を立て替えるのは、経費管理の透明性や会計ソフトとの連携ができないことによる非効率性を考えるうえでも避けたほうがいいでしょう。

社内ルールを整備する

社内ルールを整備することも、電子マネーを利用した経費精算の注意点の1つです。
経費の支払いに電子マネーを導入する際には、社内ルールの整備が欠かせません。どのようなときに電子マネーを使えるか、どの電子マネーを利用するのか、1回あたりや月間の使用上限、精算期限、証憑提出方法など、運用ルールを明文化し、全従業員に対して周知徹底を図りましょう。ルールが不明確だと、従業員によって対応が異なり、誤精算や不正使用、業務の遅延につながる可能性があります。また、実際の運用を通じて得られた課題や改善点を定期的に見直し、ルールに反映させていくことも重要です。

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電子マネーと領収書の取り扱い

電子マネーを使った支払においても、現金払いと同様に、経費計上にあたっては領収書の適切な保存が求められます。ただし、電子マネー決済の場合、現金決済とは領収書の取り扱いが異なることがあります。経費の支払いに電子マネーを利用する場合は、領収書の取り扱いについても注意しましょう。

電子マネーでの領収書発行の可否

電子マネー決済で領収書が発行されるかどうかは、利用する店舗やサービスによって異なります。実店舗の場合は領収書やレシートが発行されることが多いものの、小規模の店舗、セルフレジ、自動販売機などは、領収書の発行に対応していないケースもあります。領収書が発行されない場合は、利用明細や出金伝票などで代替し、経費計上が可能です。ただし、その場合は、支払日や支払先、取引の内容、金額といった情報を明記する必要があります。電子マネー決済で領収書を受け取ったときにも、これらの情報が記載されているかを確認することが大切です。

なお、消費税の仕入税額控除（支払った消費税分を納税額から差し引く制度）を適用するには、その方式である適格請求書等保存方式（インボイス制度）に対応する必要があります。この制度では、発行元（支払先）の登録番号や税率ごとの消費税額などが記載された、所定の要件を満たす適格請求書（インボイス）の保存が求められます。経費として計上する際には、受け取った領収書やレシートが適格請求書（インボイス）の要件を満たしているかどうか、登録番号の記載・消費税額の明示などを確認しておきましょう。
ただし、自動販売機や自動サービス機を利用した場合など、一部の取引については「インボイスの保存がなくても仕入税額控除が認められる特例」があります。例えば、前述のような領収書が発行されない自動販売機で購入した飲料代や、公共交通機関の運賃などは、3万円未満の支払いであればインボイスがなくても仕入税額控除が可能です。

領収書の保存方法

法人の場合、領収書の保存期間は原則7年間（欠損金の繰越控除を適用する場合は10年間）です。これは、支払方法が現金でも電子マネーでも変わりません。電子マネーで経費の支払いを行った場合は、領収書の保存にあたり、「電子帳簿保存法」への対応についても注意しなければなりません。電子帳簿保存法により、電子データでやりとりされた領収書は、所定の要件を満たした形でデータのまま保存することが義務付けられています。なお、領収書を紙で受け取った場合は、紙のまま保存してもかまいませんが、スキャナやカメラなどで読み取って電子データ化して保存することも可能です。なお、スキャナ保存の場合、原本である紙の領収書は処分できますが、データ解像度など保存要件が定められている点に注意しましょう。

電子帳簿保存法に従って領収書をデータ保存することで、保管コストが削減され、確認作業もスムーズになります。業務効率化のためには、口座や担当者ごとにフォルダを分ける、会計ソフトと連携できる証憑管理システムを利用するなど、領収書の電子管理体制を整えることも効果的です。

電子帳簿保存法についてはこちらで解説していますので、参考にしてください。

• 【2024年最新】電子帳簿保存法とは？改正点もわかりやすく解説

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この記事の監修者渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）

税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。

著書『はじめてでもわかる 簿記と経理の仕事 ’21~’22年版』

• 起業コンサルV-Spiritsグループ
• 司法書士事務所V-Spirits