精算と清算の違いは？精算書と清算書の違いとともに解説
監修者：渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）
2024/07/11更新
精算と精算は、経理業務を行ううえで、意味を混同しやすい言葉です。精算と清算はどちらも「せいさん」と読み、漢字も似ていますが意味は異なります。ビジネスシーンで言葉の使い方を誤ると、思わぬ誤解を招く可能性があるため、十分注意しなければなりません。
ここでは、精算と清算の意味の違いや、ビジネスで用いられる場面、精算書や清算書といった書類について解説します。
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精算と清算との違い
精算と清算はどちらも「せいさん」と読みますが、違う意味を持つ言葉です。言葉そのものの意味としては、精算は「金額を細かく計算すること」、清算は「貸し借りなどを整理し、過去の関係を解消すること」を指します。
ビジネスシーンにおいては、精算は経費精算などの日常業務で頻繁に使用し、清算は主に会社を廃業するときに用いる言葉です。
精算とは、経費などの金額を細かく計算すること
精算とは、金額を細かく計算することを指す言葉です。ビジネスにおいて精算という言葉が使われるのは、主に経費精算の場面でしょう。
経費精算とは、会社の事業活動のために従業員が一時的に立て替えた費用を、後日会社から払い戻すことです。会社が事業を行ううえでは、取引先を訪問するための交通費や遠方への出張宿泊費、消耗品の購入費、交際費など、日々さまざまな経費が発生します。これらの経費の発生時期や金額を正確に予測するのは難しいため、多くの企業では、従業員が一時的に経費を立て替えて支払います。
その後、経費精算書や領収書といった必要書類を会社に提出し、業務上の経費に当たると見なされれば、かかった費用が会社から支払われます。経費精算とは、この一連の流れのことを指します。
経費精算の種類は、大きく分けると、「小口精算」、「交通費精算」、「旅費精算」の3つです。それぞれの詳細については、下記のとおりです。
小口精算
小口精算とは、交通費、会議費、消耗品費など、少額で頻繁に支出する経費を、小口現金を用いて精算することです。現金の出入りは現金出納帳で管理します。
交通費精算
交通費精算とは、取引先への訪問などの業務で発生した交通費を精算することです。業務による移動で発生した電車代やバス代、タクシー代などの精算が該当します。なお、従業員が会社に通勤するためにかかる電車代やバス代、ガソリン代に関しては通勤費として精算し、交通費とは分けて計算・支給します。
旅費精算
旅費精算とは、遠方へ出張した際にかかった費用を精算することです。出張時にかかった電車代、バス代、飛行機代、タクシー代などの交通費のほか、宿泊費や出張手当なども該当します。
旅費精算を行う方法としては、仮払い精算と事後精算の2種類があります。仮払い精算は、出張する従業員に前もって概算で旅費を渡しておき、後で精算する方法です。一方、事後精算は、いったん従業員が全額を立て替えてから後日精算する方法です。
清算とは、廃業などの際に債務などを整理すること
清算は、貸し借りなどを整理して過去の関係を解消することを意味し、財産や債務を整理する際に使われることが多い言葉です。ただ、通常業務において、清算という言葉を使う場面はあまりありません。ビジネスにおいて清算という言葉が用いられるのは、主に会社を廃業するときです。
事業活動を終わらせて廃業するには、所定の手続きによって会社を解散した後、債権債務などの整理を行う必要があります。具体的には、買掛金や借入金など債務の返済、売掛金や貸付金など債権の回収、不動産や有価証券などの現金化というような手続きです。これらの会社解散後の債権債務などの整理のことを、会社の清算手続きといいます。
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会社における3種の清算とは？
会社を解散した後には、債務や債権を整理する清算手続きが必要です。会社の清算手続きには、「通常清算」、「特別清算」、「任意清算」の3つの種類があります。いずれの場合も、会社解散後の業務執行をする清算人が選任され、清算人が中心となって清算手続きを進めていきます。
ここでは、これら3つの清算について、それぞれ詳しく説明します。
通常清算
通常清算は、解散した会社が、残った債務を全額支払える場合の清算方法です。預貯金だけで債務を支払うことが難しくても、売掛金の回収や財産の売却などで完済できる場合は、通常清算による手続きが行われます。通常清算では、裁判所の監督を受けることはありません。
通常清算が行われる主な事由としては、下記のとおりです。
通常清算の前提となる解散の主な事由
- 定款で定めた存続期間の満了
- 定款で定めた解散事由の発生
- 株主総会の決議
- 合併による会社の消滅
- 破産手続開始の決定
- 裁判所による解散命令
