消込とは？仕訳方法や消込業務の課題、効率化するポイントなどを解説
監修者： NA税理士法人
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経理業務にはさまざまな種類がありますが、その中でも重要性が高い作業の1つに消込があります。特に、掛取引を行っている場合、消込処理が日常的に発生します。処理件数が多いほど煩雑になるうえ、ミスがあると取引先とのトラブルにも発展しかねないため、正確な作業が求められるでしょう。
本記事では、消込の意味や仕訳方法に加えて、消込業務で起こりやすいミスや課題、消込業務を効率化するポイントについても解説します。
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消込とは債権・債務の残高を消していく作業のこと
消込とは、売掛金や買掛金といった債権・債務の残高を消していく作業のことです。売掛金が入金されたり、買掛金を支払ったりしたとき、入出金情報と請求情報を突き合わせ、問題がなければ帳簿上の売掛金（債権）や買掛金（債務）を消していきます。
事業者間同士の取引は、掛取引が多いでしょう。掛取引では、商品を販売したり仕入れたりした時点では、お金のやりとりは発生しません。例えば、商品を販売したときには、売掛金として計上し、その後、入金が確認できたら売掛金の金額を消し、債権の残高を減らします。この作業を消込といいます。
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入金消込と支払消込の違い
消込には、売掛金などが入金されたときに行う「入金消込」と、買掛金などを支払ったときに行う「支払消込」があります。ここでは、それぞれの作業内容について、詳しく説明します。
入金消込
入金消込は、売掛金や未収金などが入金された際に行う、債権の残高を減らす作業です。入金消込を行うことで、期日までに売掛金が入金されているか、入金金額に誤りはないか、回収が遅れている売掛金はないかなどを把握することができます。
支払消込
支払消込は、買掛金や未払金などを支払ったときに行う、債務の残高を減らす作業です。支払消込は、支払い漏れや支払金額の相違などを防ぐために行います。
消込の流れと仕訳方法
消込を行う際には、まず、入出金情報と帳簿上のデータを突き合わせて、双方の金額が一致するかどうかを確認します。そして、問題がなければ、帳簿上の該当する債権や債務を消去する処理を行います。
ここでは、入金消込と支払消込について、消込の流れと仕訳方法をそれぞれ見ていきましょう。
入金消込の流れと仕訳方法
入金消込が発生する代表的な例が、売掛金の入金です。掛取引で商品を販売した場合、商品を引き渡したときと実際に代金が入金されたときに、それぞれ仕訳を行います。
1. 売掛金を計上する
商品の引き渡しやサービスの提供が完了したタイミングで、売上が発生します。この時点では、まだ代金を受け取っていません。計上されるのは、売掛金という債権です。
例えば、取引先に10万円の商品を掛取引で販売した場合の仕訳例は、以下のとおりです。
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 売掛金 | 100,000 | 売上高 | 100,000 |
2. 入金を確認後、売掛金の消込を行う
入金予定日に取引先からの入金を確認したら、入金消込の処理を行います。仮に、普通預金に入金があった場合には、売掛金の残高を消し、普通預金の勘定科目に振り替えます。
例えば、取引先から売掛金10万円が普通預金口座に振り込まれた場合の仕訳例は、以下のとおりです。
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 普通預金 | 100,000 | 売掛金 | 100,000 |
支払消込の流れと仕訳方法
支払消込の仕訳方法を、買掛金を例にあげて見ていきましょう。買掛金についても、商品を仕入れたときと、実際に代金を支払ったときに、それぞれ仕訳処理を行います。
1. 買掛金を計上する
買掛金も、売掛金と同様に、仕入れが発生したタイミングで買掛金発生の仕訳をします。
例えば、取引先から1万円の商品を掛取引で仕入れた場合の仕訳例は、以下のとおりです。
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 仕入高 | 10,000 | 買掛金 | 10,000 |
2. 代金を支払い、買掛金の消込を行う
買掛金として処理した代金は、取引先から受け取った請求書に記載された支払期限までに支払います。支払が終わったら、買掛金を消す支払消込の処理を行います。
例えば、買掛金1万円を普通預金から振り込んだ場合の仕訳例は、以下のとおりです。
| 借方 | 貸方 | ||
|---|---|---|---|
| 買掛金 | 10,000 | 普通預金 | 10,000 |
消込作業で起きやすいミス
消込は細かい作業が求められるため、ミスが起こりがちです。ここでは、消込作業で発生しがちな3つのミスについて、それぞれ説明します。
請求金額や振込元などの相違
消込作業で起こりやすいのが、金額や振込元の確認ミスです。例えば、取引先からの入金を確認したとき、請求額と実際に入金された額が違っていることがあるかもしれません。金額の相違は、単純に相手先のミスである場合もあります。
ただし、振込手数料が差し引かれていたり、複数回に分けて入金されたり、買掛金と相殺されていたりする可能性もあります。金額が一致しない原因を突き止めたうえで、不足分の請求や返金などの対応を取らなければならず、作業が煩雑になる分、ミスも起こりやすくなるのです。
また、「振込元と請求先の名義が違う」「似た会社名の取引先がある」「複数の取引先から同じ金額が振り込まれた」というような場合も、ミスにつながりやすいため注意が必要です。
