住民税の特別徴収とは?普通徴収との違いや納付の手順を解説

2024/03/01更新

この記事の監修税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング

個人の住民税には、「特別徴収」と「普通徴収」という2種類の納付方法があります。これらの納付方法は、個人の希望で自由に選べるわけではなく、会社員などの給与所得者は原則として特別徴収になります。では、住民税の特別徴収と普通徴収には、どのような違いがあるのでしょうか。また、従業員の住民税の特別徴収に関して、雇用主である企業はどのような手続きが必要なのでしょうか。

ここでは、住民税の特別徴収と普通徴収の違いを中心に、それぞれの納付方法の特徴や、住民税の特別徴収において企業が行うべきことなどを解説します。

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住民税は行政サービスの費用を分担するもの

住民税は地方公共団体に納める地方税で、都道府県に納付する「道府県民税(都民税)」と、市区町村に納付する「市町村民税(特別区民税)」という2つの税金で成り立っています。両者をまとめて「住民税」と呼び、納税者自身が道府県民税と市町村民税を意識する必要はありません。住民税の税額は前年の所得に応じて決まり、その年の1月1日現在の居住地に納めます。

また、住民税の税額は、居住市区町村から均等に課される「均等割」と、前年の所得に応じて課される「所得割」の、2種類の税金の合計額になっています。この他に利子割、配当割、株式譲渡所得割という金融商品にかかる住民税もありますが、一般的には、住民税とは所得割と均等割の合計を指すケースがほとんどです。

個人住民税(均等割、所得割)の概要を表した図

出典:財務省「Q&A ~身近な税について調べる~ 新規タブで開く

私たちは、日々の生活の中で、公共施設や上下水道、学校教育など、数多くの行政サービスを受けています。住民税は、それらの行政サービスにかかる費用を、その地域に居住する住民で分担するためのものです。なお、住民税には個人住民税と法人住民税がありますが、この記事では個人住民税について解説します。

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住民税の納付方法は2種類

会社員などの給与所得者は、原則として「特別徴収」によって住民税を納付し、給与所得のない自営業や個人事業主、フリーランスの人は、「普通徴収」で住民税を納めることになります。ここでは、2つの納付方法の違いと、メリット・デメリットについてご説明しましょう。

特別徴収:事業主が給与から控除して納付する

特別徴収は、従業員が納付すべき住民税を、勤務先である事業者(会社など)が毎月の給与から控除し、本人の代わりに納付する方法です。地方税法により、所得税の源泉徴収義務のある事業者には、住民税を特別徴収して納付することが義務付けられています。原則として、会社や従業員の都合で特別徴収から普通徴収に切り替えることはできません(普通徴収に変更できる特例については後述します)。

特別徴収のメリット

特別徴収では、会社が住民税の納付を行うため、納税者である従業員にとっては「納付忘れの心配がない」「納付の手間がかからない」というメリットがあります。また、毎月の給与から控除するので、12回で分納する形になり、従業員個人が感じる税の負担感も少ないでしょう。

特別徴収のデメリット

特別徴収は、従業員にとってメリットがある一方で、事業者(会社)側にとっては、事務処理の負担が増えるというデメリットがあります。従業員全員分の住民税を控除して納付しなければならず、事業者側にはさまざまな手続きが発生します。なお、住民税の特別徴収には、所得税のような年末調整は必要ありません。

普通徴収:納税義務者が自分で納付する

普通徴収は、市区町村から送付される納税通知書を使い、納税者本人が住民税を納める方法です。普通徴収で納付するのは、給与所得のない自営業や個人事業主、フリーランスなどです。現在無職で収入ゼロでも、前年に一定以上の所得があった場合は、住民税を納付しなければなりません。なお、普通徴収では、一括または年4回の分割払いで住民税を納めます。

普通徴収のメリット

普通徴収される住民税は、基本的に金融機関やコンビニエンスストア、役場の窓口などでの現金納付ですが、市区町村によっては、クレジットカード払いやスマートフォン決済アプリで納付できるケースがあります。クレジットカードで納付すると、カード会社のポイントを貯めることが可能です。ただし、決済手数料が発生するので注意が必要です。

普通徴収のデメリット

普通徴収では、6月末までの一括か、年4回(6月末・8月末・10月末・翌年1月末)に分けて住民税を納付します。12回分納になる特別徴収に比べると1回あたりの納税額が高く、負担感が大きいかもしれません。また、納税者自身が期限までに納付しなければいけないため、納付忘れや滞納のリスクがあります。

