年末調整の電子化|やり方・メリット・デメリットをわかりやすく解説
監修者:税理士法人古田土会計 社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング
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「年末調整に必要な書類を従業員からなかなか回収できない」「毎回税務署への提出期限に遅れそうになってしまう」など、年末調整業務に課題を抱く企業は少なくありません。このような課題を解決する方法の1つとして、年末調整の電子化が挙げられます。
年末調整の電子化は、企業だけでなく従業員にもメリットをもたらします。本記事では、年末調整の電子化によって企業と従業員が得られるメリットや注意すべきデメリット、具体的な取り組み方について解説します。
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年末調整の電子化とは
年末調整の電子化とは、これまで紙の書類を用いて行っていた年末調整業務を、電子データで行うことを指します。2020年10月から各種控除証明書などを電子データで送受できるようになり、担当者の負担軽減を目的に電子化が進められています。
従来の紙の書類での年末調整業務では、書類作成ややり取りが煩雑になりやすく、多くの時間を要します。これらの問題は、控除証明書のデータ取得や書面で提出された書類のPDF化、税務署へのオンライン提出などを行うことで解決可能です。
参照:国税庁「年末調整手続の電子化について ~実施方法検討編~」
年末調整の電子化は義務?
年末調整の電子化は義務ではありません。そのため、従来のように紙の書類で業務に取り組むことは可能です。ただ、年末調整の電子化は企業と従業員、双方がメリットを得られるため、検討する価値は十分にあります。
義務ではないものの、企業によっては電子データでの提出を求められるケースがあります。例えば、前々年に提出すべき法定調書が100枚以上あるケースです。これは総数ではなく、種類ごとに100枚以上発行したケースが該当します。2年前に提出すべき源泉徴収票を100枚以上発行したといった企業は、CDやDVDなどの光メディア、もしくはe-Taxでの申告が求められます。
対象となる企業が従来通り書面で手続きを進めた場合、申告そのものが無効になるため注意が必要です。
電子データで提出できる書類
電子データでの提出が認められている書類は、企業が従業員から受けとり、その後税務署に報告する際に利用されます。
対象となる書類は以下の通りです。
- 扶養控除申告書
- 基礎控除申告書
- 配偶者控除等申告書
- 所得金額調整控除申告書
- 保険料控除申告書
- 住宅ローン控除申告書
扶養控除申告書は、扶養している家族がいる従業員が控除を受ける際に使用する書類です。正式には「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」といい、従業員の住所や氏名、控除対象となる親族の情報、住民税に関する事項などが盛り込まれます。
基礎控除申告書と配偶者控除等申告書、所得金額調整控除申告書は、1枚の書式に3つそれぞれの情報を記載するスペースが設けられています。基礎控除は所得制限以内の全納税者が対象であるものの、当該書類を提出しないと従業員が年末調整での控除を受けられません。
保険料控除申告書は、個人で生命保険や地震保険に加入している従業員が、控除を受ける際に提出します。保険会社の名称や支払った金額、保険会社から受けとった生命保険料控除証明書の内容などが盛り込まれます。
住宅ローン控除申告書は、住宅ローンを利用している従業員が控除を受けるのに利用する書類です。正式には「住宅借入金等特別控除申告書」と呼ばれます。
年末調整の電子化の進め方
年末調整の電子化を進める際には、従業員への周知が必須です。そのうえで、自社にマッチしたシステムやツールの選定、導入を進め、税務署へは電子化の承認申請書を提出しましょう。
従業員に電子化を周知する
年末調整の電子化によって、手続きの流れなどが大きく変化します。そのため、年末調整の流れが変わることを従業員に事前説明することが必要です。
