起業したら必ず必要になる経理業務。そして起業後に多い悩みもこの経理業務のようです。
ここでは、「日々やること」「決算でやること」に分け、それぞれの処理方法や効率化するポイントを一連の流れでご紹介します。

経理の流れ

  • 1. 取引の基本
  • 2. モノを売る
  • 3. モノを買う
  • 4. 入金を確認する
  • 5. 支払を行う
  • 6. 給与を計算する
  • 7. 利益を確認する
  • 8. お金を管理する

1取引の基本

会計ソフトを導入して効率化を図ろう

商売を始めたら、日々の業務で発生した取引、お金の動きは1つ残らず記録していかなければなりません。取引の記録には、会計ソフトを使うのが効率的です。1件ごとの取引は、日付や金額、勘定科目(お金の使いみち)といった情報も一緒に記録しないといけません。この作業を仕訳と呼びます。会計ソフトに取引ごとの仕訳を登録していけば、紙の伝票は基本的に不要となります。もし紙の伝票が必要になったときは、会計ソフトから随時印刷できます。
登録した仕訳は自動集計され、必要な帳簿が自動作成されます。起業したばかりでは、経理専門の担当者を置けないことも多いでしょう。会計ソフトを利用すれば、専門的な会計知識がない人でもかんたんに取引を記録できるだけでなく、決算に必要な帳簿を作ることができます。

ポイント

入金、支払いどちらの取引も漏らさず記録しなければなりません。取引があった即日に記録することが望ましいのですが、通常業務と並行して行う余裕はないかもしれません。それでも1週間単位でまとめてか、最低でも月単位でまとめて会計ソフトに記録していきます。
会計ソフトに手動で仕訳を登録する際は、日付や金額等が間違っていないか、必ず確認してから行います。入力ミスがあると、後から間違いを見つける作業がとても大変です。銀行口座やクレジットカードに記録されている取引データをそのまま会計ソフトに仕訳として取り込める機能も付いています。こういった機能を活用すれば、入力ミスがなくなり業務効率が格段にアップします。
日々の取引は会計ソフトに記録しておいて、最終的な決算処理は外部の税理士さんに任せる「自計化」が、業務効率アップとコスト削減のポイントです。

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2モノを売る

掛け取引の場合は請求書の発行を忘れずに

商品を現金で販売した場合は、レジ打ちをして取引の記録を残しておきます。相手にはレシート、または領収書を渡します。レジ打ちした売上データが記録されたロール紙のことをジャーナルと呼びます。ジャーナルは通常、一日ごとに出力して保存します。
代金を後で回収する掛け取引で商品を販売した場合は、請求書を発行します。販売するたびに都度請求するか、取引先と請求書発行の締日を決めて一定期間分(通常は1か月分)をまとめて請求するか、2つの方法があります。請求書の発行が遅いと事務能力を疑われてしまい、信用問題になってしまうこともあります。締日請求の際は、締日から5日以内に発行するようにしましょう。

ポイント

飲食業や小売業の場合はジャーナルの合計表を元にその月分の売上を集計します。IT業界の場合は納品書や契約を元にその月分の売上を集計します。
締日単位で請求書を発行する場合は、請求書と見積書、納品書などの数字が合っているかを確認しましょう。また締日を月末にしておくと決算処理がラクになります。

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3モノを買う

レシートや領収書を受け取って保管しよう

業務に必要な物を買ったときは、購入したことの証明となる書類を受け取っておきます。現金で買った場合は、レシートや領収書を必ず保管しておきます。掛けで購入した場合は、取引先からの請求書などです。請求書は、翌月10日ごろまでには手元に届くように先方と調整しておきましょう。なお支払いは入金よりも遅く設定するのが基本です。

ポイント

領収書や請求書は、法令で決まった期間保管しなければなりません。法人で赤字が発生した年度以外は、ほとんどの書類を7年間保存する必要があります。間違っても捨てないようにしましょう。最近では、レシートの方が情報も多く、税務調査でも領収書より信用されるようです。 また、2015年9月に領収書や請求書などをスキャナ画像で保存できる法律改正がありました。今後コスト削減にもつながる「ペーパーレス経理」が飛躍的に進むことが予測されます。

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4入金を確認する

入金予定日には必ず振込の有無をチェック

掛けで商品を販売した場合は、取引先に商品を納品してから入金するまで時間がかかります。場合によっては、数か月かかる場合もあります。そのため、入金予定日は常に把握しておきます。入金された金額と請求した金額が一致しているかを確認する必要があります。

