経費精算システムとは？主な役割やメリット、注意点などを解説
監修者： 小林祐士（税理士法人フォース）
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日々の経費精算を効率化するための対策として、さまざまな経費を一括で管理できる経費精算システムの活用があげられます。経費精算システムで具体的に何ができるのか、導入することでどんなメリットを得られるのかを、事前に把握しておきたいと考える方も多いのではないでしょうか。
本記事では、経費精算システムの利用目的や主な役割、具体的な導入メリットについて解説します。経費精算システムの選び方や導入時の注意点にも触れていますので、ぜひ参考にしてください。
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経費精算システムとは、経費の申請・承認・振込まで一括で管理できるシステム
経費精算システムとは、業務上発生したさまざまな経費を処理するためのシステムを指します。従業員による経費の申請から承認、振込まで一括で管理できるのが特徴です。
経費精算システムを活用することによって、経費の申請から仕訳処理、振込完了までの一連の流れを効率化できると同時に、申請情報が自動で記録されるため、ミスや不正の防止にもつながります。経費申請では上長や経理担当者が申請内容を確認し、必要に応じて差し戻しを行い、承認後に振込処理へと進むのが一般的です。経費精算システムでは、これらのフローをすべてシステム上で完結できるため、紙の申請書やエクセルでの管理と比べて作業が大幅に効率化されます。
また、精算処理と同時に会計上の仕訳も自動で行える点も大きな特徴です。勘定科目ごとに自動で分類される機能を備えた経費精算システムであれば、会計システムともスムーズに連携できます。
経費についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
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経費精算システムの利用目的
経費精算システムを導入する主な目的は、経費処理の効率化と会計の透明性を高めることにあります。出張費や接待費、タクシー代など日常的に発生する経費をすべて手作業で処理する場合、人的ミスの他、虚偽申請・私的利用・金額の水増しといった不正のリスクが高まるのは避けられません。経費精算システムを活用することで、こうした課題の解消が期待できます。
例えば、OCR（光学文字認識）機能を備えた経費精算システムであれば、自動で領収書の明細を読み取ってシステムへ取り込みが可能です。正確かつ迅速にデータ化できるため、手入力による作業負担が軽減し、データの精度と正確性が高まります。
また、経費精算システムによっては社内の利用規約に基づいて申請内容を自動チェックし、ルール違反を検知できる機能を備えたものもあります。こうした機能を活用することで、承認者が申請の妥当性を迅速かつ正確に判断できるようになり、承認プロセスの一貫性と透明性が向上するでしょう。さらに、承認フローをシステム上で明確化し、役職や部門ごとに自動的に承認ルートを振り分けられるため、不正な申請の防止につながる仕組みをより確実に構築できます。
このように、経費精算システムは経費処理を効率化し、不正やミスの防止、承認プロセスの明確化と公正性の確保を実現することで、会計全体の信頼性と透明性を高める有効な手段といえます。
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経費精算システムの主な役割
経費精算システムは、具体的にどのような役割を果たすのか、ここでは主な3つの役割を見ていきましょう。
申請・承認プロセスの自動化
経費精算システムの役割は、申請・承認プロセスの自動化にあります。
システム上で申請者が必要な情報を入力し、承認者も承認を行うため、紙の申請書類で経費の申請・承認を行う場合と比べて、一連のフローが大幅に効率化できます。
また、経費精算システムはパソコンだけでなくスマートフォンからも利用でき、申請者は外出先からでもスムーズに経費を申請できます。さらに、入力された経費の内容に基づき、勘定科目や税区分を自動で補完できるシステムもあり、記入ミスの抑制につながるでしょう。申請完了後は承認者に自動で通知が送信され、すぐに確認・承認作業を実施できます。申請書類を回覧する手間や承認待ちによる業務停滞を防ぐうえで、経費精算システムは有効な手段です。
経費管理の透明性向上
経費精算システムは、経費管理の透明性を高める役割も果たします。
経費処理において発生しやすい不明確な点やミスを減らし、組織全体の会計処理に対する信頼性の向上が期待できるでしょう。
例えば、交通費や交際費、備品購入などの支出情報をすべてデジタルデータで記録し、一元管理することによって各経費の詳細が明確に可視化されます。これにより、申請内容のチェックや修正を行いやすくなることも特徴の1つです。
