経費精算とは？経費の定義や精算の方法、効率化のポイントを解説
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経理業務の中でも欠かせないものの1つが「経費精算」です。経費精算は多くの企業で日常的に発生する業務であるため、経費精算をスムーズに進めることができれば、経理業務全体の効率化につながる可能性が高いでしょう。経費精算を効率良く行うには、経費精算の対象や一般的な流れについて正しく知っておくことが大切です。
本記事では、経費精算の種類や精算の流れ、領収書・レシートの保存期間などを解説します。経費精算業務の効率化のポイントにも触れていますので、ぜひ参考にしてください。
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経費精算とは、従業員が立て替えた費用を精算すること
経費精算とは、企業の事業活動のために従業員が一時的に立て替えた費用を、後日会社から払い戻すことです。企業では、交通費や出張費、接待の飲食代など、金額の予測が難しい費用を従業員が一時的に立て替えることがあります。従業員が立て替えた費用を経費として申請し、会社が承認したうえで払い戻す一連の流れが経費精算です。
「経費」とは
経費は「経常費用」の略語で、事業活動を行ううえで必要な費用のことです。経費精算で処理される経費のほとんどは「損金」として扱われます。損金とは、法人税額を計算する際に益金から差し引くことができる費用のことで、損金として算入することで課税所得を減らし、税額を抑えることにつながります。
ただし、すべての費用を損金にできるわけではありません。損金は法人税や所得税などの税額を決定する計算の基礎となるため、ミスのない経費精算が必要です。
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経費精算の種類
経費精算は、「小口精算」「交通費精算」「旅費精算」の3種類に大別されます。
- 小口精算
- 交通費精算
- 旅費精算
小口精算
小口精算とは、主に交通費、会議費や消耗品費といった少額で頻繁に支出する経費を、小口現金を用いて精算することです。現金の出入りは現金出納帳で管理します。
交通費精算
交通費精算とは、取引先への訪問などの業務で発生した交通費を精算することです。具体的には、業務による移動で発生した電車代やバス代、タクシー代などの精算があてはまります。
交通費精算の流れについては、以下の記事で詳しく解説しています。
旅費精算
旅費精算とは、遠方へ出張した際にかかった費用を精算することです。出張に伴う交通費の他、宿泊費や出張日当なども該当します。
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経費にできる費用
会社の経費として認められるのは、具体的にはどのような費用なのでしょうか。経費にできるものは、主に以下の費用です。
- 消耗品費
- 旅費交通費
- 接待交際費
- 福利厚生費
- 通信費
消耗品費
消耗品費とは、使用可能期間が1年未満、または取得価額が10万円未満の備品などの購入費用のことです。文房具やコピー用紙などの他、家具や機械でも取得価額が10万円未満であれば消耗品に該当します。
旅費交通費
業務上必要な移動に伴って発生した交通費や、出張に関する費用が旅費交通費です。電車代やバス代、タクシー代などの交通費に加えて、出張時の宿泊費や出張日当なども該当します。
接待交際費
接待交際費とは、取引先や仕入先など、事業に関係する相手への接待や贈り物などにかかる費用のことです。接待交際費のうち飲食にかかる費用を、接待飲食費といいます。
法人の接待交際費は原則として会計上は経費で計上したとしても税務上の損金にはなりません。ただし、接待飲食費については、1人あたりの飲食代の金額が10,000円以下で、飲食の内容が領収書などから明らかになっていれば、税務上接待交際費からは除外されます。この場合は会計上も、一般的に「会議費」などの勘定科目で経費計上します。
資本金1億円以下の法人は年間800万円まで、または接待飲食費の50％の金額のいずれか大きい額まで、接待交際費を経費として計上することができます。また、資本金が1億円超の法人は、交際費のうち接待飲食費の50％を損金に算入することができます。
福利厚生費
福利厚生費とは、会社が従業員のために、給与や賞与以外で支出する費用のことです。例えば、従業員のコミュニケーション円滑化のためのイベント開催費用、社員旅行費用、慶弔見舞金などが該当します。ただし、目的が曖昧な場合や金額が高すぎる場合は、福利厚生費と認められず、給与として所得税の対象となる可能性があります。
通信費
通信費とは、固定電話や携帯電話の料金、インターネットの回線使用料、切手代やはがき代などです。なお、切手が貼られていない便せんや封筒は、通信費ではなく消耗品費に該当します。
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経費にできない費用
すべての費用が経費にできるわけではありません。以下の費用は経費にできないため、注意が必要です。
法人税や法人住民税
法人税や法人住民税といった税金は、会社の経費にはなりません。ただし、税金のうち法人事業税は、翌事業年度の経費として損金算入が可能です。税金の納付を従業員が立て替えるケースはないかもしれませんが、経費になる税金とならない税金の違いを知っておきましょう。
スーツ等の衣類の購入費
仕事中に着用するスーツなどの衣類の購入費は、「経費になるのでは」と考える方もいるかもしれませんが、スーツはプライベートでも使用できるため、完全に会社で保管して仕事中のみ着用する管理体制になっているなどの事情がない限りは経費とは認められません。それに対し、業務中にのみ着用する制服や作業着などを従業員に支給する場合は、福利厚生費として経費とみなされます。
