給与計算お役立ち情報源泉徴収票はいつ渡す？発行時期や必要なタイミングも解説
2024/03/01更新
源泉徴収票は「年末調整後」「退職時」「従業員の発行依頼時」に発行します。法令によって源泉徴収票の発行が義務付けられているため、会社から従業員に渡すタイミングは大きく変わりません。ここでは源泉徴収票をいつ渡すべきか、いつ必要なのか、再発行時の対処法などを解説します。
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源泉徴収票はいつ渡す？
源泉徴収票を渡すタイミングは「年末調整後」「退職時」「従業員の発行依頼時」です。必ず渡す時期や従業員が必要なときなど、それぞれ発行のタイミングが異なります。
1.年末調整後
源泉徴収票は、年末調整後に必ず発行します。源泉徴収票は「給与所得の源泉徴収票」「退職所得の源泉徴収票」「公的年金の源泉徴収票」に分かれ、ここでいう源泉徴収票とは給与所得の源泉徴収票を指します。一定の要件を満たす場合、年末調整対象年の翌年1月31日までに支払者の所轄税務署に提出し、従業員には必ず交付することとされています。
基本的に正社員やアルバイト、パートなどで源泉徴収票を発行するタイミングは同じです。給与担当者は税務署に源泉徴収票を提出したら、従業員には必ず交付すると理解しておきましょう。
年末調整の流れや確定申告との違いについて、こちらの記事で解説しています。
2.退職時
源泉徴収票は従業員の退職時にも発行します。このタイミングで発行するのは「給与所得の源泉徴収票」「退職所得の源泉徴収票（退職金を支払う場合）」です。源泉徴収票は退職者に渡さなければならないので、給与担当者は必ず発行しましょう。
退職する従業員に源泉徴収票を渡すときは「転職先で前職の給与所得の源泉徴収票が必要」と伝えましょう。転職先で年末調整を行うとき、前職の源泉徴収票がないと手続きができません。渡した源泉徴収票は大切に保管するように伝えてください。
3.従業員の発行依頼時
源泉徴収票は勤務先の企業でしか発行できないため、従業員から発行を依頼されたら対応しましょう。年末調整や退職時とは別に、転職やローンの審査で収入証明が必要になったときに従業員から発行を依頼されることがあります。社内で源泉徴収票を発行するフローを確認し、スムーズに発行できるよう備えておきましょう。
源泉徴収票の記載内容についてはこちらの記事で解説していますので、参考にしてください。
源泉徴収票はいつ必要？何に使うのか解説
源泉徴収票は「転職するとき」「収入証明が必要なとき」「確定申告をするとき」に必要です。以下で詳細を解説します。
1.転職するとき
源泉徴収票は、従業員が転職するときに必要です。年末調整は12月に在籍している会社で行うため、転職時に前職の源泉徴収票を提出する必要があります。給与担当者が退職する従業員に源泉徴収票を渡すとき「源泉徴収票は転職先で必要だから大切に保管するように」と伝えてください。
前職の源泉徴収票は前職の勤務先でしか発行できず、持っていない方は給与担当者に連絡して発行するしか方法はありません。転職者から連絡があったときは、速やかに発行しましょう。
2.収入証明が必要なとき
住宅ローンや保育園の利用申請時など、収入証明として源泉徴収票が必要になるときもあります。収入証明が必要なタイミングは従業員によって異なります。給与担当者は日ごろから源泉徴収票を発行するフローを確認し、依頼されたときに速やかに対応できるよう準備してください。
3.確定申告をするとき
源泉徴収票は、確定申告をするときにも必要です。2019年4月1日から確定申告書への元本添付が不要になりました。しかし、給与所得や社会保険料、源泉徴収の金額を確定申告書に入力するときに必要なため、手元にあったほうがよいでしょう。
会社に勤めていて確定申告が必要なのは、給与等の収入金額が2,000万円を超えているケースや、副業などで年間20万円超の所得があるケースが挙げられます。確定申告が必要な従業員には「確定申告では源泉徴収票の添付は不要だが手元にあったほうがよい」と伝えてください。
源泉徴収票の見方
給与計算システムなどから源泉徴収票を発行すると、税務署提出用（画像左）と受給者交付用（画像右）が出力されます。
」給与計算ソフトによって仕様は異なるので、源泉徴収票は2種類出力すると認識してください。また「支払金額」「給与所得控除後の金額」「所得控除の合計額」「源泉徴収税額」のように、一度見ただけでは従業員が理解できない部分もあります。給与担当者はそれぞれの項目を理解し、正しく伝えられるようにしてください。
支払金額
支払金額とは、確定した給与の総額を記載していて、所得税や社会保険料などは差し引かれていない金額です。また、非課税所得となる通勤手当・旅費出張費や社内の福利厚生で受け取れる金額も支払金額には含まれていないと理解しておきましょう。年内に転職したときは、転職前の企業で受け取った金額も通算して記載されます。
実際に受け取った金額は支払金額よりも少ないと従業員から相談を受けたときは「支払金額は税金や社会保険料が徴収されていない額面上の金額」と伝えてください。
給与所得控除後の金額
給与所得控除後の金額とは、支払金額から給与所得控除を差し引いた金額のことです。給与所得控除は給与所得者が給与収入から差し引ける金額で、従業員の税負担を軽減しています。
| 給与等の収入金額 （給与所得の源泉徴収票の支払金額） |
給与所得控除額 |
|---|---|
| 1,625,000円まで | 550,000円 |
| 1,625,001円から1,800,000円まで | 収入金額×40%-100,000円 |
| 1,800,001円から3,600,000円まで | 収入金額×30%+80,000円 |