特別徴収の手続きの流れ

住民税の特別徴収にあたって、事業者は次のような手続きを行う必要があります。

1. 給与支払報告書を市区町村に提出する

前年1月から12月までの1年間に各従業員に支払った給与額をまとめ、1月31日までに「給与支払報告書」を提出します。提出先は、従業員が居住するそれぞれの市区町村です。

2. 市区町村から特別徴収税額決定通知が届く

従業員が居住する市区町村から、5月頃に特別徴収税額決定通知が届きます。この通知に特別徴収する住民税額が記載されています。

3. 従業員の毎月の給与から住民税を控除する

6月の給与から住民税の特別徴収を開始し、翌年5月まで、毎月の従業員の給与から住民税を控除します。

4. 住民税を納付する

従業員の給与から控除した住民税を、翌月10日までに市区町村に納付します。

特別徴収制度のしくみを表した図

出典:東京都主税局「特別徴収推進ステーション 新規タブで開く

事業主が注意すべき特別徴収のポイント

特別徴収の対象となるのは、正社員をはじめ、パート、アルバイト、役員を含むすべての従業員です。納付先は会社の所在地ではなく、従業員が居住する市区町村(その年の1月1日現在の居住地)です。また、前述したとおり、毎月の給与から控除した住民税は、翌月10日までに納付する必要があります。納期限を過ぎると翌日から延滞金が発生するので注意しましょう。

なお、原則として、会社や従業員の都合によって特別徴収から普通徴収に切り替えることはできません。ただし、特定の事情がある場合に限り、普通徴収に変更できることがあります。特定の事情と認められるケースは地域によって異なりますが、例えば東京都の場合、次のいずれかにあてはまれば普通徴収にできる可能性があります。

東京都統一基準

  • 総従業員数が2人以下
  • 他の事業所で特別徴収を行っている
  • 給与が少なく税額が引けない(例:給与支払い額100万円以下等)
  • 給与の支払いが不定期(例:給与の支払いが毎月ではない)
  • 個人事業主の事業専従者
  • 退職者または5月末日までの退職予定者(休職等により4月1日現在で給与の支払いを受けていない人を含む)

特別徴収、こんなときどうする?

従業員の入社や退職があったとき、「特別徴収の手続きはどうすれば良いのだろう」と悩む事業者も多いかもしれません。ここでは、ケースごとに必要な手続きについてご説明します。

過去に所得のない新入社員

住民税の額は、前年の1~12月の所得をもとに決定されます。前年に所得のない新入社員の場合、住民税の特別徴収は入社2年目からになるため、入社時には特に手続きは必要ありません。

前年度に所得のある新入社員

同じ新入社員でも、前年の1月から12月に所得があった人の場合は、入社時に手続きが必要です。それまで普通徴収だった場合は、「特別徴収切替届出(依頼)書」を従業員が居住する市区町村に提出し、特別徴収に切り替える手続きを行います。

また、特別徴収を継続する場合は、前の職場から「給与所得者異動届出書」が送られてきていれば、「異動の事由」の「転勤」をチェックして、退職日の翌月10日までに市区町村へ提出します。

どちらのケースも、手続きをしなければ普通徴収になり、従業員本人が住民税を納付することになりますが、それでも特に問題はありません。その場合は、入社翌年の1月31日までに給与支払報告書を提出することで、入社2年目から特別徴収になります。

従業員の退職・転職・休職・死亡など

従業員の退職・転職・休職・死亡などによって、住民税の特別徴収ができなくなったときには、翌月10日までに「給与所得者異動届出書」を市区町村に提出します。退職時に従業員の転職先が決まっていないときには、「給与所得者異動届出書」に普通徴収へ切り替える旨を記載して提出してください。

出典:江東区「給与からの特別徴収 新規タブで開く

従業員が退職したときには、退職月によって住民税の徴収方法が変わるので注意しましょう。退職が6~12月なら翌月から普通徴収、または本人の希望により一括徴収になります。1~4月なら原則として未徴収の住民税を一括徴収、5月なら通常どおり特別徴収の処理をします。

住民税の特別徴収は企業の義務

企業には、従業員が納めるべき住民税を給与から控除し、本人に代わって納める「特別徴収」が義務付けられています。給与計算を行う際には忘れずに住民税を控除し、期限までに納付しなければなりません。

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