銀行振込を行った際の消込漏れ
銀行振込による入出金を、通帳と帳簿を突き合わせて確認している場合、消込漏れが発生しやすくなります。入出金の件数が増えるほど消込作業の負担も大きくなり、ミスが起こりやすくなります。
特に、通帳や入出金明細に表示されるのはカタカナの名称と振込合計金額だけなので、注意していても、ミスや漏れが起こってしまうことがあります。取引先から正しく入金されたにもかかわらず、消込漏れによって催促をしてしまうと、自社の信用を失いかねないため、十分に気を付けましょう。
イレギュラー対応によるミス
売掛金や買掛金の管理においては、イレギュラーな対応を求められることもあるでしょう。例えば、1つの取引先に複数の請求書を発行した場合、合算した金額が振り込まれることもあれば、請求書1枚ごとに入金される場合もあります。
また、前回請求分に未入金があり繰越請求を行った場合、2回分の請求額がまとめて振り込まれることになります。このようなイレギュラーなケースでは、確認に時間と手間がかかり、ミスや漏れが発生しやすいため、注意が必要です。
消込業務の課題
消込は、掛取引を行っている企業にとって欠かせない重要な作業です。しかし、前述したようなミスをなくすためには、解決すべきいくつかの課題があります。
ここでは、消込業務における主な3つの課題について、それぞれ説明します。
属人化しやすい
属人化しやすい点は、消込業務における課題の1つです。経験が豊富な従業員なら、「振込手数料は自社と相手先のどちらが負担するか」「この振込人名義はどの取引先を指すか」など、取引先ごとの事情や傾向も把握でき、イレギュラーなケースにも適切に対応しやすいでしょう。ミスのリスクも少ないため、業務に慣れている従業員に消込業務を任せきりにしている企業も多いかもしれません。
しかしながら、業務が属人化すると、特定の担当者に負担が集中し、「消込作業についてわかる人が他にいない」という状況になってしまいます。他の従業員が消込を行うとミスや漏れが起こりやすくなり、入出金の件数が多くなっても作業を分担することができません。さらに、消込を担当していた従業員が長期間休んだり、異動や退職をしたりした場合、経理業務全体が滞ってしまう可能性もあります。
常に細心の注意を払わなければならない
消込作業を行う際には、常に細心の注意を払う必要があります。例えば、入金消込が正確に行われないと、未入金に気付かなかったり、取引先に二重請求してしまったりする場合もあるでしょう。未入金を放置するとキャッシュフローの悪化を招くおそれがあり、二重請求は信用問題にもかかわります。
また、売掛金の回収や買掛金の支払いがきちんと管理されていないと、会社の経営状態を正しく把握することができません。特にイレギュラーなケースでは、スムーズかつ正確な情報伝達も重要になります。
しかし、前述したように、手作業による消込はミスが起こりやすいものです。「ミスが許されないにもかかわらず、ミスが発生しやすい」という状況は、時間や手間だけではなく、担当者に精神的な負担を与える可能性があります。
経理部門にとって大きな負担になる
入出金の件数が多ければ多いほど経理部門への大きな負担になってしまう点も、消込業務における課題です。
消込件数が増えるほど入金パターンも複雑になり、目視での確認や手作業では、正確性とスピードの維持が難しくなるかもしれません。金額の相違や未入金があった場合は、担当部署や取引先に確認を取らなければならず、さらに手間と時間がかかります。
そのうえ、経理部門が行うべき業務は消込だけではありません。消込作業に多くの時間を取られた結果、他の業務を圧迫してしまう可能性もあります。特に入出金が集中する月末などは、経理部門全体の負担は多大なものになるでしょう。
消込業務の課題解決のために会計ソフトを導入すべき3つの理由
前述したような課題を解消し、消込業務を効率化したいなら、会計システムを導入するのがおすすめです。ここでは、消込業務の課題解決のために会計システムを導入すべき3つの理由について、説明します。
消込業務を効率化できる
会計システムを導入すべき理由の1つは、手間と時間のかかる消込業務を効率化できる点です。会計システムを使えば、表計算ソフトで入出金一覧表を作ったり、通帳と請求書を目視で突き合わせたりする必要がなくなります。
会計システムの中には、銀行口座やクレジットカードなどの取引データを自動で取り込めるものもあります。そのようなシステムを活用すれば、入出金のたびに手作業で金額を入力する手間もかかりません。さらに、専門的な知識や経験がなくても消込作業を行えるようになり、属人化の解消にもつながります。
人的ミスを減らせる
ヒューマンエラーを軽減できる点も、会計システムを導入すべき理由といえます。会計システムによって消込作業が自動化されれば、金額の入力ミスや入出金の確認漏れなども防ぐことが可能です。消込作業のミスは、取引先との信用問題やトラブルに発展することもあります。
ミスのない正確な消込作業ができるようになれば、自社の経営状況をリアルタイムで把握することにもつながります。また、ミスのリスクが減少することで、経理部門の心理的なプレッシャーも軽減されるでしょう。
ほかの経理業務の効率化にもつながる場合がある
消込業務だけでなく、ほかの経理業務の効率化につながるため、会計システムを導入することをおすすめします。
経理部門は、日々の帳簿付けや、預金・現金管理、請求書の発行、経費精算、月次決算など、消込のほかにもさまざまな業務を担当しており、また決算期には決算書の作成や税務申告も行わなければなりません。
また、経理の日常業務である売上管理や仕入管理、各種帳簿への記帳などは、事業戦略を考えるうえでも重要な判断材料になります。会計システムによって経理業務を効率化することで、迅速かつ適切な経営判断にもつながるでしょう。
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