従業員は保険会社などから控除証明書を電子データで受領し、そのうえで年末調整申告書の電子データを作成します。年末調整の時期が差し迫ってからの周知では、対応できない従業員が出てくる可能性もあります。
なかには、具体的にどうすればよいのかわからない、パソコンの扱いが苦手で難しい、といった従業員もいるかもしれません。そのため、個別の対応が必要となるケースも考えられます。従業員が混乱しないためにも、事前の周知を早期に徹底しましょう。
システムやツールを導入する
年末調整の電子化を実現するには、当該業務に対応したシステムやツールの導入が欠かせません。年末調整の電子化に対応したものを導入することで、各種控除申告書の提出依頼や回収が容易となり、源泉徴収票もオンラインで配付できます。
年末調整業務の電子化に役立つシステムやツールは数多く存在しており、導入形態や費用、利用できる機能などが個々で異なります。電子化への移行をスムーズに行うためには、適切なシステムやツールの選定がポイントです。いきなり1つに絞るのではなく、それぞれを比較しつつ自社にマッチしたものを選びましょう。
なかには、トライアル利用が可能な場合もあります。一定の期間、無料で利用できるものであれば、機能や使い勝手などを事前にチェックできるため、失敗するリスクを軽減できます。選定時には、トライアルの可否も併せてチェックしておくと安心です。
承認申請書を提出する
年末調整業務を電子化するには、税務署に承認申請書を提出したうえで許可を得る必要があります。承認を受けるにあたり、従業員からデータ提供を受ける際の方法を定め、データの信頼性を担保する措置もとらなくてはなりません。
例えば、電子メールを利用して従業員からデータを受けとるのなら、パスワードを用いた暗号化や電子署名が必須です。同様に、USBメモリに保存したデータを提出してもらうときも、暗号化や電子署名が求められます。
承認申請書を税務署へ提出すると、翌月末までに承認、もしくは非承認の通知が届きます。非承認とならないよう、適切な措置を施したうえで、書類上の不備がないかチェックして申請を行いましょう。当年の年末調整業務を電子化したいのなら、間にあうよう余裕をもって申請することも大切です。
年末調整を電子化するメリット
年末調整の電子化は、従業員だけでなく企業にもメリットをもたらします。
従業員のメリット
従業員が得られる代表的なメリットとしては、計算ミスや手間の軽減が挙げられます。
間違いを減らせる
年末調整の電子化が実現すると、従業員は年末調整システムを用いて申告書を作成できます。システムを使うと、配偶者控除や生命保険料控除などの各控除額を自動計算できます。これにより、単純な計算ミスといった間違いを減らせる点が大きなメリットです。
従来は、書類に不備があると従業員に差し戻し、修正してもらう必要がありました。場合によっては二度、三度と修正が必要となるケースもあり、年末調整業務の遅れを招くおそれもあります。年末調整を電子化すれば、計算間違いなどが減るため修正の手間がかからず、手続きもスムーズに進みます。
何度も書類の修正を依頼することがなくなれば、従業員は本来の業務に注力できます。このように生産性の低下を防げるのもメリットの1つです。
翌年以降の手間が減る
紙の書類を用いた年末調整では、従業員は何枚もの書類に、自分や配偶者の氏名、住所、金額などを記載しなくてはならず、それが大きな負担となっていました。
年末調整の電子化を実現すると、その年に入力したデータが翌年にも引き継がれるため、同じ内容を記載する必要がなくなり、従来発生していた書類作成の手間を大幅に削減できます。
企業のメリット
年末調整業務の電子化によって、煩雑だった業務の簡略化を実現でき、担当者の負担を大きく軽減できます。また、短期間で年末調整業務を終えられるようになるほか、紙の書類の保管が不要となるためスペースや管理コストの削減につながるのもメリットです。
業務の負担を減らせる
年末調整業務の電子化によって得られる、企業側の大きなメリットは、担当者の負担軽減です。従来は、企業側が用意した各種申告書を従業員へ配付し、記入し終わった書類を回収する必要がありました。これだけでも相当な手間ですが、担当者は記載された内容のチェックや計算なども行わねばならず、かなりの負担が生じていました。
