領収書のもらい方と気をつけておきたいルール

2015/10/20更新

この記事の執筆者柳原つつじ

確定申告に備え普段から行うべきこととして、最初に思いつくのが領収書の収集ではないでしょうか。事業の経費に該当する買い物を行った場合は、きちんと領収書をもらっておかなければなりません。また、事業を行っている立場からは、領収書を顧客に発行するケースもあるはずです。しかし、領収書について誤った知識を持っている人も少なからずいるようです。そこで今回は、個人事業主はもちろん、法人にも役立つ領収書のルールをまとめておきたいと思います。

領収書に含まれている「5要素」

まず、初めに領収書にはどのような内容が含まれているのかを、押さえておきたいと思います。領収書には以下の5つのことが書かれています。

自分が領収書を受け取る立場でも、発行する立場でも、この5点について領収書に含まれているかどうかを確認してください。正確に書かれているかどうかのチェックも必要です。

また、5万円を超す領収書に収入印紙が貼られている必要がありますので、そちらも合わせてチェックしましょう。

3）の金額の記載については、下記の3つのいずれかを用いて、不正を防ぐ配慮を行うことが一般的です。

宛名は「上様」でもOK?

金額以外の場所についても見ていきましょう。

領収書をもらうときに、まず聞かれるのが「宛名をどうするか？」です。

名前や会社名を伝えて記載してもらうのが通常ですが、その代わりに「上様」と記入してもらっている人も多いのではないでしょうか。かくいう私も「上様」で領収書をもらっています。

宛名を聞かれて「『上』でいいです」と言ったところ、レジの人がその意味を知らずに「ウエディ様」と領収書に書かれていた……なんて笑い話がインターネットで実際の写真とともに広まったこともありましたが、「上様」が通じなかった経験は、私にもあります。レジの店員さんが「研修生」の名札をしているときは、「『上』と書いてください」と少し丁寧に伝えるようにしています。

しかし、この便利な「上様」ですが、領収書の宛名欄への記載として厳密には、OKなのでしょうか。消費税法第30条及び施行令49条によると、「書類の交付を受ける当該事業者の氏名または名称」について、下記の場合は宛名なし、無記名・空欄でもかまわないことになっています。

• 記載金額が3万円未満
• 小売業、飲食店業、写真業および旅行業などの特定の業種

つまり、小額であれば「上様」でも問題はないということですね。

しかし、税務調査が入って保管している領収書などが調べられた場合に、「上様」の領収書は、どのような印象を与えるでしょうか。会社名が記載されたものに比べて「私用で使ったものなのではないか」と疑われる理由の一つにはなりそうです。

また、私の場合は執筆業なので、主に経費は書籍代なのですが、なかには「『上様』の記載では領収書を出せない」というスタンスの書店もあります。個人書店ではなくチェーン店なので、グループ全体でそのように取り決めているのでしょう。

そういった方針の店があることを考えても、やはり宛名は「上様」ではなく、屋号や自分の氏名をきちんと記載してもらったほうがよさそうです。私も面倒くさがらずに、これからそうしようと思います。

「お品代」はNG？

「宛名」に続いてレジで尋ねられるのが「但し書き」です。私の場合は資料として本を買って「書籍代」とすることが多いのですが、何を買ったかにもかかわらず「お品代」としている人も多いようです。

宛名の「上様」と同様に、便利な「お品代」という書き方ですが、やはり税務調査を受けたときに、よい印象はもたれないでしょう。「お品代」と書かれた領収書の数がほかのものと比べて突出して多かったり、高額だったりする場合は、個人用途で使用したのではないかと疑われかねません。

また、マッサージ店などサービス提供する店の領収書なのに「お品代」になっているなど、明らかにおかしいケースももちろん問題になります。勘定科目を何にするべきかの判断も迷いますので、「お品代」ではなく、きちんと品名を記載した領収書をもらうようにしましょう。

多数の商品を購入してすべての品目を書くのが難しい場合は、一番値段が高い商品の品名を記載して、「他25点」といった具合に記載してもらうとよいですね。

ちなみに、領収書をもらい忘れた場合、レシートでも経費にすることはできます。むしろ、領収書よりどんなものを買ったのかが明確です。そのことを踏まえても、領収書には、きちんとした宛名と品目を記載しておきたいものです。

最後に、個人事業主の青色申告の場合、領収書の保管期間は7年間（*）です。白色申告の場合、領収書の保管期間は5年間ですが、帳簿の保存期間が7年なのであわせて7年間保存することをおすすめします。せっかく正しく記載してもらった領収書を紛失してしまうことのないように、整理して保管しておきましょう。

（*）法人の欠損金が生じた事業年度は、帳簿書類の保存期間は9年間です。また、平成27年度税制改正により、平成29年4月1日以後に開始する欠損金額の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。（編集部注）

photo：Thinkstock / Getty Images

よくある質問

会計ソフトなら、日々の帳簿付けや決算書作成もかんたん

日々の帳簿付けと法人決算をスムースに進める大きなポイントが、使い勝手の良い会計ソフトを選ぶこと。そんなときにおすすめなのが、弥生のクラウド会計ソフト「弥生会計 オンライン」です。

「弥生会計 オンライン」は、初めて会計ソフトを導入する方でもかんたんに使える、クラウド会計ソフトです。初年度無料ですべての機能が使用できるので、気軽にお試しいただけます。

簿記・会計の知識がなくても使える機能と画面設計

「弥生会計 オンライン」は、簿記や会計の知識がなくても使える機能と画面設計で、初めて会計ソフトを使う方でも安心です。取引の日付や金額などを入力するだけで、小規模法人に必要な複式簿記帳簿が自動作成できます。

また、日々入力したデータは顧問の税理士・会計事務所（※弥生PAP会員の税理士・会計事務所）とクラウド上で共有できます。受け渡しの手間が省けて効率的です。

銀行明細、クレジットカードなどの取引データを自動で取込できる

「弥生会計 オンライン」を使えば、銀行明細やクレジットカードなどの取引データの他、レシートや領収書のスキャンデータ、スマートフォンアプリで撮影したデータを自動で取り込み、自動で仕訳することができます。金融機関からダウンロードした取引明細や帳簿、ご自身で作成したCSV形式のファイルを取り込むこともできるため、入力と仕訳の手間を省くことが可能です。また、スマートフォンから直接入力もでき、出先や移動中の時間を効率良く使えます。

日々の取引を自動で集計でき、見やすいレポートで管理できる

「弥生会計 オンライン」を使えば、入力したデータをもとに日々の取引を自動で集計し、さまざまなレポートを自動で作成することができます。わかりやすいグラフレポートをいつでも確認可能なため、経営成績がひと目で把握できます。

初心者でも安心！カスタマーセンターがしっかりサポート

業界に精通した専門スタッフが、電話、メールでの操作サポートに加え、仕訳や経理業務の相談にもお応えします。製品の操作が不安な方や会計の業務が苦手な方でも、充実のサポートで安心してお使いいただけます。

• ※カスタマーセンターによるサポートは、「サポート付きプラン（ベーシックプラン）」が対象です。

この記事の執筆者柳原つつじ

出版社勤務を経て、フリーエディター、コラムニスト。歴史、伝記・評伝、経営、書評、ITなどを得意ジャンルとして、別名義で著作多数。ここでは、脱サラフリーランスならではの視点で、お役立ち情報をお届けしたいと思います。