| 3,600,001円から6,600,000円まで | 収入金額×20%+440,000円 |
| 6,600,001円から8,500,000円まで | 収入金額×10%+1,100,000円 |
| 8,500,001円以上 | 8,500,001円以上 1,950,000円（上限） |
引用：国税庁「No.1410 給与所得控除」
- ※令和2年分以降
給与所得控除の金額は、給与等の収入金額によって異なります。例えば、給与等の収入金額400万円なら給与所得控除額は124万円、給与等の収入金額700万円なら180万円です。給与所得控除のしくみがわからない場合には、上表を参照しながら実際にいくら控除を受けているのか伝えてください。
所得控除の合計額
所得控除がある場合は、所得控除の合計額に金額が記載されます。2023年11月時点で所得控除は合計15種類あり、従業員によって受けられる内容が異なります。
- 基礎控除
- 配偶者控除
- 配偶者特別控除
- 扶養控除
- 障害者控除
- 寡婦控除
- ひとり親控除
- 勤労学生控除
- 雑損控除
- 医療費控除
- 社会保険料控除
- 小規模企業共済等掛金控除
- 生命保険料控除
- 地震保険料控除
- 寄附金控除
所得控除はそれぞれに条件があり、従業員自身で手続きが必要なケースも少なくありません。例えば、社会・生命・地震保険料控除を受ける場合、従業員自身が「給与所得者の保険料控除申告書」を年末調整時に提出する必要があります。また、配偶者控除または配偶者特別控除を受ける場合は、年末調整時に「給与所得者の配偶者控除等申告書」を給与担当者に提出しなければなりません。
所得控除の金額が少ないと従業員から相談を受けたときは、手続きが漏れている項目はないか確認するようにしてください。
源泉徴収税額
源泉徴収税額とは、1年間で徴収した所得税の合計額のことです。課税される所得金額（給与所得控除後の金額から所得控除の合計額を引いた金額）によって徴収される所得税は異なります。
| 課税される所得金額 | 税率 | 控除額 |
|---|---|---|
| 1,000円から1,949,000円まで | 5% | 0円 |
| 1,950,000円から3,299,000円まで | 10% | 97,500円 |
| 3,300,000円から6,949,000円まで | 20% | 427,500円 |
| 6,950,000円から8,999,000円まで | 23% | 636,000円 |
| 9,000,000円から17,999,000円まで | 33% | 1,536,000円 |
| 18,000,000円か39,999,000円まで | 40% | 2,796,000円 |
| 40,000,000円以上 | 45% | 4,796,000円 |
引用：国税庁「No.2260 所得税の税率」
例えば、課税される所得金額が400万円の場合、所得税は37.25万円です。一方、課税される所得金額が700万円の場合は、所得税は97.4万円になります。昇格や昇給などで給与や賞与が多くなった場合には、支給される給与等の金額が多くなるほど源泉徴収税額が増える旨を伝えましょう。
源泉徴収票の記載内容については、こちらの記事で解説しています。
源泉徴収票の再発行を依頼されたときの対処法
従業員から源泉徴収票の再発行を依頼されたときは、速やかに応じてください。そのために給与担当者は社内の業務フローを確認し、いつでも源泉徴収票を発行できるようにしておく必要があります。
退職した従業員も同様で、前職の源泉徴収票は前職でしか発行できません。従業員が源泉徴収票を必要としている場合は給与担当者に相談がくるので、遅滞なく渡せるように社内の業務フローを再確認しておきましょう。
源泉徴収票でよくある質問
令和5年分の源泉徴収票はいつまでに発行する？
令和5年分の源泉徴収票は年末調整後、翌年の1月31日までに支払者の所轄税務署に提出します。国税庁によって期日が定められているため、毎回決められた時期に提出しなければなりません。一般的に源泉徴収票を従業員へ交付するタイミングは、所轄税務署に提出したあとになります。従業員に源泉徴収票をいつもらえるか聞かれたときは、令和6年の1月末に交付すると伝えましょう。
源泉徴収票は確定申告で必要？
2019年4月1日以降に提出する所得税の確定申告では、源泉徴収票の添付が不要になりました。ただし添付は不要でも、確定申告は源泉徴収票に記載されている情報にもとづいて行います。従業員の中に確定申告が必要な方がいたら、添付は不要だがあると便利だと伝えましょう。
制度の変更点や源泉徴収の解説は、こちらの記事で詳しくしています。
源泉徴収票の対象期間は？
源泉徴収票の対象期間は、その年の1月から12月までです。例えば、令和5年度であれば、令和5年の1月1日から12月31日までが対象期間になります。年内に転職してきた従業員の源泉徴収は前職の給与も合算し、12月末に所属している会社で源泉徴収票を発行します。
源泉徴収票をいつ渡すのか正しく理解しよう
給与担当者が従業員に源泉徴収票を渡すのは「年末調整後」「退職時」「従業員の発行依頼時」です。年末調整後と退職時はある程度発行する時期が固定されています。しかし、従業員から発行を依頼されるのは不定期なので、いつでも遅滞なく渡せるように源泉徴収票の発行フローを確認しておきましょう。源泉徴収票は、転職するときや収入証明で必要な書類です。勤務先でしか発行できないので、従業員から発行を依頼されたときは速やかに対応しましょう。
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