起業・開業お役立ち情報履歴事項全部証明書とは？取得時の手数料や必要なタイミング
2023/12/04更新
この記事の監修森 健太郎（もり けんたろう）
会社を設立した後は、社会保険関係や許認可などの手続きを行う必要があります。その際に提出する書類の1つが「履歴事項全部証明書」です。履歴事項全部証明書は、会社設立後のさまざまな場面で必要になることがありますので、記載内容や必要なタイミングを知っておくことが大切です。
ここでは、履歴事項全部証明書の役割や取得方法、履歴事項全部証明書が必要なタイミングに加えて、登記事項証明書（登記簿謄本）との違いについても解説します。
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履歴事項全部証明書とは会社の登記情報を証明する書類
履歴事項全部証明書とは、法務局に登記されている会社の情報を証明する書類の1つです。履歴事項全部証明書には、現在の会社の情報に加えて、請求日の3年前の日が属する年の1月1日以降に抹消・変更された情報も記載されています。
会社設立の際には、法務局で法人登記（会社設立登記）を行って、社名（商号）や本社所在地、代表者の氏名と住所、事業の目的といった会社の概要を一般に開示し、公的に法人として認めてもらいます。
この法人登記の目的は、会社の信頼維持を図り、安心して取引ができるようにすることです。そのため、登録された登記事項は、誰でも自由に閲覧でき、取引先の実態を確認するための有効な手段にもなっています。
- ※ 法人登記（会社設立登記）については、以下の記事を併せてご覧ください。
登記事項証明書（登記簿謄本）との違い
履歴事項全部証明書と混同されやすいものに、登記事項証明書（登記簿謄本）があります。登記事項証明書（登記簿謄本）とは、法務局へ登記されている事項を記載した書類の総称で、履歴事項全部証明書はその中の1つです。
履歴事項全部証明書の他に、請求日現在の会社の登記情報を記載した「現在事項全部証明書」、履歴事項全部証明書には記載されない閉鎖した登記事項がわかる「閉鎖事項証明書」、代表者の代表権に特化した「代表者事項証明書」があります。
なお、登記事項証明書と登記簿謄本は、実質的には同じ書類を指しますが、違いは紙か電子データかです。電子データ化が進む以前は、会社の登記情報は「登記簿」という紙で管理されており、その用紙を複写して登記事項を証明したものを「登記簿謄本」と呼んでいました。電子データで保存されるようになった現在では、「登記事項証明書」と呼ぶことが一般的になっています。
慣習的に「登記簿謄本を提出してください」と言われることもありますが、多くの場合、履歴事項全部証明書を用意しておくと安心です。
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履歴事項全部証明書は法務局で取得する
法務局に申請手続きを行って手数料を支払えば、会社の関係者でなくても、履歴事項全部証明書を取得できます。また、申請する際に委任状や実印、身分証明証なども必要ありません。
履歴事項全部証明書を取得するには、法務局の窓口、郵送、オンラインの3つの申請方法があり、ここでは手数料や受付時間などについて解説します。
なお、履歴事項全部証明書には有効期限の規定はありませんが、提出先から取得後3か月以内のものなどと、一定の期間内に発行されたものを求められることが一般的です。会社設立後は何かと必要になりますので、具体的な提出先の件数を調べておき、まとめて取得しておくといいでしょう。
法務局の窓口で申請
「登記事項証明書交付申請書」を提出すれば、基本的に全国どこの法務局の窓口でも、履歴事項全部証明書の申請ができます。法務局の窓口で申請する場合の手数料は、1通あたり600円です。また、窓口の受付時間は、年末年始や土日祝日など法律に定められた休日を除く、月曜日から金曜日までの8時30分～17時15分です。
なお、申請書類は法務局の窓口で受け取れる他、法務局のWebサイト「登記事項証明書（商業・法人登記）・印鑑証明書等の交付請求書の様式 」からもダウンロードでき、記載例も確認できます。
郵送で申請
郵送で申請する場合は、登記事項証明書交付申請書に必要事項を記載し、手数料額に相当する収入印紙（登記印紙でも可）を貼ったものを法務局へ郵送します。数日後に法務局から郵送で履歴事項全部証明書が届きますので、自分の住所を記載し、切手を貼った返信用の封筒も同封しておくことを忘れないようにしましょう。郵送で申請する場合の手数料も1通あたり600円です。
オンラインで申請
履歴事項全部証明書は、「登記・供託オンライン申請システム 」からオンラインで申請することも可能です。履歴事項全部証明書をオンラインで申請した場合、指定した法務局の窓口での受け取り、または指定した住所への郵送による受け取りのいずれかを選択でき、受取方法によって手数料が変わります。法務局の窓口での受け取りなら1通480円、郵送で受け取るなら1通500円です。
登記・供託オンライン申請システムを使用するには、事前に申請者情報登録が必要ですので、詳しくは法務局のWebサイト「オンラインによる登記事項証明書及び印鑑証明書の交付請求について（商業・法人関係） 」でご確認ください。