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経費精算書の種類
経費精算の際には、経費精算書という書類を使用します。経費精算書は、その内容や用途によって、主に以下の3種類に分けることができます。
- 仮払経費申請書
- 仮払経費精算書
- 出張旅費精算書、旅費精算書
仮払経費申請書
仮払経費申請書は、従業員が仮払金を申請するときに使用する書類です。仮払金とは、経費にかかる明確な金額・使用目的が決まっていない状態で、事前に概算で従業員に渡しておく現金のことです。
例えば、出張時の交通費や宿泊費など経費が高額になると予想されるような場合、従業員が自分の所持金から立て替えると、金銭的な負担が大きくなってしまいます。そのようなときは、仮払経費申請書で事前申請を行うことで、会社から概算金額の支払いが行われます。
仮払経費精算書
仮払経費精算書は、仮払経費を精算するための書類です。基本的には、上述した仮払経費申請書とセットで使用する書類です。概算で仮払いを受けた経費は、内容や金額が判明した時点で精算を行う必要があります。仮払経費精算書によって、仮払いの現金が何にいくら使われたのかを申告し、余剰や不足があった際には返金や追加支払いを行います。
出張旅費精算書、旅費精算書
出張旅費精算書と旅費精算書は、出張や社員旅行などでかかった費用を精算するための書類です。これらの書類を使用する際は、あらかじめ社内ルールを明確にし、マニュアル化しておくことが大切です。出張日当が設定されている場合は、ルールに従って申請を行います。
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経費精算のやり方
経費精算は「立替経費精算」と「仮払経費精算」の2つに分けられます。それぞれの一般的な流れを確認しておきましょう。
立替経費精算の一般的な流れ
立替経費精算は、費用を一時的に従業員が立て替え、後日精算する方法です。経費精算は以下のような流れで進めます。
1. 従業員が経費を立て替える
事業に必要な費用を一時的に従業員が立て替えて支払います。
2.領収書をもらい保管
支払先から領収書を発行してもらい、費用の用途や支出が発生した年月日、支払先を証明する書類として保管します。
3. 従業員が経費精算書と領収書を提出
所定の経費精算書に必要事項を記入し、領収書を添付して提出します。上長の承認を得た経費精算書および領収書は、経理担当者など経費を管理する部門へ回されます。
4. 経理部門に承認されたら精算
提出された経費精算書を経理部門が確認し、承認されます。立て替えた費用が所定の精算日等に払い戻されます。
仮払経費精算の流れ
仮払経費精算は、あらかじめ従業員に金銭を支給し、後日精算します。基本的な流れは以下のとおりです。
1. 経費の発生前に従業員が金額を申請（仮払経費申請書）
出張などまとまった費用の発生が見込まれる場合には、事前に仮払経費申請書に従業員が記入し、上長に提出します。この時点で申請される費用はあくまでも概算です。
2. 経理部門の承認後に仮払金を支給
上長が承認した仮払経費申請書が経理部門へ回され、承認されると仮払金が申請者に支給されます。
3. 従業員が仮払経費精算書と領収書を提出
実際にかかった費用を仮払経費精算書に従業員が記入し、領収書などと共に提出します。
4. 実際の経費と仮払金との差額を精算
事前に支給した仮払金と実際にかかった費用との差額を精算します。
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領収書が発行されない場合の対応方法
経費を支出しても領収書が発行されない場合があります。このような場合の対応を、支出の種類別に確認しておきましょう。
| 支出 | 領収書が発行されない場合の対応 |
|---|---|
| 電車やバスなどの交通費 | 交通費精算書に訪問先や経路、金額などを記載し、上長の承認を得て経理に提出。ただし、3万円を超える交通費が生じた場合は領収書が必要 |
| 自動販売機で購入した飲み物など | 上司に購入した物品を確認してもらったうえで、出金伝票に購入したものや目的を記載して処理する。支払先は「自動販売機」、勘定科目は「会議費」や「接待交際費」、摘要には「お茶◯本 ◯◯社 ◯名」などと記載 |
| 慶弔関連費（取引先へのご祝儀や香典など） | 出金伝票で処理する。案内状や香典返しのあいさつ状なども保管。支払先は取引先名称、勘定科目は接待交際費、摘要には「ご祝儀」や「香典」とし、会場名や日時、式の内容（会長ご尊父の葬儀など）を記載する |
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経費精算の領収書やレシートの保存期間
経費精算に用いる領収書やレシートは、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（繰越欠損金の控除を受ける場合は10年間）の保存が必要です。経理担当者は、経費を精算するときに仕訳を行わなければなりません。小口現金で経費精算を行う場合は、現金出納帳に日付や金額、勘定科目などを記入します。
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経費精算業務の効率化のポイント
経費精算業務をスムーズに進めるには、どうすれば良いのでしょうか。ここでは、経費精算業務を効率化するために必要なポイントを3つご紹介します。
ルールを明確にし、マニュアル化する