さらに、領収書のスキャンデータがシステム上に保存されるため、証憑の受領状況、支払いのタイミングも把握しやすくなり、受領漏れ・支払の遅延を防ぐうえで効果的といえます。また、経費精算システムによっては、月次や四半期ごとの支出状況、部門別の経費集計など、定期的なレポートを自動作成できる機能を備えたものもあります。こうしたレポートを活用することで、経理担当者や経営層が財務状況をリアルタイムで把握できるでしょう。
データ分析と経営判断への応用
データ分析と経営判断への応用ができる点も経費精算システムの役割の1つです。
経費精算システムによっては、データ分析機能を搭載しているものもあり、経費処理にとどまらず、企業の経営判断を支える重要な役割を果たすこともできます。また、システム上に蓄積された経費データを簡単にチェックできるダッシュボードや検索機能が提供されている経費精算システムを利用すれば、ユーザーは必要な項目をすぐに見つけられます。無駄な支出の削減や業務改善のヒントを得るには、こうした正確なデータの収集と分析が不可欠です。
データはエクセル形式などで出力できるため、月次報告書や役員向けレポートとしても活用しやすいでしょう。分析結果を基に支出計画やコスト削減策を立てることで、企業の経営判断を合理的に下すために必要な信頼性の高いデータを得ることができます。
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経費精算システムの導入メリット
経費精算システムを導入することで、企業はさまざまなメリットを得られます。具体的な導入メリットとしてあげられるのは以下の3点です。
業務効率化による工数削減
経費精算システムの導入メリットは、業務効率化による工数削減です。
特に、手作業による申請・承認フローの削減と業務プロセスの自動化によって、経理部門や営業部門にかかる負担の軽減が期待できます。
例えば、スマートフォンやノートPC上で経費を申請できるようになれば、営業担当者が外出先から経費を申請することも可能です。このように、経費精算システムの導入は、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方にもつながります。また、申請内容が自動で仕訳・分類される機能を備えた経費精算システムを活用すれば、経理担当者による入力や確認の工数が大幅に削減されるでしょう。さらに、部門間でリアルタイムに情報を共有できる環境が整備されることで、社内連携が強化され、申請の重複やミスの防止につながることも大きなメリットといえます。
不正防止とコンプライアンスの強化
経費精算システムの導入によってデータを一元管理できるようになれば、不正防止とコンプライアンスの強化にもつながります。
申請内容や領収書の保管をシステム上で一括して行えるようになるため、本来経費として計上するのが適切ではない費用の申請、申請内容と領収書の不一致など、不正の兆候を早期に発見する手がかりになります。また、経費精算システムによっては、OCRを活用して領収書やレシートの情報を自動で読み取り、申請データと照合が可能です。これにより、記載ミスや金額の入力ミスといった処理上の不備を抑制できるでしょう。
不正やミスを未然に防ぐ仕組みを構築することは、内部統制の強化、コンプライアンス対策の観点からも重要な取り組みといえます。経費精算システムの導入は、企業の透明性を高め、信頼性のある経費管理体制の構築に役立ちます。
ペーパーレス化の推進
ペーパーレス化の推進も、経費精算システムの導入メリットの1つです。
申請・承認のやりとりがすべてオンラインで完結すれば、書類の印刷・発行が不要になるためです。申請書類を削減し、企業全体のペーパーレス化を推進することは、業務を効率化するうえで有効な取り組みといえます。
例えば、経費精算システムを活用して領収書やレシートをスキャン・保存し、電子帳簿保存法の要件を満たせば、原本の保管が不要となる運用が可能です。また、クレジットカードや交通系ICカードで経費を支払う運用に切り替えることで、現金での立替、小口現金のやりとりが不要になります。さらに、これらの支払データを経費精算システムと自動連携させることで、申請・処理の効率化も図れるでしょう。支払履歴が記録として残ることから、不正防止にもつながります。
経費精算時の領収書についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
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経費精算システムの選び方
経費精算システムには多くの種類があります。ここでは、自社に適した経費精算システムの選び方を見ていきましょう。
自社の業務フローに合ったシステムを選ぶ
経費精算システムの選び方の1つは、自社の業務フローに合ったシステムを選ぶことです。
システム選定時に重要なのは、「自社の業務フローに適合しているか」という点です。高機能なシステムを導入しても、自社の運用実態に合致していなければ十分な効果は得られません。むしろ操作が煩雑になったり、申請・承認フローが複雑化したりするなど、かえって業務の手間を増やしてしまう可能性があります。
そのため、まずは現状の業務フローを整理し、可視化することが大切です。どのような状況で経費が発生し、誰が申請・承認するのか、申請された経費はどのように処理されるのかといった一連の流れを明確にしておきましょう。そのうえで、自社にとって必須の機能は何か、不要な機能は何かを洗い出しておくのがポイントです。
