旅費交通費とは？交通費との違いや適切な勘定科目について解説

監修者： 渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）

2024/12/12更新

企業の営業活動においては、取引先への訪問や出張など、さまざまな移動が発生します。これらの移動にかかる費用は、「旅費交通費」や「交通費」という勘定科目で処理します。また、従業員が業務上必要な交通費を支払った場合には、経費精算を行わなければなりません。
旅費交通費と交通費は、言葉の意味としてはほぼ同じです。しかし、企業によっては、移動の内容に応じて旅費交通費と交通費を区分しているケースも少なくありません。旅費交通費と交通費にはどのような違いがあり、それぞれどういった費用を指すのでしょうか。
本記事では、旅費交通費として計上される費用や交通費との違い、混同されやすい勘定科目の他、旅費交通費の経費精算をする際の注意点についても解説します。

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旅費交通費とは、遠方の取引先への訪問や出張にかかる費用のこと

旅費交通費は、遠方の取引先への訪問や出張にかかる旅費や交通費を指します。基本的に、通勤にかかる交通費は含まれず、業務のために会社以外の場所へ移動する際の費用を、旅費交通費の勘定科目で処理することが必要です。具体的には、各種公共交通機関の乗車賃、タクシー代、宿泊料、出張手当、高速道路代、ガソリン代などが該当します。
業務上の移動は、取引先への訪問や仕入れ、納品といった日常業務にかかわる近場への移動と、出張のような遠方への移動に大別されます。そのため、近場の移動にかかる費用を交通費、出張などにかかる費用を旅費交通費と区別して取り扱うことが一般的です。旅費交通費には、出張先へ向かう（または出張先から戻る）ための飛行機代や新幹線代をはじめ、出張先での移動にかかった電車、バス、タクシーなどの交通費、宿泊費、日当なども含まれます。なお、企業によっては、旅費規程（出張旅費規定）で旅費交通費の上限を定めている場合もあります。
旅費交通費は業務上必要な費用のため、経費として計上することが可能です。また、従業員が旅費交通費を立て替えた場合、会社は経費精算をして、かかった費用を支払わなければなりません。

旅費交通費に該当する経費

旅費交通費に該当する費用や金額は、企業ごとに定める旅費規定の内容によって異なります。一般的には、移動費や宿泊費などの費用が旅費交通費に含まれることが多いでしょう。旅費交通費に該当する経費は以下のとおりです。

移動費

出張先へ向かう（または出張先から戻る）ための費用や、出張先での移動にかかった費用などの移動費は、旅費交通費に含まれます。具体的には、飛行機や新幹線、電車、バス、タクシーなどの運賃や、高速道路・有料道路の料金、ガソリン代、レンタカー代、コインパーキングの料金などが移動費に該当します。

宿泊費

出張先での宿泊費も、旅費交通費に含まれます。一般的には、旅費規程で一泊当たりの上限額を定め、それを超える宿泊費は自己負担です。企業によって、領収書を基に宿泊費を実費精算するケースと、旅費規程を基に定額を支給するケースがありますが、いずれも旅費交通費に該当します。
なお、出張中の食事代については、業務と直接関係がないため、経費として認めないことが一般的です。そのため、食事付きプランのホテルなどの場合は、宿泊費と食事代の領収書を分けるなどの対応が必要になるでしょう。

海外出張費

海外出張に伴う飛行機代や宿泊費、空港使用料などの海外出張費も、旅費交通費に該当します。また、海外出張のためにビザやパスポートなどを申請した場合は、それらにかかる費用も旅費交通費に含まれます。

出張手当

出張手当とは、出張中の諸雑費の支払いにあてるための費用のことです。基本的に1日当たり一律の金額を支給します。旅費規程で出張手当（日当）を定めている場合は、その金額も旅費交通費として計上できます。

転勤費

従業員の転勤に関する転勤費も旅費交通費に含めることが可能です。転勤にあたって発生する交通費の他、赴任手当、帰省旅費などが転勤費に該当します。また、別途旅費規定によって定めることで、転勤に帯同する家族の交通費や宿泊費を転勤費に含めることもできます。

旅費交通費の仕訳例

ここまで旅費交通費に該当する経費について紹介してきましたが、次に旅費交通費の具体的な仕訳例を見ていきましょう。出張にあたって、航空券の代金を現金で支払った場合と、従業員に出張手当を現金で支払った場合についての仕訳例は以下のとおりです。

