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電子帳簿保存法の概要が知りたい

電子帳簿保存法で知っておきたい基礎知識についてまとめました。
どのような制度なのかをしっかりと理解した上で、やるべきことの準備に備えましょう。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、国税関係(法人税法や所得税法など)の帳簿や書類を電子データで保存するときの取扱いなどを定めた法律です。「国税関係の帳簿」とは、仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿を指し、「国税関係の書類」とは、決算関係書類(損益計算書、貸借対照表)や請求書、領収書などのことを指します。各データの電子保存は、電子帳簿保存法上の要件を満たす方法で行わなければなりません。

今回ポイントとなるのは2024年(令和6年)1月1日以降、「電子取引のデータ保存」が完全義務化となることです。事業の規模などに関わらず対象となるため、すべての企業・個人事業主が対応を進める必要があります。

知っておきたい3つの保存区分

電子帳簿保存法の主な保存区分は、①電子取引のデータ保存、②国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存、③スキャナ保存、の3種類に分けられます。

※2024年1月以降も、「相当の理由」があり、所轄税務署長がそれを認めれば、電子取引の保存要件(タイムスタンプを付与したり、検索機能を確保したりすること)をせずに保存することが認められます。ただし、保存要件どおりの保存ができないということに対する猶予であるため、電子取引対応は進めておくべきでしょう。

特に対応が必要なのが、①電子取引のデータ保存となります。例えば、取引先から電子メールやクラウドサービスを利用してPDFデータで請求書を受け取ったとします。この場合、これまでは受け取った電子データを紙に印刷して保管することが認められていましたが、今後は電子データのまま保存しなくてはいけません。

②国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存、③スキャナ保存についての対応は任意ですが、ペーパーレス化や保管コストの削減、書類の紛失・盗難・改ざんのリスクの軽減、帳簿書類の一元管理などといったメリットも多いため、導入を希望する場合は保存要件についてしっかりと把握しておきましょう。

電子帳簿保存法の対象となる書類・データ

電子帳簿保存法の対象となる書類には、国税関係帳簿と国税関係書類、さらに電子取引の取引情報があります。

国税関係帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など 電帳法第4条1項 国税関係書類 決算関係書類 貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表など 取引関係書類 自己発行の写し 請求書(控)、見積書(控)、納品書(控)、注文書(控)、領収書(控)など 電帳法第4条2項 電子帳簿等保存(電子データ保存) 自己が最初からPC等で作成した帳簿書類 相手先から受領 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第4条3項 スキャナ保存 紙で発行・受領した書類 電子取引 電子メール、EDI、クラウドサービス等による授受 請求書、見積書、納品書、注文書、領収書など 電帳法第7条(旧第10条) 電子データ保存 データで授受された取引情報

それぞれの保存区分の詳細は、以下で解説していますのでご確認ください。

電子帳簿保存法のスケジュール

電子帳簿保存法はすでに施行されていますが、2024年(令和6年)1月1日以降、「電子取引のデータ保存」については完全に義務化されます。準備期間が限られているので、計画的に新制度への対応を進めましょう。

電子帳簿保存法はすでに施行されていますが、2024年1月以降、電子取引保存の義務化までの猶予期間を経て「電子取引保存」も完全に義務化されます。