- 休眠会社のみなし解散の制度
特別清算
特別清算は、解散した会社に債務超過の疑いがある場合に行われる清算方法です。債務超過とは、資産をすべて現金化しても、負債を払いきれない状態のことです。解散する会社が資金繰りに行き詰まっていたり、債務を完済できそうになかったりする場合は、特別清算を行います。
特別清算では、通常清算とは異なり、裁判所の監督を受けて清算手続きを進めます。裁判所の監督の下、会社の資産を現金化して債務を返済し、もし負債が残った場合は、特別清算において清算手続きを進めるために結ばれた協定に従って、返済を行います。なお、特別清算の対象となるのは株式会社のみです。
任意清算
任意清算は、定款の定めや総社員の同意など、自主的な判断によって会社を解散する場合に行われる清算手続きです。任意清算の対象になるのは、合名会社と合資会社や士業法人などに限られています。
また、任意清算の流れとしては、下記のとおりです。
任意清算の流れ
-
1.定款における存続期間の満了や解散事由が発生した際に、会社の全社員から清算への同意を得る
-
2.解散の登記申請、財産目録や貸借対照表の作成、債権の保護手続きといった諸手続きを完了させる
-
3.債権の回収や弁済、残余財産の分配などをして、清算結了
経費精算で使われる「精算書」
経費精算の際に使われる精算書は、経費精算書と呼ばれます。従業員が立て替えた経費を精算するときには、社内ルールに従って経費精算書を作成し、領収書などの必要書類を添付したうえで、上司や経理部門に提出します。
経費精算書は、その内容や用途によって、主に下記の2種類に分けることができます。
仮払経費精算書
仮払経費精算書は、仮払経費を精算するための書類で、基本的に仮払い算申請時に使用する仮払経費申請書とセットで使われます。仮払経費申請書によって仮払いを受けた経費は、内容や金額が判明した時点で、精算を行わなければなりません。この仮払経費精算書によって、仮払いの現金が何にいくら使われたのかを申告し、余剰や不足があった際には返金や追加支払いを行います。
出張旅費精算書、旅費精算書
出張旅費精算書と旅費精算書は、出張や社員旅行などでかかった費用を精算するための書類です。出張に伴う費用の上限などが設定されている場合は、ルールに従って申請を行います。
決算のときに作成する「精算表」
精算表とは、決算手続きの一連の流れをまとめた一覧表のことです。具体的には、残高試算表から決算整理仕訳を経て、貸借対照表と損益計算書を作成するまでの一連の流れをまとめた一覧表のことを精算表といいます。
決算に必要な帳簿ではありませんが、精算表を作成すると、貸借対照表や損益計算書での記入ミスをなくすのに役立ちます。なお、会計ソフトを使用している場合は貸借対照表や損益計算書が自動で作成されるため、精算表の作成は不要です。
金銭の授受を証明する「清算書」
清算書とは、一般的に、金銭の受け渡しを証明する書類全般のことを指します。広い意味では、領収書やレシートなども清算書に含まれますが、清算という言葉には債権・債務関係の解消という意味合いが強いことから、主には借金の完済証明書などを指す言葉として用いられます。
また、取引の種類によって、必要な金銭のやりとりが完了したことを証明する書類のことを、清算書と呼ぶことがあります。例えば、事務所を退去する際、敷金や保証金、原状回復費用などの授受を証明する書類に、清算書と書かれている場合があります。
ただし、上記のような場合でも、精算書と書かれているケースも少なくありません。ビジネスシーンにおける書類の名称としては、精算書の方が一般的なので、どちらを使うか迷った場合は、精算書と書くのがよいかもしれません。
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精算と清算の意味を知って正しく使い分けよう
精算と清算は、どちらも「せいさん」と読みますが、言葉の意味が違います。一般的なビジネスシーンにおいては、金額を細かく計算するという意味で、精算を使うことが多いといえます。
一方、清算は、主に会社の解散に伴う手続きに使われるため、日常業務において用いる機会はほとんどないかもしれません。精算と清算の意味や用いる場面を間違えると、取引先や従業員の誤解を招いてしまう可能性があるので、正しく使い分けられるように注意が必要です。
ビジネスシーンで頻繁に行う精算の中でも、経理業務で特に多く発生するのが、経費精算です。経費精算は日常的に行わなければならないうえ、その都度、金額や内容、交通経路などの確認が必要になるため、「少しでも効率化したい」と考えている経理担当者も少なくありません。
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この記事の監修者渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）
税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。