経費精算をスムーズにするには、まず経費精算にかかわる社内ルールを明確にし、マニュアル化しておきましょう。
社内で定めておくことの具体例としては、経費として認められる対象や金額の上限、経費精算の申請期限、高額な経費の精算に関する手続きなどがあげられます。これらが曖昧になっていると、社内の認識に食い違いが起こり、確認や書類差し戻しなどの手間が発生してしまいます。経費精算はお金に関することなので、担当者によって処理方法がバラバラにならないようにしましょう。社内で統一したルールを定め、従業員へしっかりと周知させることが大切です。
表計算ソフトを導入する
経費精算業務を行う際、表計算ソフトを使用する方法もあります。他の業務ですでに表計算ソフトを使用している企業も少なくないはずです。その場合、導入費用がかからないため、会計システムや会計ソフトに比べてコストを抑えることができるでしょう。
ただし、表計算ソフトによる経費精算は、担当者が手入力する形になるため、入力ミスや入力漏れ、計算間違いなどが起こりがちです。また、業務の属人化を招く可能性もあります。
経費精算システムを活用する
経費精算業務を効率化させ、経理担当者の業務負担やミスのリスクを軽減するには、経費精算システムの導入がおすすめです。経費精算システムなら、規定のマニュアルに沿って簡単に作業ができるため、担当者が複数いるような場合でも同じ方法で経費精算ができます。経費精算業務の効率化が図れることはもちろん、業務の属人化防止にも役立つでしょう。
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経費精算システムの選び方
経費精算の一連の流れは手作業で行うこともできますが、ミスなく効率的に進めるには経費精算システムの活用が得策です。経費精算システムを選ぶ際のポイントを解説します。
クラウド型システムがおすすめ
経費精算システムにはインストール型とクラウド型の大きく2種類があります。経費精算をより効率的に進めるには、クラウド型システムがおすすめです。
クラウド型経費精算システムでは、クラウドへのデータのバックアップなどが自動的に行われるため、万が一パソコンなどが壊れてもデータの損失を防ぐことができます。インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるのも、メリットの1つといえるでしょう。また、経費精算の流れを一元化できるためセキュリティ対策がしやすくなり、情報漏えいなどのリスク軽減にもつながります。
会計ソフトと連携できると便利
経費精算だけに限らず、会計業務全体の効率化を目指すなら、会計ソフトと連携可能な経費精算システムの導入が望ましいでしょう。経費精算は、会計業務の一部です。経費精算を行うごとに経理担当者は適切な勘定科目で仕訳を行います。この積み重ねが、最終的に正確な決算業務を実現するための重要なポイントです。経費精算の内容が自動的に会計ソフトに反映されれば、記帳や決算書作成などの手間も大幅に軽減できます。
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自社にあったシステムを導入して経費精算をスムーズに進めよう
経費精算は、会計業務の中でも日常的に発生する重要な業務の一つです。金額や内容の確認に加え、旅費精算では交通経路のチェックなども必要になるため、手間や負担を感じている経理担当者の方も多いでしょう。こうした業務を効率化するには、会計ソフトと連携できるクラウド型の経費精算システムを活用するのがおすすめです。
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よくあるご質問
経費精算とは何ですか？
経費精算とは、企業が事業活動を遂行する際に必要な費用を従業員が一時的に立て替え、後日払い戻すことを指します。この経費精算の方法が「立替経費精算」です。これに対し、出張などでまとまった費用の発生が見込まれる場合には、あらかじめ従業員に金銭を支給し、後日精算する方法もあります。これが「仮払経費精算」です。 経費精算については、詳しくはこちらをご確認ください。
領収書やレシートの保存期間は？
経費精算時には、費用の用途や支払年月日、支払先などを証明するための領収書やレシートを添付するのが原則です。従業員から提出された領収書やレシートは、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（繰越欠損金の控除を受ける場合は10年間）保存しておく必要があります。 領収書やレシートの保存期間については、詳しくはこちらをご確認ください。
経費精算業務を効率化するには？
経費精算業務を効率化するには、ルールを明確化してマニュアルにまとめ、周知することが大切です。また、経費精算システムを活用することで、経理担当者の業務負担やミス発生リスクの低減を図る効果が期待できます。特にクラウド型の経費精算システムであれば、データのバックアップなどが自動的に行われるほか、インターネット環境さえあれば場所を問わず入力や確認を行えるでしょう。さらに、会計ソフトと連携可能なシステムを選ぶことで、経費精算の内容が会計ソフトに自動で反映されるため、記帳や決算書作成などの手間を大幅に軽減できます。 経費精算業務の効率化については、詳しくはこちらをご確認ください。
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この記事の監修者渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）
税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。