機能とコストのバランスを考慮する
搭載されている機能と、導入・運用にかかるコストのバランスを慎重に見極めることも、経費精算システムの選び方としてあげられます。
経費精算システムに多くの機能が備わっていても、費用対効果が高くなるとは限りません。自社にとって不要な機能が多ければ、コストを浪費することになるだけでなく、かえって扱いにくい仕組みになってしまう可能性もあります。
現状の業務に必要な機能がすべて備わっていることが理想ですが、不要な機能についても事前に確認することが大切です。また、操作性が高く、直感的に利用できるかどうかも重要なポイントといえます。実務を担当する経理担当者や申請者にとって使いやすい画面デザイン・操作方法になっているか、可能であればトライアル期間などを活用して実際に操作して確認するとよいでしょう。違和感なく操作できるシステムを選ぶことで、導入後の円滑な運用が可能になります。
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経費精算システムの導入における注意点
経費精算システムの導入においては、注意しておきたい点があります。導入・運用の失敗を防ぐためにも、以下の2点について事前に対策を講じておきましょう。
システム導入にかかる総コストを把握する
経費精算システムの導入にかかるコストの全体像を把握することは、想定外の費用発生を防ぐうえで大切です。
システムのライセンス料をはじめ、初期設定やデータ移行、マニュアル作成、従業員向けの研修費用なども含めた総コストを事前に把握しておきましょう。
よくある失敗として、初期投資だけに注目してしまうケースがあります。一般的に、まとまった費用がかかるのは導入時ですが、その後も月額利用料、保守費用、ストレージ追加料金などのランニングコストがかかることを見込んでおくことが大切です。さらに、経費精算システムの導入効果と、現状の経費精算に要する人的・物的コストを比較したうえで、長期的な「ROI（投資対効果）」を評価する視点も欠かせません。
運用開始後のサポート体制を構築する
運用開始後のサポート体制を構築することも、経費精算システムの導入における注意点の1つです。
経費精算システムの導入にあたっては、導入後の従業員向けのサポート体制を事前に検討しておく必要があります。特に、システムを現場に定着させ、スムーズに運用を始めるためには、導入段階における教育プログラムの整備が欠かせません。すべての従業員に対して基本的な操作方法や申請ルールを共有することが大切ですが、特に日常的に出張などで経費申請が多い従業員には、実践的な操作手順・注意点についてのレクチャーをおすすめします。マニュアルは全員に配布し、必要に応じて部門ごとの説明会を実施することで、業務に即した運用の理解を深めることができます。
また、経費精算システム導入後も継続的なサポート体制を整備することが大切であり、従業員からの問い合わせやトラブルが発生した際に迅速に対応できるよう、問い合わせ窓口の設置・マニュアル整備など、サポート体制を整えておくとよいでしょう。こうしたサポート体制の有無によって、経費精算システムの利用が浸透・定着するかが大きく左右される可能性があります。
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経費精算システムを導入して業務効率化と経費管理の透明性向上を実現しよう
経費精算システムは、煩雑になりやすい経費の申請・承認・振込といった一連のプロセスを効率化し、経費管理の透明性・信頼性を向上させる有効な手段です。紙の申請書類やエクセルなどを利用した従来の経費管理方法と比較して、業務を大幅に効率化できるうえ、入力ミス・申請不備の防止にもつながります。また、会計システムと連携させ、勘定科目の自動判定や自動仕訳を行う機能を備えたシステムもあります。これらのメリットから、経費精算に伴う業務負担に悩む事業者や、経費管理の透明性に課題を抱える企業にとっては、経費精算システムは導入を検討する価値が十分にあるでしょう。
その一方で、経費精算システムには多くの種類があるため、自社に合ったツールを選定することが大切です。自社の業務フローに合ったシステムを選ぶと共に、機能とコストのバランスを考慮することによって、自社の課題解決につながるシステムを選定できる可能性が高まります。今回紹介した経費精算システムの選び方や導入時の注意点を参考に、業務効率化と経費管理の透明性向上を実現してみましょう。
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この記事の監修者小林祐士（税理士法人フォース）
東京都町田市にある東京税理士会法人登録NO.1
税理士法人フォース 代表社員
お客様にとって必要な税理士とはどのようなものか。私たちは、事業者様のちょっとした疑問点や困りごと、相談事などに真剣に耳を傾け、AIなどの機械化では生み出せない安心感と信頼感を生み出し、関与させていただく事業者様の事業発展の「ちから＝フォース」になる。これが私たちの法人が追い求める姿です。
