立替金とは？発生するケースや似た勘定科目との違い、仕訳例を解説

2023/07/13更新

この記事の監修税理士法人 MIRAI合同会計事務所

立替金とは、会社が一時的に支払いを立て替えたときに使用する勘定科目です。社内・社外にかかわらず、従業員や取引先などが負担すべき金銭を一時的に会社が立て替えた際には、立替金の勘定科目を使って仕訳処理をします。

とはいえ、立替金として扱われるものの範囲は意外と幅広いため、どのようなときに立替金の勘定科目で仕訳すればいいのか戸惑うことがあるかもしれません。また、仮払金や貸付金などの勘定科目と立替金との区別がつかないという方も少なくないでしょう。

ここでは、立替金の内容や仕訳例の他、仮払金や貸付金、預り金などと立替金との違いについて解説します。

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立替金とは会社が一時的に立て替えたときに計上する勘定科目のこと

立替金は、取引先や従業員などが本来負担すべき金銭を、会社が一時的に立て替えたときに計上する勘定科目です。立替金の相手は社内・社外にかかわらず、また個人・法人を問いません。取引先、役員、従業員、子会社などの関係者に対して、会社が一時的に支払いを立て替えた場合、その支払いは「立替金」の勘定科目を使い仕訳します。

立替金の特徴として、その金銭の立て替えが一時的であり、回収するまでのスパンが短いことが挙げられます。立て替えた金銭は後で返してもらうことが決まっているため、資産勘定科目の1つとして扱われます。また、立替金を支払ったときと立替金が回収できたときには、それぞれ仕訳を行わなければなりません。

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立替金が発生するケース

立替金として扱われるものの範囲は幅広いため、どのようなものが含まれるのかをあらかじめ知っておく必要があります。立替金が発生するケースとしては、次のような例が挙げられます。

立替金として扱う場合の一例（従業員への立替）

休職などで一定期間賃金が発生しないときに、従業員の代わりに会社が社会保険料を立て替えた
役員が支払うべき旅費を会社が立て替えた
従業員が負担すべき社員旅行や親睦会などの費用を、会社が一括して支払った

立替金として扱う場合の一例（取引先への立替）

商品などを発送するとき、取引先が負担すべき配送料を元払いで支払った
本来取引先が負担すべき手数料を自社で立て替えた
取引先が支払うことになっている材料費を自社で負担した

立替金の仕訳例

ここからは、立替金が発生した場合の具体的な仕訳例を見ていきましょう。前述のとおり、立替金は、立替払いをしたときと立替金を回収したときにそれぞれ仕訳をします。

なお、会社によっては立替金ではなく、「従業員立替金」や「取引先立替金」など、立て替えた相手がわかるような勘定科目を使用している場合もあります。勘定科目については、社内で統一されたものを使用していれば問題ありません。立替金の発生頻度や管理のしやすさを考慮して勘定科目を決めたり、補助科目で相手先別に管理したりするのがおすすめです。

立替払いをした場合

立替金を支払ったときには、立替払いをしたことを帳簿に記載しなければなりません。記載した金額は、会社の資産として扱います。一時的な立て替えだからといって記載を怠ることなく、取引が発生したら必ず記帳することが大切です。

例えば、取引先や従業員に代わって現金などを立て替えた際には、立て替えた金額を立替金の勘定科目で仕訳します。仕訳の摘要欄には、どのような内容で立替払いをしたのかを明記しておきましょう。

ここでは、役員の旅費として3万円を現金で立て替えた場合を例に挙げて解説します。この場合の仕訳は下記のとおりです。

**立替払いをしたときの仕訳例**
借方		貸方
立替金	30,000円	現金	30,000円

立替金を回収した場合

一時的に支払った立替金を後日回収した際にも、帳簿への記載が必要です。
立替金を回収した際には、立替金の減少と考えて仕訳処理をします。上記の例で、立て替えた3万円の旅費を現金で回収した場合の仕訳は、次のようになります。