ポイント

請求書を発行したら、控えを紙に印刷し、回収済みと未回収の請求書を分けて管理しておくと、まだ入金されていないものがあるかどうかが分かります。また資金がショートしないよう入金予定日には、必ず通帳を確認するルールを作っておきましょう。入金が確認できない場合は、取引先に連絡し振込状況を確認します。
なお、売上代金を現金や小切手で受領した場合は、領収書を発行します。5万円以上の領収書には収入印紙を貼る必要があります。

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5支払を行う

一覧表を作って支払い漏れを防ごう

掛けで購入した商品代金は、決められた日に支払います。できる限り預金口座からの振込をオススメします。預金口座を利用することで、通帳にすべての取引が記載され管理できますし、税務調査があった場合も客観的な証拠として提出可能です。さらに資金を1カ所で管理できるため、資金繰りの計画も立てやすくなります。

ポイント

支払い漏れ対策には、支払い一覧を毎月作っておくとよいでしょう。前月はあったのに今月はない取引先、前月の振込額と比べて異常な数値になっている取引先などをチェックできるようにしておきます。水道光熱費や電話料金などの公共料金、カードの支払いといった口座引き落としが可能な取引は、口座引き落としの設定をしておくと銀行に行く手間が省けます。 会計ソフトへ仕訳として登録する際も、預金通帳だけを確認すればいいのでスムーズです。なおネット銀行を利用していて通帳がない場合は、適宜預金明細をWebからダウンロードし印刷しておきましょう。

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6給料を計算する

勤怠データは従業員に集計してもらおう

従業員がいる場合は、就業規則に従って給料の計算をします。締日にタイムカードや出勤簿を集計し、各従業員の1か月の勤務時間数を算出します。残業がある場合には、割増賃金も計算して、総支給額を決定します。総支給額から社会保険料や源泉所得税を計算して差し引き、給料日に指定の口座へ振り込みます。なお、差し引いた社会保険料や労働保険料、源泉所得税は、決められた日に社会保険事務所や税務署に支払います。

ポイント

給与計算で非常に重要なのはタイムカードの集計です。人がやることなので、打刻洩れや打ち間違いなどが起こります。そのため、タイムカードを打ってもらうだけでなく、勤怠管理や残業手当の計算まで、各自でやってもらうといいでしょう。そのうえで、経理担当者が計算してみて二重に確認するようにします。
給料については、間違える訳にいきません。

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7利益を確認する

業績を試算表で確認して次の一手を考えよう

試算表は、伝票から総勘定元帳への記載ミスがないかなどを調べると同時に、勘定科目ごとの取引量とその時点の残高を把握するために作成します。試算表を作成することで、転記ミスが早期に見つかるほか、月々の業績をいち早く知ることができます。

ポイント

試算表は、経営者の成績表とも言われます。月末を過ぎたら早めに作成することが必要です。現金や預金の帳簿残高と実際の通帳残高が一致しているか、残高がマイナスになっている勘定科目がないか、まだ入金されていない取引先がないかなどをチェックします。
また、試算表から毎月の業績を知り、利益が落ち込めば次の1手を考える必要があります。その際、適切な改善策を出すには、どうしても専門家の協力が必要です。

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8お金を管理する

毎月1回、将来の資金予測をしておこう

事業は、資金が足りなくなると継続できません。それを回避するために毎月、資金繰り表を作成します。売上の入金予定日、経費の支払予定日ごとにそれぞれ金額を集計し、将来の資金予測を立てましょう。もし足りなくなりそうな場合は、早めに金融機関などからの調達を検討します。資金繰り表には、金融機関への支払金額、税金の支払金額も加えて作ります。

ポイント

取引先との支払いや入金は思いのほか忘れないものです。反対に忘れがちになるのは税金などの支払いです。これらは決まった月に支払いを行うため、事前に支払カレンダーをつくっておくといいでしょう。
毎月10日には、源泉所得税や従業員の給与から差し引く住民税の支払いがあります。また月末には社会保険料の支払いがあります。その他、年数回ある労働保険料、固定資産税も注意が必要です。さらに、原則決算日から2か月以内に支払う、法人税や消費税等の税金は、金額が多くなる可能性があります。これらに注意しながら資金繰り表を作成しましょう。

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