仕訳例：出張にあたり、東京～札幌間の往復航空券を5万円で購入し、代金を現金で支払った。

• ※チケットを予約購入し、実際の出発が先になる場合は前払金などの勘定科目で計上して、実際に出発した際に旅費交通費に振り替える処理が必要

仕訳例：従業員に出張手当を現金で支払った。出張は3日間で、旅費規程により出張手当は1日当たり2,000円と定めている。

交通費との違い

前述したように、多くの企業では、旅費交通費と交通費を区別して計上しています。また、移動に必要な費用の中には、営業活動や出張にかかる交通費の他に、従業員の通勤のための交通費もあります。旅費交通費と交通費、通勤交通費には、それぞれどのような違いがあるのかを確認しておきましょう。

旅費交通費と交通費の違い

旅費交通費と交通費は、主に移動する距離によって区別されます。交通費とは、一般的に通勤以外で業務のために交通機関を利用した場合にかかった費用のことです。例えば、近距離に出張した場合の電車代やバス代、タクシー代の他、車で移動する際の高速道路・有料道路の料金、コインパーキングの料金なども交通費に含まれます。顧客や取引先への訪問、仕入れ・納品、外注先との打ち合わせ、業務にかかわる情報収集・取材、経理担当者が銀行を訪れる場合など、仕事での移動にかかる費用はすべて交通費です。基本的には、日常の業務にかかわる近場への移動の際に発生した費用を、交通費と考えて問題ないでしょう。

それに対して、旅費交通費は、出張のように遠方への移動や宿泊を伴う移動をした際にかかった費用を指します。企業によっては、旅費交通費と交通費を分けずに、旅費交通費としてまとめて会計処理を行うこともあります。会計処理上、旅費交通費と交通費を区別しなければならないというルールはありません。しかし、日常的な近場への移動にかかる交通費と出張など遠方への移動にかかる旅費交通費は、内容に違いがあります。交通費の上限などについて、近場の移動と出張時では異なるルールを設けているケースもあります。そのため、近場と遠方のどちらも同じ旅費交通費とすると、確認や管理がしにくくなってしまうこともあるので、区別して会計処理をするのがおすすめです。

旅費交通費と通勤交通費の違い

旅費交通費や交通費は、業務にかかわる移動に伴う費用ですが「通勤交通費（通勤手当）」は会社に通勤する際に発生する費用です。電車代やバス代などの他、車で通勤する従業員のガソリン代も通勤交通費に含まれます。
通勤にかかる交通費について、企業に法的な支払い義務はありません。しかし、大半の企業は、従業員に通勤交通費を支給しています。また、通勤交通費について就業規則に定めた場合は、その内容に沿って支給することが最低限のルールになります。全額支給や上限を設けて一部支給など、通勤費のルールは会社によって異なります。

旅費交通費と交通費に該当しないときに用いる勘定科目

業務にかかわる移動をしたときに発生した費用が、すべて旅費交通費や交通費に該当するわけではありません。目的によっては、交際費や宣伝費などの勘定科目が用いられるケースもあります。それぞれ仕訳例と共に見ていきましょう。

交際費

接待のためにかかった交通費は、交際費に当たります。例えば、接待相手の取引先の人を送迎するためのタクシー代や、運転代行の料金などが交際費としてあげられます。

仕訳例：取引先の接待のために、タクシー代1万円を現金で支払った。

広告宣伝費

広告宣伝費は、不特定多数の相手に対して、商品や製品の広告などのために支出する費用を処理する勘定科目です。例えば、広告宣伝が目的のイベントに一般消費者を招待するための移動費や、展示会に出展するための移動費などは、広告宣伝費に該当します。なお、特定の相手に対する支出は、交際費扱いになる場合もあるので注意しましょう。

仕訳例：イベントに不特定多数の参加者を招待し、会場までの交通費3万円を現金で負担した。

福利厚生費

従業員に対する福利厚生が目的の交通費や宿泊費は、福利厚生費になります。具体的には、社員旅行や親睦会などにかかる移動費、宿泊費などが該当します。なお、社員旅行の移動費や宿泊費が経費として認められるためには、「全従業員が対象になっている」「全従業員の半数以上が参加する」「会社の負担金額が社会通念上妥当である」などの条件があるため注意しましょう。