なお、システムの利用時間は、年末年始や土日祝日など法律に定められた休日を除く、月曜日から金曜日までの8時30分～21時です。
必要になるタイミング
履歴事項全部証明書の使い方は、主に「提出するとき」と「確認するとき」の2つです。それでは、具体的にどういったタイミングで必要になるのか、必要になる主な場合として、6つのタイミングをご紹介します。
履歴事項全部証明書が必要になるタイミング
- 法人設立届出書を提出するとき
- 社会保険や労働保険の加入手続きをするとき
- 不動産賃貸や法人口座などを契約するとき
- 許認可を申請するとき
- 融資や補助金・助成金などを申し込むとき
- 会社の登記内容の変更をするとき
- 取引先や競合他社の調査をするとき
法人設立届出書を提出するとき
法人設立届出書は、会社設立後、2か月以内に税務署へ提出しなければいけない書類です。税務署の他に都道府県税事務所や市町村役場にも届出書を提出する必要がありますが、いずれの場合も提出の際に履歴事項全部証明書の添付が必要です。
- ※ 法人設立届出書については、以下の記事を併せてご覧ください。
社会保険や労働保険の加入手続きをするとき
会社を設立すると、たとえ社長1人の会社であっても健康保険や厚生年金保険といった社会保険への加入が必要で、これらの手続きのときに、履歴事項全部証明書の提出が求められます。また、従業員を雇う場合は社会保険だけでなく、労働保険への加入も必要です。
健康保険や厚生年金保険などの社会保険関係は年金事務所、労災保険は労働基準監督署、雇用保険はハローワークで手続きを行いましょう。
- ※ 1人で会社を作る際の手続きについては、以下の記事を併せてご覧ください。
不動産賃貸や法人口座などを契約するとき
履歴事項全部証明書が必要なタイミングは、不動産賃貸や法人口座などを契約するときです。例えば、店舗やオフィスの賃貸借契約をする場合、社員が住むアパートを契約する場合などに必要です。また、金融機関で法人口座を開設する際にも、履歴事項全部証明書が必要になります。
- ※ 法人口座の開設については、以下の記事を併せてご覧ください。
許認可を申請するとき
飲食業や建設業、宿泊業など業種によっては事業を行うための許認可が必要な場合があり、この申請の際に履歴事項全部証明書を提出します。履歴事項全部証明書に記載されている事業目的が、許認可申請をする業種の内容と食い違うような場合は、許認可がおりない可能性がありますので、法人登記の際に注意しましょう。
- ※ 許認可の申請については、以下の記事を併せてご覧ください。
融資や補助金・助成金などを申し込むとき
金融機関での融資の他、国や自治体の補助金・助成金を申し込むときの提出書類として、履歴事項全部証明書が含まれることもあります。この場合、事業目的や会社の状況を確認するために使用されます。
- ※ 新創業融資制度などの資金調達方法については、以下の記事を併せてご覧ください。
会社の登記内容の変更をするとき
会社の登記内容を変更するときには、法務局に変更登記の手続きを行わなければなりません。その際にも履歴事項全部証明書が必要となります。
取引先や競合他社の調査をするとき
新規の取引先や競合他社の調査をしたいときに、履歴事項全部証明書が有効なこともあります。履歴事項全部証明書は一般に公開されていますが、新規で取引を行う場合、相手先から提出を求められることもあります。
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履歴事項全部証明書は、会社設立に伴う社会保険や各種契約などの手続きの際に提出することが多いものです。会社の設立手続きではやらなければいけないことが多く、自分1人で全てを行おうとすると、慣れない作業に時間や手間がかかります。そんなときにおすすめなのが、起業に強い専門家に会社設立手続きを依頼できる「弥生の設立お任せサービス」と、自分でかんたんに書類作成ができる「弥生のかんたん会社設立」です。
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履歴事項全部証明書の役割と取得方法を正しく知っておこう
履歴事項全部証明書は、会社の登記情報を証明する登記事項証明書（登記簿謄本）の1つです。会社を設立した後の手続きなどで必要となるタイミングは多くあります。いざというときにあわてなくて済むように、履歴事項全部証明書の役割や取得方法などをきちんと確認しておきましょう。
また、履歴事項全部証明書を提出する場合、記載された事業目的をチェックされますので、法人登記の際には記載内容に漏れなどがないか注意が必要です。
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この記事の監修森 健太郎（もり けんたろう）
ベンチャーサポート税理士法人 代表税理士。
毎年1,000件超、累計23,000社超の会社設立をサポートする、日本最大級の起業家支援士業グループ「ベンチャーサポートグループ」に所属。
起業相談から会社設立、許認可、融資、助成金、会計、労務まであらゆる起業の相談にワンストップで対応します。起業・会社設立に役立つYouTubeチャンネル会社設立サポートチャンネルを運営。