**立替金を回収したときの仕訳例**
借方		貸方
現金	30,000円	立替金	30,000円

なお、立替金はあくまでも一時的なものであり、短期間で回収されるため利息はつきません。しかし、何らかの事情によって回収までに時間がかかり、立て替える期間が長くなってしまうケースもあります。そのような場合は、立替金から貸付金の勘定科目に振り替えを行い、利息の計上を検討する必要があるでしょう。

立替金と似た意味を持つ勘定科目との違い

立替金と似た勘定科目に、仮払金、貸付金、預り金の3つがあります。これらの勘定科目は立替金と似た部分があるため混同されがちです。それぞれの勘定科目の違いを、きちんと確認しておきましょう。

立替金と仮払金の違い

立替金と仮払金は、いずれも会社からの一時的な支払いを行ったときに使用する勘定科目です。しかし、どのタイミングで何のために支払うかを見ると、立替金と仮払金には大きな違いがあります。

仮払金は、会社の経費として使用される予定であるものの、その経費の勘定科目や金額がまだ決定していない場合に、会社があらかじめ概算で支払った金銭を仕訳する勘定科目です。例えば、従業員が出張する際に、必要な旅費として大まかに計算した金額をあらかじめ本人に渡しておくことがあります。このように事前に概算で支払った金銭は、仮払金として仕訳処理することになります。

一方、立替金は、必要な金額が明確になってから支払うものです。この点が、仮払金と大きく違います。

仮払金についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。

仮払金とは？前払金や立替金との違いや仕訳例などを解説

立替金と貸付金の違い

立替金と貸付金は、資金を流出し、後日返済を受けることになっているという点では共通しています。両者の大きな違いは、明確な返済期日が設定されているかどうかです。

貸付金とは、従業員個人や取引先などに貸したお金を仕訳するときに使用する勘定科目で、返済期日が設けられています。貸したお金は、期日までにきちんと返してもらわなければなりません。一方で、立替金は、返済期日をはっきりと定めないことが一般的です。しかし、返済期日が決まっていないからといって、回収できないまま放置しておくわけにはいきません。そのため、立替金が返済されるまで長期間になりそうな場合は、勘定科目を貸付金に振り替えて返済期日を設定する必要があります。

また、立替金は具体的な用途が決まっているのに対して、貸付金は相手に渡したお金の用途が決められていないという違いもあります。さらに、貸付金の場合は一定の金額以上の場合に利息の計上が必要となることも、立替金と異なる点です。

立替金と預り金の違い

立替金と預り金は、従業員や取引先の代わりに会社が支払うという点で、類似しています。両者の大きな違いは、誰のお金で支払うかということにあります。

預り金とは、本来なら会社が負担しない費用を、あらかじめ従業員や取引先などから預かったお金から支払うときに使用する勘定科目です。例えば、給与から天引きされる社会保険料や源泉所得税などは、あらかじめ従業員の給与から会社が預かり、本人の代わりに支払います。このように、従業員などから一時的に預かった金銭で、第三者に支払ったり本人に返還したりするものを計上する場合は、預り金として仕訳処理をします。つまり、預り金とは、文字どおり会社が預かっているだけで、本人である従業員や取引先のものです。

それに対して、立替金で立替払いをするのは会社のお金です。立替金は、会社のお金でいったん支払った後で、支払うべき本人から返済してもらうという流れになります。本来負担すべき人から先にお金を預かっているか、それとも後で返済してもらうのかで、立替金と預り金を区別することができるでしょう。

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立替金は、本来なら従業員や取引先などが支払うべき費用を、会社が立て替えたときに使用する勘定科目です。立替金とよく似た仮払金、貸付金、預り金などの勘定科目と間違えないように、意味をしっかり理解しておくことが大切です。

立替金は、立替払いをしたときと回収したときに分けて仕訳を行わなければなりません。どちらか一方を忘れると帳簿が合わなくなってしまうため、注意しましょう。また、立替金の内訳によって消費税の対象になるかどうかが変わるため、内容についてもきちんと控えておく必要があります。ミスや漏れのない帳簿づけに役立つのが、会計ソフトです。会計ソフトを活用すれば、ミスが起こりにくくなるうえ、日々の記帳の手間も格段に軽減されます。正しく仕訳を行うためにも、ぜひ自社に合った会計ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。