年末調整を電子化すると、従業員は自ら申告書作成ツールへアクセスしたうえで作成、提出を行えるため、配付や回収の手間を軽減できます。計算間違いもなくせるため、担当者が再度計算したりチェックしたりといった必要もなく、スムーズに業務を進められます。
短期間で年末調整手続きを終えられる
年末調整の電子化によって、業務時間を短縮できるのも大きなメリットです。書類の配付や回収、チェックなどの手間がなくなり、業務全体をスムーズに進められます。
従業員から期日までに書類を回収できなかった、頻繁に修正が発生し業務が停滞してしまった、などの事態が発生すると、年末調整業務そのものが遅延しかねません。企業は、源泉徴収票などの法定調書を1月31日までに提出する必要があるため、業務の遅延は回避したい事態です。
紙の保管が不要になる
年末調整を紙の書類で行っていた場合、企業は従業員から提出を受けた各種控除申告書などを一定期間社内で保管しなくてはなりません。相応のコンディションを保って保管する必要があるため、専用の保管スペースの確保は必須です。
年末調整業務を電子化すると、従来のように書類を保管する必要がありません。これまで、関係書類を保管していたスペースを削減できるため、管理コストを引き下げられるのもメリットです。
また、年末調整業務の電子化をきっかけに、ペーパーレスの促進につなげられます。年末調整だけでなく、さまざまな業務を電子化すれば、年単位で使用する紙やインク代、複合機のリース代などの削減にもつながり、大幅なコストダウンも期待できます。
年末調整を電子化するデメリット
年末調整の電子化にはさまざまなメリットがあるものの、いくつか覚えておくべきデメリットもあります。代表的なデメリットとしては、年末調整業務に対応したシステムやツールの導入、ルールの整備、従業員への周知が発生する点です。
システムやツールの導入が必要になる
年末調整を電子化するには、年末調整業務に対応したシステム、ツールの導入が不可欠です。場合によっては、PCやインターネット接続環境も整備しなければならず、コストが発生します。
現在では、さまざまなタイプのシステム、ツールが存在しているため、機能や使い勝手はもちろん、費用も比較しつつ検討を進めることが大切です。なお、多くの機能を有しているものが必ずしも優れているとは限りません。年末調整に特化したシステムやツールなら十分業務の効率化は可能です。
大切なのは、自社の状況や解決したい課題などにあわせてシステムやツールを選ぶことです。年末調整のみを電子化したい、スムーズにしたいのなら年末調整に特化したものを、年末調整だけでなく給与の計算や労務管理も効率化したいのなら、そうした機能を備えたものを選びましょう。
ルールの整備や周知が必要になる
年末調整の電子化によって、従業員が行う作業などが変わるため、事前のルール整備や周知が必須です。現場に無用な混乱を招かぬよう、早い段階から周知を始めましょう。
その他、年末調整業務の電子化に伴い発生するリスクの1つが、セキュリティリスクです。オンライン環境でデータを扱う場合、不正アクセスやマルウェアへの感染などによって、情報漏えいにつながるおそれがあります。ハード面でのセキュリティ対策を徹底するのはもちろん、データの扱いなどに関するルールも整備し、リスクを軽減しましょう。
また、従業員は年末調整システムなどを用いて申告書を作成しなくてはならなくなるため、周知だけではなくツールの使い方の指導も必要です。
年末調整を効率化するなら電子化がおすすめ
年末調整の電子化によって、従業員は従来の面倒な申告書作成から解放されます。企業側も、担当者の負担軽減や業務時間の短縮、保管コストの削減につながることから、年末調整の電子化は企業と従業員双方に大きなメリットをもたらします。その一方で、システムやツールの導入にコストがかかる、ルールの整備や周知が必須といったデメリットがある点には注意が必要です。
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この記事の監修者税理士法人古田土会計
社会保険労務士法人エムケー人事コンサルティング
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