仕訳例：社員旅行の会社負担額100万円を現金で支払った。

こちらの記事でも解説していますので、参考にしてください。

• 社員旅行の費用は経費にできる？経費にする条件や仕訳方法などを解説

研修費

仕事に関係のある技術や知識を習得させるため、研修やセミナーへの参加を目的に移動した場合、かかった費用は研修費となります。具体的には、研修会場までの交通費や研修旅行の宿泊費、従業員が研修に参加するためにチャーターしたバス代などがあげられます。

仕訳例：研修に参加するため、会場までの交通費1,000円を現金で支払った。

旅費交通費の経費精算においての注意点

旅費交通費は、必要な金額を従業員が一時的に立て替え、後日会社に申請して経費精算する、という流れが一般的です。旅費交通費の経費精算の届出があった際には、以下の点に注意して会計処理を行いましょう。

移動先によって税務上の取り扱いが変わる

旅費交通費は、移動先が国内か海外かによって、消費税の扱いが異なります。国内の出張や転勤のために支払った旅費交通費は、基本的には、企業が消費税を計上する際に課税売上から控除される仕入れ金額の課税仕入れです。その一方で、海外への出張または転勤にかかる旅費交通費は、原則として課税仕入れにはなりません。

業務上の費用のみが経費精算できる

旅費交通費として経費精算できるのは、業務上必要と認められた費用のみです。観光など、個人的な目的でかかった移動費は経費にはなりません。従業員から経費精算の申請があったときには、内容をしっかりと把握し、適切な経費かどうかを正しく判断することが大切です。
経費と認められる範囲を明確にするためには、社内で経費精算規定を作成しておくことをおすすめします。精算できる旅費交通費の範囲や上限、領収書がない交通費の処理方法などを、きちんとルールに定めておきましょう。

高額な旅費交通費には仮払金を利用する

海外出張にかかる交通費や宿泊費などは非常に高額になることも珍しくありません。高額な旅費交通費を出張が終わるまですべて従業員に立て替えさせてしまうと、経済的に大きな負担になってしまいます。このような場合は、出張にかかる金額を大まかに計算し、あらかじめ従業員に仮払いをしておくとよいでしょう。
従業員に前もって旅費交通費を渡す際には、仮払金の勘定科目で処理します。仮払金は、使い道や金額が定かでないものの、一定のお金が必要になることは確定しているものに対して事前に支払いをしたときに用いる勘定科目です。従業員が出張から戻り、交通費や宿泊費、接待費などの金額が確定したら、仮払金からそれぞれ適切な勘定科目へ振り替えます。
仮払金の仕訳例については以下のとおりです。

仕訳例：従業員の出張にあたり、前もって現金で10万円を渡した。

仕訳例：従業員が出張から戻り、仮払金を精算した。確定した費用は、新幹線代3万円、ホテル代2万円、得意先への手土産代5,000円、出張手当1万円で、残金は3万5,000円だった。

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旅費交通費に関する社内規定をしっかり定めておこう

旅費交通費は、業務上必要な移動にかかる費用のことです。一般的には、日常業務にかかわる近場への移動費を交通費、出張など遠方への移動にかかる費用を旅費交通費と区別することが多いほか、旅費交通費の対象範囲や上限金額などは、企業によって異なります。経費精算におけるトラブルを防ぐためにも、旅費規程をしっかりと定めておくことが大切です。どのような費用が旅費交通費に該当するのかを把握し、適切に仕訳をする際には、会計ソフトの使用をおすすめします。弥生のクラウド会計ソフト「弥生会計 オンライン」を活用して、旅費交通費をはじめとする会計処理を効率良く進めましょう。

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この記事の監修者渋田貴正（税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士）

税理士、司法書士、社会保険労務士、行政書士、起業コンサルタント®。
1984年富山県生まれ。東京大学経済学部卒。
大学卒業後、大手食品メーカーや外資系専門商社にて財務・経理担当として勤務。
在職中に税理士、司法書士、社会保険労務士の資格を取得。2012年独立し、司法書士事務所開設。
2013年にV-Spiritsグループに合流し税理士登録。現在は、税理士・司法書士・社会保険労務士として、税務・人事労務全般の業務を行う。

著書『はじめてでもわかる 簿記と経理の仕事 ’21~’22年版』

• 起業コンサルV-Spiritsグループ
• 司法書士事務所V-Spirits